文书档案整理要求

附件2:

文书档案整理要求

归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

一、“件”的概念：

归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。

1、文件正本与定稿为一件；

2、正文与附件为一件；

3、正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、行文呈批表、签批条等）作为一件；

注意：各单位必须使用区档案局统一印制的行文呈批表，并填好全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号六个标识，实时归档。

4、原件与复制件作为一件（指原件不清）；

5、转发文与被转发文作为一件；

6、报表、名册、图册等应按照其本来的装订方法，一册（本）作为一件；

7、来文与复文（请示与批复、函与复函）作为两件分别编号，如果当年没有批复的，要在请示目录备注栏中注明情况；

8记录按一次会议为一件，并要求在著录过程中，注明会议主要内容；

9、大事记以年度为单位作为一件；

10、行政介绍信可以几张（不超20张）粘帖成一件。

二、归档文件的技术与处理：

1、拆钉

永久、长期保存文件的金属钉要拆下，短期可不拆。

2、文件的修整

第一，修裱破损文件；

第二，复制字迹模糊或易褪变的文件，如复写纸、圆珠笔、铅笔、传真件；

第三，超大纸张要折叠，少于B5的纸要托裱。

3、装订

薄的文件用不锈钢钉，但要注意不能使用微波消毒设备消毒；厚的文件用棉线三孔一线，采用左侧装订，左、下侧对齐。

4、排列

⑴同一保管期限内的文件最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序排列。

⑵成套性文件相对集中排列。如同一次活动、同一项工作、同一个会议、同一刊物、会议记录、大事记等。

⑶对未及时归档文件，排在相应类别的最后。

5、编号

6.1企业档案一般有以下类目

一级类目以下按各类档案的内容、性质分别设二级类目、三

级类目、四级类目，以下为各案卷排列顺序号。

6.2分类编号规程

分类号及案卷顺序号（构成档号）统一用阿拉伯数字作代号，各类

目之间分别用圆点分隔（占半格），分类号与顺序号之间用破折号“一”分隔（占一格）。

举例：

x. x. x . x -1

I I I I I —案卷顺序号

I I I I ___ 四级类目

I I I ______ 三级类目

I I _________ 二级类目

________________ 一级类目

例（一）产品类编号

0. 1. 1 . 1 -1

I I I I I —案卷排列顺序号

I I I ___ 品种名称（四级类目）

I I I ______ 剂型（三级类目）

I ________ 成药品（二级类目）

________________ 产品类（一级类目）例（二）设备类

1 . 2. 1 . 1 -1

I I I I I—案卷排列顺序号

I I I I __ 设备仪器型号规格（四级类目）

I I I _____ 设备、仪器种类（三级类目）

I I _______ 通用设备（二级类目）

I __________ 设备仪器类（一级类目）

例（三）基建类编号

2. 2. 1 -1

I I I I —案卷排列顺序号

I I I ___ x x车间厂房（三级类目）

I I ____ 生产建筑（二级类目）

____________ 基建类（一级类目）

例（四）科研类编号

3. 1. 1 -1

I I I I —案卷排列顺序号

I I I ___ x x科研项目（三级类目）

I I ____ 科研课题（二级类目）

I _______ 科研类（一级类目）

例（五）文书类编号

厂务行政、经营管理、党政工团编号由年限、保管期（永久、长期、短期）、案卷号构成，案卷号的编制每年分别按“永久”“长期”“短

期”排三个顺序号、案卷排列是以上三类合在一起，按司厂务行政、经营管理、党政工团类的顺序排列。

例（六）声像类档案的编号

7.2 . 1 -1

I I I I—案卷排列顺序号

I I I __ 荣誉证书照片（第三类目）

I I ______ 照片（第二类目）

I ________ 声像类（第一类目）

例（七）人员档案编号

8. 1.-1

I I I —案卷排列顺序号

I I __ 已故员工（第二类目）

I _____ 人员类（第一类目）

例（八）会计档案编号

报表、帐簿、工资单的案卷号，可分别连续多年各自编一个

案卷顺序号，一个序号以下超过三位数编一本目录。会计凭证每年形成的案卷在200卷以上的，可每年编一个顺序号，一年一本目录，不足200卷的可两年合编一本目录。

例：

9.1.-1

案卷排列顺序号

综合 1.专用设备、仪器类

通用设备、仪器类 基建类 综合性文件 辅助生产建筑 科

研类 综合 3.1

文书类

厂务行政 4.2

知识产权类 专利

5.2

声像类

1照片底片 7

1.3

2.2 2.4

科研课题

经营管理

商标

.2 照片 7.2.1

引进技术设备（生产线）

生产性建筑

办公楼 2.5 生活建筑

3.2 其他

4.3 党政工团

5.3 条形码

荣誉、奖状照片 7.2.2 人物 7.2.3 会议 7.2.4

厂容厂貌

_____ 报表（二级类目） _____ 会计类（一级类目）

分类方案 产品类 原料药 设备仪器类

6.3 0 0.1 1

1.0 1.2 2

2.1 2.3

3 3.0

4 4.1

5

5.1 7

7.