归档流程、内容与要求内容
文书档案归档程序及要求
文书档案归档程序及要求为适应档案管理现代化需求，规范公司档案整理方法，提出本程序及要求：一、归档文件的整理单位1、归档文件以“件”为单位进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
2、文档的正文与底稿合为一件进行整理归档。
3、原件与复印件合为一件进行整理归档。
4、正文与附件合为一件进行整理归档。
5、同一年内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的文件各为一件进行整理归档。
6、文件处理单与相关文件合为一件进行整理归档。
7、报表、名册、图表、介绍信存根、商调函、审批表、土地使用证、会议记录、通讯录、简报、各类登记册等按照本来的装订方法，一个自然本（册）为一件进行整理归档。
二、归档文件的装订、编页码1、归档文件统一按“件”进行装订，装订时必须用统一的文档装订夹装订档案，每份文件编页码时须从第一页开始编到最后一页为止，正面编在右上角，筒子页背面有文字图表的编在左上角，每份文件材料均从“1”页开始编页号。
2、永久和长期保存的文件材料必须拆除订书针等金属物。
3、成册的文件材料，（如：会议记录、名册、报表等）可保持原貌。
4、归档文件用纸规格以A4纸进行裱糊，列为短期保存的文件材料及本来已经装订成册的刊物、书籍等可保持原貌，不必拆开重新装订。
三、归档文件的分类1、把归档文件按保管期限分开。
2、把同一保管期限内的文件材料按年度、时间段分开。
3、把同一保管期限内的文件材料按单位、部门分开。
四、归档文件的排列编号1、将归档文件按照文件的形成时间或文号的先后顺序进行排列。
2、同一事由、同一时间或同一问题的文件材料按形成时间或重要程度进行排列。
3、会议记录、统计报表等成套性文件材料分别集中排列。
五、打印归档目录1、凡归档文件材料，按照档案管理制度的要求填写归档文件目录，归档文件目录必须在计算机上打印并将打印好的目录考盘后移交档案室。
2、凡归档文件材料以保管期限的划分来打印归档文件目录。
即：永久、长期、短期目录各打印一份交档案文档室。
安全生产文件档案的归档流程与规范
安全生产文件档案的归档流程与规范2023年，随着信息化技术的不断创新，安全生产文件档案的管理也更加精细化、规范化。
在这样的背景下，我们不仅需要更好地掌握归档流程，还需要遵循一系列规范，以确保安全生产档案资料的高效管理与使用。
一、档案分类在进行档案归档前，我们需要将档案资料分类，以便更好地为归档做出准确评估。
常见的分类可以包括安全生产的具体领域、相关的规定标准、档案资料的形式（如文件、记录、报告等），以及时间范围等信息。
通过这样的分类 method，我们可以更好地达到归档的目的，从而便于日后的管理。
二、档案归档流程档案归档的流程是一个比较复杂的过程，需要我们投入大量的精力和时间。
在这个过程中，我们需要考虑到以下几个环节：1、归档前的准备在进行归档之前，我们应该首先做好资料的筛选和整理。
通过清晰明确的分类体系，我们可以更好地了解到哪种资料比较重要，哪种资料可以轻松地被归档到一起。
同时，我们还需要检查资料本身的完整性、准确性，确保所要归档的资料没有缺失或遗漏。
2、档案归档的标准化在进行归档的时候，我们需要确保所要归档的资料和信息可以被正确地被数字化的系统所记录。
因此，我们需要制定一些标准化的规范，以保证归档的质量和一致性。
在这方面，我们需要考虑到一些因素，如数据格式的规范统一、命名规则的明确、安全性和合规性等。
3、归档后资料的管理一旦档案资料归档完毕，我们就需要确保资料能够被安全、高效地使用。
因此，我们需要建立一个完备的档案管理机制，其中包含了如何获取资料、如何使用资料、如何更新资料、如何保证资料安全等各项管理规定。
同时，我们还需要建立档案查询系统，以便用户在使用过程中能够更为方便地获取所需资料。
三、规范要求除了上述的归档流程，我们还需要遵循一系列的规范要求，以确保安全生产档案的管理具有可靠性、准确性、完整性。
这些规范包括：1、安全生产文件档案必须被存储在统一的档案室或档案库中，以确保文件的安全性和完整性。
办公室文件归档流程
办公室文件归档流程背景介绍办公室文件归档是组织内部管理的重要环节，通过规范的文件归档流程，可以确保文件的安全保存、方便检索和保证工作顺利进行。
本文档旨在介绍办公室文件归档的流程和操作细节。
流程概述1. 文件分类：根据文件的类型和内容，将文件分类为不同的类别，例如合同文件、报告文件、邮件文件等。
2. 编制索引：为每个文件分类编制索引，包括文件名、编号、归档日期等信息，以方便后续的检索和管理。
3. 文件整理：将文件按照分类和索引进行整理，确保文件的有序性和一致性。
4. 文件归档：将整理好的文件按照一定的规则存放在文件柜或电子档案系统中，并做好标识，以便后续的查找和调取。
5. 档案管理：定期对文件进行档案管理，包括整理、更新索引、销毁或备份等操作，以确保文件的更新和安全。
具体操作流程1. 文件分类：- 对于合同文件，根据合同类型和受托方分类，例如销售合同、采购合同、租赁合同等。
- 对于报告文件，根据报告主题和部门分类，例如市场调研报告、财务报告、人力资源报告等。
- 对于邮件文件，根据发件人、收件人和主题分类，例如客户邮件、内部通知邮件、项目邮件等。
2. 编制索引：- 对每个文件分类编制索引，包括文件名、文件编号、归档日期、文件类型等。
- 确保索引的准确性和完整性，以便后续的检索和管理。
3. 文件整理：- 按照分类和索引，将文件进行整理，并确保文件的有序性和一致性。
- 可以使用文件夹、纸质盒或电子文件夹等方式进行整理。
4. 文件归档：- 根据一定的规则将整理好的文件存放在文件柜、文件架或电子档案系统中。
- 为每个文件做好标识，包括文件分类、编号和归档日期，以便后续的查找和调取。
5. 档案管理：- 定期对文件进行档案管理，包括整理、更新索引、销毁过期文件或备份文件等操作。
- 确保档案的更新和安全，以及合规性要求的满足。
注意事项- 文件归档时，要确保文件的完整性和可读性，防止文件丢失或损坏。
- 文件索引要确保准确性和及时更新，以方便后续的查找和管理。
资料归档清查制度模板
资料归档清查制度模板一、目的和原则为了加强公司资料的管理，确保资料的完整性、准确性和及时性，提高工作效率，特制定本资料归档清查制度。
本制度适用于公司各部门和员工在日常工作中的资料归档和清查工作。
二、归档范围和内容1. 归档范围包括：公司内部文件、外来文件、会议记录、工作报告、合同协议、财务报表、技术资料等所有具有保存价值的资料。
2. 归档内容应包括：文件原件、复印件、相关附件、批示意见、相关数据和图片等。
三、归档流程和时间1. 各部门应在文件产生或收到后，及时进行分类、整理和归档。
归档工作应在文件产生或收到后的10个工作日内完成。
2. 归档资料应按照资料的性质、类别和时间顺序进行整理，并编写归档目录，便于查找和利用。
3. 归档资料应统一使用公司规定的文件夹、文件盒等存储设备，并标明类别、时间和密级。
四、归档资料的保管和利用1. 归档资料应放置在安全、干燥、通风的环境中，防止资料损坏、丢失或被盗。
2. 归档资料应实行权限管理，只有经过授权的人员才能查阅和使用归档资料。
3. 查阅归档资料时，应填写查阅申请表，经部门负责人审批后，到档案室进行查阅。
查阅结束后，应将资料及时归还，并做好归还记录。
五、资料清查1. 各部门应定期进行资料清查，确保资料的完整性、准确性和及时性。
清查工作应在每季度末进行一次。
2. 清查过程中，应对归档资料进行检查，发现问题应及时上报并采取措施进行整改。
3. 各部门应将清查结果进行记录，并编写清查报告，报告应包括清查时间、地点、人员、清查结果等内容。
六、资料归档清查制度的监督和考核1. 公司设立专门的档案管理部门，负责对各部门的资料归档清查工作进行监督和指导。
2. 公司定期对各部门的资料归档清查工作进行检查，对不符合规定的部门进行通报批评，并督促其进行整改。
3. 对不按照规定进行资料归档、清查或故意隐瞒、篡改资料的行为，公司将追究相关人员的责任，并按照公司相关规定进行处理。
七、其他规定1. 各部门应根据本制度制定具体的操作流程和规范，并报档案管理部门备案。
归档制度的手续
归档制度的手续档案归档的工作流程和步骤：收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒。
1、收集文件：就是通过一定的方式和手续，把散存的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
收集齐全完整为其基本原则。
2、区分归档范围：将所有有价值的文件材料均属于归档范围。
1)分年度：就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。
现行机关的归档文件整理工作，是按年度分开进行的，不同年度的文件一般不得放在一起归档。
2)分类别：就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。
可分为组织机构分类法和问题分类法。
3)分级别：就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。
但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。
3、划分保管期限：机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
4、修整文件：为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整。
5、装订及排列文件：归档文件应以“件”为单位逐件进行装订，根据事由或文件形成时间确定全宗内归档文件先后顺序的过程。
6、文件编号：归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
7、编制归档文件目录：编制归档文件目录为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件，对其所列项目应逐项认真准确地填写。
8、装盒：就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目。
档案管理制度归档要求
一、归档范围1. 公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘、光盘等材料。
2. 公司各部门、子公司、分支机构等在业务活动中产生的各类文件、资料、报告、报表、合同、协议、通知、函件等。
3. 公司参加各类会议、培训、研讨、评审等活动的记录、文件、资料等。
4. 公司员工的人事档案、培训档案、考核档案、奖惩档案等。
5. 公司涉及的法律、法规、政策、标准、规范等文件。
二、归档要求1. 归档文件应原件（特别情况下可用复印件代替），要完整、准确、系统，各种签证手续完备，字迹清晰。
2. 归档文件应按照归档范围进行分类，分为永久、长期、短期档案，分别按照国家档案管理部门的规定进行保管。
3. 归档文件应在文件形成后的规定时间内归档，逾期未归档的，由相关部门负责人进行追责。
4. 归档文件应按照以下顺序进行排列：（1）文件标题；（2）文件编号；（3）文件形成日期；（4）文件来源；（5）文件内容摘要。
5. 归档文件应进行编号、编目、立卷、装订等工作，确保档案的完整性和可查询性。
6. 归档文件应按照档案保管要求，进行存放、保管、防护、修复等工作，确保档案的安全、完整、可用。
三、归档流程1. 归档部门将文件整理完毕后，填写《归档文件登记表》，由归档部门负责人签字确认。
2. 档案管理部门对《归档文件登记表》进行审核，确认文件符合归档要求后，办理归档手续。
3. 档案管理部门将归档文件进行编号、编目、立卷、装订等工作，并建立档案目录。
4. 档案管理部门将归档文件存放在档案室，并做好防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。
四、归档责任1. 归档部门负责将文件整理完毕后，按照归档要求进行归档。
2. 档案管理部门负责归档文件的审核、编号、编目、立卷、装订、存放、保管、防护、修复等工作。
3. 公司各部门、子公司、分支机构等负责人对所辖范围内的归档文件负责。
档案归档及维护流程内容简介
档案归档及维护流程内容简介档案归档及维护流程是指对各类档案进行分类、整理和存档，以确保档案的安全和便捷的检索。
这一过程可以帮助组织或个人更好地管理和利用档案资源，提高工作效率。
本文将从档案归档的意义、归档前的准备工作、归档流程及档案维护等方面进行介绍。
一、档案归档的意义档案归档的意义主要有以下几点：1.便于查阅和利用：通过合理的分类和整理，档案可以方便地被查阅和利用。
不仅可以节约时间和精力，还可以提高工作效率。
2.保护档案的安全：通过档案归档，可以将档案存放在安全的环境中，避免遭到损坏或丢失。
同时，也方便进行备份和保护档案的完整性。
3.遵守法律法规要求：许多组织和机构都有档案管理的相关规定和要求，进行档案归档可以遵守这些规定和要求，确保合规。
二、归档前的准备工作在进行档案归档之前，需要进行一些准备工作，包括以下几个方面：1.制定档案分类方案：根据实际需求和档案的特点，制定相应的档案分类方案，明确档案的分类标准和层次。
2.准备归档工具：购买或准备相应的档案归档工具，如文件夹、标签、盒子等，以便对档案进行分类和整理。
3.清理和整理档案：对已有的档案进行清理和整理，过期或无用的档案可以进行销毁或移交，确保档案的整洁和有序。
4.培训相关人员：对档案管理人员进行培训和指导，使其了解档案归档的基本原则和流程，提高他们的管理能力。
三、归档流程档案归档的流程主要包括以下几个步骤：1.文件收集和分类：根据档案分类方案，收集相关文件和档案，对其进行分类和整理。
分类可以按照时间、主题、部门等进行。
2.文件整理和编目：对文件进行整理和编目工作。
可以给文件贴上标签或编号，以便于后续的查找和检索。
3.文件存档：将整理和编目好的文件进行存档。
可以使用文件夹、盒子等工具对文件进行封装和归档。
同时，需要对每个存档进行记录，记录存档的位置和相关信息。
4.文件备份：对重要的文件进行备份，以防止文件丢失或损坏。
可以选择纸质备份和电子备份的方式，确保档案的安全性。
档案整理流程以及注意事项
档案整理流程以及注意事项档案整理是指对各种类型的文件和资料进行分类、整理、归档和保存的过程。
它是信息管理的重要环节，对于保护文件的完整性、提高工作效率以及便于查阅和利用具有重要意义。
下面将介绍档案整理的流程以及需要注意的事项。
一、档案整理流程1. 确定整理目标：首先明确整理的目的和范围，确定整理的文件种类和数量，并制定整理的时间计划。
2. 收集档案材料：根据整理目标，收集需要整理的文件和资料，并进行初步分类，分为已归档和未归档的文件。
3. 分类归档：将收集到的文件按照一定的分类标准进行整理，可以根据文件的内容、形式、用途等进行分类，然后为每个分类建立相应的文件夹或档案盒，并标注清楚文件的名称、编号和存放位置。
4. 整理文件顺序：按照文件的编号或时间顺序，将文件逐一整理放入相应的文件夹或档案盒中，确保文件的有序排列。
5. 标识和装订：为每个文件夹或档案盒进行标识，标明文件的名称、编号和存放位置，以便于查找和利用。
对于重要文件，可以采用装订的方式进行保存，确保文件的安全性和完整性。
6. 建立档案目录：根据整理后的文件，建立相应的档案目录，记录文件的名称、编号、日期和内容等信息，便于查阅和管理。
7. 存放档案：将整理好的档案按照一定的分类标准进行存放，可以根据文件的重要性和使用频率进行划分，然后选择适当的存放地点，如文件柜、档案室等。
8. 档案管理和维护：建立档案管理制度，制定档案的保管期限和销毁规定，定期检查和维护档案，确保档案的安全性和可用性。
二、注意事项1. 确定整理目标时要明确具体的目的和要求，不能模糊或主观。
2. 在收集档案材料时要仔细核对文件的完整性和准确性，确保没有遗漏或错误。
3. 分类归档时要根据文件的特点进行科学合理的分类，避免过于复杂或混乱。
4. 整理文件顺序时要按照一定的规则进行，不要随意更改文件的顺序。
5. 标识和装订时要使用清晰、持久的标识方式，确保标识不易脱落或模糊。
6. 建立档案目录时要准确记录文件的相关信息，不要遗漏或错误。
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监理通知书、通知回复单、质量事故报告及处理意见
7
工程竣工决算审核意见书
8
工程延期报告及审批
9
合同变更、争议、违约材料及处理意见
10
监理工作总结
4、施工文件：
序号
内 容
备 注
1
开、竣工报告
2
施工现场质量管理检查记录
3
工程测量定位记录、建筑物沉降观察测量记录
4
图纸会审
5
设计变更、洽商记录及汇总表
6
工程质量事故及事故调查处理资料
勘测定界（征地放样）、宗地测绘成果资料、定位、±0.00检测略图
12
景观、日照分析
13
方案、初步设计（文本）及批复文件（含附图）
14
有关行政主管部门（消防、人防、环保、环评、交通、交评、园林、市政、文物、抗震、教育、卫生等）批准文件或取得的有关协议
15
施工图设计审查文件及审批意见
16
建设项目列入年度计划的申报、批复文件、年度计划项目表
17
建设工程规划许可证、附件及附图
18
投资许可证、审计证明、人防、基础设施配套、散装水泥、墙改、白蚁防治（含合同）等规费证明、质量安全监书、保函等
19
建设工程施工许可证
2、招投标文件：
序号
内 容
备 注
1
招标公告
2
投标申请人汇总名单
3
投标资格预审报告及附件
4
招标文件
5
招标答疑
6
开标记录
7
评标表格及报告
19
主体隐蔽工程验收记录
20
主体施工记录（如：混凝土施工日记、技术复核记录等）
21
主体结构检验及抽样检测资料
22
主体中间结构验收记录
23
单独归档的子分部施工资料（如：钢结构子分部）
⑴
材料、配件出厂合格证、进场检（试）验报告
⑵
钢结构检验及抽检报告
⑶
隐蔽工程验收记录
⑷
施工记录
⑸
其它资料
24
装饰装修施工试验报告及见证检测报告（门窗、干挂、抗拔）
附件六：
建设工程档案资料归档流程、内容及要求
为加强公司对建筑工程资料的归档整理工作，根据《档案法》以及《科学技术档案案卷构成的一般要求》，结合公司实际情况，现制定此相关流程：
一、流程图
二、归档内容
1、前期文件：
序号
内 容
1
项目建议书及审批意见、前期工作通知书
2
可行性研究报告（含附件）及审批意见
3
关于立项有关的会议纪要、领导讲话文件
⑴
桩基开工报告、交工验收证书
⑵
桩基工程钢材、水泥、砖、预制构件等材料汇总表、出厂证明文件、复试试验报告
⑶
混凝土、砂浆试块抗压强度及钢材焊接试验报告
⑷
打（试）桩记录
⑸
隐蔽工程验收记录
⑹
桩位复核记录、桩位偏差记录
⑺
桩基检测报告（含静载、动测）
⑻
桩位竣工图
⑼
其它资料
17
主体施工试验报告及见证检测报告
18
建筑物垂直度、标高、全高测量记录
55
制冷、空调水管道强度试验、严密性试验记录
56
空调隐蔽工程验收记录
57
空调基础验收记录
58
空调制冷设备运行调试记录
59
通风、空调系统调试记录
60
空调施工记录（如：风管、风口、风机设备安装记录等）
61
通风、空调系统试运行记录
62
风量、温度测试记录
63
洁净室洁净度测试记录
64
电梯设备出厂合格证书及开箱检验记录
⑷
隐蔽工程验收记录
⑸
建筑幕墙使用维护说明书
⑹
其它资料
31
屋面施工试验报告及见证检测报告
32
屋面淋水试验记录
33
屋面隐蔽工程验收记录
34
屋面施工记录（如：混凝土施工日记、技术复核记录等）
35
屋面单独归档的子分部施工资料
36
安装图纸会审
37
安装设计变更、洽商记录及汇总表
38
安装（水）材料、配件出厂合格证书及进场检（试）验报告
65
电梯隐蔽工程验收记录
66
电梯基础验收记录
67
电梯施工记录
68
电梯接地、绝缘电阻测试记录
69
电梯负荷试验、安全装置检查记录
70
电梯运行记录
71
电梯安全装置检测报告
72
劳动、技术监督部门验收报告
73
智能化材料、设备出厂合格证书及进场检（试）验报告
10
施工试验报告及见证检测报告（如：混凝土、砂浆试块抗压强度试验报告、混凝土抗渗试验报告、钢材焊接试验报告等）
11
地基基础隐蔽工程验收记录
12
施工记录（如：混凝土施工日记、技术复核记录、基础验槽等）
13
地基基础检验及抽样检测资料
14
地下室防水效果检查记录
15
中间结构验收记录
16
单独归档的子分部施工资料(如：桩基子分部)
25
有防水要求的地面蓄水试验记录
26
装饰装修隐蔽工程验收记录
27
抽气（风）道检查记录
28
装饰装修施工记录（如：混凝土施工日记、技术复核记录等）
29
幕墙及外窗气密性、水密性、耐风压检查报告
30
单独归档的子分部施工资料（如：幕墙子分部）
⑴
设计依据文件、计算书
⑵
设计变更、洽商记录
⑶
材料、配件出厂合格证、进场检（试）验报告
8
决标报告
9
中标人投标文件（技术、商务标、资格后审）
10
中标通知书
11
投诉举报书、举报接收、处理往来函件等处理资料
12
勘察合同
13
设计合同
14
施工承包合同
15
监理委托合同
16
其他工程合同（如甲方分包合同、甲供主材合同）
3、监理文件：
序号
内 容
备 注
1
监理规划
2
监理实施细则
3报审表、工程暂停令
7
新材料、新工艺施工记录
8
节能分部资料
⑴
保温材料出厂合格证、推广证书、检验报告及复试试验报告
⑵
隐蔽工程验收记录
⑶
建筑节能工程现场实体检验报告（现场墙体、屋面传热系数；窗传热系数；现场窗气密性；外墙节能构造等）
⑷
其它资料
9
.钢材、水泥、砖、预制构件、预拌混凝土、焊接、防水、装饰及其他材料汇总表、出厂证明文件、复试试验报告
4
调查资料及项目评估研究材料、专家建议
5
建设项目选址意见书（含勘设红线图）
6
用地呈报表、用地批准书等过程文件材料
7
划拨、出让建设用地文件（土地划拨决定书、出让合同及过程文件材料）
8
建设用地规划许可证、附件及附图、国有土地使用证（复印件）
9
拆迁安置文件（意见、协议、方案等）
10
工程、水文地质勘察报告
11
39
安装（水）管道、设备强度试验、严密性试验记录
40
安装（水）隐蔽工程验收记录
41
安装（水）设备基础验收记录
42
安装（水）系统清洗、灌水、通水、通球试验记录
43
安装（水）施工记录
44
安装（水）暖气管道、散热器压力试验
45
安装（水）卫生器具满水试验记录
46
安装（电）材料、设备出厂合格证书及进场检（试）验报告
47
安装（电）设备调试记录
48
安装（电）接地、绝缘电阻测试记录
49
安装（电）隐蔽工程验收记录
50
安装（电）施工记录
51
安装（电）通电、照明全负荷试验记录、大型灯具牢固性试验记录
52
安装（电）线路、插座、开关接地检查记录
53
工程设计变更（水电）联系单汇总表
54
空调材料、设备出厂合格证书及进场检（试）验报告