原材料采购管理规定

原材料采购管理规定 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
原材料采购管理制度（草稿）为规范公司原材料的采购流程，提高采购效率，满足经营需求，特制订本制度。

本制度中的原材料是指用于建筑垃圾资源化再生产所需的材料，包括但不限于水泥、沙子、外加剂、颜料、木托盘、钢托盘等。

一、职责分工
（一）生产部负责原材料的请购、出入库管理；
（二）供销部负责供应商的确定、原材料的采购、采购合同的订立与履行；
（三）研发中心负责原材料的验收；
（四）财务部负责付款程序、采购及出入库监管；
（五）设采购询价小组，由总经理任组长，成员由主管副总、生产部负责人、供销部负责人、采购专员组成。

（经总经理授权，可由主管副总全面负责采购询价工作）。

二、采购流程
（一）原材料请购
1、生产部根据月生产计划、库存材料制定月用料请购计划，由生产部负责人、主管副总审批后交供销部、研发中心。

金额万元以上的采购由总经理审批。

2、请购单应注明材料名称、规格型号、数量、需求日期及注意事项。

3、计划外采购、紧急采购可特事特办，但需在采购开始后3日内完善相关采购手续。

（二）原材料采购
1、常用原材料的采购
（1）常用原材料由供销部据供应商目录直接实施采购，如第一供应商缺货，依次向第二、第三候补供应商实施采购，无需另行报批。

独家供应或总代理等特殊情形除外。

常用原材料如下：
（2）供应商目录的确定
供销部采购专员根据常用原材料的性质、产地、规格型号及数量联系3-5家供应商，会同生产部进行询价、比价、议价、实地考察等，供销部、生产部分别撰写询价报告、提出采购建议，经采购询价小组审批后分等级纳入供应商目录。

经审批后的供应商目录由供销部、生产部、财务部留存。

（3）供销部根据市场行情适时调整采购价格，并履行相关审批手续，原则上应至少每年梳理、重新筛选1次供应商目录。

2、非常用材料的采购参照供应商目录的确定方式进行。

（三）合同与付款
1、供应商确定后，供销部负责起草合同文本，生产部、财务部、办公室分别对相关技术条款、付款条款、法律风险进行
审核，审核期限为1个工作日。

审核完毕，向供销部提供修改建议，由供销部与供应商具体磋商、签订。

2、生效后的合同原件由供销部留存，并交由财务部1份予以付款。

3、供销部根据采购合同的相关条款填制《预付款申请单》交送财务部；财务部根据《预付款申请单》支付预付款；无预付款的，供销部直接催收材料。

4、财务部每月25日根据公司往来账的各供应商欠款情况和公司资金情况编制付款计划；客户催款时，由供销部编制《付款申请单》，按照授权履行审批手续后，交财务部审核后支付款项。

5、财务部定期与供应商核对应付账款、票据、预付账款等往来款项，如有不符，应查明原因及时处理。

三、验收入库
（一）原材料到货后，由仓管员、研发中心质检员、原材料会计联合进行入库前的验收核实。

1、原材料是否为指定供应商提供（不符拒收并向领导汇报）；
2、取样样品检测是否与要求相符（不符拒收）；
3、价格是否与核定价格相符（高于拒收，低于则通知供销部更新供应商档案）；
4、数量是否与请购单相符（磅差需在合理范围内）。

（二）验收完毕出具验收结论，参与验收人员均需签字。

验收不合格除拒收外，应立即向供销部及相关领导报告，供销部应尽快查明原因，及时联系供应商交涉扣款、退料、换料事宜，确定采购处理结果报领导审批。

1、需退料、换料或补交的，确定预处理日期；
2、因质量不合格而退料、换料的，按逾期交货处理，逾期时间从供销部通知供应商换料之次日起计算；
3、供销部如未能按生产部意见处理时，应将与供应商交涉结果记入采购处理结果，由生产部签注意见或会同生产部共同处理。

（三）当天到货的须当天办理完入库手续，填制《入库单》并登记仓库台账。

《入库单》一式三份，仓管员、财务部、供应商各一份。

计划外采购与紧急采购无补充手续的不予入库。

（四）财务部将采购合同与《入库单》、验收结论核对一致后予以登记入账。

四、采购流程图
五、奖罚
供销部对采购专员的如下工作行为进行考察评价，并计入业绩档案，作为职务及工资晋升依据：
（一）采购目标完成情况；
（二）采购成本节约额或损失额；
（三）采购合同履约率和违约程度；
（四）采购原材料质量合格率；
（五）价格波动情况；
（六）供应商稳定性和开拓新供应商情况。

六、本制度自公布之日起执行，由办公室负责解释和修
订。