良好的记录填写规范
良好记录填写规范
观察的同时记录.
5.3 应随时或随后在工作记录上签名并注明日 期(如果多个记录项由同一记录人完成，允许 使用大括号将这些记录项标注后由该记录人共同签 署 )。
5.4 只能对你完成的工作签字或对被授权的 工作签字。
5.5 质量记录应该有总页码，如 1of 5, 1/5。 每页质量记录的附件应包括适当的标识以便可 以清楚地追 回至该产品或质量记录。
5.6 书写应准确清晰。
5.7 以任何方式记或NA”（不适用）或在空格 处划斜线。在多选一的选项中，不需要填写“N/A或 NA ”，在一份表格中不引起歧义的地方不需要写“N/A或NA ” 和斜线。
产品编号 4342232
WI号 N/A
热处理炉号
5.9 不正确的书写不能被删除、擦去、刮掉或 被涂改的难以辨认。
良好记录填写规范
5.1记录应不易擦掉（永久的），应使用可复 制的媒体。
禁止使用铅笔
1. 不使用铅笔填写记录； 2. 不适用褪色墨水填写记录；
禁止使用褪色笔
5.2 应即时记录所获取的原始数据以保持其可检索 及可追溯。
记录应在操作过程中及时填写，不得 提前后事后回忆补写记录；
每完成一个步骤，及时记录；
记录的正确书写规范
5
前 言
安徽省2017年飞检提到记录书写不规范的缺陷项目，检查老师：朱 德宏（安徽省医疗器械监管处副处长）、马丽、袁媛、陈颖川
记录应填写完整，并有完整的签核人，不需要的部分可以划 “/”！
24
记录填写的相关实例
记录应用水笔或钢笔填写，严禁用铅笔填写！
25
记录填写的相关实例
记录应进行分类保管便于索引！
26
相关记录填写要求
阴凉柜使用记录
10 11 12
养护员
27
相关记录填写要求
28
谢谢!
记录的正确填写也间接地反映了我们每个员工的工作态 度和工作质量，工作质量是保证质量体系良好运行的前 提条件。
7
记录的分类
1、人员管理：员工培训记录、培训档案、健康档案等 2、物料管理：采购记录、验收记录、入库记录、请验单、 发放记录、不合格品处理记录等。 3、生产管理：批生产记录、批包装记录、合箱记录、生 产偏差处理记录等。 4、质量管理：检验记录、培养基配制记录、菌种记录、 留样观察记录等。 5、设备管理：设备运行记录、维修保养记录、开箱验收 记录等。 6、卫生管理：消毒剂记录、工作服清洗发放记录、人员 洗手记录、清场记录等。 7、销售管理：产品销售记录、退货记录等。 8、标识：生产状态卡、物料状态卡、消毒剂标识卡、清 洁标识卡等。
12
记录的正确书写规范
按表格内容填写齐全，不得留有空格，填写内容真实、正确完整， 字迹清晰，易读，不得用铅笔填写，填写的内容不易擦除。不得提 前凭空臆造，也不得事后回忆补填 记录不得撕毁或任意涂改，需要更改时，应用“—”划去错误的，并 使划去部分仍可辨认，在其旁边写上正确的，说明更改的理由，并 签上姓名和日期
记录填写规范培训
2011.5
3.表单修改：在填写过程中如发生填写错误，需要修改 时，在错误填写处划单横线以示删除，并填写正确数 据，在修改正确数据后方加签修改人姓名并注明日期； （注：修改错误时，不得使用修改液、修改带，或用笔 直接涂抹，用横线删除内容应清晰可辨）。
4.记录填写不得有空项。如有的项目不用 填写时，应用 “/”（对角线）进行填充,以证明不是填写者疏忽遗漏。 时不得只写姓或名或繁 体字；品名应按标准名称写全称，当内容与上项相同 时应重复抄写，不得用“….”或“同上”表示。
6. 各班只要进行生产就要在操作人、复核人、工序负 责人栏处签字确认。
4.表单无须填写处，需用对角线填充，以证明不是填写 者遗漏，空白处无斜线或无填写者，视同漏填。
2011.5
5.受控、非受控表单填写与生产记录填写要求一样。严 禁用白纸或其他表单代替（如遇特殊情况下，如表单填 写满后，而无空白表单的情况下，不可在填满的表单空 白处继续填写，应及时与记录管理员联系领取新的表 单）。
b.收率率保留两位小数。如：14.23％ 。 注：四舍，六入，五留双 。 如：11.255%保留2位11.26%
11.265%保留2位11.26% 11.2551%保留2位11.26% 11.2651%保留2位11.27%
2011.5
1.各类表单的填写要求数据填写工整、无错别字、无反 复描写、易于识别，填写的数据字迹潦草、字迹模糊、 页面不整洁等均为填写不合格，表单填写必须用统一的 签字笔填写，不可用圆珠笔、钢笔、铅笔或其他笔类填 写。
记录管理培训
2011.5
记录填写规范.(精选)
记录填写管理规定
1记录由使用部门使用人员填写，填写记录必须使用圆珠笔。
2填写的记录要求字迹清晰、内容完整、数据准确，如实反映客观实际情况。
3记录填写要准确、及时，禁止记录使用人员虚填或编造记录。
4记录字体规定为仿宋体，字迹要清晰书写工整、字体大小均匀、整齐、清晰。
5不得撕毁或涂改记录，确系笔误需要更改时，可用“/ ”划改，在旁边重写并由划改人在划改处写明姓名和时间，例如：划改后应写明姓名加上2011年1月1日15：10。
6按规定填写记录，不得有遗漏、留空现象，无内容部分应用“/”划掉。
内容与上项重复时，不得用“……”或“同上”表示，应写明实际情况。
7有需要特别注意或提醒之处，要记在记事或备注栏中，如果记录表设置不全、有遗漏、有缺陷，记录人应将该记录的内容记在备注栏或记事栏中。
如仍不够则需暂时记在反面，随记录一并交接或保存，并在记录表中注明。
8填写者、审核者均应填全姓名，不得只写姓或名，若因故由他人代写记录，必须在备注栏中注明。
9填写日期一律横写，年份不得简写，如2011年1月1日不得简写成11/01/01或2011.01.01。
10填写原料和产品时必须按照相关的代号填写记录。
最新文件仅供参考已改成word文本。
方便更改。
记录填写规范
记录填写规范在生活和工作中，填写各种表格和文件是我们必不可少的一项任务。
无论是填写简历，还是登记个人信息，填写规范都是非常关键的。
一份规范的填写文件，不仅能够提高工作效率，还能够保证数据的准确性和完整性。
下面我将就如何规范填写表格和文件进行阐述。
一、填写表格前的准备工作在开始填写表格之前，我们应该先学习和熟悉表格的原始数据和填写规范。
如果填写的是公司的表格，最好先阅读公司的填写指南或者向管理员咨询。
此外，还应该清楚所填写表格的目的和使用范围，这样才能保证数据的准确性和完整性。
二、填写表格的注意事项1.首先，我们应该使用黑色或蓝色的钢笔进行填写，用铅笔和彩笔进行草稿。
2.全部用正楷字书写，字体应该清晰、条理分明。
如果需要更改，应该使用橡皮擦清除。
3.表格中所有空格必须填写完整。
如果不适用于你，应该在相关空格中注明“N/A”。
4.填写数字、日期和时间的时候，应该使用统一的格式。
例如，日期可以使用YYYY/MM/DD或者YYYY-MM-DD格式，时间可以使用24小时制或者12小时制。
需要特别强调的是，日、月、年的顺序应该遵循中国习惯，即年-月-日。
5.填写表格时，应该保持仔细、细致和耐心的态度。
这样能够保障表格的准确性和完整性。
三、填写简历的规范简历是我们向企业/机构展示自己工作经历和个人能力的关键文档，因此必须要规范地填写。
下面是填写简历的注意事项：1.正式的中文简历应该包括基本信息、个人档案、教育/学习背景、技能证书、工作经验和个人特点等几个部分。
2.在填写基本信息时，应该注重填写联系方式，包括手机号码、电子邮件、微信/QQ号码。
3.在填写教育背景时，应该注重填写毕业时间、学校所在地和毕业证书等相关信息。
4.在填写职业经验时，应该注重按照公司/机构的时间顺序列出工作经验，同时描述工作职责和成就。
5.最后，在填写个人特点时，应该突出自己的优势和特色，以吸引招聘者的注意。
四、填写财务报表的规范作为财务管理的重要环节，财务报表的规范填写非常重要。
记录填写规范
记录填写规范1、记录用笔要求：记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，这些笔能够确保记录不易褪色，不应用红笔、铅笔或可擦笔。
另外，尽量选用不带笔帽的记录笔，以避免笔帽脱落或丢失而在生产中引入异物风险。
2、记录的原始性和真实准确性：记录的填写必须及时、准确。
及时是指边操作、边记录，不能执行边操作边记录的，在工作结束后须完成记录工作，最多时限不超过当日。
记录应实事求是、严肃认真，不可以重新抄写和复印，更不可加以修饰和装点。
3、记录的清晰准确：记录的语言和用字都要规范，不但使自己能看清楚，也能使别人都看清楚。
既减少记录人员的工作量，又能表达明确的意思，让审核者或检查人员一目了然。
4、笔误的处理：记录填写出现笔误是不可避免的，但不要在笔误处乱写乱画，甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖。
正确的处理方法是：在笔误的文字或数据上，画一横线，再在笔误处的上行间或下行间填上正确的文字和数值，同时在旁边进行签名，并写上日期。
5、空白栏目的填写：有些记录在运作的情况下无内容可填，此时空白栏目的填写方法是在空白的适中位置用“/”杠掉，表示记录者已经关注到这一栏目，只是无内容可填；如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜线代之，但不可以用省略号或波浪线。
6、签名要求：记录中会包含各种类型的签名，有现场操作后的签名，有认可、审定、批准等签名，用中文签名时须签全名，不可只用姓或一个字替代。
这些签名都是权限和相互关系的体现，是记录运作中不可少的组成部分。
7、其他要求：记录时，如遇上下左右相同信息的情况，不能使用替代符号替代相同信息。
除有特殊要求（需列出特殊要求及其含义说明）和记录表格本身要求外，记录上不能使用任何颜色的笔划“√”、“X”或其它形式的符号。
良好的记录填写规范PPT演示课件
1 PBS pH 7.2
15 LBiblioteka 25 L, WF, 霍海琴 2008.9.10
2 PBS pH 7.4
NA, 霍海琴 2008.9.10
NA – not applicable不能应用 WF – Writing fault 书写错误 CF – Calculation fault 计算错误
•4
良好的记录填写规范 ——要点6
良好的记录填写规范 ——要点2
➢ 使用不褪色墨水填写 在记录我们公司的任何记录时，都应使用不褪色的笔
我们目前规定用黑色碳素墨水或黑色签字笔填写
不使用铅笔记录 不使用圆珠笔记录
•1
良好的记录填写规范 ——要点3
➢ 规范书写 • 字迹工整端正、不写在格子外 • 产品名称等应填写全名，操作人和复核人亲
自填写和签名。 • 清楚地记录日期、数据
务必使你的记录清晰，书写规范！
•2
良好的记录填写规范 ——要点4
➢记录内容必需填写完全
• 按表格内容填写齐全，不得留有空格 • 无内容填写的空格都需划上斜线。
1 PBS pH 7.2 2 PBS pH 7.4
NA, 霍海琴 2008.9.10
•3
良好的记录填写规范 ——要点5
➢规范的更正
记录不得撕毁和任意涂改，需更改时在原文 上划一横线，使原文清晰可辨，在旁边写上 正确内容，注明更改理由，再由更改人签名 签日，
➢及时填写记录 • 记录应在操作过程中及进进行，不得提前
或事后回忆补写记录。 • 每完成一个步骤 ，及时记录。 • 观察的同时在原文件上做记录
•5
良好的记录填写规范 ——要点7
➢记录整洁，内容清楚 • 保持记录卷面整洁 • 填写内表达清楚 • 尽可能详细记录
良好的记录填写规范
避免误差
在填写记录时应仔细核对 信息，避免因疏忽造成的 数据误差。
提高数据分析质量
准确的数据记录是进行科 学数据分析的前提，有助 于得出正确的结论。
信息完整性的需要
全面记录
记录应涵盖所有相关的重 要信息，不得遗漏关键数 据。
细节补充
在填写记录时应注意细节 的补充，以便于日后追溯 和审查。
完整性检查
格式不规范问题
总结词
格式不规范是记录填写中常见的问题之一，它可能导致信息 的可读性和可理解性降低。
详细描述
格式不规范可能是由于缺乏统一的格式标准、记录员对格式 要求不了解或过于随意的态度所导致。为了解决这个问题， 需要制定统一的格式标准并传达给记录员，同时加强对格式 的监督和检查，确保记录的规范性。
良好的记录填写规范
目 录
• 记录填写的重要性 • 记录填写规范的核心要素 • 良好记录填写的实践方法 • 记录填写的常见问题与解决 • 记录填写的法律责任与风险控制 • 良好记录填写的益处与推广价值
01 记录填写的重要性
数据准确性的需要
01
02
03
确保信息真实
记录填写应准确反映实际 情况，不得随意编造或歪 曲事实。
提升管理质量
强化流程管理
良好的记录填写规范有助于强化流程管理，确保各项工作按照规 定流程进行。
提高决策的科学性
规范化的记录可以为决策提供准确、全面的信息支持，提高决策的 科学性和有效性。
促进持续改进
通过记录填写规范，可以系统地收集和分析数据，发现管理中的不 足之处，促进持续改进。
促进信息共享与交流
05 记录填写的法律责任与风 险控制
遵守相关法律法规
遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，确保记录 的合法性和合规性。
记录的正确书写规范
3
前 言
《医疗器械生产质量管理规范无菌医疗器械现场检查指导原则》食 药监械监„2015‟218号 :
• 记录不得随意涂改或销毁，更改记录应当签注姓名和日 期，并使原有信息仍清晰可辨，必要时，应当说明更改 的理由。 • 记录的保存期限至少相当于生产企业所规定的医疗器械 的寿命期，但从放行产品的日期起不少于2年，或符合 相关法规要求，并可追溯。
前 言
如果说公司的体系文件是树干，那么每一个记录就是一 片树叶。 记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体 系文件的一个重要组成部分。
记录必须如实记载生产、检验、销售等质量的形成过程 和最终状态，真实、有效地反映公司质量控制的状况， 同时也能为质量管理人员的日常监管和评审提供重要的 依据。
△ 2017年安徽省共通报飞行检查6次（其中1家涉嫌违法生产， 已由太和县食品药品监督管理局立案查处），全部5次检查一共 有58个不符合项，其中提及记录的不合格项共计19个，占比 32.7%。
5
前 言
安徽省2017年飞检提到记录书写不规范的缺陷项目，检查老师：朱 德宏（安徽省医疗器械监管处副处长）、马丽、袁媛、陈颖川
记录的正确填写也间接地反映了我们每个员工的工作态 度和工作质量，工作质量是保证质量体系良好运行的前 提条件。
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记录的分类
1、人员管理：员工培训记录、培训档案、健康档案等 2、物料管理：采购记录、验收记录、入库记录、请验单、 发放记录、不合格品处理记录等。 3、生产管理：批生产记录、批包装记录、合箱记录、生 产偏差处理记录等。 4、质量管理：检验记录、培养基配制记录、菌种记录、 留样观察记录等。 5、设备管理：设备运行记录、维修保养记录、开箱验收 记录等。 6、卫生管理：消毒剂记录、工作服清洗发放记录、人员 洗手记录、清场记录等。 7、销售管理：产品销售记录、退货记录等。 8、标识：生产状态卡、物料状态卡、消毒剂标识卡、清 洁标识卡等。
记录填写规范要求
一、质量记录的定义：“质量记录”是体系文件的组成部分。
质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系有效运行的证实。
“记录”是记载过程状态和过程结果的文件。
二、质量记录的作用：质量记录是质量管理的一项重要基础工作，是质量体系中的一个关键要素，其主要作用有：•质量记录是信息管理的重要内容。
离开及时、真实的质量记录，信息管理就没有实际意义。
•质量记录是记载过程状态和过程结果的文件。
•质量记录是一种客观证据，是一个组织质量保证的证实文件。
•质量记录为采取预防措施和纠正措施提供了依据。
•质量记录有利于产品标识和可追溯性。
三、记录填写原则：及时、准确、清晰、完整1) 及时：数据产生当时记录，尽量不要回忆性记录，以免数据可信度不高,对后期质量分析造成误导；2) 准确：数据产生按实记录，不得随意估量数据，数据位数、单位要明确，以免造成数据出现偏差，不能体现真实情况；3) 清晰：数据记录时需字迹工整，清晰可认，不易擦拭，不易造成误读；4) 完整：填写记录时信息应记录完整，不得简写、缩写、空白，应标明尽可能多的数据，避免造成差错；四、记录填写规范：1)数据记录应由数据产生人亲自填写。
2)数据记录应在数据产生后第一时间记录在案。
3)数据与数据之间应留有适当的空隙，小数点标识清晰，单位、符号等使用准确；4)有具体读数的数据应记录实际数值并尽量保证最大精度，当小数点后尾数过多时，约至小数点后2位。
5)日期填写：填写标准统一为“年（4位）.月（2位）.日（2位）”，如2010.03.05；6)时间填写：填写标准统一为“时（2位）:分（2位）”，如09:20，时间为24小时制，下午4点需填写为16:00，而不是04:00；7)书写时应注意按区域填写，不许错格填写或越出对应的区域8)文字类需字迹工整、清晰、他人可辨，不得填写草书、艺术字；9)统一使用中性笔、签字笔、板笔填写，不得使用其他笔填写；10)如遇相同内容时，需重复填写，不得填写为其他任意文字及符号；11)笔误的处理：记录不得随便更改，填写记录时如遇填写错误，不准使用涂改液和修正纸等其他办法修改，应在原数据处用单横线“——”删除内容，保持原数据可辨认，在数据旁填写正确数据，签名及更改日期。
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2 PBS pH 7.4
NA, 霍海琴 2008.9.10
NA – not applicable不能应用
WF – Writing fault 书写错误
CF – Calculation fault 计算错误
A
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良好的记录填写Biblioteka 范 ——要点6➢及时填写记录 • 记录应在操作过程中及进进行，不得提前
或事后回忆补写记录。 • 每完成一个步骤 ，及时记录。 • 观察的同时在原文件上做记录
良好的记录填写规范 ——要点1
➢实事求是，如实填写记录 看到什么写什么 是多少写多少 是什么写什么 清楚表达
绝不随意填写 绝不伪造和谎报
A
1
良好的记录填写规范 ——要点2
➢ 使用不褪色墨水填写 在记录我们公司的任何记录时，都应使用不褪色的笔
我们目前规定用黑色碳素墨水或黑色签字笔填写
不使用铅笔记录 不使用圆珠笔记录
A
6
良好的记录填写规范 ——要点7
➢记录整洁，内容清楚 • 保持记录卷面整洁 • 填写内表达清楚 • 尽可能详细记录
便于将来更好地理解。
A
7
1 PBS pH 7.2 2 PBS pH 7.4
NA, 霍海琴 2008.9.10
A
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良好的记录填写规范 ——要点5
➢规范的更正
记录不得撕毁和任意涂改，需更改时在原文 上划一横线，使原文清晰可辨，在旁边写上 正确内容，注明更改理由，再由更改人签名 签日，
1 PBS pH 7.2
15 L
25 L, WF, 霍海琴 2008.9.10
A
2
良好的记录填写规范 ——要点3
➢ 规范书写 • 字迹工整端正、不写在格子外 • 产品名称等应填写全名，操作人和复核人亲
自填写和签名。 • 清楚地记录日期、数据
务必使你的记录清晰，书写规范！
A
3
良好的记录填写规范 ——要点4
➢记录内容必需填写完全
• 按表格内容填写齐全，不得留有空格 • 无内容填写的空格都需划上斜线。