档案的信息化建设与管理
档案管理信息化建设意义和方法
档案管理信息化建设意义和方法档案管理作为重要的公共服务，在现代化社会中发挥着重要的作用。
随着信息化建设飞速发展，档案管理也步入了信息化建设的时代。
信息化建设可以提高档案管理的效率，增强档案管理的透明度和可靠性，有效保护档案信息的安全和完整性，更好地实现档案管理的公共服务。
本文将从档案管理信息化建设的意义和方法两个方面展开阐述。
一、档案管理信息化建设的意义1. 提高档案管理的效率传统的档案管理方式往往需要大量的人力物力和时间成本。
而信息化建设可以将档案管理过程中的一些繁琐、重复、冗余的工作自动化处理，大大提高档案管理效率。
例如，数字化档案馆的建设可以实现档案资料的实时在线查询，为用户提供便捷的查阅服务。
2. 增强档案管理的透明度和可靠性传统的档案管理方式容易出现档案丢失、损毁、篡改等问题，导致档案信息的可靠性无法保障。
而信息化建设可以通过系统化的管理流程、规范化的操作方式、科技化的信息安全手段等方式增强档案信息的透明度和可靠性，有效防止档案信息的泄露和损毁，保障档案信息的真实性和完整性。
3. 保护档案信息的安全和完整性随着数字档案的广泛应用，管理数字档案的安全和完整性也成为档案管理工作中的一大挑战。
信息化建设可以通过加密、备份、恢复、审计等多种技术手段有效保护档案信息的安全和完整性，避免信息泄露和篡改等风险。
4. 实现档案管理的公共服务信息化建设可以实现档案管理部门与社会大众之间的信息共享和互动，为广大用户提供更加便捷的档案查询、借阅、复制等服务。
同时，数字化档案馆的建设还可以将档案信息从地域限制中解放出来，实现档案信息的全球传播和共享，更好地实现档案管理的公共服务。
二、档案管理信息化建设的方法1. 建设数字化档案馆数字化档案馆是档案管理信息化建设的核心。
数字化档案馆可以将传统的纸质档案转化为电子档案，并采用数据库技术对档案进行分类、归档、检索和管理，实现档案信息的全方位、立体化、便捷化管理。
数字化档案馆的建设是档案管理信息化建设的第一步，也是最关键的一步。
档案信息化建设与管理措施
档案信息化建设与管理措施随着时代的发展，档案信息化建设成为了现代化管理的趋势。
传统的档案管理方式虽然在过去的时代中曾经发挥过重要作用，但是在今天的现代社会中已经越来越难以适应现代化的管理要求，逐步被数字化的现代档案所替代。
档案信息化建设不仅可以提高档案管理的效率和质量，而且可以提高档案利用的效率，为社会、经济发展提供更精准、高质量的数据和信息支持。
一、加强档案信息化基础建设在档案信息化建设与管理措施中，加强档案信息化基础建设是十分重要的一步。
档案信息化基础建设工作可以从以下方面进行：1.科学规范的信息化管理制度：建立科学规范的信息化管理制度，为档案信息化建设和管理提供保障。
在制度中规范档案信息化管理流程、档案存储要求、安全管理要求、数据备份要求和信息安全要求等方面的具体要求，建立规范化管理制度，定期检查和修正制度，确保档案信息化管理工作按照标准程序顺利开展。
2.高度稳定的硬件基础：档案信息化管理离不开稳定的硬件基础设施，包括服务器、存储设备、网络设备、计算机、打印机、扫描仪等。
硬件设备的选用应该考虑其可靠性、稳定性、安全性和可扩展性等方面的因素，并进行有效的采购、维护和管理。
3.高效安全的软件平台：档案管理软件平台是档案信息化管理的关键。
应该根据档案的种类和管理需求，选择适当的档案管理软件，保证操作简单、易学易用、高效安全、数据完整性好。
软件平台的安全性是档案信息化管理的重点，因此需要采取一系列安全管理措施来保证平台的安全性。
二、有效管理档案信息安全对于档案管理人员来说，保证档案信息的安全性是非常重要的。
因此，建立有效的档案信息安全措施也是档案信息化建设与管理的重要环节。
在档案信息安全管理方面，具体措施可以从以下几个方面入手：1.完善的数据备份机制：档案信息化管理工作需要备份存储关键数据，如数据文件、数据库等。
数据备份是保证数据安全的重要措施。
在备份数据时，不仅要选择可靠的备份策略，而且需要定期检查和验证备份数据的可用性和完整性。
档案信息化建设方案
档案信息化建设方案摘要：本文旨在提出一种档案信息化建设方案，以便实现档案管理的数字化转型和信息化发展。
该方案主要包括：档案数字化管理、信息系统建设、安全保障与风险控制三个方面的内容。
通过对档案信息化建设方案的实施，可以提高档案管理的效率和质量，促进信息共享和互联互通，推动档案事业的科学发展。
一、档案数字化管理档案数字化管理是档案信息化建设的基础，主要包括档案数字化采集、存储与保护、检索与利用等环节。
1. 档案数字化采集采用高清扫描技术，将纸质档案转化为电子文件，确保档案转换的准确性和完整性。
同时，建立档案数字化采集规范和流程，保证数字化采集工作的有序进行。
2. 档案数字化存储与保护建立统一的档案数字化存储系统，将电子档案按照分类、目录进行组织和存储，确保档案信息的安全和持久保存。
采用数据备份和容灾技术，预防数据丢失和损坏。
3. 档案检索与利用建立档案数字化检索系统，实现对电子档案的全文检索和信息查询。
提供多种检索方式，如按照关键词、日期范围、文件类型等条件进行检索。
同时，提供一键打印、导出等功能，方便用户对档案信息的利用。
二、信息系统建设信息系统建设是档案信息化建设的核心，主要包括档案管理系统的开发、应用和优化。
1. 档案管理系统开发根据档案管理的要求和功能需求，开发一套定制化的档案管理系统。
该系统应包括基本信息录入、档案流转管理、电子文件管理、安全权限控制等功能模块，以满足不同用户的需求。
2. 档案管理系统应用通过推广和培训，使档案管理系统得到广泛应用。
对全体档案工作人员进行培训，提高其信息化应用水平。
同时，鼓励各部门积极参与档案管理系统的应用，打破信息孤岛，实现信息的共享和协同工作。
3. 档案管理系统优化定期对档案管理系统进行评估和优化，修复系统漏洞和缺陷，更新系统功能和技术，确保系统的稳定性和安全性。
通过用户反馈和需求调查，不断改进系统的易用性和用户体验。
三、安全保障与风险控制安全保障与风险控制是档案信息化建设的重要环节，主要包括数据安全保障、网络安全保障和灾备与恢复策略。
档案局信息化建设科学管理方案
档案局信息化建设科学管理方案一、总体目标1.实现档案资源数字化。
将档案实体转化为数字化信息，便于存储、检索和利用。
2.建立统一的信息管理系统。
整合各类档案资源，实现档案的集中管理和高效利用。
3.提高档案管理人员的素质。
培养具备信息化素养的档案管理人才，确保档案信息化建设的顺利推进。
二、具体措施1.档案数字化（1）档案扫描。
对现有档案进行扫描，将纸质档案转化为数字化信息。
（2）档案整理。
对扫描后的档案进行整理，建立电子档案库。
（3）档案备份。
定期对电子档案库进行备份，确保档案数据安全。
2.信息管理系统建设（1）需求分析。
深入了解档案局业务需求，制定符合实际的管理系统方案。
（2）系统设计。
根据需求分析，设计出一套功能完善、易于操作的信息管理系统。
（3）系统开发。
采用先进的开发技术，确保系统稳定、高效运行。
（4）系统部署。
在档案局内部署信息管理系统，实现档案的集中管理。
3.人员培训（1）培训内容。
针对档案管理人员，开展信息化知识、技能培训。
（2）培训方式。
采用线上与线下相结合的方式，提高培训效果。
（3）培训效果评估。
定期对培训效果进行评估，确保培训质量。
三、实施步骤1.前期准备（1）成立项目组。
组建一支具备专业素质的项目团队，负责档案信息化建设。
（2）制定实施方案。
根据总体目标和具体措施，制定详细的实施方案。
2.实施阶段（1）档案数字化。
按照实施方案，有序推进档案数字化工作。
（2）信息管理系统建设。
同步开展信息管理系统建设，确保档案信息化建设顺利进行。
（3）人员培训。
针对不同岗位需求，开展针对性培训。
3.验收阶段（1）系统验收。
对信息管理系统进行验收，确保系统稳定、可靠。
（2）档案验收。
对数字化档案进行验收，确保档案质量。
（3）人员考核。
对培训效果进行考核，确保档案管理人员具备信息化素养。
四、预期效果1.档案管理效率提升。
通过信息化手段，提高档案检索、利用的效率。
2.档案安全得到保障。
实现档案的数字化备份，降低档案实体损失风险。
档案管理与信息化建设
档案管理与信息化建设档案管理是组织和管理档案的一项重要工作，对于一个机构或企业来说，有效的档案管理是保持正常运作的基础。
随着科技的进步和信息化的发展，档案管理也逐渐与信息技术融合，形成了档案管理与信息化建设的新模式。
本文将聚焦于档案管理与信息化建设的关系，并探讨其在现代社会中的重要性与优势。
首先，档案管理与信息化建设密不可分。
在信息化时代，大量的数据与信息以电子化的形式存储和传输，档案管理也不再局限于传统的纸质档案。
信息化建设为档案管理提供了更加高效、安全和便捷的手段。
通过数字化和网络化的技术手段，档案可以迅速录入、存储、检索和传递，大大提高了档案管理的效率和精确度。
同时，信息化还可以加强档案的安全性，通过备份和加密等措施，确保档案的保密性和完整性。
其次，档案管理与信息化建设相辅相成。
档案管理需要信息化建设的支持，而信息化建设也需要档案管理的指导和规范。
档案管理提供了对档案的分类、整理、归档和销毁等规范流程，为信息化建设提供了有效的基础。
同时，信息化建设也为档案管理提供了更好的工具和平台，如电子档案管理系统、数据库和云存储等。
这些工具和平台可以帮助档案管理者更好地管理和利用档案，提供更好的服务和支持。
档案管理与信息化建设的结合，对于一个机构或企业来说，带来了诸多优势。
首先，通过信息化手段管理档案，可以减少人力和物力的消耗。
传统的纸质档案需要大量的人力物力来进行管理和维护，而信息化建设可以将档案的录入、存储和检索等过程自动化，大幅降低了管理成本。
其次，信息化建设可以提高档案管理的效率和精确度。
档案的录入和检索可以通过电子化系统实现，极大地缩短了处理时间，也减少了人为的错误和遗漏。
此外，信息化建设还可以提高档案的安全性，通过加密和权限控制等手段，确保档案的机密信息不被泄露或篡改。
然而，信息化建设也面临一些挑战和问题。
首先，信息技术的不断更新和演进，要求档案管理者不断学习和更新自己的知识和技能。
其次，信息化建设的投入和运行成本较高，对于一些小型机构和企业来说可能存在一定的经济压力。
试析档案现代化管理与信息化建设
档案现代化管理与信息化建设1. 档案现代化管理的概念和特点档案现代化管理是指利用现代科技手段和管理理念对档案进行全面、科学、高效的管理。
传统的档案管理方式往往采用纸质文档，管理效率低下，易受损坏和丢失，难以满足现代社会的快速发展需求。
而档案现代化管理通过信息化建设，将档案数字化，实现了档案的高效管理和共享利用。
档案现代化管理的特点主要有以下几点：•数字化档案存储：通过数字化技术，将纸质档案转化为电子文件进行存储，提高档案的安全性和可靠性。
•集中化管理：通过信息化系统，实现对档案的集中化管理，便于查找、整理和维护。
•共享利用：通过网络化建设，实现档案的共享利用，方便不同部门和个人获取需要的档案信息。
•快速检索：通过信息化系统的检索功能，实现对档案的快速检索和查找，提高了工作效率。
•信息安全：通过加密和权限管理等措施，保护档案信息的安全性和完整性。
2. 档案现代化管理的必要性档案现代化管理的必要性体现在以下几个方面：2.1 提高档案管理的效率传统的档案管理方式需要人工整理、归类和存储，效率较低。
而通过信息化建设，可以实现对档案的自动化管理，节省了人力资源，提高了效率。
2.2 提升档案存储的安全性传统的纸质档案容易受到环境因素、人为破坏等影响，存储安全性较低。
而数字化档案可以通过数据备份和加密等措施保障档案信息的安全性，避免了意外损失和泄露。
2.3 便于档案的共享利用纸质档案的共享利用受到时间和空间的限制，不利于信息的快速传递和共享。
而通过信息化建设，可以实现档案的网络化共享，方便各部门和个人获取需要的档案信息，提高了工作效率。
2.4 保障档案信息的完整性和可靠性纸质档案容易受到损坏和丢失，造成档案信息的破坏和丧失。
而数字化档案可以进行多重备份和加密，保障档案信息的完整性和可靠性。
3. 档案现代化管理的信息化建设档案现代化管理离不开信息化建设的支持，信息化建设是实现档案现代化管理的基础和手段。
3.1 档案数字化档案数字化是指将纸质档案转化为电子文件，通过扫描、录入等方式进行数字化处理。
关于档案信息化建设与档案管理的思考
关于档案信息化建设与档案管理的思考1 档案信息化建设概述对于“档案信息化”这一概述有着广义和狭义之分。
从广义角度来看，档案信息化是指对社会中政治、经济、文化以及科技等的信息进行融合，并通过现代信息技术实现档案资源信息大数据的共享；从狭义角度来看，档案信息化是将实物档案信息资料进行整理形成电子化资料，这是将其数据化的过程，这也为广大查阅档案人员提供了极大的便利。
因此，档案信息化建设是与传统档案管理相对而言，它是利用信息技术对传统实物档案信息资料进行创新和升华，将档案资料的保存方式转为电子保存，这样一方面能够确保保存的长期性和便捷性，另一方面还能提高档案管理的效率，以便实现资源共享，大大节省了人力和物力。
2 当前档案管理存在的问题虽然信息化时代给人们带来了很大的便利，满足了人们的需求，但是目前在档案管理中还存在不少问题，主要存在档案信息化建设意识淡薄、档案管理缺乏规范、档案管理人员业务水平参差不齐以及每个单位档案管理部门缺乏统一四方面的问题。
1）档案信息化建设意识淡薄。
随着信息技术的推进，很多管理系统进入人们的视野，减轻了人们的工作负担。
但是在档案管理这一领域，很多档案管理人员对于档案的信息化建设的认知程度较低，他们还是更倾向于使用传统的档案管理方式，他们认为传统的档案管理方式能够满足档案管理工作的需求，同时不会投入太多有金钱和时间，从根本上没有激起相关工作人员对于档案信息化建设的重视。
2）档案管理缺乏规范。
在档案管理工作中也出现了很多不同的软件，但只有部分软件能够满足既定的管理需求，因此这就需要档案管理工作者制定统一的管理标准。
但在实际使用的过程中，档案管理标准混乱，导致档案管理效率降低，主要表现在以下几方面：第一，在档案信息化建设过程中缺乏完善的相关组织统一规划以及未制定科学而合理的管理标准，导致管理缺乏合理性，阻碍了管理工作的正常运行；第二，档案管理方式落后，没有从根本上对传统的管理方式进行革新，导致出现了管理方法与对外服务管理脱节的现象，扰乱了档案资源管理与其他对外服务信息管理的有效衔接。
档案管理信息化体系建设措施
该企业在实施过程中，注重档案信息 资源的整合与共享，建立了统一的企 业档案信息管理系统。同时，加强了 档案数字化建设，实现了档案信息资 源的数字化存储和检索。此外，还注 重档案信息的安全保护，采取了多种 安全措施保障档案信息的安全。
经过几年的建设，该企业档案管理信 息化体系已经取得显著成效。档案管 理效率大幅提升，档案信息查询更加 便捷，同时，也提升了企业的竞争力 和形象。
档案管理信息化体系建设措 施
汇报人： 2024-01-07
目录
• 档案管理信息化概述 • 档案管理信息化体系建设内容 • 档案管理信息化体系建设方法 • 档案管理信息化体系建设案例
分析 • 结论与展望
01
档案管理信息化概述
定义与特点
定义
档案管理信息化是指在传统档案管理的基础上，利用信息技术对档案信息资源 进行数字化处理、分类、存储和利用，以提高档案管理的效率和服务水平。
提高档案服务水平
通过信息化手段，可以提供更加便捷、高效的档 案服务，满足用户多样化的需求。
档案管理信息化的发展历程
起步阶段
20世纪90年代初，随着计算机技术的 普及，档案管理开始逐步实现数字化 和信息化。
发展阶段
成熟阶段
近年来，随着云计算、大数据等技术 的广泛应用，档案管理信息化进入了 成熟阶段，实现了更加高效、智能的 管理和服务。
特点
档案管理信息化具有数字化、网络化、智能化、社会化等特点，能够实现档案 信息资源的共享和高效利用，提高档案管理的质量和效益。
档案管理信息化的重要性
提高档案管理效率
通过信息化手段，可以快速完成档案的收集、整 理、存储和检索，提高档案管理的效率。
促进档案资源共享
信息化手段可以实现档案信息资源的数字化和网 络化，促进档案资源的共享和利用。
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浅谈档案的信息化建设与管理
摘要：档案工作是记录历史、服务社会、传承文明的重要工作。
我国目前的档案工作，正处于从“封闭型”管理到开放式服务，从人治到法治、重保管到重服务和重利用、传统管理到现代化管理的转型期。
近几年，电子信息技术取得飞速发展。
办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，政府、企、事业部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。
随着先进的技术和管理方式，产生了大量的电子文件。
关键字：档案信息化档案建设档案管理
1、档案数字化建设的内容
目前，档案数字化建设的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件太杂乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。
档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。
档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化管理，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2、重点抓好档案数据库建设
目前，档案信息化系统从总体上看仍处于与由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于档案数据库建设。
开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的
主体。
数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。
建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。
经过试点，数据库建设中最重要的是领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。
当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络连接形成开放的分布式数据库群，将使自动化系统效率大大提高。
3、信息化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求，档案信息化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。
部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。
当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。
鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
4、电子文件档案信息化管理
电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解
码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。
面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
那什么是电子文件档案信息化管理呢？电子文件档案信息化管理，就是在传统档案管理经验和形式的基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或数字档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
电子文件档案信息化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件。
专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一管理，电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准
化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。
档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。
档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
5、档案界所应采取的对策
做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。
新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、整理乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。
也就是说，通过技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
集中统一管理是任何社会化大生产所必需的方式，档案信息化这一高新技术系统也不例外。
人机结合是信息化系统的建设方针，其含义是档案专业人员直接使用微机开展工作，这是档案信息化管理的原则之一。
档案信息化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。
目前，我国档案信息化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这与我国档案工作是在各专业基础上发
展起来的和系统建设从“微机起步”有关。
应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务及时规范、标准，软硬件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息化系统管理
之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。
也要下决心结合方便实用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。
建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
6、重视人才管理
推进档案信息化的关键是人才。
加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被社会广泛关注。
档案信息化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响档案信息化水平。
当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。
计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划有组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。
在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保
证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。
7、结语
文件电子化管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义。
档案部门在积极参与电子化管理的同时，应和技术部门、法律界和文件形成部门等各行各业人士密切配合，增强档案法制意识，共同推进电子文件归档的社会化、标准化、自动化、网络化管理，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展，为档案信息化建设做出应有的贡献。