秘书写作复习重点

第一章秘书写作一含义：秘书在本职工作范围内的各类公务文书及其它各类应用文体的写作二特点：一严格忠于机关制文意图二具体明确的写作目的三特定的行文格式和严格的行文程序四文字简介确切，文风庄重平实五才思敏捷，拟稿迅速三一般过程：（一）准备阶段1，领会领导制文意图，吃透中央有关精神，全面掌握本单位的实际情况——领会领导意图，吃透政策，指示精神2，广泛而深入的收集材料材料：用来表现文章观点的事实和依据，包括工作中的各种现象，情况和已经形成的文字资料类型：直接材料和间接材料；典型材料和面上材料；正面和反面材料核实：对情况的核实；数据的核实；引用材料的核实3，提炼正确的观点含义：一篇文稿一个观点从材料中提炼正确的观点，用观点来选择材料两者辩证关系：材料蕴含观点，观点统率材料4，正确选用各类文体明确行文对象：下行文——命令，决定，意见，公告，通知，通告，通报，批复上行文——报告，请示平行文——涵，通知区别文体作用（二）写作阶段1，拟定写作提纲提纲的重要性编写提纲的方法：标题式，句子式2，掌握基本表述方式：结构上——法定格式，惯用格式开头：目的式，根据式，概括式，提问式主体：纵贯式，并列式，递进式，交错式结尾：定型式，总结式，号召式3，规范运用语言使用该规范的书面词语遵守语法规则掌握适当的修辞手法（三）审核修改阶段1，审核修改的重要性——秘书写作过程的一个重要的，不可或缺的阶段2，文稿审核修改的内容立意——准确反映机关制文意图，符合政策和上级精神，明确中新思想材料——真实，典型，一致，必然审核措施，方法——切合实际，准确可行全篇——结构布局，条理清楚文字——语法，词句公文体式——适当，得体3.审核方法整体审视：思想内容，文体形式局部调整：层，段，句第七章简报一含义：机关，团体，企事业单位内部使用的一种简要的工作报告或情况报道，用来反映情况，沟通信息和交流经验二作用下情上达上情下达同级机关之间互通情报三种类工作简报专题简报信息简报四特点真实性，简明性，新颖性，时效性，综合性五格式和写法1，格式：报头，主体，结尾报头——简报名称，期号，主编单位，印发日期，保密程度，编号主体——目录，标题，按语，正文，署名报尾——发送范围，印制份数2，写法：（1）标题——明确，醒目，质朴---概括性，形象化，提问式，主副式（2）按语——观点鲜明，短小精悍（3）正文前言——概括主要内容，叙述式，结论式，提问式主体——抓要点，突出主题，并列式，逻辑式，纵贯式，数据式结尾——总括全文，提出要求第八章规章制度一含义和作用规章制度：机关，团体，企事业单位，为了维护公共秩序，维护劳动纪律，保证生产，工作和学习正常开展，根据国家法律法规和自己的职权范围制定的一种共同遵守的规范和约束人们行为的规则，章程，制度的总称。

作用：规章制度是党的方针，政策的具体体现规章制度是个体服从集体的有效手段二种类和特点种类：章程，条例，规定，办法，细则特点：执行的严格性表达的直接性语言的准确性制定的严肃性形式的条文化三格式和写法格式：标题，题注，正文标题——制定和发布法规文件的单位，内容和法规文件的名称完全式：三部分全两项式：只含两部分（内容加法规文件，单位加法规文件的名称）题注——发布机关，时间，会议名称和时间正文——开头，主体，结尾章条式，条贯式，总冒分条式写法：章程——标题（政党或团体名称加标题）题注（会议名称和通过日期）正文（章条式）条例——标题（事由+文种）签署（发布机关和日期加其它）正文（制定条例的目的，依据；条例主体内容；条例的实施说明）规定——标题（内容+种类；单位+种类）题注（发布单位和日期）正文（总，分，附则）办法——标题（制文单位+事由+文种；事由+文种）发布（发布机关和时间）正文（前言——主体——结语；总则——分则——附则；条目式）细则——标题（运用范围+依据条文+文种；依据条文+文种）题注——制文机关正文——（总，分，附则）第九章讲话稿一含义和作用讲话稿：在各种会议或集会上（公众面前），为了表达自己的主张，见解，进行宣传或开展工作而使用的具有一定目的性，条理性，完整性的文稿，又称“讲演稿”。

作用:交流思想，表达感情，发表意见和主张，提出号召和倡议。

领导工作的重要组成部分，是传达信息，部署工作的重要方式，也是贯彻政策，指导或推动工作的重要工具。

二种类和特点1，种类：内容上——政治讲话稿，学术讲话稿，礼仪讲话稿，社会生活讲话稿，工作讲话稿。

应用范围和表现形式——会议讲话稿，广播讲话稿，集会讲话稿2，特点：针对性，鲜明性，条理性，通俗性，限定性三格式和要求1，格式：标题——直接标示式，直接标示式变体，正，副标题式正文2.要求：言之有物，实事求是言之有序，脉络清晰言之有理，逻辑严密言之有情，形象生动言之有趣，诙谐幽默第十章商务文书概述一含义和特点商务信息：一切与商品的生产和流通有关的商业经济信息特点：社会性——从事商务信息工作是一种普遍的社会现象商务信息联系着人们的一切活动客观性价值性时效性依附性相对独立性可传递性可存储性可加工性可增值性二构成要素和种类构成要素：发生源信息载体——语言，文字，电磁波接受体种类：信息活动领域——内部，外部商务信息信息产生的过程——原始，加工商务信息信息的性质不同——常规性，偶然性商务信息信息的时效性不同——滞后性，实时商务信息和商务预测信息信息的不同用途——决策，控制，业务信息信息收集渠道不同——正式组织系统，非正式组织系统商务信息三收集1，原则：目的性，时效性，准确性，全面性，经济性2，程序：确定目标，选择信息源，选定方法3，方法：文献检索法，计算机联网检索法，调查法，观察法，实验法四商务文书写作的原则1，目标性原则2，层次性原则：垂直方向——战略决策层，管理控制层，业务处理层水平方向——功能部门化，产品或服务部门化，用户部门化，地区部门化3，系统性原则：纵向，横向，纵向和横向关系的作用体系4，灵活性原则五写作者的修养1，思维素质：定向辐射性，全方位开放性，灵活敏捷性，定量预见性2，知识结构：纵向知识——写作学的基本知识，写作总过程，书写时的规定性知识横向知识——以经济管理学为基础的各类相关学科的知识，专业知识交叉知识——边缘学科知识，方法论方面知识3，表达能力：选材能力立意能力谋篇能力语言能力图表显示能力文面规范化能力第十一章综合报告文书一概念，作用，原则商务综合报告文书：企业为实现经营目标，对内部条件和外部环节进行分析，拟出经营方案，从中选择和实施理想方案这一前后相连的过程中的所使用的各种文书作用：236原则：目标原则，信息的原则，系统原则，可行原则，满意原则，集团原则，实践原则种类：确定目标阶段，拟定方案阶段，评估选择阶段使用，实施反馈阶段二市场调查报告1，概念：企业或企业代理人，专门的调查机构或研究人员，运用科学的方法，对市场商品供应与需求信息，市场营销活动信息，消费信息等进行收集，记忆，整理，研究分析，从而得出合乎客观事物发展规律的结论之后写出的书面文字材料。

2，作用：有利于企业生产适销对路产品有利于企业提高决策的科学性有利于企业制定有效的广告策略有利于企业提高竞争能力3，种类和特点种类：商品情况的调查报告消费者情况的调查报告销售情况的调查报告市场竞争情况的调查报告特点：事实性，时效性，科学性，针对性4，写作格式标题：直述式标题，结论式标题，问题式标题，复合式标题正文：开头，主体（纵式，横式），结尾落款：署名和日期注意事项：实事求是，重点突出，叙议结合，讲究实效第十二章专项报告文书一专利申请书1，专利申请书：一项发明创造经专利局审查合格后授予的在一定期限内对该发明创造享有排除他人使用的，销售或制造的个人所有权。

2，条件：新颖性，创造性，实用性3，格式（1）请求书：申请日期发明或实用新颖的名称设计人申请人的姓名，邮政编码和地址专利代理机构名称，地址，邮政编码，代理人姓名和登记号优先权请求其他事项（2）说明书：摘要正文：名称，发明或实用新型所属技术领域，技术文件，目的，附图说明，使用方式，优点注意事项：顺序不能变，不得使用商业性宣传语，图片格式要求，图文一致（3）权利要求书：独立权利——前序部分，特征部分从属权利——应用部分，限定部分注意事项：阿拉伯数字，无插图，，一发一独要求二项目建议书1，概念：企业在调查研究基础上提出的拟建项目的大致设想，是从项目的发展背景，基础，条件出发，提高对拟建项目的必要性和可能性进行分析论证而写成的书面申请。

作用：项目立项批报的依据，企业开展下一阶段工作的依据。

2，内容：技术引进项目建议书的内容——项目名称，内容和申请理由，进口国别与厂商，承办企业的基本情况，产品名称，主要原材料，电力，燃料，交通运输及协助资源等方面的近期和今后要求具备的条件，资金的估计与来源（项目的总用汇额，外汇资金的来源与偿还方式，国内费用的估计与来源），项目的进度安排，初步的技术，经济分析，附件中外合资经营企业项目建议书的内容：项目名称，中方合资经营者的基本情况，外方合资经营者的基本情况，创办企业的目的和理由，生产经营的范围，规模及生产能力，合营方式和年限，项目总投资额，注册资本，各方的投资比例，出资方式及资金来源合营项目产品在国内外市场的销售比例和渠道合营企业的地点，周围环境，基础设施，市政配套以及交通运输等条件外汇平衡估算及平衡方法初步的经济效益分析项目建设的进度安排附件3，格式标题：单位名称+项目名称+文件名称目录正文附件落款三产品说明书1，概念和作用产品说明书：一种以说明为主要表达方式，概括介绍商品用途，性能，特征，使用和保养方法等知识的文书材料。

作用：推销产品，指导用户，交流信息2，类型梗概型产品说明书描述型的产品说明书说明型的产品说明书析疑型产品说明书3，格式标题：产品名称产品名称+文种产品名称+功效结构正文：条款式，概述式落款：企业名称，地址，邮政编码，电话等第十三章商务协约文书一合同分类买卖合同供用电，水，气，热力合同赠与合同借款合同租赁合同融资租赁合同承揽合同建设工程合同运输合同技术合同保管合同仓储合同委托合同行纪合同居间合同二合同的订立1，订立原则：平等性，合法性，严肃性2，订立程序：准备——可行性研究，资信审查洽谈协商——要约，承诺拟订合同文书办理生效手续——签名，盖章，签证或公证三写作格式1，合同的体式：条文式，表格式，表格条文式2，合同的结构：标题，合同当事人名称，正文——双方签订合同的目的或依据，合同的主要条款，附则生效标志——双方法定代表人或委托人签名，双方当事人加盖印章，双方当事人注明地址，电话，电挂，邮政编码，图文传真号码和开户银行名称及账号；根据国家规定必须经过鉴证或公证，双方约定进行的鉴证或公证的合同，应由鉴证或公证机关加盖印章。