纸质档案数字化技术标准样本
中华人民共和国档案行业标准 纸质档案数字化技术规范
２ 规 范性 引用文 件
下 列 文 件 中 的条 款 通 过 本 标 准 的 引 用 而 成 为 本 标 准 的条 款 。 凡 是 注 日期 的 引用 文 件 ， 随后 所 有 的修 改 其 单 （ 包括 勘 误 的 内容 ） 修 订 版均 不适 用 于 本标 准 ， 不 或 然
对 档 案 进 行 数 字 化 转 换 后 ，数 字 罔 像 与 案 原 件 在色彩 、 何等方面的偏离程度。 儿
清 除 图像 冗 余 或 对 图 像 近 似 的 仟 一 种 过 程 ，其 目
的是对 图像 以更 紧凑的形式表示。 纸质档案数字化过程
中 ， 常 见的 有 ＴＦ （ ４ 、 Ｅ 等压 缩 格 式 。 较 ＩＦ Ｇ ）Ｊ Ｇ Ｐ
４纸质档 案数 字化 基本 要 求
４ １ 本 原 则 ．基
纸 质档案数 字化 的基本 原则是使 档案信息 资源准 确、 方便 、 快捷地提供利用 ， 使可以公开的档案信息 资源
’
采用扫描 仪或数码相 机等数码设 备对纸质档 案进 行数字化加工 ， 将其转化 为存储 在磁带 、 磁盘 、 光盘等载
体 上并 能被 计 算 机 识 别 的 数 字 图 像 或 数 字 文 本 的处 理
过程 。 ３３ 数 字 图 像 ｄ ｉ ｌｍ ｇ ． ｉ ｔ ａｅ ｇａ ｉ
纸 质 档 案 的数 字 化 ，必 须 符 合 国 家 档 案 开 放 规 定 以
及有关规定 。
３ 术语 和定 义
下 列 术 语 和 定 义适 用 于 本 标 准 。
３１ 数 字 化 ｄ ｉｚｔ ｎ ， ｉ ｔａｉ ｇｉ ｏ
用计算 机技 术将模拟 信号转换 为数字信 号的处理 ＋
过程。
３ 纸 质档 案数字化 ｄｇ ｉ ｔ ｎ ｆ ａｅ ｂ ｓ ｃｒｓ ． ２ ｉｔ ａｏ ｐｐ ｒ ａｅ ｒ ｏｄ ｉｚ ｉ ｏ － ｄｅ
最新纸质档案数字化的标准精编
一、电子文件与电子档案概述
（二）电子文件的分类与特点
按照文件的生成方式分：
原生电子文件：计算机系统中直接生成的原始文件
非原生电子文件：将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入或扫 描转化形成的文件。
电子档案与纸质档案的数字化加工
一、电子文件与电子档案概述
（三）电子文件与电子档案的关系
传统的档案理论认为：文件是档案的前身，档案是文件转化的结果。 电子档案就是“归档电子文件” 归档电子文件 archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。一份完整的归档 电子文件由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。 结构与背景信息决定了归档电子文件的历史价值。 GB/T 18894—2002《电子文件归档与管理规范》 电子文件 鉴定、分类、整理 电子档案
档案管理系统的使用与档案信息化
信息技术科 张 静
2015.3
一、电子文件与电子档案概述 二、纸质档案的数字化加工技术 三、数字文档集约管理系统操作
电子档案与纸质档案的数字化加工
一、电子文件与电子档案概述
（一）电子文件的定义 （二）电子文件的分类与特点 （三）电子文件与电子档案的关系 （四）电子档案的定义 （五）电子文件归档与电子档案的移交
电子档案与纸质档案的数字化加工
一、电子文件与电子档案概述
（一）电子文件的定义
国内定义
（1）2009年颁布的中办和国办《电子文件管理暂行办法》 本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程 中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、 视频等不同形式的信息记录。 （2）GB/T 18894—2002《电子文件归档与管理规范》 电子文件（ Electronic Records） 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储 于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络 上传送的文件。
档案数字化技术标准
档案数字化技术标准对于纸质档案利用扫描仪或数码相机转换成可储存在电脑上或刻成光盘，便于保存及查阅的，称之为档案数字化。
进行档案数字化加工步骤有：整理（弱化）、一次校对、扫描、扫描件校对、装订、目录数据录入及修改、挂接。
一、整理（弱化）。
在扫描之前，对需扫描的档案进行整理，整理时有以下环节应注意：1、拆卷。
将装订成本的档案逐一拆开，为了更好的延长扫描仪的寿命，防止高速扫描时会卡纸的情况，拆卷时应注意：如发现有金属物（钉书针、大头针等）应剃除。
2、顺序号。
根据文件的相关内容进行编码和排序，按照文件的合理排列，要求一份文件对应一条目录，一条目录对应一个顺序号，一条目录中如有几个文件，其中有重要的不属于该目录文件附件的文件，需在目录页的最后加写目录，顺序号应附属在该卷档案的最后一条，页码按文件实际所在页次编写。
凡目录有增减，顺序号必须依次进行调整。
3、页号。
档案常常会有漏编、跳号的情况。
对于漏编如：P7与P8之间有四页未编码，则应依次编为“7-1”、“7-2”、“7-3”、“7-4”，若空号为一份文件的首页，则将该页编为正码，其它依次编为副码，如：P7与P8之间有一页未编码，而该页正好是P8所在文件的首页，则将该页码编为“8”，而原P8编为“8-1”。
出现跳号，若前后两张文件内容完整且连贯，而第一页和第二页分别编码为“1”和“4”，则需在错误登记表和目录备注处注明“P2、P3为跳号”的字样。
若有内容的文件反面漏打页码，需加编副码；若反面是文件首页，则需编正码，原来的正码改为副码，依次类推。
如果空白纸上有编码，需在目录备注中注明“第X页为空白页，无内容”。
文件的最后一页必须是正码，不能编副码。
如两张文件粘贴重叠而只编了一个页码的，应在被覆盖的上面编副码。
正、反面均有内容的文件，若其中一面需扫描的内容被折叠装订，该面应增加一个副码。
凡页码写在折叠后文件反面的，应展开文件写上相同的页码，必须保证文件页码在扫描的图片上。
档桉资料数字化标准
档案数字化数字化图像文件档案电子档案杂谈分类：档案数字化知识档案资料数字化标准（试行）XXXX档案馆本标准根据《XXXX电子档案管理技术标准》制定，适用于XXXX档案馆的数字化工作，其它单位可参照执行。
第一章、纸质档案数字化标准1 基本术语解释1.1 灰度值是指进行灰度扫描时把图像由纯黑到纯白整个色彩区域进行划分的级数，编辑图像时一般都使用到８位，即２５６级灰度。
1.2 黑白是与彩色及灰度相对应的一种模式，黑白图在表示图像时只区分黑白二值，他把其它色彩根据其特性转换为黑白两种，因此形成只有两种颜色的图像。
1.3 LZW压缩LZW压缩是一种比较复杂的压缩算法，其压缩效率也比较高。
它的基本原理为：LZW把每一个第一次出现的字符串用一个数值来编码，在还原程序中再将这个数值还成原来的字符串。
例如：用数值0x100代替字符串“abccddeee”，每当出现该字符串时，都用0x100代替，这样就起到了压缩的作用。
LZW是无损压缩，因此它不会对图像质量造成损失。
2 技术标准2.1 前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行著录，编制好页号。
2.2 扫描方式：纸质档案扫描采用黑白和灰度两种方式。
2.3 分辨率：扫描采用200dpi。
2.4 文件存储类型：按灰度方式扫描的图片存为JPG格式，压缩品质采用“中”级；按黑白方式扫描的存为TIF格式，采用LZW压缩。
2.5 文件存储方式：存储时按全宗、目录、案卷分级建文件夹存储，其中的每一份文件也需要单独创建文件夹。
2.6 文件夹命名办法：各文件夹名字长度为：全宗号5位；目录号3位；案卷号5位；份或件文件夹名4位；扫描的每张档案文件名4位；不足以上位数的以“0”补齐。
3 补充说明3.1 灰度和黑白两种方式中，对于清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式；对于清晰度较差或者带有图片的得档案材料，采用灰度方式，灰度方式一般采用256灰阶。
3.2 扫描的线数可以根据所扫材料的清晰程度作适当的调整。
纸质档案数字化规范
纸质档案数字化规范
一、总体要求
1、纸质档案数字化必须贯彻落实“以人为本”的方针，尊重用户权益
实现信息共享。
2、纸质档案数字化的内容应充分反映历史价值、文化传承，合理应用
信息技术，实现信息资源的统一集成，确保信息安全与完整性。
二、技术标准
1、采用图像处理技术，对纸质档案进行拍摄和扫描，根据记录需求，
把纸质档案图像、音频、视频数据处理成图像格式、文本格式、文档
格式进行存储。
2、要求文件格式和质量达到标准，采用TIFF带压缩格式保存，便于
存储、检索和调阅，合理利用格式的优势，强化档案的管理、查阅等。
3、利用数据库技术、信息检索技术、图像检索技术等技术，帮助档案
馆实现档案资源的有效管理和识别与应用，优化档案管理能力。
三、管理规范
1、纸质档案数字化时必须完成鉴定，确定档案类别和合法性，保证清晰、完整的档案信息。
2、将原有的档案索引体系迁移至电子文档管理系统，以实现档案的集中、统一、有序管理，保证信息的安全。
3、对档案数字化过程，应记录处理环节，对每一步处理做出核实，并
记录正确性和完整性。
4、定期进行档案数字化管理培训和质量测试，保证档案数字化工作质量。
郑州市档案数字化技术标准目录 第一章 纸质档案数字化标准 1 基本术语
郑州市档案数字化技术标准目录第一章纸质档案数字化标准1 基本术语解释2 数字化基本流程3 案卷整理4 建目录库5 批量扫描6 数据处理7 信息存储8 检索利用第二章照片数字化标准1 基本术语解释2 技术标准3 补充说明第三章缩微胶片数字化标准1 基本术语解释2 技术标准3 补充说明第四章声音档案数字化标准1基本概念2硬件要求3技术标准4补充说明第五章影像档案数字化标准1基本概念2硬件要求3技术标准4补充说明第六章郑州市光盘载体档案封面标注格式第七章郑州市磁性载体档案整理规则1 全宗区分2 封面著录3排列4 编号郑州市档案数字化技术标准（暂行）本标准根据国家档案局《电子文件归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》制定，适用于郑州市各级档案馆（室）的数字化工作，其它单位可参照执行。
第一章纸质档案数字化标准1 基本术语解释1.1 数字化指用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程。
1.2 纸质档案数字化对普通(黑色字迹清晰)的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程。
1.3 数字图像表示景物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样一连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
1.4 连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
1.5 失真度对档案原件进行数字化转换后，在同等测试环境下，数字图像与档案原件色彩、几何、压缩算法等差值。
1.6 可懂度表示数字图像向人或机器提供信息的能力。
1.7 图像压缩清除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。
1.8 分辨率指单位长度内图像包含的点数或像素数。
1.9 TIFF 标记图像文件格式。
一种基于标记的无损(不丢失信息)压缩格式，用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。
因为它存储的图像细微层次的信息非常多，图像的质量也得以提高，故而非常有利于原件为黑白档案的复制储存。
13、纸质档案数字化技术规范（精选合集）
13、纸质档案数字化技术规范（精选合集）第一篇：13、纸质档案数字化技术规范纸质档案数字化技术规范中华人民共和国档案行业标准 DA／T 31—20051范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB／T 17235．1—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南GB／T 17235．2—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分：一致性测试GB／T 18894-2002电子文件归档与管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3．1数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程 3．2纸质档案数字化digitization 0fpapeI喃ased records采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3．3数字图像digital image 表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3．4黑白二值图像binary image只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
3．5连续色调静态图像continuous—tone 8till image以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
纸质档案数字化技术规范
纸质档案数字化技术规范1 范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡足不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 17235.1－1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩编码第一部分:要求和指南GB/T l7235.2－1998信息技术还续色调静态图像的数字压缩编码第二部分:一致性测试GB/T l8894－2004 电子文件归档与管理规范3 术语和定义下列术语利定义适用于本标准。
3.1 数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
3.2 纸质档案数字化digitization of paper-based records采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3.3 数字图像digital image表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3.4 黑白二值图像binary image只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
3.5 连续色调静态图像continuous-tone still image以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描利彩色扫描两种模式。
3.6分辨率resolution单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。
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纸质档案数字化技术标准
1范围
本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
2规范性引用文件
下列文件中的条款经过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件, 其随后所有的修改单( 不包括勘误的内容) 或修订版均不适用于本标准, 然而, 鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件, 其最新版本适用于本标准。
GB/T 17235 .1-1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分: 要求和指南
GB/T 17235.2-1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分: 一致性测试
GB/T 18894 - 电子文件归档与管理规范
3术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1数字化
用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程
3.2纸质档案数字化
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工, 将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3.3数字图像
表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数, 由相同维数的连续图像产生。
在矩阵( 或其它) 网络上采样——连续函数, 并在采样点上将值最小化后的阵
列。
3.4黑白二值图像
只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
3.5连续色调静态图像
以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中, 一般表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
3.6分辨率
单位长度内图像包含的点数或像素数, 一般用每英寸点数( dpi)表示。
3.7失真度
对档案进行数字化转换后, 数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。
3.8可懂度
数字图像向人或机器提供信息的能力。
3.9图像压缩
清除图像冗余或对图像近似的任一种过程, 其目的是对图像以更紧凑的形式表示。
纸质档案数字化过程中, 较常见的有TIFF (G4)、 JPEG等压缩格式。
4纸质档案数字化基本要求
4.1基本原则
纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用, 使能够开的档案信息资源得到共享, 以满足社会对档案利用的需求。
4.2数字化对象的确定原则
应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认, 只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
4.2.1符合国家法律法规的原则
纸质档案的数字化, 必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
4.2.2价值性原则
属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列人数字化加工的范围。
4.3基本环节
纸质档案数字化的基本环节主要包括: 档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数
据备份、成果管理等。
4.4过程管理
4.4.1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制, 确保档案原件和数字化档案信息的安全。
4.4.2纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记, 并及时整理、汇总, 装订成在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
5档案整理
在扫描之前, 根据档案管理情况, 按下述步骤对档案进行适当整理, 并视需要作出标识, 确保档案数字化质量。
5.1目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求, 规范档案中的目录内容。
包括确定柱录的著录项、字段长度和内容要求。
如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等, 应进行修改。
5.2拆除装订
在不去除装订物情况下, 影响扫描工作进行的档案, 应拆除装订物。
拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
5.3区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。
普发性文件区分的原则是: 无关和重份的文件要剔除, 有正式件的文件能够不扫描原稿。
5.4页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案, 应先进行技术修复, 折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理( 压平或熨平等) 后再进行扫描。
5.5档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单, 详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
5.6装订
扫描工作完成后, 拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。
恢复装订时, 应注意保持档案的排列顺序不变, 做到安全、准确、无遗漏。
6档案扫描
6.1扫描方式
6.1.1根据档案幅面的大小(A4、 A3、 AO等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪( 如工程图纸可采用0号图纸扫描仪) 进行扫描。
大幅面档案可采用大幅面数码平台, 或者缩微拍摄后的胶片数字花转预硬滔焉磴E行扫描-面能够采再JJ\r面扫描后的图像拼接方式处理。
6.1.2纸张状况较差, 以及过薄、过软或超厚的档案, 应采用平板扫描方式; 纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
6.2扫描色彩模式
6.2.1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。
一般采用黑白二值。
6.2.2页面为黑白两色, 而且字迹清晰、不带插图的档案, 可采用黑白二值模式进行扫描。
6.2.3页面为黑白两色, 但字迹清晰度差或带有插图的档案, 以及页面为多色文字的档案, 能够采用灰度模式扫描。
6.2.4页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案, 可视需要采用彩色模式进行扫描。
6.3扫描分辨率
6.3.1扫描分辨率参数大小的选择, 原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
6.3.2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时, 其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。
特殊情况下, 如文字偏小、密集、清晰度较差等, 可适当提高分辨率。
6.3.3需要进行OCR汉字识别的档案, 扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。
6.4扫描登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单, 登记扫描的页数, 核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致, 不一致时应注明具体原因和处理方法。
7图像处理
7.1图像数据质量检查。