采购订单管理的跟单和催货
公司采购订单跟踪制度规范 采购精细管理制度
公司采购订单跟踪制度规范1.1订单跟踪工作规范订单跟踪工作规范第1章总则第1条目的为了规范订单跟踪工作，提高订单跟踪效果，特制定本规范。
第2条审批权限1.采购总监及总经理负责审批元以上的订单处理工作。
2.采购经理负责审批元以下的订单处理工作。
第2章采购跟单总体要求第3条跟踪过程订单发出后，采购专员需要跟踪整个过程直至收货入库。
第4条跟踪要求1.采购专员应完成企业规定的以及自购的订单跟踪任务。
2.采购专员全面统筹安排所负责的各个订单的跟踪工作，不可遗漏。
第5条处理审批采购订单的取消、违反合同以及其他未规定处理规范的问题的处理方案应由相关权限审批人审批后方可执行。
第6条行为规范跟单员必须保持对供应商的尊重，在跟单过程中必须注意自己的言行举止，自觉维护企业的良好形象。
第3章订单跟踪处理规范第7条订单分类汇总1.采购专员必须整理好所负责订单，将订单信息填入“订单信息汇总表”中，确保每一订单都可查询。
“订单信息汇总表”如下所示。
订单信息汇总表2.采购专员将负责的采购订单按照订单跟踪类别分类，便于进行供应商分级跟踪管理(参照《供应商分级跟踪管理制度》)。
第8条订单执行情况跟踪1.采购专员应跟踪订单处理的整个过程。
2.采购专员按照企业《订单状态跟踪管理制度》跟踪采购订单。
第9条企业取消采购订单的处理1.原则上，采购部不能取消订单。
如因企业内部某种原因，确实需要取消已发出的订单，采购专员应依据领导审批权限向领导申请取消订单。
2.对于企业单方面取消订单或供应商可能提出取消订单的问题，采购专员应按照以下程序处理。
(1)采购部预先提出有可能出现的问题及可行的解决方法，并由采购专员编制《××取消订单处理方案》。
(2)采购经理或采购总监在权限内审批《××取消订单处理方案》。
(3)采购专员执行《××取消订单处理方案》。
3.依照合同规定取消订单的，采购专员无需请领导审批。
跟单催货说话技巧
跟单催货说话技巧
一、一定要积极主动：
1、首先要做到谦虚、亲切、热情；
2、注意语气的调节，应口头语言礼貌有礼；
3、能够表达出对客户的信任和尊重；
4、在沟通中尽量减少催货的次数，应当尽快向客户提出解决方案。
二、要给客户空间：
1、要在跟单前，了解客户的要求和物流情况，以便有效地跟踪催货；
2、在沟通中，避免过分强调催货，而是从客户的角度出发，为客户提供有效的建议；
3、避免一味纠缠和追究客户的订单或交货期，而是要给客户留有反应和活动的空间；
4、合理提出解决方案，客户可以更加容易理解。
三、及时询问和反馈：
1、在催货的过程中，及时询问客户的要求及运输进度，以便及时反馈信息给客户；
2、在催货中，及时向客户报告物流进度，让客户对待货运的情况和订单有所了解；
3、除此之外，还可以及时准确提供物流信息，让客户对货物的到货有个大致的了解；
4、及时询问客户货物状况和质量，并能及时反馈客户的反馈意见。
四、要注意言行一致：
1、言行一致，也就是说，无论是口头沟通还是书面沟通，都要保持言行的一致性；
2、催货过程中，依旧要保持亲切、有礼、谦虚的态度，避免低声把爱、恶意、威胁等情绪投射给客户；
3、保持催货的有条不紊，给客户清晰的订单行为指引，从而避免混乱情况的发生；
4、如果客户拒绝此类催货，也要及时与客户联系，以客户的需求为核心，提供更好的售后服务。
跟单员的常见工作流程及内容
跟单员的常见工作流程及内容
跟单员是负责处理和跟踪公司之间采购和销售的专业人员。
他们扮演着重要的角色，协调供应商和客户之间的沟通，为公司的采购和销售活动提供支持。
以下是跟单员的常见工作流程及内容。
一、产品询价和报价
二、产品样品及订单确认
在确定了合适的供应商和产品后，跟单员会要求供应商提供样品以供客户评估。
一旦样品被确认，并且客户决定订购产品，跟单员会与供应商沟通，确保订单的准确性和及时交付。
三、订单跟踪与催促
四、协调物流与运输
五、质量检查与报告
跟单员需要定期进行质量检查，以确保产品符合客户的要求和标准。
如果发现产品存在质量问题，跟单员需要及时与供应商沟通，解决问题并提出改进措施。
同时，跟单员还需要向客户提供详细的质量检查报告和相关证明文件。
六、售后服务与投诉处理
跟单员也会负责处理客户的售后服务和投诉。
在客户收到货物后，如果出现任何问题，跟单员需要及时响应并解决。
他们需要与供应商沟通并跟踪售后服务的进展，确保客户的满意度和忠诚度。
七、市场调研与业务拓展
跟单员负责收集和分析市场信息，并根据公司的需求进行业务拓展。
他们需要了解竞争对手的动态和市场趋势，提供有关产品价格、质量和服
务的建议，以促进公司的业务增长。
总结起来，跟单员的工作流程包含了询价和报价、样品及订单确认、
订单跟踪与催促、协调物流与运输、质量检查与报告、售后服务与投诉处
理以及市场调研与业务拓展等方面的工作内容。
通过有效地执行这些任务，跟单员能够确保公司的采购和销售活动顺利进行，并为客户提供优质的产
品和满意的服务。
采购催货技巧
采购催货技巧
采购催货技巧
催不到货时，首先要告诉你的上级而不是计划、生产部门经理。
产品延期了，肯定会影响后面的出货时间，告诉上级也要跟业务确认出货时间能否推迟，不管结果行不行，都要有反思报告给上级，并总结经验。
杜绝下次发生，作为上级的肯定也不想老是帮你处理这些小事情。
一、按订单跟催。
按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。
有：1)联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。
2)统计法：将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。
3)跟催箱：制作一个31格的跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相应的订单。
二、定期跟催。
于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。
三、其它：电话跟进、传真跟催、驻厂跟单等等
四、如果是合作很久，各方面都配合的供应商，只需要做到订单发出后要求供应商回复交期，然后看能否达到公司的需求；如果可以，如果交货期不长的，就在交货的前一天跟催一下，明天发货有没有问题；如果交货周期长的，那一边在订单发出后三五天内，问一下订单的安排情况并在要交货前一天再次确认交期。
跟单催货说话技巧
跟单催货说话技巧
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一、跟单催货技巧
1、温和的推动：在进行跟单催货过程中，要尽量以温和的语言和方式与客户进行沟通，以避免误会或发生争执，及早解决问题，保持客户与供应商的良好合作关系。
2、明确的要求：在温和的催货过程中，一定要明确要求，不要模棱两可，以便清楚的知道客户的真实意图，以及后续跟单催货的方向。
3、规范的催货：对客户进行跟单催货时，要按照正规规范的催货流程去操作，不要做出任何与此不符的话语，以确保客户的满意度和对跟单催货的支持。
4、具体的计划：在催货中，应当拟定一个具体的计划，内容要包括催货的频率、内容以及催货的方式，以便于在跟单催货中事半功倍。
5、培养耐心：在进行催货时要有耐心，做好客户的耐心引导工作，帮助客户做到最好的订单实施，以达到较好的效果。
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跟单工作职责
跟单工作职责
1.工作时间：9：00—送货员最后一车送货回来，把运费对好并付款，操作发货，登
记好运费、配送费、日常费用的登记。
2.订货：日常订单的订货、催货、付款。
3.批量订货：由杰哥或玲姐下批量采购单，跟单把采购单发给供应商，并打印出来
存档，时常跟踪采购单的生产、送货进度、付款进度。
4.审核：各客服发货单的审核，只审核客户的旺旺ID号在后台是否存在、是否已付
款，并存档一联。
5.售后补件：售后登记表先由客户登记售后的处理情况，跟单及时跟踪，是否给工
厂下补件单，及时跟进、催促。
6.货款：每月1-5号，与供应商的对账与结算。
7.费用：登记运费、配送费、日常生活等费用的核对与登记。
8.收货：仓库员不在时，临时到仓库收货，收货时按仓库存放规则收货。
9.盘存：每月最后一天，盘点仓库的实际库存并登记、核对。
10.库存：库存表的每天登记、更新，及时发货货品的安全库存不足时，提醒公司及
时采购。
11.业绩表：每天及时登记各客服业绩的成本。
12.货运部资料：资料的及时更新。
13.单据：跟单每天及时向仓库员收集当天的收货单，及时登记库存表，给客服反馈
补件情况，收货单、客服的发货单，时常整理，分门别类存放整齐。
14.分销：给兄弟店铺供货的，打发专用格式的发货单、审核，每月1-5日与对方对
账并结算货款。
15.核对：刷销量表中的ID号与金额，是否与登记表相符。
采购跟单岗位职责
采购跟单岗位职责采购跟单岗位职责11、负责库存预警备货及相关信息；2、负责样品、快递的登记及管理；3、依据生产计划与供应商谈价格、交货及付款相关事宜；4、依据生产进度布置下订单，通知供应商发货（在生产允许条件下尽量少积压库存）；5、到货签收，做入库；6、催供应商开发票，搭配财务适时抵扣发票；7、供应商的'评审、物料的适时采购；8、与供应商对帐，并对分管的工作承当责任；9、每日应到物料的适时跟进与确认、物料帐目的记录及核查；10、帮助处理来料异常、并对分管的工作承当责任；11、负责本部门工作布置，督导其执行效果；12、本部以及与其相关部门的沟通协调工作。
采购跟单岗位职责2重要职责：A.帮助采购主管处理采购部的`相关事宜。
B.帮助处理采购订单的跟进，如布置第三方验货进行订单产品检验，跟客户确认检验结果，跟客户和工厂协调布置出货事宜。
C.采购部的资料整理，如供应商资料归档，供应商考核登记。
D.采购部样板管理，样板收发和寄样跟踪登记。
E.领导交待的其它事宜。
采购跟单岗位职责31、帮助外贸业务顾问跟进订单及货期，订立出货计划；2、布置订单的`订舱，拖车等运输工作，及整合制作报关所需信息；3、负责全部出货文件的制作；4、负责订单核销退税等操作；5、完成上级交办的其他工作。
采购跟单岗位职责41、所负责物料的规格型号，谙习所负责物料的相关标准，并对采购订单的要求、交期进行掌控。
2、适时更新相关材料的《合格供应商一览表》及相关资料。
3、搭配PMC部将原材料采购到位，确保生产顺当进行。
并做好物料交货异常信息反馈日报表。
4、追踪MRB会议决议的执行情况，积极跟踪供应商品质改善，将供应商回复的结果适时反馈到品管部。
5、追踪外发加工产品全部回仓及跟进外发余料库存情况。
6、跟催相关部门对样品的确认结果并在当日内回交供应商。
7、服从采购员的`日常工作布置，并每日做好日清工作。
8、帮助采购员做好对帐工作。
9、服从上级临时布置的其它工作。
跟单催货说话技巧
跟单催货说话技巧
第一部分跟单催货说话技巧
1、首先，要有自信，并将一份乐观的精神传递给客户，让客户知道你是一个有信心的人。
2、要尽量减少抱怨，因为抱怨只会让客户觉得你很不尊重他们，不仅会加剧客户与你之间的紧张关系，而且也会让客户对你的跟单产品失去信心。
3、要学会及时主动沟通与联系，了解客户的最新动态，不要等待客户告诉你，而是要主动进行联系以及沟通，以确保不会让客户突然受到不必要的惊吓。
4、尽量寻找到合适的催促客户付款的窗口期，尽量使跟单催货流程完美，同时也要给客户一份安全感。
5、了解客户需求，尽量满足客户要求，要让客户知道，你是一个有思想的人，是一个可以为客户提供有价值的人。
即使客户不能满足你的要求，也要以温和的态度尊重客户，给客户一个良好的印象。
第二部分以上是跟单催货说话技巧，还有一些具体的技巧，可以帮助你在跟单催货过程中更有效的完成任务：
1、要充分利用礼节的说话方式，能给客户一种安全感，即使客户需要给你延长付款的时间，也能够比较理智的处理。
2、及时表达对客户的感谢，如果确实是客户给予订单，应该表示感谢，帮助建立客户与你之间的信任。
3、要学会让客户知道，你的服务是可以帮助客户节约成本的，
合理利用财务资源来改善客户的效益。
4、尽量给客户提供一些实际的帮助，如果你有丰富的经验，那么可能可以给客户提供一些合理的建议，这样可以让客户更愿意听取你的建议。
5、在沟通的时候要特别注意语言，尽量使用温和的语言，不要因为自己的语言而引起客户的抵触，而且所有沟通内容都应该清楚明确，以使客户能够清楚的明白你的意图。
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采购订单管理的跟单和催货
采购订单发给供应商之后，采购方会对订单进行跟踪和催货。
订单发出的同时会确定相应的跟踪接触日期。
有些公司甚至设有全职的跟踪和催货人员。
跟踪是对订单所作的例行追踪，以确保供应商能够履行其货物发运的承诺。
如果产生诸如质量或发运方面的问题，采购方就需要对此尽早了解，以便采取相应的行动。
跟踪一般需要经常询问供应商的进度，有时甚人生中最幸福的就是身体健康
至需要到供应商处走访。
不过，这一措施通常仅用于关键的、大额的或提前期较长的采购事项。
为了及时获得信息并知道结果，可通过电话进行跟踪；不过，有些公司也会使用由计算机生成的、简单的表格，以查询有关发运日期和在某一时点生产计划完成的百分比。
催货是对供应商施加压力，以使其履行最初所作出的发运承诺、提前发运货物或是加快已经延误的订单涉及的货物的发运。
如果供应商不能履行合约，采购方会威胁取消订单或是取消以后可能的交易。
催货应该仅适用于采购订单的个别情况，因为如果采购方对供应商能力已经作过全面分析的话，那被选出的供应商就应该是那些能遵守采购合约的可靠的供应商。
而且，如果一家公司对其物料需求已经做了充分的计划工作，如果不是情况特殊，它就不必要求供应商提前货物的发运日期。
当然，在物资匮乏的时候，催货确实有重要的意义。
具体来说，跟踪和催货的工作内容如下：
1．跟踪供应商工艺文件的准备
工艺文件是进行加工生产的第一步，对任何外购件（需要供应商加工的物料）的采购，订单人员都应对供应商的工艺文件进行跟踪。
如果发现供应商没有相关工艺文件，或者工艺文件有质量、货期问题，应及时提醒供应商修改，并提醒供应商如果不能保质、保量、准时到货，则要按照合同条款进行赔偿。
2．确认原材料的准备
备齐原材料是供应商执行工艺流程的第一步，有经验的订单人员会发现供应商有时说谎，如有可能必须实地考察。
3．跟踪加工过程进展状态
不同物料的加工过程不同，为了保证货期、质量，订单人员需要对加工进行监控。
有些物料采购，其加工过程的监工小组要有订单人员参加，如一次性、大开支的项目采购、设备采购和建筑采购等。
4．跟踪组装调试检测过程进展状态
组装调测是产品生产的重要环节，这一环节的完成表明订单人员对货期有一个结论性答案。
订单人员需要有较好的专业背景和行业工作经验，否则，即使跟踪也难以达到效果。
5．确认包装入库
此环节是整个跟踪环节的结束点，订单人员可以向供应商了解物料最终完成的包装入库信息。
如果有可能，最好去供应商现场考察。