文件档案管理规定
文件档案管理规定
文件档案管理规定1. 目的本文件的目的是确保有效和安全地管理文件档案，以便方便访问、保护机密信息，并遵守相关法律和法规的要求。
2. 范围本规定适用于公司内所有部门和员工，在管理和处理文件档案时必须遵循本规定。
3. 定义- 文件：包括纸质文件和电子文件。
- 档案：按照一定的组织结构和规则整理、分类以备查阅的文件集合。
4. 文件档案管理原则- 保密原则：对于涉及机密信息的文件档案，必须严格限制访问权限，确保信息的保密性。
- 完整性原则：禁止对文件档案进行任何未授权的修改、删除或篡改。
- 有效性原则：文件档案必须准确、完整地记录和反映相关事实，以便追溯和查证。
- 访问原则：员工应按照权限要求，合法地访问和使用文件档案。
5. 文件档案管理流程1. 文件分类：根据文件内容和用途将文件进行分类，并确定相应的保密级别。
2. 文件归档：对于纸质文件，按照一定的编号和整理规则进行归档。
对于电子文件，使用合适的文件管理系统进行归档。
3. 访问权限控制：根据文件的保密级别和员工的职责，设定不同的访问权限，并确保权限的合法性。
4. 文件借阅和归还：员工需要借阅文件时，必须提出借阅申请，并按照规定的流程进行审批和借阅归还操作。
5. 档案销毁：按照一定的时限和规则对文件档案进行定期清理和销毁，确保档案的整洁和安全。
6. 处罚措施对于违反本规定的行为，将按照公司相关制度进行处理，包括但不限于警告、罚款、解雇等。
7. 监督与评估公司将定期对文件档案管理情况进行监督和评估，及时纠正存在的问题，并对相关人员进行培训和指导。
以上是本公司的文件档案管理规定，请各部门和员工严格遵守，以确保文件档案的安全、有序和高效管理。
文档档案管理制度(5篇)
文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。
3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。
5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。
对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。
交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
文档档案管理制度（2）是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档案。
文件档案管理制度依据
一、前言为加强单位文件档案管理工作，确保文件档案的完整、准确、安全，提高文件档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位所有文件档案的管理工作，包括纸质文件档案、电子文件档案以及其他形式的文件档案。
三、管理原则1. 集中统一管理原则：文件档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责文件档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
2. 完整准确原则：文件档案应当完整、准确、及时地反映单位的工作活动和历史面貌。
3. 安全保密原则：加强文件档案的安全保卫工作，确保文件档案的安全和保密。
4. 规范有序原则：文件档案的管理工作应当规范化、有序化，提高工作效率。
5. 便于利用原则：文件档案的管理工作应当便于查阅和利用，为各项工作提供有力保障。
四、管理职责1. 档案管理部门职责：（1）负责制定文件档案管理制度，并组织实施；（2）负责文件档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作；（3）负责文件档案的鉴定、归档和检索工作；（4）负责文件档案的安全保卫工作；（5）负责文件档案的统计、分析和报告工作。
2. 各部门职责：（1）各部门应当积极配合档案管理部门做好文件档案的收集、整理、归档等工作；（2）各部门应当加强对文件档案的管理，确保文件档案的完整、准确和安全；（3）各部门应当定期对文件档案进行清理、整理和归档。
五、文件档案的收集与整理1. 收集范围：（1）各单位制发的文件、通知、报告、请示、批复等；（2）各单位收到的文件、通知、报告、请示、批复等；（3）各单位内部产生的文件、资料、报表等；（4）各单位与其他单位之间的往来文件、协议、合同等。
2. 整理要求：（1）文件档案应当分类、分卷、分年度整理；（2）文件档案应当按照文件名称、文号、日期、密级等进行排列；（3）文件档案应当编制目录、索引和检索工具；（4）文件档案应当进行鉴定，确定其保存期限。
文件及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的文件及档案管理工作，确保文件及档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件及档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条文件及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件及档案的完整性，防止丢失、损毁或篡改。
2. 准确性原则：确保文件及档案内容的准确性，保证信息真实可靠。
3. 安全性原则：确保文件及档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。
4. 有效性原则：确保文件及档案的及时利用，提高工作效率。
5. 保密性原则：严格按照国家保密法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案进行保密。
第二章文件及档案的收集第四条文件及档案的收集范围：1. 国家法律法规、政策文件；2. 本单位规章制度、发展规划、工作计划；3. 工作总结、会议记录、报告、请示、函件等；4. 专业技术文件、科研报告、设计图纸、实验记录等；5. 会计凭证、财务报表、审计报告等；6. 其他需要归档的文件及资料。
第五条文件及档案的收集方式：1. 收集本单位各部门、各岗位产生的文件及档案；2. 收集上级机关、外部单位发送的文件及档案；3. 收集与单位业务相关的内部资料；4. 收集涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案时，应严格按照保密规定执行。
第三章文件及档案的整理第六条文件及档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照文件及档案的性质、内容、时间等进行分类；2. 编号：对分类后的文件及档案进行统一编号；3. 编目：对文件及档案的基本信息进行编目，包括名称、作者、日期、密级等；4. 装订：按照规定格式对文件及档案进行装订；5. 检查：对整理后的文件及档案进行检查，确保质量。
第四章文件及档案的归档第七条文件及档案的归档时间：1. 一般文件及档案，自形成之日起满一年后归档；2. 特殊文件及档案，按照国家规定或单位实际情况确定归档时间。
文件 档案管理制度
文件档案管理制度第一章总则第一条为了规范文件档案管理工作，保障文件档案的安全、完整和合规性，提高文件档案管理工作效率，根据国家有关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位内部各类文件档案的收集、整理、传递、保管和利用，确保文件档案管理工作符合法律法规的要求，并方便对文件档案的检索和利用。
第三条文件档案管理应遵循“规范、科学、便民、公开”的原则，建立科学化、规范化、制度化的文件档案管理机制，便于工作人员合理、高效地开展文件档案管理工作。
第四条文件档案管理工作应当严格遵守国家有关法律法规，做到依法管理、保密和规范使用，禁止私自更改、销毁、外借文件档案。
第五条文件档案管理工作由单位制定的文件档案管理部门负责具体实施，相关工作人员需接受专业培训和定期考核，具备相关资质。
第二章文件档案的分类和管理第六条文件档案应根据内容、形式、保存期限等不同因素进行分类，包括公文、会议纪要、合同协议、报表资料、图纸文稿等。
第七条文件档案应按照保管级别分为机密、秘密、内部和公开四个级别，分别建立相应的管理制度和安全保密措施。
第八条文件档案应按照制度要求进行编号、归档、标识等工作，确保档案能够追溯检索，方便管理和利用。
第九条文件档案管理系统应当建立档案目录和检索机制，便于工作人员查阅、借阅和利用文件档案。
第十条文件档案管理需要定期进行清理、整理、审查和鉴定工作，确保文件档案的准确性、完整性和可靠性。
第三章文件档案的保管和使用第十一条文件档案应当采取适当的措施进行保管，确保文件档案的安全性和完整性，防止丢失、损坏和泄露。
第十二条文件档案的使用应当遵循规定的程序，经相关部门审批后才能借阅、复制和传递，不得私自使用。
第十三条文件档案的利用应当符合工作需要和法律规定，不得违规使用或变相利用文件档案。
第十四条文件档案在使用过程中需要保持保密性和谨慎性，不得外传、泄露涉密信息，确保信息安全。
第四章文件档案管理的监督和责任第十五条文件档案管理工作应当受到单位领导的重视和支持，建立健全文件档案管理的监督机制。
文件档案管理规定
文件档案管理规定文件档案管理是组织内部管理的重要组成部分，对于保障信息安全、高效运营和决策制定具有重要意义。
为了规范文件档案管理的工作流程和责任分工，确保档案的可靠性和准确性，本规定旨在明确文件档案管理的基本原则和具体要求。
一、文件档案管理的基本原则1. 法律合规原则文件档案管理必须遵守国家相关法律法规，包括但不限于《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等，确保文件档案的合法性和安全性。
2. 统筹规划原则组织应制定全面、系统的文件档案管理规划，明确管理目标和工作路径，合理分配资源，推动文件档案管理工作的有序进行。
3. 科学分类原则文件档案应按照一定的分类标准进行科学分类和归档，确保文件的顺畅查阅和高效利用。
4. 权责明晰原则文件档案管理应明确相关责任部门和人员，并对其职责进行明确规定，形成科学、有效的工作机制。
5. 安全保密原则对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的文件档案，必须采取相应的措施进行保密，防止信息泄露。
二、文件档案管理的具体要求1. 文件档案的建立与登记（1）文件档案的建立应符合业务需要和内部管理要求，必须具备合规的法律依据和审批手续。
（2）建立的文件档案必须按照规定的格式和内容进行登记，并编号归档，确保档案的准确性和顺利查阅。
2. 文件档案的保管与传递（1）文件档案应设置专门的保管场所，保证档案的安全、防火和防水，并配备专人进行管理。
（2）文件档案的传递必须采用安全可靠的方式，严禁随意流转或外借，确保档案的完整性和秘密性。
3. 文件档案的整理与归档（1）定期对文件档案进行整理和清理，清除无效和过期的文件，确保档案的精简和规范。
（2）对于需要归档的文件，应按照规定的分类标准归档，同时记录档案的详细信息和存放位置，方便查阅和管理。
4. 文件档案的检索与利用（1）制定科学的文件档案检索规则，建立档案检索系统，确保文件的快速准确检索。
（2）合理利用档案资源，为组织的决策制定和运营管理提供支持和依据，提高工作效率和质量。
文件档案管理制度规定
文件档案管理制度规定为了员工的职责管理,对于文件档案的管理工作,需要设立制度来加强规范。
那么,我们该怎么拟定制度呢？下面是由我给大家带来的文件档案管理制度规定7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度规定（精选篇1）一、必需设有特地库房或专柜对各类档案进行保管。
二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随便进入档案库房。
三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。
同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。
四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必需的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。
五、依据档案库房情形需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。
温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。
六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
七、档案管理人员必需每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。
八、档案库房及档案柜箱钥匙必需由办公室专人负责保管，不得丢失。
文件档案管理制度规定（精选篇2）第一条归档的文件材料必需完整、系统、精准明确，各项签字手续完备。
第二归档的文件必需字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。
第三条归档文件应为原件。
第四条科技成果鉴定、基建工程验收必需保存档案的完整性。
文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。
第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交名目，双方履行签字手续文件档案管理制度规定（精选篇3）一、档案科全部工作人员都有珍惜档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。
二、各类档案的借（查）阅，必需填写《档案借（查）阅申请单》三、个人档案一律须托管人员本人或托付书指定的托付人，经过相关审批流程后方可借阅。
机关文件档案管理制度
一、总则为加强机关文件档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本机关实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 本制度适用于本机关各部门、各单位的文件档案管理。
2. 档案管理范围包括：（1）机关工作文件、会议记录、决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、函件、纪要等文件材料；（2）机关各部门、各单位的年度工作报告、工作总结、工作计划、工作要点、业务报表、统计报表等；（3）机关各部门、各单位的合同、协议、专利、商标、著作权等法律文件；（4）机关各部门、各单位的固定资产、设备、物资、资金等账目、凭证、报表等；（5）机关各部门、各单位的荣誉证书、奖状、锦旗等；（6）其他具有保存价值的文件、资料。
三、档案管理制度1. 档案收集（1）各部门、各单位应按照档案管理范围，及时收集、整理、归档各类文件、资料。
（2）收集档案时，应确保档案的完整、准确、安全和保密。
2. 档案整理（1）档案整理应遵循“科学、规范、统一”的原则，确保档案的系统性、完整性和准确性。
（2）档案整理包括以下内容：①分类：根据档案内容、形式、用途等，将档案分为不同类别，如文书档案、会计档案、实物档案等。
②编号：对每份档案进行编号，编号应具有唯一性、连续性。
③编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、类别、形成时间、页数、保管期限等。
④装订：将档案按照编号顺序装订成册，装订时应注意档案的整洁、牢固。
3. 档案保管（1）档案保管应遵循“安全、保密、便于利用”的原则。
（2）档案保管包括以下内容：①档案库房：设立专用档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等设施。
②档案存放：按照档案类别、编号、保管期限等要求，将档案存放在相应的位置。
③档案调阅：档案调阅应办理调阅手续，并做好登记。
4. 档案利用（1）档案利用应遵循“合法、合理、保密”的原则。
（2）档案利用包括以下内容：①查阅：单位和个人因工作需要，可向档案管理部门申请查阅档案。
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文件、资料、档案管理制度
一、上级来文件的管理
（一）上级来文件要进行登记，将标题、文件页数、来文机关、日期=复往何人、何单位登记在来文登记表上，然后交有关领导和部门阅批或办理。
（二）文件阅毕或交办完成后，应及时收回、归档。
二、本厂文件管理
（一）技术文件
1、文件、工艺、标准要数字准确，图样清晰。
2、按规定发往有关科室，车间负责人，有关职能人员，不得随意发放和乱扔。
3、技术文件要归档保管、专人负责，注意保密，无主管理领导批准，不得外借外传。
（二）行政文件
1、行政文件的制定（包括通知、办法、条例等）应结合本厂实际情况，实用可行，言简易懂，并按文件内容编号。
2、文件打印由办公室领导同意，寄发前，要交主管厂领导审阅。
3、文件应填写登记，由办公室入档保管。
4、外单位如需要借阅或查询，须经主管领导同意，办理相应手续，并及时催回。
三、文件归档管理规定
（一）文件的形成有上级来文，国家、行业的标准、规范等，以及本企业科研课题、技术、工艺文件等
（二）归档文件的要求
1、归档文件必须完整，清晰。
2、归档文件必须反映生产科研和经营等活动的真实内容记录，要层次分明，符合规定。
（三）文件、资料的保管单位统一由厂办公室设专人负责。
（四）文件、资料的归档范围
1、技术文件应有产品图样、加工工艺，工装图样、产品标准，技术说明，设备的安装，维修，运行记录，技术引进，技术改造，科技情报等。
2、产品生产过程形成的文件、资料、各类计划统计报表，计划管理，统计分析等文件。
3、产品质量检验过程形成的文件，质量检验规程，牧师化学试验分析报告，质量记录，质量事故处理，以及质量管理，标准计理等文件。
4、借经营活动中形成的文件，经营活动和经营管理形成的各类记录，文件、合同、协议，以及原材料采购，入库保管等形成的各类文件等。
5、行政管理过程中的文件财务管理各类帐、报表、凭证、及劳动保证、劳动工资历、职工教育、培训、党、团、工会活动记录等文件。
6、文件的分类编号方法，应按文件的形成部门和时间统一编号，分目录保管。