采购与付款流程财务制度
采购与付款流程制度
采购与付款业务流程
一、目的:为加强规范公司采购与付款业务流程,加强采购等
相关业务的管理,保证公司资金的安全,特制订本制度。
二、范围:适用与公司的除费用现金报销外的所有付款,包括
但不限于购买原材料、各种设备、固定资产等所有采购与付款。
三、1、预付款:针对货到付款的情况,由相关采购部门根据
合同回传件(需要双方公章,玉米零散户等个人需要法人签字,加盖法人章或按手印)在OA系统提起付款申请,经部门负责人同意后,经财务往来应付会计查询账面审核无误后提交财务经理—总经理审核,审核完毕付款。
2、应付账款:针对账面形成的应付账款付款情况,由于
之前入发票时已经将合同审核完毕,因而需要根据账面应付余额情况提交纸质申请,经部门领导同意--往来应付会计审核--财务经理签字--总经理签字--银行/现金会计付款。
采购付款制度及流程
采购付款制度及流程
采购付款制度是指企业所建立的一套规范化的制度和流程，用于管理和审批采购款项的支付。
以下是一般的采购付款制度及流程的步骤：
1. 采购付款申请：采购员在采购完成后，向财务部门提交采购付款申请，包括采购单据、发票等相关文件和信息。
2. 审批流程：财务部门对采购付款申请进行审核，确保采购的合理性和真实性。
申请可能需要经过多级审批，视企业规模和相关政策而定。
3. 付款准备：经过审批的采购付款申请将被转发给付款处理部门，在付款前，财务部门需要做好付款准备工作，包括核对账户信息、收集相关文件等。
4. 付款执行：财务部门根据付款准备工作，执行付款操作，通常通过电子转账、支票等方式进行。
5. 付款核对：付款完成后，财务部门需要核对付款记录和付款通知，确保金额和收款方的准确性。
6. 付款记录和归档：财务部门将付款记录和相关文件进行归档，以备将来的审计和查询需要。
需要注意的是，具体的采购付款制度和流程会因企业的规模和需求而有所不同。
此外，合规和风险控制也是采购付款流程中需要重点关注的方面。
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工程付款采购财务制度
工程付款采购财务制度一、目的和原则本制度旨在规范工程项目的付款和采购流程，确保资金使用的合法性、合理性，防范财务风险，提高资金使用效率。
所有参与项目的单位和个人必须遵守以下原则：- 公平公正：确保所有供应商在同等条件下公平竞争，不得有任何形式的歧视性做法。
- 透明高效：所有付款和采购活动应公开透明，保证流程的高效运转。
- 合规合法：遵循国家相关法律法规和行业标准，确保所有操作合法合规。
二、组织结构与职责1. 项目管理部门：负责制定项目计划，审核确认采购需求，监督采购过程。
2. 采购部门：负责执行采购计划，组织招标投标，签订合同，管理供应商。
3. 财务部门：负责审核支付申请，管理资金流向，进行财务记录和报表编制。
三、采购流程1. 需求确认：项目管理部门根据工程进度提出采购需求，并提交给采购部门。
2. 市场调研：采购部门对市场进行调研，选择合适的供应商和产品。
3. 招标投标：公开招标，邀请合格供应商参与投标。
4. 合同签订：中标供应商确定后，与其签订采购合同，明确货物或服务的质量、价格、交付时间等条款。
5. 交付验收：供应商按合同要求交付货物或服务，项目管理部门进行验收。
6. 付款申请：验收合格后，采购部门向财务部门提交付款申请。
7. 财务审核：财务部门审核相关单据和合同，确认无误后安排付款。
四、付款管理1. 付款条件：付款需满足合同约定的条件，包括验收合格、发票齐全等。
2. 付款方式：根据合同规定和项目实际情况，选择银行转账、支票支付等支付方式。
3. 付款时限：按照合同约定的时间进行付款，逾期需说明原因并及时处理。
五、监督与考核1. 定期审计：财务部门应定期对采购和付款情况进行审计，确保资金使用的正确性和合规性。
2. 绩效考核：对采购和付款流程的效率和效果进行评估，作为相关人员绩效的一部分。
3. 违规处理：对于违反制度规定的行为，应依据情节轻重进行处理，严重者可追究法律责任。
六、附则本制度自发布之日起实施，由项目管理部门负责解释。
采购及付款流程财务制度
采购及付款流程财务制度一、引言采购及付款是企业日常运营中非常重要的一环。
有效的采购及付款流程财务制度能够确保企业的供应链顺畅、资金运作安全、资金使用合规。
在这篇文章中，我们将介绍一套完善的采购及付款流程财务制度，以帮助企业建立一个高效、安全的财务管理体系。
二、制度目的1. 确保采购活动符合企业的战略目标和财务需求；2. 管控采购行为，防止滥用职权导致的财务风险；3. 确保供应商的合规性，保障企业资金的安全；4. 保障企业资金的有效利用，减少资金占用。
三、制度内容1. 采购流程1.1 采购计划每个部门负责人应根据业务需求制定采购计划，明确采购物品、数量、预算和采购时间，经相关负责人审批后提交采购部门备案。
1.2 采购申请部门负责人根据采购计划填写采购申请单，包括采购物品、数量、单价、供应商等信息，经部门负责人审批后提交给采购部门。
1.3 供应商评审采购部门负责对供应商进行评审，评估其信誉、质量、售后服务等情况，确定合适的供应商进行洽谈。
1.4 采购合同签订经过谈判后，与供应商签订采购合同，明确采购物品、数量、单价、交付方式、付款方式等具体内容，双方盖章后生效。
1.5 采购执行供应商按照采购合同的约定进行货物的交付，采购部门负责验收并确认，1.6 付款申请采购部门根据验收结果填写付款申请单，经财务部门审核后提交给财务总监审批。
1.7 付款财务部门负责按照付款申请单的内容办理付款，登记相关账务，并将付款凭证存档。
2. 付款流程2.1 付款申请各部门负责人根据合同约定或服务完成情况填写付款申请单，明确付款金额、付款对象等信息，经财务部门审批后提交给财务总监审批。
2.2 付款执行财务总监审批后，财务部门按照付款要求开具支票或转账等付款方式进行付款，同时登记相关账务，并存档付款凭证。
2.3 付款确认财务部门通知供应商付款情况，并要求其确认，确保付款的准确性和及时性。
3. 内部控制3.1 职责分离必须严格区分采购、验收、财务三个环节，并明确责任人，避免权责不分导致的内部风险。
财务采购付款流程管理制度
财务采购付款流程管理制度一、总则为规范公司财务采购付款流程管理，增强财务管控风险，保障公司资源利用效率和经济运营安全，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内所有涉及财务采购付款流程的相关部门和人员。
三、采购付款流程1. 采购立项1.1 项目需求确认：部门提出采购需求并制定需求计划，提报公司采购部门审核确认。
1.2 采购立项：公司采购部门接到采购需求后，进行评审核实，形成采购立项报告。
2. 采购申请2.1 编制采购计划：公司采购部门根据采购立项报告编制采购计划，包括采购物品、数量、预算等内容。
2.2 采购申请提交：采购部门向财务部门提交采购申请，要求支出相关款项。
2.3 财务部门审核：财务部门收到采购申请后，进行审核确认。
3. 供应商选择3.1 发布招标公告：公司采购部门根据采购计划发布招标公告，并邀请合格供应商参与投标。
3.2 评标审核：采购部门组织对供应商的投标文件进行评标审核，确定中标供应商。
4. 签订合同4.1 合同起草：公司采购部门向中标供应商发出中标通知书，并起草采购合同。
4.2 合同审批：经采购部门审核确认后，将采购合同提交公司法务部门审批。
4.3 合同签署：审批通过的采购合同由采购部门与供应商签署。
5. 付款管理5.1 收票审核：供应商向公司提交发票后，财务部门进行收票审核。
5.2 付款审核：审核确认无误后，财务部门审核付款申请。
5.3 付款执行：财务部门根据审核通过的付款申请，安排对应款项的支付。
6. 结算管理6.1 结算核对：财务部门组织对已完成的采购合同进行结算核对。
6.2 结算确认：采购部门确认结算情况后，财务部门进行结算确认，并进行相关账务处理。
四、责任和权限1. 采购部门- 负责编制采购计划和采购立项报告。
- 组织招标和评标工作，并确定中标供应商。
- 起草采购合同，并与供应商签订合同。
2. 财务部门- 负责审核采购付款申请。
- 进行发票收票审核，安排供应商付款。
- 负责采购合同的结算核对和确认。
采购付款制度规定
采购付款制度规定1. 背景为了规范采购付款流程，确保采购活动的合法性和安全性，制定本采购付款制度规定。
2. 适用范围本制度适用于所有需要进行采购付款的情况，包括但不限于以下场景：- 采购商品或服务- 退货退款- 应付应收款项3. 付款方式根据实际情况，可采用以下付款方式：- 现金支付- 银行转账- 支付宝/微信支付- 政府采购电子商务平台支付4. 付款条件采购付款的条件应满足以下要求：- 采购合同或协议已生效- 商品或服务已按合同要求交付- 相关票据和凭证已提供5. 付款流程采购付款的流程如下：1. 采购部门提交采购付款申请，并提供相关文件和凭证。
2. 财务部门审核采购付款申请，确保符合付款条件。
3. 财务部门将付款申请提交给相关负责人审批。
4. 审批通过后，财务部门进行付款操作。
5. 付款完成后，财务部门将付款凭证归档并通知采购部门。
6. 付款记录为了记录和跟踪采购付款情况，应建立完善的付款记录系统，包括以下内容：- 付款申请的日期和金额- 审批人员和日期- 付款方式和日期- 相关票据和凭证的编号和存档情况7. 违规处理对于违反采购付款制度规定的行为，将采取相应的违规处理措施，包括但不限于以下情况：- 采购付款申请不符合条件的，将被退回并要求重新提交。
- 未按照规定流程进行付款的，将被追究责任。
- 涉嫌贪污、受贿等违法行为的，将依法追究刑事责任。
8. 附则本制度由财务部门负责解释和修订，并于制定后立即生效。
以上为采购付款制度规定内容，所有部门和人员应严格遵守。
如有问题或建议，请及时向财务部门反馈。
[附件：采购付款申请表格](采购付款申请表格.docx)。
公司财务付款制度
公司财务付款制度一、付款审批流程1.采购申请：各部门根据实际需求填写采购申请单，并附上相关单据、合同或协议等证明材料。
3.采购审批：负责采购的领导或者授权财务人员对采购申请进行审批，确保采购行为符合公司规定。
4.付款申请：经过采购审批的采购申请将由财务部门转化为付款申请，包括付款金额、收款方信息等。
7.付款准备：财务部门根据审批结果准备付款，包括填写付款凭证、选择付款方式等。
二、付款方式选择1.银行转账：对于大额付款或供应商要求的汇款，公司优先选择银行转账作为支付方式。
2.支票支付：对于少额付款或购买办公用品等小额支出，可以通过公司名义开具支票支付。
3.现金支付：公司严格限制现金支付，除非特殊情况，需要由财务部门提前审批。
4.第三方支付：公司可根据具体情况选择第三方支付平台进行付款，但需确保安全性和支付渠道的合法性。
三、付款时间1.采购执行完成后，财务审核和审批流程需要在24小时内完成。
2.对于合同约定的付款时间，财务部门需提前通知相关部门，确保及时支付。
3.一般情况下，公司支票付款需在收到发票或服务确认后7个工作日内完成。
四、账户管理1.实行对账制度：财务部门每月定期对公司的账户进行对账操作，确保账目准确无误。
2.内部资金管理：公司实行内部资金账户管理制度，确保资金分配和使用的合理性。
3.外部供应商账户管理：财务部门应建立和维护与供应商之间的良好关系，定期核对供应商账户和付款记录。
4.资金安全保障：公司应采取措施确保资金的安全，如定期更换支付密码、加强网络安全等。
以上为公司财务付款制度的部分内容，具体情况可根据公司实际情况进行调整和完善。
采购与付款财务制度
采购与付款财务制度为了确保公司的采购与付款流程规范、透明、高效，建立科学的采购与付款财务制度是必要的。
在制定制度时，应根据实际情况、法律法规进行规定。
下面是一份采购与付款财务制度的草案，以供参考。
一、采购制度（一）采购审批制度1. 采购部门需按照公司采购政策和程序，进行采购计划编制和招标要求编制。
2. 备货采购需提前1-2个月提前计划，大型设备采购需提前6-12个月计划，并按计划逐级审批。
3. 采购需按照公司采购流程进行报批。
（二）采购管理制度1. 采购需按照公司采购流程进行执行。
2. 严格控制采购品种数量和采购金额，避免财务损失。
3. 采购品种需与部门实际需求相关，避免盲目采购。
4. 需对采购商品进行严格考核，如购买质量不过关或有过保质期均不予接收。
（三）采购合同制度1. 采购借出合同需经合同评审合法签署，未经合同评审合法签署的，属于无效合同。
2. 采购合同需按照公司合同审批流程经合法签订。
3. 签订合同前，需进行商品品质、价格核实工作，防止合同纠纷。
4. 合同有效期需要根据商品采购经验、预算进行评估。
二、付款制度（一）付款审批制度1. 公司账户户名必须与公司名称一致，禁止私开或变更。
2. 财务部通过交叉检查，确保支付对象的真实性和合法性后，方可通过批量支付方式进行付款。
3. 付款前需核对制度，并严格落实公司财务审批制度。
4. 支付对象若有变更应明确申请核准并记录进台帐。
（二）付款管理制度1. 企业需要创建内部账户和管理账户，区分资金用途和渠道，避免财务混淆。
落实分级审批，有效控制资金使用风险。
2. 企业企业要开设使用现金专用账户。
严格限制现金使用范围、采购人员的权限，确保资金的流向、到账和存盘的真实有效性。
3. 银行及其开户银行必须严格审查企业操作账户及其开户银行的授权及开户手续，做好资金收付信息的记录并做好电子登录痕迹更新。
4. 应当建立审核机制，对所有执行的付款支出过程进行统计管理，将财务信息动态分类统计，及时开展预警机制，减少行驶财务风险。
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第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预算。
第二步：下定单：同上
第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。
第四步：收发票：同上
第五步：请款：釆购按(1)请款
第六步：财务审核付款
四、具体业务的票据操作指南：
（一）材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。
（1）国内采购业务：
要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、请款单。
（a）要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。
（b）要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。
（c）要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。
如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。
请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。
（2）进口采购业务：
要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、报关单、请款单。
具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于
补付无报关单等特殊情况的付款。
（二）固定资产采购：
业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、CEAR（二千美元及以上的）。
具体参见我司《固定资产管理办法》
业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。
要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。
比材料采购多二张单据。
请购单，领货固定资产验收单：
（三）低值易耗品及费用：
1、低值易耗品及有实物形态的费用：
业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、PO、发票、收货记录、领用及验收人签字。
业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。
要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。
比材料采购多二张单据。
请购单，领货单：
2、无实物形态的费用或服务：
流程特别要求：费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后，到IQC填写领货单，并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内容和时间，并签字后，IQC给予做收货记录并将ERP收货号填写上。
五、对单据的要求：（对于不符合要求的单据将退回）
1、PO：
（1）要求与ERP中的各项内容一致、项目齐全。
（2）编号不得重复。
（3）增加ERP供应商编码。
（4）要求请款时交给财务的PO是在ERP中最新的，如手工PO 有修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。
2、收货单或对方送货单：要求原件，并写实收数量、收货号（与
ERP一致）有收货人签名和日期。
如有涂改主管签字确认。
3、发票：
(1)增值税专用发票：
釆购审核内容：开票日期至请款日不得超过80天；要求审核数量。
财务审核内容：
审核“购货单位名称”必须为本公司名称全称、“地址、电话”、“税务登记号”，“开户行及账号”等项目填写必须正确。
应同时取得发票联（第二联）及抵扣联（第三联），并是否为运用防伪税控系统开具的专用发票，各联均加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字轨号码一致，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符，两联的内容和金额一致；
不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符；
“数量”、“单价”、“金额”、“税率”、“税额”、“合计”、“价税合计”各栏计算是否正确，“价税合计”中的大小写金额是否相符；
符合其他增值税专用发票的管理规定。
(2)普通发票：
釆购审核内容：日期为实际发生日，注意是否遵照规定不跨年度使用；并审核发票的开具日期是否超过该发票规定的使用时限；
财务审核内容：
发票应为发票联，套印有发票监制章、加盖销货单位发票专用章或
财务专用章，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符；
不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符；
“数量”、“单价”、“金额”、“合计”各栏计算是否正确，大小写金额是否相符；
取得的定额发票上应按发票项目将客户名称、日期等填写齐全；
（3）国外发票：
原则上要求原件，如复印件应经过财务经理批准。
4、报关单：要求原件。
5、请款单：要求所有项目填写齐全准确，不得涂改。
经部门经
理批准，单张请款单金额超过授权限额16万元的经总经理批
准。
七、财务处理：
1、供应商资料的新建和维护：
按采购部门提供的经过批准供应商资料表新建和更新表，在ERP 中新建和更新供应商编码并录入相关信用期、信用额、开款信息、账号信息等相关资料。
并及时将客户编号发邮件给采购部门的相关人员。
财务部门将表格打印后让相关人员签字后存档备查。
2、确认应付账款：
（1）应付账款的确认的条件：
应付账款确认原则：
1）货物已经收到或劳务服务已经完成商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；
2）需要在约定时间内偿付给供应商;
3）金额能够可靠地计量；
具体业务财务应付账款确认条件：
采购定单、收货单（我司有权收货人员签字）、发票（按合同条件确定的时点和条件开具）。
（2）供应商发票入账的流程:
核对企业的采购定单或合同、存货固定资产低值易耗品收货单
（验收报告）、供应商开具的发票，日常所称的“三项核对法”。
主要核对数量和价格是否相符。
(对于国外进口还要核对报关单) （3）会计处理：入账:对平正确后及时按发票等相关单据及时进行账务处理。
（4）付款及销账：
每月出纳在付款前，由总账会计向供应商直接或通过相关部门给予付款计划明细，按发票对应付账款进行及时的核销。
（5）供应商对账：
对于年未供应商对账,供应商发邮件或寄信给我司相关人员后,财务将按我司账面情况做出回复。
3、月未结账对账：
a) 月未制作PPV表,与成本会计进行核对,在结账前对平.
b) 每季度进行MRB库存盘点。
IQC部门应每月对MRB库存实物进行盘点，财会应定期稽核，做到账实、账账相符，对差异情况应及时查明原因并报告相关领导。
c)每季组织IQC\采购开会对ERP中未入账的收货记录中的DMR进行清理.
d)每周一对ERP及用友中的明细进行核对.月未在结账前总账将对总账和明细账进行核对.。