日常工作成果标准化和周报、月报收集探讨

日常工作成果标准化和周报、月报收集方式探讨
关键词：分与合，相互转化，成品、半成品，沉淀，周报，双周计划，类目，文件种类
1、引子
现阶段，一些关键岗位的日常对内、对外工作，联系人和工作进展详细内容，公司和各项目是否有详细的掌控呢?
每个公司、项目，各个管理岗位员工的日常工作成果，该如何在日常行为中一点一滴的收集起来呢？
分久必合，合久必分----如何分？如何合？----还是确定个23范围内的执行标准吧
能否像《亮剑》中李云龙说的，我的人，平时是分散的，满足地方需要，但需要的时候，可以迅速组合成1个队伍，能战斗且善战的队伍-----23的日常工作成果，能否有个集中收集的好的、不让员工反感的方式和方法呢？
分与合，阴与阳，虽互补但也可以相互转化-----项目与平台，平台与总部，项目与总部信息如何来分，如何来合？
2、现状与问题的思考
2.1、企业人员的流动是正常的，但这些在职、离职、辞职人员工作过程中的日常工作
文件，成品、半成品如何沉淀下来，如何及时收集、整理、维护和更新、集中起来？值得我们深思，值得我们考虑采取什么有效措施？
2.2、到了每周周四，看到每个部门、每个科室，都要安排1到2 个人来统计本科室每
个人本周做了哪些工作，下周的工作计划，还有双周计划；
而这个科室的周报，双周计划出来后，还要到部门的专人那里进行分类汇总，然后发布出去，提交给工程部；
而工程部呢，又要安排几个人来专门集中分类，汇总出整个项目的周报，周计划，最后正式发布。

这整个环节，是否是人力浪费，时间浪费，工作的简单机械重复呢？
2.3、能否采取个更好的办法来自动跟踪、逐级汇总、统计每个人员，每个科室，每个
部门，每个项目的每周（每天）、每月的工作内容呢？并将这个项目从筹备到开工，高峰，退场，结束整个环节的每个管理、技术岗位每周的工作有记录可追溯性保存，可以随时复制到后续同类项目，做为新项目筹备、开工等阶段的参考呢？
2.4、虽然总部下来过好多次档案管理的文件，但94年的机关文件，到项目的可执行
性，可操作性有多高呢？能否站在总部的角度，出台1个日常工作文件大的类目的划分，每个类目的文件种类的归属划分，这些文件种类的文件编码如何来编制，文件电子命名的格式如何统一化？同时，日常工作文件，能及时按照类目，文件种类分类来保存。

然后每个平台，每个项目的日常工作文件，都按照这个要求来做，那任何有经验的23人，一看到收集到的文件，是否感觉到很熟悉，很了解，那效果会如何呢？
3、类目的划分，文件种类分类，文件编号规则、初步写了个征求意见稿，详细见附件《知
识管理和类目代码编排规则》
《知识管理和类目代码编排规则》和各文件种类下的文件模板的统一规范标准化，如果能在总部或平台的高度统一编写，并全面培训强制使用，既适用于机关，又适用于东方，南方乃至项目的更全面，更细致的分类，并要求所有项目严格执行。

一方面可以做为一种企业文化继承、沉淀下来，另一方面可以达到日常工作的高度标准化，缩短了员工对不同项目知识管理的适应和熟悉阶段，能快的开展工作。

4、最后就是日常工作通过何种方式来收集的问题
4、日常工作管理软件的初步思路和流程介绍（周报、月报），（是否可以做为部门的绩效考核参考）
日常工作管理软件（收集途径和方式）
规划思路
1、软件设计为B/S结构；
2、考虑所有管理人员都有OA账户，建议在OA中作为单独模块来开发和完善。

红帆OA好像
有个初步框架，我们可以拿过来细化并利用；
3、每个部门的所有管理、技术人员，每周一上午花费10-20分钟做出自己本周的工作安排，
逐条编写，点提交或保存。

4、组长、责任工程师、科室主任（部门经理）界面就可以看到相关内容。

这些工作安排，
在提交后不允许再做任何删除。

5、组长可以看自己小组的所有人的工作安排，科室主任可以看自己科室所有人的工作安排，
部门经理可以看本部门的所有工作，并可以根据施工逻辑或轻重缓急等情况来调整或增加\安排特定下属的个别工作计划，要求提前考虑或推后考虑等，同时这个推后考虑的记录在随后的每周都有保留，一直到工作完成为止。

（持续跟踪）不允许删除任何记录，可以在另外字段做批注，给出理由或解决办法。

6、每个部门的所有管理、技术人员，在每周周报日前（或自己完成某项工作后）花费10-30
分钟做出自己本周的工作总结，并将作出的成果文件（成品或半成品）在本周的工作计划里添加，作为附件（不允许删除，如果上传错误，可以另外添加附件，并在错误的记录旁设置个划√的字段，标明错误，在统计时这个字段不为空的就过滤。

）未完成原因字段如果有填写，这个记录在随后的每天、周都有保留，一直到工作完成为止，如果有添加附件，那未完成原因就清空（持续跟踪）
7、软件能按照岗位或职位级别不同，在不同级别员工界面可以看到按照组，科室、乃至部
门汇总出来的一个整体的内容，只要求拉动下拉框，就可以看见自己所有下属或某个下属本周或以往每周的计划安排和完成情况。

这样可以让有上级隶属关系人员看到本人管辖范围内的所有人的工作安排，完成情况，未完成原因，并可以给出工作方面的帮助或协调，以便顺利完成任务。

8、员工在本部门本周周报提交给PM前，可以添加自己本周内额外干的工作和业绩
9、在工程部要求的周报统计日的上午或下午，由各部门经理来负责，对有些要延后报的记
录做选择划√，然后点确认提交，这个部门的所有有成果项并不包含延后的所有记录（这里要严格设置条件）就按照先部门后类目或者先类目后部门来做分组统计，进入到工程部统计人员界面；
10、工程部统计人员界面，各部门具体人员姓名、成果附件不显示。

PM统计人员不能修
改这些数据，但可以按照自己的要求（先部门、后条目）来排周报格式，也可以实现导出成一个可编辑的WORD周报；具体统计日期时间点由工程部来确定；
11、查询及统计
周报汇总表要能出现本周的工作安排和完成情况，月报只要求出现每周的汇总，季报只要求出现每月的汇总，可以实现按照部门、科室、组别、个人等来排序和分类汇总
如果部门或科室领导点某个人的名字（组、科室等）后，能出现一个详细的报表，将这个人（组、科室）每周的工作计划，以及每周的安排等情况作出一个按照日期排列下来的汇总报表，可以是电子文件或另外保存成WORD、PDF文件，也可以打印出来。

同时有功能可以过滤出来，指定某周的报表汇总，某个时间段的某个人或科室的报表汇总等等。

12、打分界面，涉及到每月的绩效考核，这个表格可以更加细化，流程可以要求组长，
主任来确认，审核，经理来批准同意等。

13、相关参考界面
14、字段设计构思初步要求有：
部门、科室、专业（有无）、登陆用户姓名，
工作类目（以便根据这个做归类汇总），
工作内容、工作日期、工作成果附件（1、2。

）、
工作成果（只是数字IDC接收、分发、复印数量），是否要上级帮助，错误或无效附件，
上级领导1批注，上级1是否调整，调整到的日期1 、
上级领导2批注，上级2是否调整，调整到的日期2，未完成原因
15、软件功能关注点：
人员岗位、职务的变动，能在调整上下级关系后，从逻辑上、物理上看到他所有新下属的以前的所有记录，当然，旧下属的以前记录不允许他再看到。

组织机构，上下级关系要做好规划，并能在后台做调整，而不影响前台数据的逻辑关系。

所有日常工作成果必须是可编辑版本的EXECL或WORD文件，软件功能不仅可以查询到相关文件名，也可以查询到附件中的正文内容。

检索功能要很强大。

要重点考虑如何将各项目、各部门的一些统计表格和数据等也规范统一标准化起来，在软件中能实现嵌套输入相关数据，并自动按照要求作出相关图标和汇总体现在周
报中，同时也可以进行周报的累加实现月报的统计数据，OA已经与微软有接口，可以实现这些功能，让周报格式能一次性按照要求显示和保存；
根据总部的规划，今年底将实现各项目和总部统一使用1个大OA系统，在网络硬件达到要求的前提下，这些汇总数据可以在各项目间的周月报里做横向分析比较。

所有的日常工作成果，只要提交到系统，就可以在服务器中的不同文件夹按照部门、文件类目自动归档保存，通过文件编码的标准化就可以很快识别出不同的详细文档。

就完成了按照部门和类目的及时收集工作。

各位领导：
在上个月的《多项目信息化建设》研讨会上，东方、南方公司都提到了日常工作成果管理的标准化工作，需要总部信息中心来推动的事情。

目前公司内部
主要存在问题是：总部各部门向下属公司或项目索要的各种材料的格式各不相同等等，详细见附件。

同时附件中的内容是南方公司编写的正发给标准化管理部要求进行规范和统一的征求意见稿。

关注点：
在整个平台及各项目部范围内：
能否在程序里将所有类别的报表，计划等等的封面及格式都严格要求起来，做为附件强制要求执行；
每类文件的编号规则也统一起来；要重点考虑如何将各项目、各部门的一些统计表格和数据等也规范统一标准化起来；
所有具体内容由总部信息中心（要不然平台标准化管理部）指定规范的，标准化的，统一的格式要求；并将平台和各项目收集这些内容的途径和方式都规范起来；
由信息中心或标准化管理部在每个项目进行培训推广适用；有了收集到的大量的基础性的文件，标准化管理部如何来提炼消化这些内容，也要开始考虑。