《采购内控管理细则》

目录

1 目的 (2)

2 适用范围 (2)

3 编制依据 (2)

4 释义 (2)

5 职责分工 (2)

6 集中采购管理 (3)

7 自行采购管理 (3)

8 附则 (22)

采购内控管理细则

1目的

为了加强酒店采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购过程中的差错与风险，保证采购在满足日常运营需要的前提下，最大限度地降低采购成本。

2适用范围

北京市西苑饭店采购部及相关业务参与部门

3编制依据

3.1《企业内部控制基本规范》，2008，财政部，证监会、审计署、银监会、保监会

3.2《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》，2010，财政部，证监会、审计署、银监会、保监会

3.3《采购管理制度》，2013，首旅酒店集团

4释义

本制度所称采购是指酒店购进用于经营或提供劳务消耗的各种物资，包括原料及主要材料、辅助材料、修理用备品备件、燃料以及达到固定资产管理标准的各种设备（以下简称“物资与设备”）的行为。

有关固定资产的采购管理除应遵循本细则的有关规定外，还应严格执行酒店《财务内控管理细则》固定资产章节的有关规定。

5职责分工

5.1总经理作为第一责任人，负责全面组织落实，确保采购业务管理的全过程得到有效控制。

5.2酒店经营、维修所需的一切食品和物品均由采购部统一采购，未经酒店允许，其他部门不得自行采购。酒店各部门对采购部的工作有监督的义务和提出建议的权利。各部门对采购部的工作应予以配合。

5.3充分利用首旅集团集中采购平台，实施集中或相对集中采购，提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。

5.4采购管控职责

a)采购部负责采购业务的审核与执行、供应商选择与评价；

b)计财部负责结账与付款；

c)使用部门提出采购申请、参与供应商评价等；

d)验收部门负责样货及采购物资的质量；

e)库房负责补仓申请、出入库验收。

6集中采购管理

6.1集中采购模式：

本细则所指的集中采购是指首旅集团对所属酒店采购业务实行的统一集团化管控模式。集团通过集中采购平台－富基系统对采购业务实施中涉及的关键业务环节，如供应商选择与评估、采购价格管理、合同签订、结算业务进行统一集中管理。酒店根据采购需求，通过集中采购平台—富基系统向首旅集团提出采购申请，完成采购业务。

6.2酒店应充分利用首旅集团集中采购平台，按照首旅集团集采工作的具体要求，实施集中或相对集中采购，以提高采购效率、堵塞管理漏洞、降低成本和费用。

6.3采购物资的验收由酒店验收部门自行执行，发现问题后及时联系供应商进行退、换货处理，并将问题反馈给集团集采中心。

酒店在具体办理采购付款时，应当严格按照酒店《财务内控管理细则》的相关审批流程执行。打包付款时，由计财部将款项支付给首旅集团集采中心后，由首旅集团集采中心按期支付给各供应商；非打包付款时，酒店计财部直接将款项支付给供应商。

7自行采购管理

7.1采购申请与审批

7.1.1日常采购申请：

7.1.1.1采购物品，使用部门均需填具“物资申购单”、“物品领用汇总表”，并严格按如下程序报批：申请部门---- 采购部--- 财务总监---- 总会计师---- 总经理。

7.1.1.2采购部接到“物资申购单”、“物品领用汇总表”时须确认如下事项：

a)确认所需物品的规格要求；

b)与仓库联系，确认所需采购物品是否有存货或有类似物品，如仓库已有

存货或类似物品，应立即与申请部门联系解决，以避免重复采购；

c)“物资申购单”、“物品领用汇总表”批准后由采购部门跟进订货；若未

获批准，由采购部将整套“申购单”退还原申请部门。申购部门说明原

因后重新申请。

7.1.1.3仓库补充采购：食品库、冷库、物品库及工程库的补充，仓库管理员根据制定的最低存量要求，确保仓库有足够的常量以配合酒店经营，当某种项目其存量已降至最低存量时，便需提出补充采购申请。

7.1.2紧急采购申请：

紧急采购物品或食品原材料，使用部门需填写“物资申购单”并注明“紧急”且严格按如下程序报批：申请部门----采购部---财务总监----总会计师---- 总经理。

采购部接到“紧急采购申请单”时，应采取下列措施：

a)与申请者联系，由申购部门指定专人，与采购部一同购买申请部门所需

产品；

b)紧急采购的品种原则不做入库手续，由申购部门直接办理领用手续。

7.1.3“厨房每日（鲜活食品）”采购申请：

a)每日下午由厨师长填写“厨房每日采购单”、“鲜活领用单”，交由餐饮部

总监/ 厨师长审查后验收整理归集后交采购部直接办理，并安排供应商

于翌日早上送货；

b)如遇紧急需要，采购部可以电话与供应商联系送货，但必须填写“厨房

追补采购单”由厨师长及餐饮部总监/经理签字确认，而此类紧急采购次

数及数量不应过多。

7.1.4特殊项目采购

酒店更新改造，更换大型设备及资本性支出项目等，应依照酒店《固定资产投资内控管理细则》执行。

7.1.5采购申请流程图

7.2供应商选择

7.2.1供应商有以下几类选择渠道：

a)使用首旅集团集中采购平台推荐的供应商；

b)酒店所有员工均可推荐供应商给采购部；

c)采购部从现有供应商名录中选择合适的供应商；

d)从同行业其他酒店推荐的供应商中择优使用；

e)如以上途径无法提供足够数量的供应商，则由业务部门负责通过各种渠

道提供足够数量的供应商推荐给采购部。

7.2.2采购部负责整理、汇总推荐供应商名单，汇总时应详细记录推荐供应商的来源情况，并与现有合格供应商名录中的供应商进行比对，剔除不合格供应商，并将推荐供应商情况分类转发给各使用部门评定。

7.2.3供应商考察

a)考察内容：现场考查；样品鉴定；价格分析；服务质量跟踪记录；供应

商提供的证明文件的有效性；

b)采购部组织对初选供应商进行考察，参加考察的人员应根据采购要求，

并结合考察内容，对供应商进行评分；

c)采购部计算出被考察供应商的综合得分，根据综合得分确定初选合格的

供应商；

d)采购部将供应商的考察评分结果提交给相关需求部门评定，经计财部总

监审核，报总会计师审批后，确定最终的合格供应商名单；

e)对临时小额采购物品的供应商，由采购员按采购要求评价供应商质量、

价格及售后服务并进行选择；

f)有毒有害的化学物品在采购时要选择符合食品卫生标准和批准文号的厂

家。

7.2.4列入酒店采购产品的合同供应商应满足下列要求：

a)在中国境内注册的法人或具有独立承担民事责任能力的组织和个人；

b)资信和财务状况良好；