文书档案管理的电子信息分析
当前电子档案优势及问题分析
当前电子档案优势及问题分析在电子信息技术发达的今天，档案事业需顺应时代发展的变化，必须有效地使用其先进技术。
在我国，档案信息化已不同于传统纸质式的管理，越来越多高效便捷的电子档案出现在人们的面前，不断开拓使用的电子档案资源，致使电子档案的建设势在必行，完全开放取代传统封闭性，提高工作效率及利于保管等诸多优势，一直得到人们的肯定。
电子档案存在着其较多的必要性，但随时代的不断进步，在未来档案建设中，电子档案还是会同纸质档案一并发展。
1.电子档案存在的优势同记录信息介质为纸张的传统纸质档案相比，电子档案则有着明显的优势，它运用电脑技术将档案以代码方式保存在某种介质（如光盘、磁带等）里。
如今，电子档案受欢迎程度越来越高，与其不可取代的明显优势不可分。
1.1降低档案管理者的工作强度，提升了相应的工作效率知识时代的到来，使得如今的归档，在网络体系下不仅能拥有高效便捷的处理方法，且对于使用信息渠道来说，更有其快速性。
避免以往传统档案归档前需立卷，找寻时检索方法上的不便，大大降低管理者的工作强度，缩短检索档案的时间，提升管理档案的品质，并让档案管理者摆脱了传统无趣的手工式工作。
当运用微机处理档案时，能用以“件”替换掉以“卷”来归档档案。
正因达到档案随机管理性，可丢弃以往集中式的立卷，变成如今随时随地处理档案。
如此工作量的分散，不仅增加电子档案立卷量，且满足实时归档的便捷管理，由此提升档案检索的使用率。
1.2电子化管理档案有助于档案的保密性传统档案的查找与阅读，一般都是选择整卷供以查找人员使用，可使用人员仅需其中的一小部分档案文件，便可完全查看到整卷的档案文件，对于档案管理的保密性来说，这是完全不合理的。
而当档案管理电子化后，便能依照使用人员所需来提供其文件内容，这样使用人员便不能完全地查看到文件的其他部分内容，由此实现档案的保密性需求。
1.3电子化管理档案有助于档案文件遗漏补缺以往档案立卷若遇上其档案文件无法搜集齐全或是有遗漏的情况出现，需将装订好的档案重新拆除，并补全后再次立卷归档。
浅谈文书档案的信息化管理
பைடு நூலகம்
、
４ 、 电子档案存在不兼容 问题 。各软件开发公司 由于经济利益的需 要或发展方 向的不同 ， 很多 电子设 备之间都是不兼容 的。电脑软件开 发的通用性差 ， 不同的系统生成不 同的电子文件 ， 相互不 能通用 ， 或是 不能实现格式 的转换 ， 这也为档案 管理 人员增加 了一定 的＿ Ｔ 作量和一 笔不菲的支出。
进 一 步 发 展 的软 肋
针对以上种种 在文书档案信息化 管理应 用中 出现 的实 际问题 ， 结 合专家的意见及工作实践 ， 本人提出以下几点建议 ， 以供商榷。 第一 ， 要从 源头上对 电子 文书档 案的真实性进行控制 ， 与打印 出来 的文稿核对一致后 进行存 档。在归档过程 中， 要做好档案 的加密 ＿ 『 作， 由档案人员 一手进行归集 、 整理 ， 不 要交由其他不相 关的人员经手 ， 防 止信息的丢失与误操作 。 第二 ， 在电子档案的传输 与共享过程 中， 对 电脑进行必要 的定期杀 毒和维护 ， 做好 档案的保密工作 ， 对 密级较高 、 不宜公 开的档案进行特 殊保护和处理 ， 不能共享的文件绝 不能泄漏出去 。在档 案共 享的过程 中， 也要做好档案的保护工作 ， 对 档案管理软件要进行定期升级和维护 管理 ， 这样才能更好地发挥档案应有的作用 。 第三 ， 对 档案管理人员进行定期 和不定期 的教育培训 ， 提升业 务素 质。不断学习是获得知识 、 提高素质 的根本途径 。要建立 自 学为 主、 培 训为辅的学习模 式 ， 逐步形 成可持续终 身教育机制 ， 以保证档案管理人 员的素质 随着 时代变化而不断提高 。建立一定的学 习激励 机制 ， 把档 案业务学 习成绩 作为业绩考核 的一 部分 ， 提高档案管理 人员学习 的积 极性和 主动性 。加大档案部 门间 、 区域问系统合作 的力度。通过各种 形式的交流 ， 多学习兄弟单 位和科 （ 室） 利用档案资源 的先进经验 ， 不断 增加档案部门和档案人员 的信息源 ， 拓展其创新思维 。 第四 ， 在计算机硬件和软件建设 和投入 上下功夫 ， 不断改善硬件 和 软件 的使用 环境 。增加对硬件 和软 件的投入 ， 找 到适合 本单位的软硬 件设施 ， 能解决大部分的文档不兼 容问题 ， 并且 可以寻求相关 的软件专 家的帮助 。同时 ， 由于科学技术的不断发展 ， 原有 的计算机硬件及软件 下产生的文件已不能适 应现有条件下存贮 的需要 。对 于长 久保存 的电 子文件 ， 需要定期进行 复制 ， 以适应更高载体的要求 。 四、 结束语 文书档案作 为档案管理工作 的重 要组成部分 ， 它 不仅记载着一个 单位在一 定时期的发展轨迹 ， 同时也客观真实地 反映着社会发展进 程 中的某些重要事件 。随着信息化时代 的到来 ， 科学技 术的不断进 步 ， 档 案信息化管理 已成为当前社会发展中主要的档案管理 手段 。文书档 案 信息化管理 已经逐步取代老式的纸质档案管理 ， 做好电子档案管理 ， 确 保 电子档 案能够安全可靠地处 于可准确提供利用 的状态 ， 可 以使档 案 发挥更大 的社会价值 ， 提供更多的经济效益 ， 使其在社会生 活中发挥更 大 的作用 。
电子档案管理工作分析
一
Ｂ． 账簿 。 企业会计 账簿 内容 已进入 计算机管理 系统 ， 现在看到 的实物实 际 上是 计算 机的 打 印件 ， 计算 机账簿 的格 式 比较统一， 其 内容 也可 以光 盘形 式保 存。 但光盘 归档时必 须启用账 簿交接表 ， 填 明机构 全称 、 账簿名称 、 编号 、 账簿 页 数、 启用 日期 ， 负 责人 、 主管 会计 、 审核 、 记 账等人 员必 须签名 ， 以增强账 簿 的真
实性 和凭 证作 用 。
、
各部 门联 合抓 好电 子档案 的归 档
与纸质 文件相 比， 电子 文件归档 所涉及 的 问题 更加广泛 ， 受制 约 因素 多 ，
仅靠档案 部门独家 很难完 成 ， 应采取 电子 文件形成 部 门、 档案部 门 、 计算 机与信 息管理 部 门三结合 的方 法。 电子文 件形 成部 门熟悉各 项管理 业务 ， 了解 电子 文 件的 自然 形 成 规 律 和 历 史 联 系 ， 是承担 归档 工作 的主 要责 任者 ， 在 鉴定 工作价 值 时最有 发言权 ； 档 案部 门掌握 归档 的原则 、 方法 ， 又了解全 局情况 ， 可 以发挥 把 关和统筹 作用 ； 计 算机 与信息 管理部 门既是 电子 文件 的形成 单位 ， 又 是设计 和维 护信 息管 理 网络 、 管理 电子 信息 的专业 技术部 门 ， 在 电子文件 归
磁盘 时要认 真把好 质量 关 。
＝． 提 高 专业技 术搞 好 电子档 案的整 理
目前 ， 电子文件 归档 的类型 有磁盘 、 光盘、 磁带 ， 为 了做 好这项 工作 ， 应 按
档 案种类 分别 整理 组盘 。 １、 文 书 电子 档 案 整 理
文书档案管理信息的电子化应用
网络化・电子化・数字化办公室业务・office opertions137办公室业务2012・8文/延边州足球俱乐部俞锦福探讨文书档案管理信息的电子化应用【摘要】文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。
文书档案管理信息的电子化应用对提高文书档案管理的水平，及时提供准确、完整的档案信息具有重要作用，但是在电子化的过程中也遇到了一些问题。
笔者将探讨文书档案管理信息的电子化的优缺点，同时对其劣势提出解决办法。
【关键词】文书档案；电子化目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。
一、文书档案管理信息的电子化的优点首先，使用方便，便于检索，办公效率大大提高。
电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。
计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。
它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。
电子档案使得人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，时间大大缩短。
因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。
第二，信息易于保管。
与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。
电子档案但它最大的有点是存储在DVD 、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力。
所以，它的特点是存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。
第三，电子传输，实现资源的共享。
在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。
这在一定程度上造成了资源的浪费。
信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。
电子信息技术在档案管理中应用论文
浅谈电子信息技术在档案管理中的应用摘要：档案是一种珍贵的历史材料，具有很高的参考价值和利用价值，它是人类社会在不断的发展过程中形成的。
受早期技术条件的制约，起初的档案几乎全部是纸质的，随着科学技术的不断进步与发展，才出现了一些其他形式的档案，例如网络文档，电子文档，数字文档等等，这也意味着档案的管理进入了一个崭新的时代。
合理利用电子信息技术对档案进行管理便成了一项重要的课程。
基于此点，本文首先阐述了档案管理中应用电子信息技术的重要性，并在此基础上提出电子信息技术在档案管理工作中的具体应用研究,期望本对促进我国档案管理事业的发展给予一定帮助。
关键词：电子信息技术；档案管理；工作效率中图分类号： g271 文献标识码： a 文章编号：1、档案管理中应用电子信息技术的重要性随着科学的不断发展和技术的不断进步，人类社会现已进入了一个高速发展的信息时代，电子信息也随之成为人们日常生活、工作和学习中不可或缺的组成部分之一。
所谓的电子信息技术实质上就是一种集电子技术、通信技术、计算机技术、信息技术、网络技术等诸多先进技术于一身的综合性技术。
受科学技术发展的推动，传统的档案管理也逐步向电子档案管理转变，这就要求我们应当将电子信息技术有效地应用到电子档案管理当中，以此来提高档案管理的工作效率和质量。
1.1电子信息技术的应用能够使档案管理更为快捷。
传统的档案管理工作基本上都是依靠档案管理人员手工操作来完成，这不仅费时而且费力，工作效率也相对较低，而通过应用电子信息技术之后，借助计算机这一平台作为档案管理的基础，管理人员便可以随时随地借助计算机的多种功能对各式各样的数据信息进行整理、归纳、检索，这样一来便无需在翻阅厚厚的纸质档案，从而能够节省大量的时间，工作效率自然会获得显著提高，档案管理也变得更加快捷。
此外，与传统的资质档案相比，电子文档基本上都是一些数据，这些数据能够全部存储在计算机的硬盘当中，从而并不会占用较大的空间，管理起来也十分方便，这也为档案管理人员快速完成工作提供了非常便捷的条件。
高校文书档案管理信息的电子化应用
处理 与分析 是 当前高 校 文书档 案管 理
的重点 。 文书档 案管 理是 通过 由各 种
一
、
高校档案工作的基本原则
资源 ，满足 教学 和各 项 工作 需要 。做
（ 一 ）高 校 在 教 学 、科 研 、 党 到 电子 档 案与纸 质 档案 相结 合 ，电子
已经完 成 的活动 中能 够具 有保 存价 值 政 管 理 和 其 他 各 项 活 动 中直 接 形 成 档案与 纸质 档案 都要分 类 归档 。
析 的关键 因素 。计 算机 的运算 速 度极 工 传输 或者 是 交通 工具 辅 助传输 ，它 毒 的入 侵使 得 人们 的 电脑瘫 痪 、信 息
高 ，具 有 强大 的信 息 处理 能 力 ，这是 所 起到 经 济效 益是 无 法估 量 的。 网络 丢 失 ，假 冒的非授 权 用户侵 犯 了他人
术 和 信 息 技 术 要 求 和 应 用 的 不 断 提 的重要 内容 之一 。
为 当前 档 案 工作管 理人 员在 管理 的过
７ ６
ｔ ｊ ・ ２ ０ １ ３ 年第６ 期
程 中奠 定基 础 ，更是保 证 其 管理 和分 会 快节 奏 的工 作特 点 。 比起传 统 的手 截 人 们之 间重 要 的数据 信 息 内容 ，病
高校 文书档案管理信在 当前社会发展 中起着不可忽视 的作用 ， 是 档案 ３ － ， 作 的重要组成成分和核心 内 容 。高校 文书档案 管
理信息的电子化 应用对提 高高校文 书档案管理的水平 ，及 时的处理 与完成 当前档案管理 中的各种信 息是 当前 档案工作的 中心。随着 当前社会发展过程 中对各种电子信 息技 术应 用的不断增加 ，在其发展 和使 用的过程 中 是主要的管理控 制方式。但是在 电子化应用的过程 中其各种问题 的影响在 当前文 书档案管理 中也是 非常常见
文书档案信息的电子化
档案信息的电子化 ，工作 人员可直接利用机读形式 的档案 ，利用 电脑的功能完成信息加工工作程序 。
１ ． ３档案信息可多份复制，拓宽 了服务范围。
２文 书档案信息 电子化 的优点
２ ． １ 电子档案能使办公效率大大提高
实现档 案信息 电子化 ， 首先管理人员要有较高的知识层次和先进 技术水平 ，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平 ，从 目前看 ， 许 多 档案部 门缺乏现代高技术人才 ， 其 中档案信息处理复合型人才就更奇 缺 ，大部分档案人员现代技术水平偏低 ， 甚至有现代文盲现象。尽 管 引进 了现代化设备 ，仍不能充分发挥作用 ，就谈不上档案信息电子化
２ ． ４ 提 高 了文件 传递 的 速度 和安 全 陛
在内部信息化网络和外网之 间，设置物理 隔离 ，是保护信息化网 络安全最有效 、最经济 的措施之一。第一层隔离 防护措施是路 由器。 路 由器滤掉 被屏蔽 的 Ｉ Ｐ 地址 和服务 。第 二层隔离 防护措施是 防火 墙 。大多 数防火墙都 有认证机 制 ，无论何 种类型 防火 墙 ，从 总体 上 看 ，都应具有 以下五大基本功能 ：过滤进、出网络的数据 ；管理进 、 出网络的访 问行为 ；封堵某些禁止的业务 ； 记 录通过 防火墙的信息内 容 和活动 ； 对 网络攻击的检测和告警 。
３ ． ３电子文 件兼 容 问题
目 前 大多数 单位档 案室对计算机 的应用单一 ，开发功能简单 ，有 的仅 仅用 于档案著 录或文件打字 贮存 ，利 用的低效 率造成人力 、物 力 、财力和时间的极大浪费 ， 使现代化设备不能物尽其用 。
１ ． ２提高档案信息的时效性
电脑软件 开发 的通用性差 ，不 同系统生成的 电子文件 ，相互不能 通用 ，或者是不同软件生成的电子 文件难 以实现格式的转换 ，为管理 人员增加 了转换电子文件格式的工作量 ，同时也增加 了经费的支出 ， 要购买多种格式的软件 ，以便使用 。
信息电子化在文书档案管理应用中面临的挑战及对策
进 程 中创 新 工 作 思 路 ，加 强 技 术 防 范 ， 增 强 从 业人 员保 护 意 识 和能 力 ，才 能妥 善处 理 上述 问题 。 三 、 法 制 不 健 全 、 标 准 化 程 度 不
加 快 推进 档案信 息 化技 术 的 基本原 则
一
、
。 可 以有针 对 性 的 把 重 要 的 、利 用 率较 高 的档 案 数 字化 ，既 利 于产 生一
为为 电 子档 案 ，工 作 量大 ，责 任 重 ，稍 有 不 慎 将 对单 位 档 案 造成 无法 弥 补 的 损
失 。 由于 我们 单 位 使 用 的平 板 扫 描 仪 速 度 慢 、功 效低 ，在 短 期 内 完成 从 纸 质 文 档 向 电子 文档转 化存 在相 当大 的 困难 。 五 、管 理 人 员 素 质存 在 不 适 应 性 。
探 索 实施 的初 级 阶 段 ，几 十 年 、甚 至上
百 年 的大 量 的纸 质 文件 需 要 扫 描 转 化成
因为 电 子 文件 修 改 的 方便 性 ，而 且 改 动 后 不 会 留 下 明显 的 痕 迹 ，所 以 。 电子 文 件 自身 的 保 密 性较 纸 质 文档 有其 劣 势 。 尽 管 当前 有 一 些技 术 可 防 止 电子 文 件 的 随意 增 删 改 ，但是 其 内容 发 生 变化 后 没 有 明显 的标 志 ，所 以增 强 了 把 握 电子 文
程上 等 ，都 有 相 当 大 的 区别 。 当前 ，常
为档 案信 息 数 字 化 建 设 的艰 巨性 、复 杂
性 和 繁 重 性 ， 因此 需 要投 入 相 当的 人 、
用 电子 文 档 信 息 化 管理 ，在 加 快 查询 应 用 速度 的 同 时 。 因为 电 子文 档 存 储 在 电
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文书档案管理的电子信息分析
机关团体单位以及一些社会组织在进行行政管理以及领导活动中的一些具有备案存档价值的问价即文书文档，该类文书档案作为管理工作的见证以及组成，反应了该组织单位某一时期决策以及建设、开发和问题处理过程以及成果，具有重要的作用。
随着科技变革程度的不断加深，电子信息档案技术的应用成为了必然趋势，文章主要针对目前文书档案管理的电子信息化优势以及弊端进行了分析，用以阐释其对于现代组织管理的重要作用。
标签：文书档案；电子信息；管理
科技进步以及时代的发展使得信息的传播速度以及数量不断的增大，文书档案也不断的增加，因此大容量高速度档案管理成为了时代的需求。
档案的建立以及管理工作需要更加专业化的手段。
为了实现高效、长久的档案存储和管理，为了保证查询的速度，档案的管理信息化成为了迫切的需求，并且信息化的档案管理也能节省存放空间。
因此为提高相关单位的文书档案管理整体水平，对稳当管理进行了信息化改革，用以保证档案信息更加准确完整。
1 信息化可以提高效率
信息化后的文档在检索和使用上更加方便，由于电子计算机强大的处理信息能力，使得工作人员彻底摒弃了传统的手工操作模式，在工作中，对于文档的管理更加的齐全完整。
传统的文档管理中，主要采用的手工抄写方式，容易出现漏抄、漏写的现象，并且用笔规范以及耐久度、字迹的清晰和工整度、档案统计的准确性以及分类的明确性都无法保证，不但浪费了诸多的人力物力，还耗费了大量的时间，但是工作效率却没有保证。
而计算机软件被应用到文档管理中后，使得文档在整理分类以及统计、查阅等工作中变得有序高效起来，并且网络的应用使得文件的传递、办理更加的方便简洁，计算机在信息管理上所体现出的强大的管理能力不得不予以肯定。
信息化系统有效的解决了传统归档以及管理中出现的诸多漏洞，提高了工作效率。
且人们在进行电子档案的管理时能够按照分类进行归档和查阅，缩短了时间、提高了效率。
因此相对比传统的方式，电子信息文书档案的管理优势更强。
2 易于保存管理
纸质材料在保存期限上明显短于电子文件，由于电子文件载体的科技性更高，在防潮、防虫等性能上显然要高于纸质载体，且还具有重复利用的功能。
另外电子信息载体的贮存空间较纸质材料更大，寿命更长，更加的节能环保。
电子文件主要贮存在光碟、DVD以及硬盘等设备上，该类设备体积小，便于操作，无需大量的空间存放。
且不会在高湿度、温度的环境下被腐蚀或者出现氧化。
因此更加易于保管。
3 电子信息化管理方便资源共享
在传统的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。
这在一定程度上造成了资源的浪费。
信息化的到来和网络的发展，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。
并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。
方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。
比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输，它所起到经济效益是无法估量的。
网络化的应用更是扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行资料的传输，并且相关资料存放在相应的资料库内，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。
4 信息传输安全性保证
传统的档案传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失，安全性也随之大大降低。
电子传输的出现解决了这一问题，不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。
文书档案的信息化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。
针对在实际应用过程中遇到的一些问题，提出以下几点应对方法。
5 保障档案真实性
人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。
文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。
针对这一情况，我们可在文书档案传输的网络中设置隔离带。
通过这个隔离，文书档案只能在某一范围的局部网络内传输，防止文件流向外网。
最简单的方法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。
也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。
6 档案管理人员素质的提高
现代文书档案管理工作不仅仅要求相关工作人员了解传统的文书管理相关理论，同时还要求其懂得电子文档管理方式，能够熟练运用计算机、熟识如何传输数据，因此要求现代管理人员具备专业的技术水平以及知识素养。
但是，我国目前档案文书管理工作人员还没有完全具备上述专业素质，技术水平还尚且有限，无法适应时代的需要。
针对此类现象，要从提高人员技能、增强人员专业素养上着手。
首先加大投入建设硬件设施，通过硬件环境的改善，不断加强现代硬件设施环境建设，使得日常的档案文书工作处于电子信息化环境中，令档案人员不断的了解学习、适应
电子信息化稳当管理，以此提高其工作技能以及管理水平。
其次，可以通过专业的技术培训，形成教育机制，逐步实现档案管理工作人员的素质提高。
在学习中主要以自学为中心，通过适当的教育和培训，在工作中学习，及时有效的令工作人员掌握电子信息化的稳当管理方式。
文档信息化从本质上将是传统文档管理工作在现代电子设备上的延续，是时代的要求，是文档工作思路的创新，同时也是未来社会服务工作的必然要求。