高校档案利用存在的障碍及相应对策

高校档案利用存在的障碍及相应对策

作者：林婷婷

来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第12期

一、档案利用的概念

档案利用指的是对档案的阅览、复制、外借和摘录，是检验档案鉴定、整理、收集等工作

过程的重要阶段。高校内建立档案是为了给高校提供教学和科研方面的有价值的参考数据，起

到了一个辅助性、支撑性的作用。档案的充分利用可以发挥人才优势，使得人才流动更加敏捷，进一步提高管理档案工作的水平和效率。

二、高校档案资源在利用的过程中存在的障碍

受到多种因素的影响，高校档案并没有受到应有的重视，主要存在以下几点问题：

（一）档案资源形式单一。高校在不断的发展过程中融入了各类档案资源，涵盖了每所高

校的发展历程，但是由于某些因素的影响，高校无法给利用者提供所需的资源，与此同时，高

校对于档案资源的管理收纳并不仔细，不同类型的档案掺杂在一起，当想寻找相关档案时并不

能立刻查找到所需资源。

（二）高校对档案管理工作不重视。高校对于档案的管理工作并没有充足的积极性，收集

状态较为散漫，只注重数量，对于遗失的档案或者没及时上交的档案都没有进行详细的统计，

档案资源就会出现大量流失的情况。面对这种不全面的管理形式很可能影响利用者对档案的选

择情况。

（三）高校具备不完善的资源利用体系。尽管高校已经认识到档案资源的重要性，但是基

于种种问题的存在，档案资源并没能够有效地使用，资金和人力的投入也没能达到标准。不完

善的资源利用体系只是保留了最原始的数据，这对于高校自身来说很不利于工作的展开，也不

便于利用者对资源进行查阅。

三、提高高校档案资源利用的对策

以上问题是社会无法充分利用档案资源的主要原因，因此为了能够有效利用高校档案资源，应该采取以下几种对策：

（一）提升利用高校档案资源的意识。首先要做的就是提升利用高校档案资源的意识，让

管理者意识到档案资源不仅关系到社会的发展，同时还关系到高校自身的发展。高校应该给企

业提供安全可靠的档案资源，确保满足企业的一切需求，不会出现资源泄漏或者盗用的状况。

高校还应该建立完善的档案阅览部门，明确档案之间的分类，对管理档案资源的专业人员做出

严格的规定。

（二）加大对档案管理的资金投入。档案的管理工作对高校来说是十分重要的，因此应当

加大对档案管理的资金投入，可以邀请专业人员管理档案，对档案的分类和放置有一个系统的

分工，就可以在查找档案时用最短的时间找到所需档案，与此同时还应该将数据库引入管理工

作中，在计算机内建立完善的档案信息，对其进行实时更新。在保存档案资源的同时，还要保

留档案副本，这样可以有效地确保档案资源的完整性。

（三）加强档案管理人员的综合素质。档案管理人员的综合素质对档案的管理工作起着决

定性的作用。信息化的带动下，管理人员应当与时俱进，不断在学习中扩充自己的能力，才可

以更好地开展档案管理工作。管理人员还可以参加定期的知识培训，邀请专家定期来高校开展

关于档案管理方面的讲座，加强档案学的理论知识的学习，让自己的能力更具专业性，还可以

到别的地区多听听，多看看，把握目前管理工作的新动态，才有助于更好地开展档案管理工作。

（四）积极推广宣传工作，拓展利用途径。高校档案大都尘封在图书馆内，长时间无人问津，这样就需要管理人员积极推广宣传工作，拓展档案资源的利用途径，让资源为更多的人使用。同时还要对档案进行数字化建设，追赶时代的脚步，改变传统的管理方式，可以实现档案

资源的实时更新，在查找档案资源时可以花费最短的时间找到所需的档案资源。老师和学生可

以通过数字化的网络获取最新档案信息，对具体的信息进行共享，充分发挥档案资源的利用率。

（五）整合、统一档案资源管理原则。整合、统一档案资源是有效开展工作的前提和基础。整合资源是为了扩充档案的多样性，提高档案资源的总体质量，每年学校都应该对归档部门进

行严格要求，确保将档案完整、齐全、系统的收入档案部门。统一资源是为了更好地开展档案

管理工作，在此基础上可以利用向领导呈报专题报告或者向老师和同学印发宣传手册等方式加

强对档案法律法规的宣传，明确档案管理规章制度，有效的整合档案资源。

四、结束语

高校档案是否能够充分利用关系到高校的教育质量、学术以及管理水平等多个方面。尽管

高校资源利用面临着无档可用以及有档难用的困境，但是高校和相关部门一定可以做出积极的

应对方式来解决这一类问题，同时档案管理人员也应当加强对档案资源的管理工作意识，积极

做好档案资源的管理工作。