归档文件整理规则.doc
文件归档整理档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件归档整理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件归档整理工作，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。
第三条文件归档整理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档齐全，不遗漏任何重要信息。
2. 真实性原则：归档文件必须真实反映公司工作情况，不得伪造、篡改。
3. 便捷性原则：便于档案的查找、利用和保管。
4. 安全性原则：确保档案在保管和使用过程中的安全。
第二章组织与管理第四条公司设立档案管理部门，负责文件归档整理工作的组织实施和监督管理。
第五条档案管理部门职责：1. 制定文件归档整理方案，并组织实施。
2. 指导各部门做好文件归档整理工作。
3. 负责档案的接收、整理、保管和利用。
4. 定期对档案进行清理、鉴定和销毁。
第六条各部门应指定专人负责本部门文件归档整理工作，并接受档案管理部门的指导和监督。
第三章文件归档整理要求第七条文件归档整理应遵循以下要求：1. 文件收集：各部门应按照归档范围，及时收集应归档的文件材料。
2. 文件鉴定：对收集到的文件材料进行鉴定，确定其保存价值。
3. 文件分类：根据文件内容、性质和保存价值，对文件进行分类。
4. 文件整理：按照分类标准，对文件进行装订、排列、编号、编目等整理工作。
5. 文件归档：将整理好的文件材料按照归档顺序，逐级归档。
第八条归档文件应具备以下条件：1. 文件材料齐全，无缺页、破损。
2. 文件材料分类准确，排列有序。
3. 文件材料编号规范，便于查找。
4. 文件材料编目完整，便于检索。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 档案室应保持整洁、通风、防潮、防虫、防尘、防盗。
2. 档案柜应按照档案分类、年代、编号等进行排列。
3. 档案管理人员应定期检查档案，确保档案安全。
第十条档案利用应遵循以下要求：1. 查阅档案需提前预约，填写《档案查阅申请表》。
2归档文件整理规则
2归档文件整理规则一、文件分类标准1.按文件类型分类：将文件按照种类分类，例如合同、报告、会议纪要、项目文件等。
2.按时间先后分类：将文件按照时间顺序分类，例如年度文件、季度文件、月度文件等。
3.按项目或部门分类：将文件按照项目或部门进行分类，例如销售项目文件、行政部门文件等。
4.按重要性分类：将文件按照重要性或紧急程度进行分类，例如重要文件、一般文件、临时文件等。
二、文件整理步骤2.命名文件夹：对每个文件夹进行命名，应使用简洁明了的名称，便于识别和查找。
3.清理文件：将文件整理到相应的文件夹中，同时删除重复或无用的文件，保持文件夹的整洁和干净。
4.整齐摆放文件：将文件夹中的文件按照一定的顺序进行整齐摆放，例如按照字母顺序、数字顺序或时间顺序等。
5.文件记录：建立文件索引或目录，记录每个文件夹的名称和内容，方便查找和管理。
6.定期检查和更新：定期检查文件夹中的文件，删除过期或无用的文件，更新文件夹的内容和顺序。
三、文件存放和保管1.选择合适的文件柜或文件夹：选择适合存放文件的文件柜或文件夹，根据需要选择不同大小和类型的存储设备。
3.定期整理和清理：定期整理文件柜或文件夹，清理过期或无用的文件，保持整洁和有序。
四、文件查找和检索1.使用文件索引或目录：根据文件索引或目录，快速查找和检索需要的文件。
2.标记文件位置：对常用或重要文件进行标记，以便快速找到和使用。
3.使用文件夹颜色分类：根据文件夹的颜色进行分类，例如红色代表紧急文件，蓝色代表一般文件等。
4.使用电子文档管理系统：如果条件允许，可以使用电子文档管理系统进行文件的存储和检索，提高工作效率。
五、文件保密和备份1.文件保密：对涉及机密或敏感信息的文件，应采取相应的措施进行保密，例如加密、权限设置等。
2.文件备份：定期对重要文件进行备份，以防文件丢失或损坏导致数据丢失。
以上是一个简要的归档文件整理规则，具体的整理方法可根据实际需要进行调整和完善。
归档文件整理规则
归档文件整理规则
文件归档整理规则可以根据个人或组织的需求进行调整，
下面是一些通用的规则可以供参考：
1. 分类标准：根据文件内容、类型或者其他特定属性进行
分类，例如按照主题、日期、文件类型、部门等进行分类。
2. 文件命名规范：确保文件名清晰、简洁、易于理解，避
免使用过长或复杂的文件名。
可以考虑使用日期或其他关
键词作为一部分文件名。
3. 文件夹结构：建立清晰的文件夹结构，使得文件能够有
层次地整理归档。
可以根据分类标准在根目录下建立各个
分类的文件夹，然后在每个分类文件夹内进一步细分子文
件夹。
4. 标签或关键字：为文件添加标签或关键字，以便于搜索
和查找。
可以使用文件管理软件或操作系统提供的标签功能。
5. 删除过期文件：定期审查文件，删除不再需要的文件或
者将其归档到较低访问级别的存储设备中。
6. 文件备份：定期进行文件备份，以防止数据丢失。
可以
使用云存储或外部硬盘等媒体进行备份。
7. 文件保密性：对于需要保密的文件，可以进行加密处理，以确保文件安全。
8. 文件操作记录：在归档过程中，可以建立文件操作记录，包括文件的移动、复制和删除等操作，以便追踪文件的变
动历史。
以上是一些常用的文件归档整理规则，具体的规则可以根
据个人或组织的需求进行调整和拓展。
中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则
中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准2001-01-01实施1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义本标准采用下列定义。
2.1 归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3 件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法5.1 装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2 分类归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限的方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。
5.3 排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。
归档文件整理规则(DA／T22—2015)-文件解读
归档文件整理规则(DA／T 22—2015) - 文件解读（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6 号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)( 代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016 年 6 月1 日起实施。
国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。
国家档案局2015年10 月25 日）前言本标准代替DA/T 22-2000 《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T 22-2000 相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录 A 是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录 E 是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000 年12 月6 日首次发布。
《归档文件整理规则》1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
归档文件整理规则
德州市档案局业务指导科
LOREM IPSUM DOLOR
为满足归档电子文件整理的特殊要求，有些单位使用子件号的概念。建议 档号的基本结构为：
全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号·子件号 子件号是件内文件的排序号，用三位阿拉伯数字标识
德州市档案局业务指导科
另外：
（1）会议记录应按照时先后排序； （2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； （3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序； （4）行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其他材料依工
作流程顺序排列在后。
德州市档案局业务指导科
件的修整与装订
修整： 破损的需要修裱 字迹模糊或不耐久的要复制 去除对文件长期保存有损害的原装订物 规整页面到A4大小
同一全宗保持分类方案的稳定性和一致性 1、明白分类方法 2、制定分类方案 3、具体划分归档文件
年度分类法： 正确判断文件的归档年度 1、文件有多个时间特征 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日 期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期（即 落款日期）为准，据以判定文件所属年度。例如1995年形成的《1996——2000年工 作规划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997 年；1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入1998年
德州市档案局业务指导科
制定分类方案
一般采取： 年度----保管期限----机构（问题） 年度 ----机构（问题）----保管期限
4 中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则
中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（国家档案局2000年12月6日发布，自2001年1月1日起施行)1、范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用各级机关、团体和其他社会组织。
2、定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存和各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理并归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3、整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4、质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5、整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度－－机构（问题）－－保管期限或保管期限－－年度－机构（问题）等方法进行分类。
同一全宗保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
归档文件整理规则
归档文件整理规则一、文件分类文件分类是指将文件按照一定的标准和原则进行归纳和划分。
常见的文件分类方式有按照文件类型、主题、年份等进行分类。
1.按照文件类型分类将文件分为文书档案、合同档案、财务档案、人事档案等不同类型，方便查找和管理。
2.按照主题分类将文件按照具体的业务主题或项目来分类，如市场营销、研发项目、客户关系等。
3.按照年份分类将文件按照年份进行分类，方便对历史资料和档案进行归纳和查阅。
二、文件整理文件整理是指对文件进行规范的排列和整理，确保档案的整齐、清晰和易于管理。
1.文件编号为每个文件分配唯一的编号，方便快速查找和追溯。
编号规则可以包括文件类型、时间和序号等元素。
2.文件封面为每个文件制作封面，标明文件编号、标题、起草单位、起草日期等重要信息。
3.文件内部排列按照时间顺序和文件编号将文件依次排列，确保文件之间的逻辑顺序和完整性。
三、文件存档文件存档是指将已整理好的文件进行归档和存储，以确保文件的安全和长期可存取。
1.档案室设置建立专门的档案室，并配备相应的存储设施，如文件架、文件盒等。
2.档案柜管理为每个文件类型或主题分配特定的档案柜，并标明相应的分类和编号规则。
3.档案盒标识四、文件管理文件管理是指对归档文件进行监管和维护，以确保文件的保存、归档和使用的合规性和有效性。
1.档案借阅制度制定档案借阅的规程和流程，包括借阅申请、批准、登记和归还等环节。
2.档案定期检查定期对档案进行检查和整理，确保文件的完整性、准确性和合规性。
3.档案保密措施对涉密文件进行特殊管理，确保档案的保密性和安全性。
4.档案销毁规定确定档案销毁的标准和条件，包括文件保存期限、销毁申请、审核和执行等环节。
综上所述，归档文件整理规则是一个系统的文件管理体系，通过文件分类、整理、存档和管理四个方面的手段和方法，实现对文件的规范、有效和安全的管理。
只有建立科学的文件整理规则，才能提高档案管理的效率和准确性，减少工作的复杂度和出错的可能性。
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机关归档文件整理规则
1 范围
本规则根据《中国**天然**股份有限公司机关档案管理办法》为原则制定。
本规则适用于**机关及所属专业公司。
凡是直接记述和反映本单位各项工作活动的，具有现实和长远参考利用价值的文件材料，都应列入归档范围。
它既包括具有长远的历史参考价值，也包括在当前或一定时期内具有依据和参考作用。
2 定义
本规则采用下列定义。
2.1 归档文件
立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
2.2 归档文件整理
归档文件以件为单位进行分类、装订、排列、编号、录入、编目、装盒（见图1），使之有序化的过程。
2.3 件
归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，请示与批复为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一
册（本）为一件，来文与复文可为一件，文电合一为一件。
3 整理原则
文件整理必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，充分利用原基础，便于保管和利用。
4 质量要求
4.1 归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。
4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订、装具材料等应符合档案保护要求。
5 整理规则
5.1 分类
5.1.1 归档文件依据《机关档案分类表》进行分类。
**机关的各类档案是一个全宗。
在一个全宗内应按统一的方案分类，并保持分类体系的稳定。
5.1.2 整理分类是将每一份档案文件材料进一步条理化，进行基本的分类，有序的划分类别。
不同类别、载体档案的保管期限分为永久、定期，保管期限的划分依据《公文、基建、设备档案保管期限表》。
5.2 装订
5.2.1 归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
跨年
度的批复，归入批复年度。
5.2.2 归档的文件材料，要拆除金属物，较厚的文件采用燕尾夹子固定，夹子与文件接触的部位，用纸张垫付并将夹子包裹。
页数少的文件可采用包塑回形针固定。
一律以左边和上端齐平。
固定后的文件必须做到牢固、美观、不错页、不倒页、不压字，便于利用和保存。
5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内。
整理完毕的文件，按照永久、定期（结合时间）排列。
会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。
5.4 编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章内设“中国**天然**股份有限公司、存档号”等字样，存档号由全宗号、目录号、年度、保管期限、件号组成（见下图）。
件号
保管期限
年度
目录号
全宗号
5.4.1全宗号：**给立档单位编制的代号，用1位阿拉伯数字标识。
5.4.2 目录号：是档案类目的标识符号或代码，用大写英文字母或数字表示。
5.4.3 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2001。
5.4.4 保管期限：用大写汉语拼音字母表示，Y、D依次表示永久、定期二个大流水。
5.4.5 件号：文件的排列顺序号。
5.5 编目
归档文件应逐件编目。
来文与复文或文电合一作为一件时，要对复文与来文或文电同时进行编目。
归档文件的编目，按照“中**档案信息管理系统”的格式要求进行录入，同时将电子文件引入在附加文件域中，正文的附件录入在附件题名域。
5.5.1归档文件目录设置序号、档号、题名、文件编号、责任者、文件形成时间、页数、密级、期保管期限等项目（见图2）。
5.5.1.1 序号：案卷内文件依次排列的顺序号，即件号。
5.5.1.2 档号：是档案检索语言的主要表现形式，它包括全宗号、目录号、年度、保管期限、件号，填写方法参见5.4。
5.5.1.3 题名：文件标题。
没有标题或标题不规范的，应自拟标题，外加“[ ]”号。
5.5.1.4 文件编号：文件的发文字号。
5.5.1.5 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.6 文件形成时间：文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注。
5.5.1.7 页数：每一件归档文件的页数。
文件页号应统一在有文字、图、表每页正面右下角，背面左下角用铅笔标注。
已有页号的可不另写页号。
大张图纸和图表折叠后，编一个页号。
正文与定稿、附件的页号要连续标注。
5.5.1.8 密级：按归档文件材料标明的保密等级填写。
5.5.1.9 保管期限：按规定的保管期限填写。
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210 mm)。
5.5.3 归档文件目录，按照“中**档案信息管理系统”的格式要求输出，归档文件目录与档案交接表一式二份。
一份自存。
一份依据档案分类表将目录装订成册，并编制归档文件目录封面，移交总裁办公室文档处。
归档文件目录封面设置单位名称、年度、起止件号等项目（见图3）。
其中单位名称即立档单位的名称，填写时应使用全称。
封面自制，尺寸固定。
5.6 装盒
将归档文件按件号顺序装入档案盒，件数要适度，并填写档案盒盒脊、备考表项目。
5.6.1 档案盒
5.6.1.1 档案盒封面标有全宗名称。
档案盒外形尺寸为310mm×240 mm（长×宽），盒脊厚度为65mm。
5.6.1.2 档案盒根据摆放的方式，在盒脊设置全宗号、目录号、年度、起止件号（全宗号一律为2；目录号为类号；年度填写归档文件所属年度，用四位阿拉伯数字表示；起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接）。
填写盒脊时一律用钢笔和蓝黑墨水，字迹要求清晰工整。
5.6.1.3 档案装具的使用按照《中国**天然**股份有限公司机关档案管理办法》执行。
5.6.2 备考表
备考表印在盒内底面，项目包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件齐全、完整情况及整理质量的人员，一般为各立档单位综合部门负责人姓名。
5.6.2.4 立卷时间：填写归档文件整理完毕的日期。
6 本规则自印发之日起施行。
图1 归档文件整理流程图。