采购流程现实描述及优化思路PPT

采 购 管 理 流 程 - 问 题 与 建 议 (一 )
组织方面
• 采 主 造 信 主 传 长 失 购 执 行 体 分 散 ， 成 采 购 息 在 各 体 间 的 递 时 间 ，易 产 生 真
调整建议
优 化 后 的 影 响
• 将 体 购 可 率 间 成 资 各 分 散 主 执 行 的 采 功 能 集 成 ， 以 提 高 效 ， 缩 短 时 ，降 低 采 购 本 ， 实 现 源 共 享 。
到货验收 主要 活动：
1、通知质量 检验检验质 量 2、与供应方 共同验货
付款 主要 活动：
1、牵头货物验收 单送达提交财务 部
主要产出：
•各部使用申请单 •采购计划申请书 •采购计划调整书
主要产出： •采购任务计划书 •采购任务计划调 整书
主要产出： •供应商评价分析 报告 •采购合同
主要产出： •物资请购单
效 率 方 面
• 物 需 理 间 共 • 审 杂 费 力 • 公 资 手 ， 长 享 批 重 大 物 司 管 工 占 ， 差 手 复 量 力 财 理 处 用 信 。 续 ， 的 尚 时 息 繁 浪 人
完善各环节 的 功 能 ，搞 好 衔接
• 开发会计电 算化系统的 功 能 ，完 善 采 购付款的动 态 管 理，实 现 应付帐款的 逐笔核销
• 减少流程的 参与主体， 集成功能， “合 并 同 类 项” • 明确供应商 管理 政策， 建立供应商 管理系统
优 化 后 的 影 响
• 明 有 量 高 率 • 及 踪 的 采 • 加 的 低 险 理 确 效 和 资 ； 时 采 状 购 强 计 了 及 成 责 控 时 金 任 ， 制 质 间，提 周 转
• 对一定金额以 • 对一般性的重复 下的采购定单， 采购物品，自动 自动批准/付 支付 • 将推动供应商 款 的品质保证流 • 依据重要性原则 程的建设作为 • 应付帐款管理 合理授权，简化 企业与供应商 与采购过程紧 费用报销程序 合作关系的一 密衔接 • 对往来频繁的供 部分内容 • 按供应商、经 应商的付款采用 • 使用条码技术， 办人、申请人 电子支付手段 缩短验收时间 追踪/报告采 并自动更新库 购定单的进展 存
1、采购任务分工 2、月度计划细化 3、下达采购任务计 划 8、非正常采购任务 计划调整
采购前期工作 主要 活动：
1、供应商信息收集 调研 2、供应商初步选择 3、产品试用评价 4、意向洽谈 5、供应商确定 6、合同谈判 7、合同签定
采购作业 主要 活动：
1、按照采购 计划采购 2、保存好采 购单据
要 动：
非标设备（设备科）采购流程界定
供应商评价 采购合同 分析报告 采购计划书 计划调整书
全年计划 审批
任务计划书 计划调整书
物资请 购单
付款凭证
董事会
总经理
生产部
审批
审批
全年计划 审核
审批
非计划 审批
参与
提供数据
提供数据
生产科 生产车间 营销部
营销综合办
参与
提供数据
提供数据
参与
提供数据 审核
提供数据 审核 审批 审批 审批
标 杆 做 法
• 与供应商建立 战略联盟 • 大宗物资采购 宜集中，一般 性采购宜分散 • 产地分散的通 用物资采购适 用统一的购销 合同
• 建立企业统一 的验收制度
技 术 手 段
•电子数据交换 •集成化的业务处理系统 (如 SAP， Lawson等) •接收货物的条码管理 •统一银行帐户 •电汇划转
审核
审核
参与
提供数据
提供数据
设备科
供应科
组织和编制 主持签订
提供数据 主持制订
提供数据 主持制订 主持拟订 组织 参与
财务部
技术发展部
参与
审阅
提供数据
审阅
审阅
审阅
照单付 款
参与
质量检验科
参与
提供数据
提供数据
检验
采 购 管 理 流 程 - 最 佳 实 务
提出采 购申请
采购商 品 /服 务
防止采购过程中 的舞弊行为
主要产出： •付款凭证
要 动：
采购业务（供应科）流程界定
采购计划 供应商评价 及合同签定
组织和编制
采购作业
运输
付款凭证
供应科
组织
组织执行
财务
营销部 质检科 营销部 生产科 副总
经理办公会
提供现有成本 参与评估供应 价格及目标成 商财务状况： 本结构 参与合同的签 定或审核 提供安全 库存数据 提供数据 参与评估 供应商质 量状况 组织验 收
主要产出： •货物到货验收 单
主要产出： •付款凭证
药品（总务科）采购流程分析
采购计划 主要 活动：
1、公司员工药品使 用情况分析 2、采购状况分析 3、安全库存分析 4、汇总编制采购计 划（包含全面预算） 4、提交采购计划书 供决策层审批 6、制订非正常采购 计划调整
采购任务安排 主要 活动：
1、采购任务分工 2、月度计划细化 3、下达采购任务 计划 4、非正常采购任 务计划调整
接收商 品 /服 务
保证采购物品与 请购物品一致
应付帐 款管理
保证应付帐 款的真实性 和合理性
付款给 供应商
在确保企业财 务状况安全的 前提下，及时 支付
目 的
保证申请的真实 性和适当性，申 请应有适当的审 批手续 • 采购申请相应 生成采购定单 • 设定审批的权 限和途径 • 将“采购卡” 应用于用料单 位低值易耗品 的采购
3 、下达采购任务 计划 4 、非正常采购任 务计划调整
发票等单据提交财务 部
主要产出： •供应商评价分析 报告 •采购合同
主要产出： •供应计划书 •供应计划调整书
主要产出： •供应任务计划书 •供应任务计划调 整书
主要产出： •物资请购单
主要产出： •货物到货验收 单 •货物质量检验 单
主要产出： •付款凭证
同 审 批
过 程 为 务 部 参 制 定 、 核 、 应 管 理 及 全 过 程 ； 合 同 的 款 进 行 构 筑 安 控 体 系 。
调 监 经 营
确 高 ， 费
对 控 营 运
过 ， 风 成
程 降 险 本
职 责 ， 管 理 效 降 低 管 用
采 购 管 理 流 程 - 问 题 与 建 议 ( 四 )
建 立 有 效 的 监 控 系 统
• 对 采 购 类 管 理 小。 • 严 格 合 程 序。 • 以 监 控 主 ， 财 与 计 划 资 金 审 付 帐 款 支 付 的 对 重 大 法 律 条 审 核 ； 全 的 监 定 单 分 ，抓 大 放
优 化 后 的 影 响
• 强 的 低 和
• 明 提 率 理
到货验收 主要 活动：
1、通知质量 检验检验质 量 2、与供应方 共同验货
付款 主要 活动：
1、牵头货物验收 单送达提交财务 部
主要产出：
•采购计划申请书 •采购计划调整书
主要产出：
•采购任务计划书 •采购任务计划调 整书
主要产出：
•供应商评价分析 报告 •采购合同
主要产出：
物资请购单
主要产出：
•货物到货验收单
付款
提出申请
采购业务流程界定（福利用品）
采购计划申请单 采购计划调整书 采购任务书 或调整书 供应商评估 报告 物资请购单 采购合同
总经理 总务科 生产部
提出计划
编制
编制
编制
签定
验收
党委工作部
经理办公室 营销部 财务部 技术发展部
提出年度计划
采购业务流程界定（药品）
采购计划申请单 采购计划调整书 采购任务书 或调整书 供应商评估 报告 物资请购单 采购合同
组 织 执 行
提供数据
提供安全 库存数据 审核 批准 审批
批准
非标设备（设备科）采购流程分析
采购前期工作 采购计划 采购任务安排
主要 1 、采购任务分工 活动：2 、月度计划细化
采购作业
主要 1 、按照采购计 活动：划下达订单
2 、按照采购计 划采购 3、保存好采购 单据
到货验收
主要 活动：
1 、通知质量检 验检验质量 2、牵头货物验 收
掌 握 / 追 购 业 务 态，降 低 成 本； 了 划 资 资 本 资 金 性，降 金 风 题 与 建 议 ( 三 )
监 控 方 面
• 不 能 分 别 管 理 不 同 类 型 的 采 购 ， 所 有 采 购 均 采 用 大 致 相 同 的 的 审 批 程 序 和 权 限 设 置 ，结 果 是 “大 的 没 管 住 ，小 的 管 不 好”。 • 是否有采 购 合 同 评 审 制 度？？是否 起 到 应 有 的 控 制 作 用？？是否存 在 合 同 先 生 效 后 评 审 的 现 象 ？？
主要 1 、通知质检科 活动： 检验质量
2、牵头货物验 收
货款结算 付款
主要 1 、将货物验收单、 活动：质量检验单、供应方
发票等单据提交财务 部
主要产出： •供应计划书 •供应计划调整书
主要产出： •供应商评价分析报告 •采购合同
主要产出： •物资请购单
主要产出： •货物到货验收 单 •货物质量检验 单
主要产出：
•付款凭证
采购业务流程界定（办公用品）
采购计划申请单 采购计划调整书 采购任务书 或调整书 供应商评估 报告 物资请购单 采购合同
总经理 总务科 生产部
审批
汇总申请 提出计划
编制
编制
编制
签定
验收
提出申请
党委工作部
经理办公室 营销部 财务部 技术发展部
提出申请 提出申请 审核