广西壮族自治区机关基本建设归档文件整理规则
基建档案整理规范
基建档案整理规范基建档案整理规范随着社会的发展，基础设施建设越来越重要，而建设项目的档案整理也显得尤为重要。
基建档案的规范整理可以保证项目的顺利进行和后期的管理工作。
为了提高档案整理的质量和效率，下面给出一些基建档案整理的规范。
一、整理前的准备工作1.明确整理目的和要求：明确整理项目的目的和要求，确定整理的重点和范围，为整理工作提供明确的方向。
2.制定整理计划：根据项目的复杂程度和整理的工作量，制定合理的整理计划，明确整理的时间节点和任务分工。
3.准备整理工具和材料：提前准备好整理工具和材料，包括档案袋、标签、批注笔等。
二、整理过程中的规范要求1.分类整理：按照文件的性质和内容进行分类整理，建立起清晰的文件分类体系，便于查阅和管理。
2.文件编号：对于每个文件要进行编号，并做好编号记录，方便后续的查找和使用。
3.文件的摘要和索引：对于每个文件要进行摘要和索引工作，明确文件的主要内容，便于快速查找和了解。
4.档案标签和封签：每个档案袋都要贴上标签，标注文件的名称、编号、责任者等信息，以及整理的日期和档案的保管期限。
对于封签要做到规范、清晰、牢固，以确保档案的完整性和安全性。
5.数字化整理：对于一些重要的文件可以进行数字化整理，包括扫描和存储，以便于长期保存和管理。
6.保密工作：对于涉及到国家秘密和个人隐私的文件，要按照相关规定进行保密工作，确保档案的安全性和保密性。
7.整理记录：对于每个文件的整理过程要进行详细的记录，包括整理人员、整理时间和整理方法等，以便于后续的查阅和管理。
三、整理后的存档要求1.档案的仓库和设施：档案的存放场所要选择干燥、通风、无污染的地方，设施要满足档案的安全要求，包括温湿度控制、防火、防水等设备和措施。
2.档案的柜架和保管：档案要放在专门的柜架上，并按照分类进行分区放置，以便于归档和取档。
柜架上要有明确的标签，标注文件的分类和编号信息。
3.定期整理和保养：定期对档案进行整理和保养，包括翻动档案、检查档案的完整性、更换封签等工作，以确保档案的有序和安全。
南宁市建设工程档案归档整理基本要求
南宁市建设工程档案归档整理基本要求一、立卷的原则和方法1.立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。
2.一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
3.立卷可采用如下方法：①工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分②工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷③监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷④施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷⑤竣工图可按单位工程、专业等组卷⑥竣工验收文件按单位工程、专业等组卷二、初步整理要求1.拆钉：把归档文件所有的金属物拆除，以免锈蚀纸张。
2.托裱或修补：文件纸张幅面小于260×184毫米（16K）的用A4白纸裱托（印制成一本的除外）；凡破损的文件都要用A4白纸托补，图纸破损用毛边纸托补，并压平整。
用档案专用胶水或浆糊粘贴，不能用双面胶或透明胶等粘贴。
3.装订：按档案内容有机联系分类组合成卷，每一份文件（散件）装订成一册(若一份内容的厚度超过2公分则装订成若干册)。
用棉纱线绳三孔装订法装订，纸边距孔12毫米，头尾距50毫米，订结打在背面，要求结实、平整，竣工图不需要装订（因档案要进行电子扫描，目前不需要装订，每一份文件只要用棉纱线绳扎好）。
4.图纸裁边：按照图纸的边框线（有内框线和外框线），裁去外框线以外的多余纸边，保留外框线。
5.图纸折叠方法：按A4纸张尺寸，用“手风琴”式折叠法，先上下，后左右折叠，图标外翻，以便查阅。
三、卷内文件的编目1.编写页号：卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。
用打码机打印页号，使用红色快干清洁印泥油。
案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。
2.页号编写位置：单面书写的文件在正面的右下角; 双面书写的文件正面在右下角，背面在左下角。
如遇纸张幅面大于A4纸尺寸的，在正面的右下角编页号后折成A4尺寸，显示文件标题。
建设项目文件归档要求及档案整理规范
建设项目文件归档要求及档案整理规范第一篇：建设项目文件归档要求及档案整理规范建设项目文件归档要求及档案整理规范一、项目文件形成的质量控制建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分。
它是由项目参建各方共同形成的，是项目建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改扩建的重要形式，项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等均应按照国家对项目档案工作的有关要求，把项目建档工作作为项目建设的重要组成部分，列入建设计划，明确各自的职责。
使之与项目建设同步进行。
为此，参与项目建设的主要单位应在项目建设过程中对项目文件形成与积累的质量进行监控。
（一）建设单位文件的质量控制1、建设单位的职责建设单位应承担起项目档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导的职责。
2、建设单位的任务(1)明确项目档案工作计划。
(2)建立档案工作网络，明确各岗位任务。
(3)规范做法，打好基础。
(4)申报登记，接受监督(二)设计单位文件的质量控制设计文件材料的规范，对竣工档案的内在质量有着密切联系。
如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容(题名)，将对日后文件的整理和提供利用带来不便。
因此，设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时，应明确形成文件的内在质量和外在质量要求，把不合格的产品控制在文件发出之前。
保证设计文件的质量，尤其要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。
设计修改通知单不能一文修改多专业，同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。
设计修改通知单要按专业统一编号，变更人、审核人签名要完备。
对急于施工先发传真的，事后要补发原件；口头变更的要及时形成文件发往有关单位，必须明确行之有效的特别办法。
设计文件要按专业、文号顺序进行积累。
在项目的设计(含变更设计)全部完成后，设计单位需向建设单位移交经规范整理的全套档案(纸质、电子)，并移交一份由项目设计技术负责人签署的设计及修改变更文件材料目录，详列该项目全部的技术文件、设计变更文件、图纸勘误表目录。
归档文件整理规则（共5篇）
归档文件整理规则（共5篇）第一篇：归档文件整理规则《归档文件整理规则》实施细则范围本细则规定了归档文件整理的原则和方法。
本细则适用于各级机关、团体和其他社会组织。
定义本细则采用下列定义。
2．1 归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2．2 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2．3 件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为—件，定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的，可将正本与历次稿本各为一件。
正文与附件为一件，如附件数量较多或者太厚不宜装订的也可各为一件。
正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一个。
原件与复制件为一件。
转发文与被转发文作为一件。
报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件。
同一问题的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)可为一件。
会议记录应以每次会议为一件。
整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
质量要求4．1 归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
4．2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
整理方法 5．1 装订归档文件应按件装订：装订时，正本在前，定稿在后：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
方式与用材的选择：保管期限为永久或长期的归档文件，可根据件内文件的厚薄而定，件内文件较厚的，可用三孔一线的装订方式；件内文件较薄的，可采用缝纫机轧边等方式。
装订时以文件的左侧为装订边。
保管期限为短期的归档文件，不拆钉，保持原貌。
5．2 分类归档文件的分类采用年度——机构(问题)——保管期限的方法进行，如单位较小，形成文件数量较少，可采用年度——保管期限的方法进行分类。
广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查办法
广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查办法（1988年制定，2009年第一次修订，2015年第二次修订）第一条为全面加强机关档案管理规范化建设，切实维护档案的完整与安全，更好地为党和国家各项事业发展及机关建设服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《机关档案工作条例》《广西壮族自治区档案管理条例》，自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，制定本办法。
第二条本办法主要适用于全区以及中直驻桂各级各类机关、参照公务员法管理的事业单位、人民团体、社会组织和金融机构等（以下简称“机关”）。
第三条机关档案工作年度检查按照《广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查评分标准》进行检查，评分标准分值总分110分，其中基础分100分，业务提升加分10分。
第四条检查结果按照考评分值进行划分，主要分为优秀、合格、不合格三个等次。
区直、中直驻桂及相当级别的机关档案工作年度检查考评分在95分以上（含95分）的为优秀；75—95分（含75分）为合格；75分以下为不合格。
市直机关及相当级别的机关档案工作年度检查考评分在90—1 —分以上（含90分）的为优秀；70—90分（含70分）为合格；70分以下为不合格。
县直机关、所辖乡镇（街道）及相当级别的机关档案工作年度检查考评分在80分以上（含80分）的为优秀；65—80分（含65分）为合格；65分以下为不合格。
第五条有下列情况之一的，直接确定为不合格单位：（一）未按规定配备档案工作人员的；（二）拒绝按规定向档案馆移交应进馆的档案及其电子目录和全文数据的；（三）发生档案损毁、丢失、失泄密等事故或其他违反档案法律法规行为的。
第六条机关档案工作年度检查按照属地管理、分级负责的原则由各级档案行政管理部门组织实施。
自治区档案局负责区直、中直驻桂及相当级别的机关档案工作年度检查。
设区市档案局负责市直机关及相当级别的机关档案工作年度检查。
归档文件整理规则具体操作指南课件
3、用铅笔、圆珠笔抄与或者字迹模糊不清 的文件定稿，应退回文件撰写部门重新 抄写后再收。
4.签发手续不全和张 残缺的文件材料应补 齐后再收。
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（一）是做好归档文件登记、收 集工作。
5、正文和附件要同时收。 6.文件处理单要同文件一起收。 7、请示与批复要收齐。口头、电话
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1.整理单位“件”的确定
❖ （一）、文件正本与不同稿本。
❖
同一文件除正本外, 在撰写、印刷过程中
形成的不同稿本, 包括历次修改稿、讨论稿、征
❖ 求意见稿、定稿等, 也可能需要留存。一般来
❖ 说, 文件的正本与定稿为一件, 但定稿过厚不
❖ 易装订的, 也可单独作为一件；重要文件（如
❖ 法律法规等）须保留历次修改稿的, 其正本与
信访工作材料;
本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;
本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料;
本单位外事活动中形成的文件材料位报送的重要的工作计划、报告、 总结、典型材料、统计报表、财务预算、决 算等文件;
下级单位报送的法规性备案文件等.
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4.相关文件
普查工作中形成的文件材料; 同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主 管业务但需要执行的法规性文件; 有关业务单位对本单位工作检查形成的重 要文件; 同级机关和非隶属单位与本单位联系、协 商工作的文件材料等.
料。
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2.收集应注意的问题
数量: （1）归档文件材料一般为一份，重要
的、利用频繁的和有特殊需要的可适 当增加份数；---指发文需2套 （2）具有长期保存价值或具有凭证作用 的电子文件，应制成一套相应的纸质文 件一并归档。
《归档文件整理规则》ppt课件
数作为必备项，机构（问题）可以作为
选择项（见附录A 图A1）。归档章中
全宗号、年度、保管期限、件号、机构
（问题）按照3编制，页数用阿拉伯数
字标识（见附录A 图A2）。为便于识
记，归档章保管期限也可以使用“永久
”“30年”“10年”简称标识，机构
（问题）也可以用“办公室”等规范化
简称标识（见附录A 图A3）。
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• 四、纸质归档文件的修整、装订、编页 、装盒和排架
• （一） 、修整 • 1、归档文件装订前，应对不符合要求的
文件材料进行修整。 • 2、归档文件已破损的，应按照DA/T
25-2000予以修复；字迹模糊或易退变 的，应予复制。 • 3、归档文件应按照保管期限要求去除易 锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。 • 4、对于幅面过大的文件，应在不影响其 日后使用效果的前提下进行折叠。
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• （四）编号 • 1 、归档文件应依分类方案和排列顺序编
写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性 、稳定性、扩充性、简单性原则。
• 2、 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代 码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号 。
• 上、下位代码之间用“-”连接，同一级代 码之间用“·”隔开。
如：Z109-WS·2011-Y-BGS0001
单位编制页码。 • 2、页码应逐页编制，宜分别标注
在文件正面右上角或背面左上角 的空白位置。 • 3、 文件材料已印制成册并编有 页码的；拟编制页码与文件原有 页码相同的，可以保持原有页码 不变。
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• （四） 装盒
• 将归档文件按顺序装入档案盒，并填 写档案盒盒脊及备考表项目。不同年 度、机构（问题）、保管期限的归档 文件不能装入同一个档案盒。
建设工程档案归档整理管理规定
建设工程档案归档整理管理规定一、背景介绍：建设工程档案作为重要的信息资源，对于保留工程质量、工程验收、历史遗留等方面的信息具有重要意义。
为了规范建设工程档案的归档整理管理工作，提高档案的保存和利用价值，特制定本建设工程档案归档整理管理规定。
二、归档责任部门归档管理工作由建设工程项目所在单位的档案管理部门负责。
项目部门应配备专职或兼职负责建设工程档案的归档整理和管理工作，确保档案的安全性和完整性。
三、归档整理流程1.资料整理：项目部门应及时整理建设工程的各类资料，包括设计文件、项目批准文件、施工图纸、质量检测报告等，并按照建设工程档案归档类别进行分类。
2.归档登记：归档管理部门应就整理的建设工程档案进行登记，记录档案名称、编号、分类、归档日期等信息，并制作档案封面、目录等材料。
3.归档存储：建设工程档案应存放在专用的档案室内，保证环境适宜，防止受潮、受损等现象。
档案应按分类和编号顺序排列，方便查找和管理。
4.档案鉴定：建设工程档案的重要性质和价值应通过档案鉴定程序进行确认，确保归档的档案能够真实反映工程的各个阶段和方面。
5.档案准备：建设工程档案需要随时提供给相关方使用，因此归档管理部门应做好档案准备工作，包括复制、备份等，确保档案资料的安全性和可用性。
四、档案保密要求建设工程档案涉及设计、施工、物资采购等各方面的敏感信息，因此归档管理部门应对档案的保密工作进行严格管理。
档案室应设有保密专用区域，确保档案的安全存储；同时，工作人员应签署保密协议，并严格执行相关的保密制度。
五、档案利用和查询1.档案利用：经过鉴定的建设工程档案可以供项目部门、设计单位、审批部门等相关方使用，但必须提出申请，并经档案管理部门的批准。
利用档案时，应保证档案完整无缺，严禁随意拆卸或遗失档案材料。
2.档案查询：项目部门可以随时查询和使用建设工程档案，但需提前向档案管理部门提出查询申请。
档案管理部门应及时提供查询结果，并保证查询的准确性和及时性。
基建档案整理规范
基建档案整理规范基建档案整理规范是指在基础设施建设过程中，对相关档案的整理和管理所遵循的规范。
基建档案是指对于基础设施建设和运营管理具有重要参考价值或证明作用的各类文件和材料。
基建档案的整理规范对于提高基建档案管理效果，保证档案的可持续利用具有重要意义。
以下是基建档案整理规范的一些要点：一、目录管理规范1. 建立完整的目录管理系统，包括建设项目目录、档案检索目录和档案主题目录等。
2. 档案目录要按照项目和时间进行分类，方便检索，保证档案的完整性和准确性。
3. 目录中的项目需要包含档案的基本信息，如档案编号、标题、起止时间、保管期限等。
二、档案归档规范1. 应将基建档案按照建设项目进行归档，并采用统一的编号方式进行标识。
2. 各类档案应按时间顺序进行归档，确保档案的完整性和准确性。
3. 归档时应按照归档目录对文件进行分类，将同一类别的档案放置在一起，方便检索与管理。
三、档案装订规范1. 档案必须装订整齐，不得有遗漏或错乱的情况。
2. 档案装订要使用标准的档案夹或档案袋，保证文件的整洁和安全。
3. 档案装订时要遵循“紧密、整齐、标准、可读”的原则，确保文件的保管和检索方便。
四、档案数字化规范1. 对于重要的基建档案，应进行数字化处理，以方便长期保存和利用。
2. 档案数字化要注意选择合适的软件和存储设备，确保数字档案的可靠性和安全性。
3. 数字化档案要按照目录对文件进行整理，方便检索与利用。
五、档案复制规范1. 档案复制必须经过核实和授权，确保复制的文件与原件一致。
2. 档案复制要使用合适的设备和材料，保证复制的质量和可读性。
3. 档案复制的数量应符合实际需要，避免过多的复制造成资源浪费。
六、档案借阅与归还规范1. 档案借阅必须填写借阅单，并经过授权，确保档案的安全性和可追溯性。
2. 档案借阅时间不得超过规定的期限，过期必须及时归还，并进行相应的记录。
3. 档案借阅后应妥善保管，不得造成损坏或遗失，如有损坏或遗失需要及时报告。
广西壮族自治区档案管理条例
广西壮族自治区档案管理条例（2007年修正本）（1999年3月26日广西壮族自治区第九届人民代表大会常务委员会第十次会议通过2007年5月31日广西壮族自治区第十届人民代表大会常务委员会第二十六次会议修订2007年5月31日广西壮族自治区人民代表大会常务委员会公告十届第93号公布自2007年8月1日起施行）第一条为加强档案管理，有效地保护和利用档案，为国民经济和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及有关法律、法规的规定，结合本自治区实际，制定本条例。
第二条本条例所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。
第三条本自治区行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人均应当遵守本条例。
第四条各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业建设纳入国民经济和社会发展总体规划，按照国家规定建立健全档案机构，建设档案馆库等设施，将档案事业和重点档案保护、抢救、征集、征购所需经费列入本级财政预算。
第五条自治区档案行政管理部门主管全区档案事业，对全区档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。
设区的市、县（市、区）档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导，业务上受上级档案行政管理部门的监督和指导。
乡、民族乡、镇人民政府和街道办事处应当设立档案室并配备专（兼）职档案工作人员，负责管理本机关、单位的档案，并对所属单位和村民委员会、居民委员会的档案工作进行监督和指导。
村民委员会、居民委员会应当开展村（居）务档案收集、整理、保管和利用工作。
第六条机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，把档案工作纳入工作计划并提供必要条件，保障档案工作的正常开展。
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广西壮族自治区机关基本建设归档文件整理规则（试行）
1 范围
本标准规定了基本建设归档文件整理的原则和方法。
本标准使用于我区各级机关、单位和其它社会组织。
2 定义
本标准采用下列定义
2.1 基本建设归档文件
立档单位在基本建设项目中形成的，具有保存价值的基本建设文字、图纸等文件材料。
2.2 基本建设归档文件整理
将基本建设文件以件为单位进行装订、折叠、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3 件
归档文件的整理单位。
基本建设文字文件一般以每份文件为一件，文件正文正本与定稿为一件，正文与附近为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文件为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿可各为一件。
基本建设图纸文件一般以每张图纸为一件。
3 整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。
4 质量要求
4.1 基本建设归档文件应收集齐全、完整，图物相符。
破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变应予复制，复制件要清楚并附于原件后一并归档。
4.2 整理基本建设文字文件和图纸文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等，应符合档案保护要求。
4.3 竣工图应是新兰图，图面整洁、线条清楚、修改符合技术要求，图纸反差良好，能满足缩微和计算机录入的要求。
5 整理方法
归档基本建设文字文件以件为单位装订保存；归档基本建设图纸文件以件为单位折叠保存。
5.1 装订
归档基本建设文字文件应按件装订，装订的方式可根据具体情况选择“线装式”“钉贴式”三种装订方式中的任何一种。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2 折叠
归档基本建设图纸文件折叠应采用图面折向里方的“手风琴式”，标题栏、竣工图章应折露在外，图纸折叠后大小应以A4纸幅面（长297mm，宽210 mm）为准。
大于A4纸幅的折叠成A4纸幅面，小于A4幅面的以原件保存。
5.3 分类
基本建设归档文件应在其全宗内，按照项目一类进行分类。
5.4 排列
基本建设归档文件在分类方案的最低一级类目内，将基建文字文件按时间排列，基建图纸文件按图别结合时间先后顺序排列。
5.5 编号
基本建设归档文件应依分类、排列次序逐件编号。
基建文字文件在首页上端空白位置、基建图纸文件在上端空白文件加盖档号章并填写相关内容。
归档章设置全宗、年度、项目、保管期限、类别号、件号等项目（图略）。
5.5.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，没有即空缺。
5.5.2 年度：基本建设归档文件项目竣工验收年。
年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
如：2003。
5.5.3 保管期限：将基本建设归档文件统一划定为定期保管，具体保存时间为基本建设项目的实际寿命顺延10年。
5.5.4 文件的排列顺序号。
编制方法为：按基建文字、基建图纸二个类目的排列顺序个自从“1”开始流水标注。
5.5.5 项目
基本建设项目的全称或规范化简称。
5.5.6 类别
基本建设归档文件的类别名称，主要分为基建文字、基建图纸等类别。
5.6 编目
归档文件应依据分类方案和件号顺序编制基本建设归档文件目录。
5.6.1 基本建设归档文件目录设置件号、责任者、文（图）号、题名、日期、页数、备注等项目（图略）。
来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。
5.6.1.1 件号：文件的排列顺序号。
5.6.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的成文机关或署名者。
5.6.1.3 文（图）号：文号指基建文字文件的发文字号。
图号指基建图纸文件的图别和图号。
如：建施8号。
5.6.1.4 题名：文件标题。
没有标题或标题不规范的，应重拟标题，外加“[ ]”
5.6.1.5 日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注，如：20030808。
5.6.1.6 页数：每一件基本建设归档文字文件的页数。
基建文字文件中有图文的页面为一页。
基建图纸文件每张为一页。
5.6.1.7 备注：注释文件需说明的情况。
5.6.2 基本建设归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4 型（长为297mm, 宽为210mm）。
5.6.3 基本建设归档文件目录编制封面。
基本建设归档文件目录封面可以视需要全宗名称、年度、项目、类别等项目（图略）。
其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称；类别即基本建设项目的类别应据实填写基建文字或基建图纸。
5.7 装盒
将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊、封面及备考表项目。
档案盒规格及监制应符合规定。
5.7.1 档案盒封面及盒脊。
5.7.1.1 档案盒封面应表明全宗名称（图略）。
5.7.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、项目、类别、起止件号、盒号等项（图略），其中起件号填写盒内等一件的件号，
止件号填写盒内最后一件文件的件号，盒号即档案盒的排列顺序，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.7.2 备考表
备考表项目包括盒内文情况说明、整理人、检查人和日期（图略），置于盒内文件之后。
5.7.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.7.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5.7.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.7.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。
5.7.3 档案盒规格及监制
5.7.3.1 档案盒外形尺寸为长305mm，宽为220mm，盒脊厚度何以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。
5.7.3.2 档案盒应采用无酸纸制作，由各级档案行政管理部门监制，封底下部有“某某档案局监制”字样。