秘书学概论
2023汉语言文学考研《秘书学概论》考点
2023汉语言文学考研《秘书学概论》考点一、导论《秘书学概论》作为汉语言文学考研的一门重要课程，涉及到秘书学的基本概念、理论体系及其在实际工作中的应用。
本文将围绕2023年考研《秘书学概论》的考点展开详细的阐述，深入探讨每一部分的内容和相关要点，帮助考生全面理解并有效备考。
二、秘书学的基本概念与发展历程秘书学的定义与特征秘书学是管理学的一个分支，研究和探讨在组织中承担秘书职能的人员的特质、技能和工作方式。
秘书作为组织中重要的支持角色，承担着信息管理、沟通协调、行政支持等多重职责。
秘书学的学科体系秘书学涉及管理学、心理学、沟通学等多个学科的交叉融合，形成了以秘书职能为核心的学科体系。
其理论体系主要包括秘书的角色认知、职能要求、职业道德等方面的内容。
秘书学的发展历程从传统的文秘角色到现代秘书的职业化发展，秘书学经历了从简单执行任务到参与决策管理的转变。
随着信息技术的发展和管理理念的更新，秘书在组织中的地位和作用不断得到重视和提升。
三、秘书职能与技能要求秘书的角色定位与职能秘书在组织中承担的角色包括执行者、协调者、信息处理者和管理支持者等多重职能。
其主要任务包括日常办公事务处理、会议组织管理、领导日程安排等。
秘书的核心技能现代秘书的职业发展路径随着社会经济的发展和信息技术的普及，现代秘书不再仅限于传统的文秘工作，而是向着专业化、多元化方向发展。
从初级秘书到高级秘书、执行秘书甚至管理层秘书，职业发展路径多样且有挑战性。
四、秘书的职业道德与职业素养秘书的职业道德要求秘书作为管理者的重要辅助者，需要遵守职业操守、保守机密、言行得体等基本职业道德。
在处理信息和协调工作时，保持中立、公正和高效是职业道德的重要体现。
秘书的职业素养建设秘书的职业素养不仅包括专业知识和技能，还包括沟通能力、团队合作精神以及自我管理能力等方面。
秘书应不断学习和提升自我，适应组织发展和管理需求的变化。
五、秘书在现代社会中的角色与挑战秘书在组织中的战略地位现代秘书不再是单纯的辅助角色，而是在组织中扮演着战略性支持者的角色。
《秘书学概论》ppt课件
熟练掌握打印机、复印机、扫描仪等办公设备的使用技巧。
办公软件应用
运用Word、Excel、PowerPoint等办公软件，提高文档处理效 率。
网络通信工具
使用电子邮件、即时通讯工具等，实现高效沟通与协作。
文件管理与档案整理方法
文件分类与标识
按照文件性质、内容进行分类，采用 统一标识方法，便于检索和使用。
保密原则在信息处理中应用
• 加密原则：对敏感信息进行加密处理，确保信息安 全。
保密原则在信息处理中应用
保密措施
制定保密规章制度，明确保密责任和要求。
加强保密宣传教育，提高员工保密意识。
采用先进的保密技术和手段，如加密技术、防火墙等。
防止泄密措施和应对策略
防止泄密措施 加强物理安全，如设置门禁系统、监控摄像头等。 加强网络安全，如使用强密码、定期更换密码等。
档案保管与利用
03
选择合适的保管场所和保管方式，确保档案的安全性和可用性；
同时，积极开展档案利用工作，发挥档案的价值。
会议筹备、记录及跟进技巧
会议计划制定
明确会议目的、时间、地点、参会人员等要素，制定详细的会议计划。
会议资料准备
根据会议议题，准备相关背景资料、讨论材料等，确保会议的顺利进行。
会议筹备、记录及跟进技巧
明确沟通目标
在团队内部沟通时，首先要明确 沟通的目标和意图，确保信息传
达的准确性。
倾听与理解
积极倾听团队成员的意见和建议， 理解对方的立场和观点，促进有 效沟通。
表达清晰
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免使用模糊或含糊 不清的措辞。
保持开放心态
尊重团队成员的多样性，保持开 放心态，接纳不同意见和观点。
《秘书学概论》第1章 绪论
◦ 它的任务在于研究如何促使秘书工作和秘书活动的价值得以实现，如何充分发挥秘书部门的功能。
◦ 3.秘书历史属于秘书学的参照系统研究
◦ 它通过对中外秘书工作和秘书活动发生、发展规律性的研究，一方面总结中外秘书历史上的经验教训， 为今天的秘书工作和秘书活动提供一个参照系，以借鉴经验，避免失误；另一方面，又可从历史规律预 测和展望未来，建立秘书学的超前意识，使今天的工作能为未来做好准备。
◦ 研究秘书活动包括研究秘书活动的特点、环境、规律、行为规范等，研究秘 书的政治思想修养、素质、气质、性格、心理、知识与能力结构、职业道德、 人际关系等，以及研究秘书的培养目标、方式、方法等。
二、秘书学研究的内容与范围
◦ 在广义层面上秘书学是一个由秘书学理论、秘书实务、秘书历史、秘书实用技术和秘书教育五部 分构成的庞大理论体系。
◦ 系统研究的方法也可理解为借鉴系统论进行研究的方法。系统论是把对象作为系统来 考察的科学理论。
◦ 把事物看作一个系统，从整体出发，始终着眼于整体与部分、整体与环境的相互作用， 从而综合地处理问题，以实现最佳目的的方法，就是系统论方法。
◦ （三）比较研究的方法
◦ 比较是确定事物同异关系的思维过程方法。在秘书学研究中，有三种不同的比较角度， 它们对秘书学有三种不同的意义：一是在一个国家的秘书工作内部作横向比较；二是 从历史的角度对古今秘书工作作纵向比较；三是在不同国家、不同社会制度的秘书工 作之间作横向比较。
◦ 关于秘书学的学科归属，最具代表性的片面认识，就是把秘书学看作语言文学的分支学科。其主要理由，大体 是锁定并极力放大了秘书的文书写作职能。把秘书称为文秘、把秘书仅看作写作能手的认识由来已久，出于历 史原因，这不足为怪。
秘书学概论-03
称公司秘书。
四、本书对“秘书”的定义
“属加种差”定义,即先确定被定义项所属的大类 (属概念),再揭示定义对象与大类中其他对象的差别 (种差)。 因此要给秘书下定义,就要先确定秘书属于哪一大 类, 然后再揭示这一大类中秘书与其他对象(非秘书) 的差别。 1.“秘书”所属的大类 “职业说” “职务(或职位)说” “参谋说” “助 手说”
第 二 编 秘书人员和秘书机构
第一章 秘书的定义和类别
第一节
秘书的定义
一、“秘书” 的词义
1.古代——指物不指人
宫中秘藏的图书文献
“秘书省”——朝廷（中央政府）档案馆。
“秘书监”——管理图书档案的官员。 “秘书令”——名实相符的秘书官职。 谶（chèn）纬图箓之书
2.国外“秘书”一词的含义
“秘书”一词源于拉丁文——“可靠的职员”。
第二节
秘书的范围
一、严格意义上的秘书
狭义的“秘书”是指有“秘书”头衔的职务秘 书。
二、一般意义上的秘书
“一般意义上的秘书”除了包括严格意义上的 秘书外,还包括那些虽没有秘书头衔但实际上从事 秘书工作的人。
三、广义的秘书人员
“广义的秘书” 还包括以下几种人：
一是党、政、军、群机关内或事业单位管理机构
请问上述报道为什么被认为是笑话？如 果真的有这么一项决定,它能行得通吗？
2. 劣迹斑斑的阎振利被王宝森(大贪官)看中, 他以阎 振利精明能干、能写会说为理由, 要求把阎调到自己身边 当秘书。当时负责考核选调工作的部门, 认为既然是领导 人选调自己的私人秘书, 应该充分尊重领导个人的意见, 相信领导的眼光不会错, 于是按照王宝森的要求将阎振利 从市财政局调到市政府办公厅, 任王宝森的秘书。阎振利 后来成了王宝森搞违法犯罪活动的得力助手, 被市政府机 关的干部私下评判为“最次的秘书”。 后来北京市一位领导在评论上述情况时说： “这是选 调关没有把好造成的漏洞”。 试分析：负责选调工作的部门对“领导的秘书”的理解 是否正确？为什么？
秘书学概论
二、秘书专项业务工作
秘书专项业务工作，是指在维持领导机构以及秘书 机构自身日常运转的一般综合性工作基础上的一些专门 性或专业性工作。
（一）信息工作 （二）调查研究 （三）会务工作 （四）公文处理 （五）档案管理 （六）信访工作
三、秘书特别受权工作
秘书特别受权工作，指的是须经领导授意授权， 并在授意前提下和授权范围内才能开展的秘书工作。
第五章 秘书的知识能力素养
秘书的知识结构 秘书的能力结构 秘书的文化艺术修养
第一节 秘书的知识结构
一、秘书知识结构的构建原则 （一）适应性原则
适应性原则指的是秘书的知识结构应该符合秘书 职业活动的需要。
首先，秘书的知识结构应当与秘书的岗位职责相 适应。
其次，秘书的知识结构应该与所在单位的业务特 点相适应。
（二）英国伦敦工商会考试局LCCIEB秘书证书考试 LCCIEB英国伦敦工商会考试局是世界上最大的职
业技能鉴定和证书颁发机构之一。 考试内容：二级考试包括商务英语（二级）、商
务管理和文本产生三门；三级考试包括商务英语（可 自选二级或三级）、商务实践、商务管理（三级）和 文本产生（三级）。考试形式为笔试。
第二节 秘书的职业道德与作风修养
一、秘书职业道德修养 （一）忠于职守，服务领导 （二）埋头苦干，甘居幕后 （三）谦虚谨慎，办事公道 （四）遵纪守法，廉洁奉公 （五）诚实守信，严守机密
二、秘书的作风修养
（一）踏实，细致，一丝不苟 （二）联系群众，深入实际，求真务实 （三）谦虚谨慎，不卑不亢，坚持原则 （四）敏捷干练，讲究时效，善于合作 （五）善于学习，富于创造，勇于开拓
三、秘书机构的组织形式
秘书机构的组织形式有两种： （一）综理制
综理制条件下的秘书机构，是以组织和领导机构运 转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。 （二）分理制
秘书学概论
秘书学概论秘书学是一门研究秘书职业技能和职业道德的学科。
它涵盖了秘书的角色和职责、秘书工作的要求、秘书的技能和能力以及秘书职业的发展。
秘书学的研究内容包括秘书职业的历史和演变、秘书的职业形象和态度、秘书的沟通和协调能力，以及秘书工作的管理和组织能力等方面。
秘书是一个古老而重要的职业。
在古代，秘书通常是负责记录和管理文件、记录历史事件以及协助统治者处理政务的人。
而今天，秘书的角色和职责已经发生了巨大的变化。
现代秘书不仅要负责文件的管理和记录，还要承担日常办公室的组织和管理工作，包括会议和行程安排、文件和资料的整理和归档、文件的处理和传递等。
秘书工作的要求也越来越高。
现代秘书需要具备全面的知识和技能，包括专业知识、沟通技巧、组织能力、协调能力、应变能力等。
秘书还要具备良好的人际关系和谈判能力，能够与不同的人群有效沟通，并协调各方面的资源，以达到工作目标。
除了这些技能和能力，秘书还应具备一定的职业道德和职业规范。
秘书往往需要保持机密性，处理机密信息时应保持谨慎和保密的原则。
秘书还应该具备诚实、敬业、奉公守法的职业道德，以及关爱和服务他人的精神。
秘书必须具备高度的责任感和自律性，能够按时完成任务并保持高质量的工作。
秘书职业的发展也是秘书学的一个重要研究领域。
随着社会的发展和经济的变化，秘书的角色和职责也在不断变化。
秘书不再只是一个机器一样的执行者，而是一个具有思考能力和创造力的协助者。
秘书的工作已经从单纯的记录管理转变为积极参与决策和管理过程的重要一员。
秘书越来越多地成为具有专业技能和管理能力的高级管理人员，对组织的发展和决策起着重要的作用。
总而言之，秘书学是研究秘书职业的学科，它涵盖了秘书的角色和职责、秘书工作的要求、秘书的技能和能力以及秘书职业的发展。
秘书学研究的内容包括秘书职业的历史和演变、秘书的职业形象和态度、秘书的沟通和协调能力，以及秘书工作的管理和组织能力等方面。
随着社会的发展和经济的变化，秘书职业的角色和职责也在不断变化，秘书的工作已经从单纯的记录管理转变为积极参与决策和管理过程的重要一员。
秘书学概论
第二节 秘书学的学科特征与研究方法
5.秘书学与公文写作学的关系 公文写作学是研究公文文体及其写作规律与方法的一门应用 学科，属于写作学的分支科目。它以提高机关公文的写作质量， 更好地满足组织和领导信息沟通的需要为宗旨。 秘书学的研究内容里面，包含着公文写作的内容。这是因为 代领导人或组织草拟文稿，“以文辅政”是秘书人员的经常性工 作，是秘书人员发挥参谋助手职能的重要体现。秘书人员应当作 为第一流的文章写作能手。因此，秘书学历来注重培养秘书人员 的公文写作能力。
第一节 秘书学的研究对象与内容
我们将秘书和秘书工作确定为秘书学的研 究对象。主要出于这样的考虑： 首先，它们是秘书学产生和存在的主要根据。 其次，它们是秘书学区别于其他学科的标志。 再次，它们是秘书学不断完善和发展的动力。 最后，它们具有研究对象方面的不可替代性。
第一节 秘书学的研究对象与内容
总之，秘书学的研究对象，归根结 蒂就是秘书的主体要素和客体要素两个 方面及其相互关系。秘书的主体要素是 秘书人员，秘书的客体要素是秘书工作。 因此，秘书学将秘书和秘书工作确 定为研究对象，就是天经地义的选择。
第二节 秘书学的学科特征与研究方法
一、秘书学的学科特性 秘书学是一门综合性的社会应用学科，其研究范畴主 要是秘书与秘书工作及其活动规律。这就决定了秘书 学具有以下几个方面的学科特征： 1、秘书学的实践性特征 秘书学是在秘书工作实践经验基础上产生的，其本源 就是秘书工作实践。无论秘书学的基础理论或应用理 论，都不能脱离秘书工作实践，否则秘书学就会成为 无源之水，无本之木。反过来讲，秘书学的研究成果， 必然要应用于秘书工作实践，指导秘书工作实践，并 通过实际应用，接受实践的检验，在应用中汲取营养， 在检验中发现问题，从而推动秘书学理论的进一步发 展、完善和升华。
《秘书学概论》课件
避免触犯别人的隐私和习 俗，以免造成不必要的误 会和冲突。
PART 05
现代秘书发展趋势与展望
REPORTING
现代秘书的发展趋势
多元化发展
随着全球化进程的加速，现代秘书需要具 备跨文化交流的能力，掌握多种语言，了
解不同国家和地区的文化背景。
专业素质提升
现代秘书需要具备专业知识，包括行政管 理、商务礼仪、沟通技巧等，以更好地履
《秘书学概论》ppt 课件
REPORTING
• 秘书学概述 • 秘书职业素养 • 秘书工作实务 • 秘书法律法规与礼仪规范 • 现代秘书发展趋势与展望
目录
PART 01
秘书学概述
REPORTING
秘书学的定义与特点
总结词
定义与特点
详细描述
秘书学是一门研究秘书工作规律、秘书职业行为规范和秘书实用技能的综合性应用学科。它具有综合性、应用性 、实用性和规范性的特点。
遵守法律法规
秘书应了解并遵守相关法律法规，避免工作 中出现违法行为。
主要法律法规
包括《中华人民共和国劳动法》、《中华人 民共和国公司法》等。
法律法规的更新
秘书应关注法律法规的更新，及时为公司提 供最新的法律资讯。
秘书礼仪规范
礼仪规范的意义
提升公司形象，促进内部沟通，增强团队合 作。
商务礼仪
如会议组织、商务接待、礼品赠送等场合的 礼仪。
根据组织的需求，撰写各类公文，如通知、报告、请示等。
文书审核
对各类文书进行审核，确保文书的准确性和规范性。
文书处理
对收到的文书进行分类、登记、传递和处理，确保文书的及时性和有效性。
文书归档
将处理完毕的文书进行归档，便于日后查阅和使用。
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第一章一、秘书的涵义，在学术界较普遍的四种说法。
1、宫中秘藏之书（中国古代）2、辅臣（外国）3、行政职位（现代中国）4、社会职业（就世界范围而言，属于第三产业，是服务性行业。
秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。
）二、秘书服务业的兴起有其背景的必然因素。
首先是专业化分工越来越细与日常事务的复杂化程度越来越高的矛盾，促使了秘书服务公司的诞生。
其次，现代生活的节奏越来越快，人们被迫在最短的时间内完成大量综合性的工作，在以速度取胜的局势下，许多商品生产者只能完成最核心的业务，而在同一时间把其他业务（包括秘书业务）外包给专业化公司和人员。
第三，现代科技的发展、通讯以及互联网的广泛应用，秘书服务工作日趋现代化、专业化、规模化和虚拟化，使秘书服务行业的发展有了物质基础，并逐步实现传统和现代时尚的有机结合。
第四，其他专业化公司的增加，也对秘书服务市场起到了促进作用。
秘书服务公司在为客户提供服务的同时，也连接着其他专业性公司。
如秘书写好的文件需要由速递公司来传送，速递行业与秘书服务业的联系会变得越来越密切。
第五，秘书职业化的不断加强，拥有秘书职业资格证书的专业人才队伍日益壮大。
现代专业人才市场的迅猛发展，也使许多有专业技能的人才脱离了过去那种严密组织的束缚，成为某个松散组织的成员，或成为自由职业者，利用网络便可以很方便地组织秘书自由工作者在一起为某项业务出力。
这些为秘书服务行业提供了人力资源上的保证。
三、秘书学的涵义及其研究对象秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。
通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。
秘书学的研究对象应该包括两大方面：一方面是秘书工作，如内容、规律、要求、机构、职能、程序。
方法等；另一方面是秘书人员，如他们的知识、技能、素质、职业道德等，以及这两方面怎样有机地结合。
四、秘书工作职能的转变（4个）1、支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案2、辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制3、处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息4、计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划五、秘书工作的作用1、助手作用2、参谋作用3、协调作用4、信息枢纽作用5、公共关系作用——秘书工作中有“对外联络，内部协调”等内容，理应起着“内求团结，外求发展”的公共关系作用。
六、秘书工作的性质和特点1、辅助性2、综合性3、机密性（善于保守秘密是秘书人员首要职业道德）4、服务性（1、为本机关领导和上级机关服务2、为本机关其他平级的职能部门服务3为下级机关和人民群众服务）七、会展的定义会展，是为开会和办展览，过去秘书组织会议，重点在“议”；而办会展，重点在“展”。
会展是一项系统工程，对会展主办单位而言，从筹办到招展、展出；对参展单位，则从搭建展台，选题策划，使用光、声、色、形，采取包括多媒体在内多种形式展示产品、理念和观点，突出自己的独特个性和鲜明形象，一直到和客户联系、提供咨询、接受订单等都需要付出心血和努力。
八、会展需要秘书主要表现在三个方面1、会战的联络、协调和组织工作2、会展的会议组织工作会战的重点是“展”，可是必然要召开一系列的会议。
譬如：展出之前有筹备会、检查会、动员会；展出期间有开幕式、报告会等展出以后有评估会、总结会等。
这些会议的组织安排服务工作都需要秘书去做。
3、会展的文书工作第二章一、秘书工作的发展史奴隶社会（西周至春秋有保密制度、文书制度、用印制度）——封建社会——建党初期（1、1921年中国共产党在上海召开了第一次代表大会，限于当时的条件，没有秘书处或专职的秘书，一切秘书工作都由代表们共同做。
大会通过成立了中央局，决定由李达负责保管文件2、1923年在广州召开的第三下次代表大会上，决定建立秘书制，大会选出的委员长为陈独秀，中央秘书为毛泽东3、1926年7月，党的四届三中全会决定中央设秘书处，秘书处下设文书、会计、交通、翻译、出版五科，负责文件的撰拟、翻译、密写、印制、秘藏、传递等工作。
同时各省委也分别设立秘书处或秘书科，人员及为精干，一般为一二人，至多三无人。
“密”和“精”是建党初期秘书工作的特点）。
二、1、三省制。
三省制在魏晋开始形成，唐代确立。
即：中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作，“中书出令，门下审议，尚书执行”，即互相分工、配合，又互相监督、牵制。
2、一文一事制。
宋朝规定：朝廷百官和地方官员的奏章都必须一文一事，非一宗事者不得同为一问，以便行文归口和主管部门及时批复、处理。
3、文书立卷制。
元朝规定：处理完毕的文书经监察官“照刷”（检查）之后予以编号立卷。
同一类事立为一卷，年终交案，归档保管。
4、贴黄、引黄制。
魏晋以后，公文多用黄纸书写。
唐代规定：文书如有个别文字更改，克另写小块纸补贴，称为“贴黄”。
此后，又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”也就是“公文摘要的由来”。
5、公文立卷，是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
6、案卷，也称卷宗，指有关某一问题或某一工作活动的系统的、具有密切联系的文件材料的组合体。
7、公文立卷的意义是：（1）公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。
（2）公文立卷可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。
（3）公文立案，为档案工作打下了基础。
第三章1秘书机构的六种职能助手职能，参谋职能，枢纽职能，协调职能，保密职能，公关职能。
保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密会议、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能。
主要有：妥善保管各种机密文件、资料，不得丢失、残缺、破损或被偷阅、翻拍、盗用。
保守会议精神、会晤的内容中所涉及的机密等。
公关职能：在不设公关部门并无专职公关人员的组织中，秘书部门还承担着处理公共关系的职能。
秘书部门应本着：“广结良缘，内求团结，外求发展”的原则处理好各种公共关系。
主要有：负责政府机关内外工作联系、友好访问的联络和关系处理。
负责企业与政府部门之间的工作联系和关系处理。
2党和国家对秘书机构和秘书工作提出的五大要求机构与部门职能，岗位责任制，工作程序和工作方法，信息系统，办公自动化工作程序和工作方法：所谓工作程序，是指工作中的每一个环节和它们之间的先后排列次序、操作步骤。
环节不能随意的增加或减少；次序也不能任意的掉到或随便排列。
所谓工作方法，是指工作的技能和操作要求。
它即需要秘书人员以具有一定得知识、技术、能力为基础，又要善于综合运用，善于转化为实际的效果。
如秘书工作中的收文、发文、接待、会议组织等。
办公自动化：办公自动化简称OA，是研究如何有效地将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学运用于数据信息和非数据信息的办公活动。
办公自动化涉及三方面内容。
一是人，即办公室工作人员，应具有现代思想和现代技术。
二是信息，即办公人员对各类办公信息的手机、处理、传递、储存、输出过程。
三是科学的工作程序和先进的办公设备。
统称为人---机工程。
办公自动化设备包括：电子计算机、文字处理机、传真机、复印机等。
这些设备的综合运用能进行文字处理、数据处理、语音处理，能进行决策支持、网络通信、行政管理工作，如编制日程安排、制定工作计划等。
3秘书人员的自我管理工作管理，行为管理，时间管理，办公环境管理办公环境管理：秘书应注意对办公室、办公室及用品、办公室内外环境的管理。
这些不仅秘书和其他工作人员的工作情绪和工作效率，更涉及秘书所在机关、企事业单位的形象。
因而，秘书应养成每天提早15分钟到办公室打扫、整理环境，迟几分钟下班清理办公桌的良好习惯，办公室和接待室应保持窗明几净，办公桌面应整洁美观，文具、文件、电话机等办公用品应分门别类，安放整齐而又随手可及。
秘书还应经常清理自己的办公桌抽屉、文件夹、资料柜等，既可清理废纸废物，又可及时发现遗忘的信函、文件，抓紧处理，避免积压。
这对提高秘书工作实际效率、树立良好组织形象大有好处。
第四章1职业道德的五点概括：忠于职守，严守机密，恪守信用，文明礼貌，廉洁奉公恪守信用：秘书工作严谨缜密，而又责任重大。
秘书人员为忠于职守必须在工作中。
人际交往中恪守信用。
包括约定会晤、安排会议、组织会议、收发函件、传递文件都要准时；接受任务如不能按期完成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。
恪守信用还包括决不轻易答允别人所托而自己又力所不能及的事情，一旦答允就应该尽一切力量去办到。
廉洁奉公：秘书应做到奉公守法、廉洁清白，不以权谋私，不接受贿赂。
廉洁奉公的秘书既是机关、企事业单位纠正不正之风的得力干部，有事帮助首长廉正清明的有力助手。
2秘书培训三种形式（专业化，职业化）学历教育，岗前培训，在职培训第五章1、职能环境：包括秘书所在组织的内部和组织外部环境，秘书机构的内部环境。
是一个系统的开放的层次性概括。
2、处理一般人际关系的六准则：1）尊重：秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。
尊重更重要的额表现是重视别人的意见和要求，但又不轻易放弃自己的原则和看法。
尊重也表现为要求别人时不强人所难，不把自己的观点强加于人。
2）礼貌和礼仪（分析）：人际关系中尊重的最初步也是最基本的形式就是礼貌。
礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅；与人交谈时。
用于得体、口齿清晰、语音温和。
在各种交际场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。
礼仪是人际交往中约定俗成的行为方式。
它受历史、文化、社会、经济环境和习俗的影响，又因民族、国家、地区、时代的不同而不同。
我国现行的礼仪以社会主义精神文明为主体，又吸收了优秀的历史传统和现代西方文明，已成为现代人、尤其是文化人不可缺少的修养和学问，值得秘书人员去学习并融化到自己的意识和行动之中。
最简单的，如与客人见面时应抢上一步，颔首、微笑、主动伸手、问好，以示敬意。
握手时应真诚的注视对方，并稍稍用力。
但与异性见面时要看对方是否有握手的意图和习惯，不宜鲁莽。
等等。
3）乐于助人。
4）赞美他人。
5)宽容与体谅6)公允：公允要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，也不欺人。
不贪人之功以为己有，也不文过饰非或推卸责任。
当秘书做成某件事收到领导、上司表扬时，不要忘记对领导、上司提及曾经帮助过自己的或提过建议的同事，并告诉同事让他们分享你的成功和喜悦；当做错事受到领导、上司批评时，秘书应该独自货更多的承担责任而不是要去责怪别人，只有坚持这样做，秘书才能得到同事的广泛支持和帮助，也会受到领导、上司的赏识和器重。