记录填写规范
记录填写规范
记录填写规范1. 目的：为规范记录的填写，体现记录的原始性、准确性和可追溯性，特制定本要求。
2．范围：与公司质量管理体系有关的记录、文档等。
3．责任：各部门、车间、办公室记录填写人员。
4．要求：4.1 记录必须及时、内容真实；岗位操作人员须按操作顺序填写，不得提前或拖后。
4.2 文字、数字书写要标准，要求不出格，一般占表格1/2到2/3的范围，并略偏于格子下方。
4.3字迹清晰端正，记录除需复写者用圆珠笔填写外，其它一律用钢笔或黑色签字笔（中性笔）填写，笔画应粗细均匀。
4.4记录填写应完整，不得有空缺，如无内容填写，须用“—”表示（“备注”除外），或者当一页中底部或一侧剩余有若干空格无内容可填时，可加盖“以下空白”的签章，以示再有内容属无效内容。
对需复写的多联表格应在每联分别加盖“以下空白”的签章。
4.5内容与上项相同时，应重复抄写，不得用“··”、或“同上”表示。
4.6数字要上下对齐，左右对齐并按规定保留小数位数，且小数点后数字应比整数数字提高半格书写。
4.7原始记录不得撕毁和任意涂改，确定需要修改时要用一横线划去，在旁边填写正确内容并签名（对确实无地方签名的表单，可加盖个人印章），并使原数据仍可辨认，切不可用刀刮、修改液涂改、橡皮擦或有重笔描写。
4.8日期一律按年、月、日顺序横写，年份必须按四位数填写，不能简写，如：2001年5月7日，“2001年”不得写成“01”，“5月7日”不能写成“5/7”或“7/5”，应写成2001.05.07；按规定除年按四位数填写外，月、日应按两位数填写，一位数月、日前应加“0”，如5月7日应写成“05月07日”，免除将1月、2月改为11月、12月和将1～９日改为11～19日和31日的可能。
4.9时间的小时、分一律用两位数字填写，并以“：”分开。
三班连续操作时间应按照00:00～24:00填写。
如：“20:00”不能写成“08:00”；03月08日的00:12不能写成03月07日的24:12。
记录填写管理规定
文件制修订记录目的:保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。
适用范围: 各类台帐、卡片、凭证、记录等。
职责:各部门对本规定的实施负责，质量保证部负责进行监督检查。
规定:1. 记录（凭证）是数据性文件，必须做到及时填写，内容真实，字迹清晰、易读，不易擦除。
生产管理质量活动均有记录，记录应留有填写数据的足够空格。
记录应保持清洁，不得撕毁和任意涂改。
2. 生产和检验设备自动打印的记录、图谱和曲线图等，应标明产品或样品的名称、批号和记录设备的信息，操作人应当签注姓名和日期。
采用自控系统的湿热灭菌柜和干热灭菌柜，应定期将独立的温度显示器的读数与灭菌过程中记录获得的图谱进行对照。
3. 记录填写要求：3.1. 记录填写使用黑色或蓝色墨水笔，不得使用铅笔或圆珠笔。
3.2. 记录必须由操作者本人填写，多人操作时，所有操作者都应填写自己操作部分的记录。
操作者和复核者均应签注姓名和日期，签名应填写全名，不得只写姓或名。
质量检验部气相色谱仪、高效液相色谱仪等仪器，因仪器操作系统不接受中文输入的，打印出来的图谱、曲线图操作者可以为姓名代码。
姓名代码表由质量检验部制定并归档保存。
3.3. 原辅料、半成品和产品的名称应按工艺规程等标准规定的名称填写，不得简写。
3.4. 各类记录应在完成操作后及时填写，不得超前记录或回顾性补记、转抄。
3.5. 记录填写时应字迹清晰，数据完整，不得遗漏，不得擅自用记号、简称填写记录。
3.6. 记录填写所用阿拉伯字：1、2、3……，必须书写规范，填写后能够被直接辨认。
任何无法辨认的记录均为无效记录。
3.7. 填写日期一律横写，不得简写。
如：2024年8月1日的正确书写方法是2024.8.1或2024.08.01。
如为电子数据可为2024.08.01。
3.8. 所填写内容与上项相同时，应重复填写，不得用“＂”或“同上”表示。
3.9. 记录不得留有空格，若无内容填写时应在空格处及对应的“操作者、复核者”内填写记录的人划一横线“________”，以证明不是填写者遗漏，但不必签名和日期。
记录单填写规范
记录单填写规范在生活中，我们难免需要填写各种各样的表格，而填写表格中最基本的部分就是填写记录单，这是我们日常工作中必需的一项技能。
正确、规范填写记录单可以提高工作效率，降低出错率，也为以后的数据整理和分析提供方便。
下面，我们就来详细了解一下记录单的填写规范。
1. 填写标题记录单的标题应与记录内容相符，简洁明了。
应该把标题放在记录单的最上面，字体应该比正文稍大，并使用粗体或者加粗来强调。
同时应该注意标题的格式应该与内容保持一致，例如，如果内容是英文，标题也应该用英文。
2. 填写日期记录单中最重要的一部分就是记录日期。
日期的位置通常在记录单的左上角或右上角，标注日期的形式一般使用年份、月份和日期，如果是24小时制，还可以标注具体时间。
同时注意日期的格式应该统一，例如2022年1月1日可以写为2022-01-01。
3. 填写姓名如果是多人开展的活动，应该在表头处填写姓名，以便清楚地识别每个人的记录。
该部分可以将表头或者表格的第一列留出空白填写。
4. 填写内容填写记录单中最基本的内容，就是正确、规范地记录内容。
所有的细节都应该被记录下来，包括发现的问题、观察到的现象、解决方法、完成的工作等等。
同时，要注意用简洁明了的语言描述过程以及结果，用一些简短的词汇来总结每个记录。
5. 书写顺序正确的书写顺序是从上到下，从左到右。
在填写记录单的时候，不要跳行或者跳列，因为这样会混淆数据，增加整理和分析的负担。
另外，要保持记录模板的统一性，以便管理层方便统计和分析数据。
6. 格式规范填写记录单之前，我们应该预先设计和制定好表格的格式，这样可以使表格更加易于阅读和整理。
格式规范包括表格的设置、列宽和行高、字体和字号以及边框线的使用等等。
同时，要避免在记录单中使用无关的图案或图片，以免干扰正常记录和管理。
总结正确、规范地填写记录单不仅可以保证数据的准确性，同时也方便进一步的数据整理和分析。
在填写记录单的时候，我们要注意标题、日期、姓名、内容、书写顺序以及格式规范，充分利用数据分析工具，保证数据的准确性和完整性，这样才能有效地利用和管理数据。
良好记录填写规范
观察的同时记录.
5.3 应随时或随后在工作记录上签名并注明日 期(如果多个记录项由同一记录人完成，允许 使用大括号将这些记录项标注后由该记录人共同签 署 )。
5.4 只能对你完成的工作签字或对被授权的 工作签字。
5.5 质量记录应该有总页码，如 1of 5, 1/5。 每页质量记录的附件应包括适当的标识以便可 以清楚地追 回至该产品或质量记录。
5.6 书写应准确清晰。
5.7 以任何方式记或NA”（不适用）或在空格 处划斜线。在多选一的选项中，不需要填写“N/A或 NA ”，在一份表格中不引起歧义的地方不需要写“N/A或NA ” 和斜线。
产品编号 4342232
WI号 N/A
热处理炉号
5.9 不正确的书写不能被删除、擦去、刮掉或 被涂改的难以辨认。
良好记录填写规范
5.1记录应不易擦掉（永久的），应使用可复 制的媒体。
禁止使用铅笔
1. 不使用铅笔填写记录； 2. 不适用褪色墨水填写记录；
禁止使用褪色笔
5.2 应即时记录所获取的原始数据以保持其可检索 及可追溯。
记录应在操作过程中及时填写，不得 提前后事后回忆补写记录；
每完成一个步骤，及时记录；
记录填写规范培训
2011.5
3.表单修改：在填写过程中如发生填写错误，需要修改 时，在错误填写处划单横线以示删除，并填写正确数 据，在修改正确数据后方加签修改人姓名并注明日期； （注：修改错误时，不得使用修改液、修改带，或用笔 直接涂抹，用横线删除内容应清晰可辨）。
4.记录填写不得有空项。如有的项目不用 填写时，应用 “/”（对角线）进行填充,以证明不是填写者疏忽遗漏。 时不得只写姓或名或繁 体字；品名应按标准名称写全称，当内容与上项相同 时应重复抄写，不得用“….”或“同上”表示。
6. 各班只要进行生产就要在操作人、复核人、工序负 责人栏处签字确认。
4.表单无须填写处，需用对角线填充，以证明不是填写 者遗漏，空白处无斜线或无填写者，视同漏填。
2011.5
5.受控、非受控表单填写与生产记录填写要求一样。严 禁用白纸或其他表单代替（如遇特殊情况下，如表单填 写满后，而无空白表单的情况下，不可在填满的表单空 白处继续填写，应及时与记录管理员联系领取新的表 单）。
b.收率率保留两位小数。如：14.23％ 。 注：四舍，六入，五留双 。 如：11.255%保留2位11.26%
11.265%保留2位11.26% 11.2551%保留2位11.26% 11.2651%保留2位11.27%
2011.5
1.各类表单的填写要求数据填写工整、无错别字、无反 复描写、易于识别，填写的数据字迹潦草、字迹模糊、 页面不整洁等均为填写不合格，表单填写必须用统一的 签字笔填写，不可用圆珠笔、钢笔、铅笔或其他笔类填 写。
记录管理培训
2011.5
生产记录填写规范要求
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. 生产记录填写规范要求
一、记录填写原则：及时、准确、清晰、完整
1)及时：数据产生当时记录，尽量不要回忆性记录，以免数据可信度不高
对后期质量分析造成误导；
2)准确：数据产生按实记录，不得随意估量数据，数据位数、单位要明确，以免造成数据出现偏差，不能体现真实情况；
3)清晰：数据记录时需字迹工整，清晰可认，不易擦拭，不易造成误读；
4)完全：填写记录时信息应记录完整，不得简写、缩写、空白，应标明尽
可能多的数据，避免造成差错；
二、记录填写规范：通常填写数据时，会有标准表格，填入相应空格时要求如下：
1)书写时应注意按区域填写，不许错格填写或越出对应的区域；
2)数据与数据之间应留有适当的空隙，小数点标识清晰，单位、符号等使
用准确；
3)文字类需字迹工整、清晰、他人可辨，不得填写草书、艺术字；
4)统一使用中性笔、签字笔、板笔填写，不得使用其他笔填写；
5)如遇相同内容时，需重复填写，不得填写为其他任意文字及符号；
6)日期填写：填写标准统一为“年（4位）.月（2位）.日（2位）”，如2010.03.05；
7)时间填写：填写标准统一为“时（2位）:分（2位）”，如09:20，时间为24小
时制，下午4点需填写为16:00，而不是04:00；
8)填写记录时如遇填写错误，应将现有生产记录重新抄录一份并废弃错误
生产记录，力求生产记录无任何涂改；
9)如记录中有空格无内容填写时，应在空格处用斜线划去；
10)数据记录应由数据产生人亲自填写，如代为填写时，需经本人复核；
备注：重点标注部分规范属于记录填写“基本要求”！
2017.12.20。
记录填写规范
记录填写规范文件编号：GZ-WI-QC-001版本：A0编制：** 审核：** 批准：**为了规范公司各部门记录的填写，保证检验数据的真实性、完整性、准确性，能方便的追溯产品质量状况及检验情况，特制定本规范。
二、适用范围：公司所有记录。
三、职责：各部门：负责按照本规范进行记录填写；技术品质部：负责记录存档时检验记录填写是否符合本规范。
四、内容：4.1记录表单的有效性使用现行有效的空白的记录表单，不得使用已过期作废版本的空白记录表单；如使用电子版空白记录直接填写电子版文件则必须经过文件管理部门同意，且电子版记录在填写完好后填写人必须再打印为纸质版。
填写人对打印出的纸质版记录进行签字后方可视为该份记录为有效记录。
4.2记录填写规范4.2.1所有记录必须如实、真实填写，及时完整记录，不得写回忆录，更不能造假，原则上有操作人亲自填写，做什么就写什么。
4.2.2记录填写应用蓝色或黑色签字笔，不能用铅笔或圆珠笔。
字迹要求清晰工整，易于识别。
4.2.3检测项目等项目名称一般不得简写，应写全名（国家或行业规定可以简写的名称或行业通用的项目简写名称除外）。
4.2.4操作人和复核人应写全名，不得只写姓或名，如果一列或一行均为同一人签名，应逐一全部签全名，不能简写符号等方式表示。
4.2.5记录内容应填写齐全，不得在记录表单上留有空格或空白处。
如无内容填写时要用“/”划掉，必要时说明原因（如“此处不适用”）内容与上项相同时应重复抄写，不得用简写符号或者“同上”等形式填写。
4.2.6如记录内容过多填不下，则可另附纸与其上并在原处记录处做说明（如“以下记录参见附页”），且附纸上应有记录人签名和日期。
4.2.7任何记录不得撕毁、损坏和任意涂改。
4.2.8打印纸要求：所有受控记录均不能有“再用纸”和“废纸”打印，即记录背面应为空白纸张，不得有无关文字。
4.2.9日期的填写4.2.9.1记录中填写的日期一律不得简写，应包括年月日。
原始记录填写规范
原始记录填写规范胡兴桃
1.记录必须从第一页开始填写，不要把第一页空出来而从第二页开始填。
2.如果格宽够用，不要把字写到格外去，保持记录本的完整，不许沾染污渍。
3.不得用“√”、“×”等符号来简化书写;不得用重复符号“‥”、“同上”“/”或
其他符号简化书写。
4.有数据的一定要填。
因停车、检修或其他原因导致的数据不全的，缺失的数据可以不填，但务必在相应栏中填写说明情况或停车原因。
5.有开有备的设备记录或岗位记录，只需在开车的栏内填写，备用或闲置设备不用填写。
6.备注栏写明设备异常情况、异常时间、修复时间、交接情况等。
7.在封皮上写上完整的年份、月份。
8.临时增加的或特别注明的内容，若记录本上没有设相应的栏，请写在备注栏或相当于备注的栏中，不要写在页边上。
9.表格里要求填的数据必须填写完整不得乱填、漏填，车间将不定期的检查记录的填写情况，有没按要求规范填写的岗位将给予一定的经济处罚。
10.记录务求清楚，如实填写、不得漏填、虚填、写明具体原因。
11.内容请用黑色签字笔填写，避免错别字，不许用简化字和繁体字，字迹要清楚、工整，以便查阅，不许潦草乱画。
12.每月开始领的记录本要求第一个班在记录本的右下角开始编号（1、2、3、4、5、、、、以此类推到最后一页）。
记录填写规范
记录填写规范1、记录用笔要求：记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，这些笔能够确保记录不易褪色，不应用红笔、铅笔或可擦笔。
另外，尽量选用不带笔帽的记录笔，以避免笔帽脱落或丢失而在生产中引入异物风险。
2、记录的原始性和真实准确性：记录的填写必须及时、准确。
及时是指边操作、边记录，不能执行边操作边记录的，在工作结束后须完成记录工作，最多时限不超过当日。
记录应实事求是、严肃认真，不可以重新抄写和复印，更不可加以修饰和装点。
3、记录的清晰准确：记录的语言和用字都要规范，不但使自己能看清楚，也能使别人都看清楚。
既减少记录人员的工作量，又能表达明确的意思，让审核者或检查人员一目了然。
4、笔误的处理：记录填写出现笔误是不可避免的，但不要在笔误处乱写乱画，甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖。
正确的处理方法是：在笔误的文字或数据上，画一横线，再在笔误处的上行间或下行间填上正确的文字和数值，同时在旁边进行签名，并写上日期。
5、空白栏目的填写：有些记录在运作的情况下无内容可填，此时空白栏目的填写方法是在空白的适中位置用“/”杠掉，表示记录者已经关注到这一栏目，只是无内容可填；如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜线代之，但不可以用省略号或波浪线。
6、签名要求：记录中会包含各种类型的签名，有现场操作后的签名，有认可、审定、批准等签名，用中文签名时须签全名，不可只用姓或一个字替代。
这些签名都是权限和相互关系的体现，是记录运作中不可少的组成部分。
7、其他要求：记录时，如遇上下左右相同信息的情况，不能使用替代符号替代相同信息。
除有特殊要求（需列出特殊要求及其含义说明）和记录表格本身要求外，记录上不能使用任何颜色的笔划“√”、“X”或其它形式的符号。
良好的记录填写规范
避免误差
在填写记录时应仔细核对 信息，避免因疏忽造成的 数据误差。
提高数据分析质量
准确的数据记录是进行科 学数据分析的前提，有助 于得出正确的结论。
信息完整性的需要
全面记录
记录应涵盖所有相关的重 要信息，不得遗漏关键数 据。
细节补充
在填写记录时应注意细节 的补充，以便于日后追溯 和审查。
完整性检查
格式不规范问题
总结词
格式不规范是记录填写中常见的问题之一，它可能导致信息 的可读性和可理解性降低。
详细描述
格式不规范可能是由于缺乏统一的格式标准、记录员对格式 要求不了解或过于随意的态度所导致。为了解决这个问题， 需要制定统一的格式标准并传达给记录员，同时加强对格式 的监督和检查，确保记录的规范性。
良好的记录填写规范
目 录
• 记录填写的重要性 • 记录填写规范的核心要素 • 良好记录填写的实践方法 • 记录填写的常见问题与解决 • 记录填写的法律责任与风险控制 • 良好记录填写的益处与推广价值
01 记录填写的重要性
数据准确性的需要
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确保信息真实
记录填写应准确反映实际 情况，不得随意编造或歪 曲事实。
提升管理质量
强化流程管理
良好的记录填写规范有助于强化流程管理，确保各项工作按照规 定流程进行。
提高决策的科学性
规范化的记录可以为决策提供准确、全面的信息支持，提高决策的 科学性和有效性。
促进持续改进
通过记录填写规范，可以系统地收集和分析数据，发现管理中的不 足之处，促进持续改进。
促进信息共享与交流
05 记录填写的法律责任与风 险控制
遵守相关法律法规
遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，确保记录 的合法性和合规性。
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四、记录填写要求
10.记录修改：当出现填写错误时，应在错误内容上划 一横杠，保证被更改的内容清晰可辩，并在旁边填写 替换内容，更改人应在更改处签名并标注日期。必要 时需将变更原因记录在空白处。 11.批检验记录填写注意事项 11.1 批检验记录的内容 请检单、检验原始记录、检验报告单、OOS调查记录。 A. 检验原始记录 标准品信息、化学试剂信息、溶液配制信息、仪器信 息、环境信息、操作信息、数据信息、操作方法、检 验结论、检验人签名、图谱等信息。
四、记录填写要求
6.记录表格中不应有未填的空项，如无内容可填时应 在该项中画一斜线“/”以证明不是填写者疏忽。当本 次操作结束后还有空余表格时用一斜线（对角线）将 下面空白划掉并签名和日期。 7.记录填写要做到内容真实、准确、完整。 8.记录填写必须及时填写，不得漏记、提前或滞后填 写。 9.产品的名称不得简写，应写全称；内容与上项相同 时，应重复抄写，不得用“同上”等类似符号表示。
三、原始记录的范围
1.取样记录。 2.检验记录或实验室工作记事本。 3.检验设备打印的记录、图谱和曲线图等。 4.实验室日志，包括检验台帐、仪器的维护和使用日 志、色谱柱使用记录、标准品使用记录等。 5.电子数据处理系统或其他可靠方式记录的数据资料。 6.检验设备和仪器的确认和校准记录。 7.计量器具的校准记录。 8.验证方案和报告。
四、记录填写要求
1.记录必须用黑色水笔填写 2.字体端正，字迹清晰，不得乱涂乱画，不得撕毁。 3.记录填写签名应亲自签名，不得简写更不得代签。 4.日期填写应横写，书写方式应为“年.月.日”的形式， 例如2011.10.01，时间采用24小时制，格式为× ×： × ×，例如零点记为00：00而不是24：00。 5.记录中无须填写数字、只要进行项目确认时符合用 “√”，不符合用“×”表示或存在多个备选项目时， 在应选项目上用“√”表示。
三、记录填写要求
格式：采用操作SOP后附的专用检验记录，如无则采 用通用的检验记录“常规项目检验原始记录”、“高 效液相色谱检验原始记录”等 。 B.检验报告单 内容：样品名称、请验部门、请验数量、请验日期、 生产日期、报告日期、复验日期、报告编号及质量标 准、检验依据、检验结论、检验人、检验日期、复核 人、复核日期等。 格式：如有SOP规定的专用报告单则用专用报告单， 如无则采用通用报告单。
记录填写规范
培训人：陈志华 日 期：2011年10月
一、培训目的
1.规范所有记录的填写。 2.保方便地追溯检品的质量状况及检验情况。
二、范围
1.岗位操作记录、批检验记录、培训记录。 2.物料、物件、设备、和操作室等的状态单、 证、卡、牌等各类标志。 3.设备台帐、检验台帐等各类台帐。 4.申请报告、工作总结报告、产品质量分析报 告等各类报告。