数据库管理系统

注意事项：


文件名和类别是两个必填项，不填的话系统不 予显示； 编号一项不用填，系统将进行自动编号。
5.数据表界面是该系统的核心，包括了数据库中存在的 所有资料记录，在这里使用者具有最高权限，可以进行 修改、删除、复制、粘贴等操作。
二、系统设置要求
（一）常规设置 首先，在计算机非C盘（非系统盘）下建立一 个文件夹，命名为“地测资料数据库”，并把 数据库管理系统放在该文件夹下，然后在该文 件夹下建“地质资料汇总”文件夹，“地质资 料汇总”文件夹放所有的电子文件。 非C盘（非系统盘）下建立文件夹的目的是为 了防止计算机系统崩溃造成数据库损坏，而 “地质资料汇总”文件夹和数据库系统放在一 个文件夹下，是为以后的备份和数据库系统移 动打基础。
（二）局域网共享设置



1.保证有局域网的存在，同时要求数据库所在 计算机已接入局域网； 2.把需要共享的计算机放在同一个工作组下 （例如都在workgroup下） 3.所有共享计算机同服务器（数据库所在计算 机）可以ping通IP 备注：这是实现局域网共享的基本条件

数据库计算机（服务器）的设置


1.在计算机上创建不同权限的用户（管理员权 限admin和阅读权限user），并创建密码； 2.将“地测资料数据库”文件夹共享，并添加 已经创建的用户，设定他们的权限（完全控制、 读取）户端计算机设置




1.打开网上邻居，找到服务器计算机，双击； 2.输入对应的用户名和密码，进入服务器计算 机共享文件夹（永久用户需记住密码）； 3.将共享文件夹下的数据库管理系统向桌面发 送快捷方式； 4.关闭网上邻居，双击桌面快捷方式进行测试。
三、安全性设计


保证数据安全是非常重要的，再好再方便 的管理系统，如果安全性不好，那一切将被否 定。因此，保证数据安全的功能成为数据库管 理系统的重要组成部分。 在本系统中我们考虑的是系统本身的安全、 电子文件的安全（保密）、局域网共享安全三 个部分。
（一）系统安全



1.对查询数据表进行设置，使在查询过程中对 数据不可修改； 2.隐藏侧边栏，防止因误操作造成的表、查询、 窗体及宏的损坏； 3.转换文件格式（accdb accde），使不能 进入设计模式，防止命令语句的修改，导致系 统瘫痪。 备注：你们现用系统为可编辑模式
其他数据表的导入，同上


当然，其他的数据表内容较少，我们可以在数 据库的数据表中直接添加，这些表包括箱子名、 文件盒号、文件盒名、文件类别等。 其中有一项是用户名和密码，这是编辑界面的 用户名和密码，可以根据自己的需要进行编辑。
文件的添加和删除


1.常规添加，按上述要求输入 2.添加新的文件盒，需要在侧边栏相应的数据 表中添加文件盒号、文件盒名 3.当一些文件需要清理时，可以在数据表中筛 选相应的盒号，依次删除被清理的文件；如果 是被转移，则在此对其基本信息进行修改。
其次，就是按照下表格式将所有资料进行 整理。该表中的项目不能多，也不能少， 因为这是与数据库中数据表对应的。
Hale Waihona Puke 这个步骤中涉及三个问题，应引 起大家的注意：



1.文件名的命名原则：文件名（也包括电子版 的文件和文件夹）中不能含有#*等特殊符号， 这会导致超链接失效，找不到电子版文件； 2.在这所有的项目中，文件名和类别是两个必 填项，因为这两项是做为检索项存在的，如果 不输入，系统将认为没有输入。 3.详情这一项，在excel表中不编辑
地测资料数据库管理系统
主讲人：张文芳
冀中能源邯矿集团陶一煤矿技术科
一、系统介绍 二、系统设置要求
三、安全性设计
四、日常维护 五、操作流程与使用演示
一、系统介绍
基于Access2007、Visual Basic语言开发的‘地测资 料数据库管理系统’中设置了超链接字段，使之便于同电 子版技术数据链接，形成了“目录—纸质资料—电子文档” 一体化管理系统。 该系统具有资料分类、模糊查询、记录添加、记录删 除、局域网共享五种功能。通过资料分类将现有的资料分 为大类、图纸、文件、说明书、预报、其它六个大类，方 便了用户对数据的系统化管理，同时缩小了文件的检索范 围；通过模糊查询功能，用户可以实现文件名关键词检索， 就能查找到该资料所在的档案柜、文件盒位置，并且能够 直接链接打开计算机内电子版，达到快速查找、阅读、编 辑的目的；记录添加功能可以实现新记录向资料管理数据 库的添加，方便数据库资料的实时更新；记录删除功能便 于用户对错误记录或失效记录的清除。
2.数据库查询界面由标题、类别组合框、文件名组合框、 查询按钮、记录显示子窗体、退出按钮组成。
3.资料编辑登陆界面由标题、用户名文本框、密码文本
框、登陆按钮、退出按钮五部分组成。
4.数据库编辑查看界面由标题、（编号、文件名、文件盒 号、文件盒名、箱子名等2个文本框和4个组合框）、（最 后记录、添加记录、删除记录等6个按钮）构成。
该系统是在Access2007基础上开发出来的， 因此，要求计算机安装Access2007软件方可 运行该系统。系统包括六个界面：密码登陆界 面、系统主界面、资料查询界面、资料编辑登 陆界面、数据库编辑查看界面和数据表界面。
1.系统主界面由标题、查询数据库复选框、编辑数据库
复选框、关闭窗体按钮、退出系统按钮组成，对用户具 有引导功能。
四、日常维护


当上述的设置和调试完成后，数据库系统 就可以投入使用了。但是这并不是就是一劳永 逸了，要想数据库管理系统能顺畅的运行并发 挥它的作用，数据库管理系统的日常维护是非 常必要的。 维护工作主要表现在电子资料和纸质资料管 理上及数据源表的备份。
（一）电子资料管理


电子版资料一旦放入数据库系统形成超链 接之后，没有特别情况不能随意变动文件位置， 或者重新给文件分类，因为这将破坏超链接。 如果必须移动的，移动后要及时形成新的超链 接。 电子资料的归档也要遵守登记制度。没有 特殊情况的，要求电子文件和纸质文件同时归 档。


（二）资料编辑流程：
双击数据库管理系统图标 输入数据库系统密码 单击 编辑资料数据库 在登陆界面中输入用户名和密码 依 次单击“最后记录”“添加记录”按钮 在编辑查看界 面中依次输入文件名、文件盒号、文件盒名、箱子名、文 件类别、日期、详情 “详情”中输入“文件”二字，并右 键编辑超链接（至数据库文件夹中对应的文件） 填写完 毕，单击“保存记录”按钮 编辑完毕，单击“返回” 按钮到系统主界面 单击“退出”按钮退出系统。 在编辑过程中，若要对已有文件信息进行修改，需单击编 辑查看界面中的“查看数据表”按钮，进入数据表进行修 改。
（四）资料管理制度和相关表格


1.陶一煤矿地测资料管理制度 2.陶一煤矿地测资料档案化管理流程图 3.相关的表格：资料归档登记表、资料借阅申 请单、资料借阅登记表 4.文件盒标签、箱子标签
五、操作流程与使用演示


（一）资料查询流程：
双击数据库管理系统图标 输入数据库系统密码 单击查询资料数据库 在“类别”文本框中输入 需要查询的资料类别（图纸、说明书、预报、文 件、其他） 在“文件名”文本框中输入部分或 全部文件名 单击查询按钮 在查询表中找到 需要的文件 记住箱子名和文件盒号，并在文件 柜中查找 若查找电子版文件，单击“详情”下 的“文件”，打开对应的电子版文档 查找完毕 ，单击“返回”按钮到系统主界面 单击“退出 ”按钮退出系统；

备注： 1.在查询操作中 *代表“and”，可以做为逻 辑连接词使用，例如查询“F12断层防隔水煤（ 岩）柱设计说明书”，则可以按次序输入 “F12*防隔水*设计”达到准确查询的目的； 2.在添加文件时，应先记下纸质文件放入的文 件盒号、箱子名等信息，并将电子版文件放入 数据库文件夹中。若要添加较多文件，例如首 次添加时，由于数据量大，一般采用表导入的 方法，这里不再赘述。 进入 地测资料数据库管理系统



在每次有大量的资料录入后都要备份数据表， 这里主要指“资料查询”数据表。平时应在每 月底进行备份，保留新的备份，删除旧的备份。 具体的备份方法是采用数据表导出法，与导入 相同。 在备份数据表的同时，建议保存一个数据 库管理系统。（只需保存一次） 备份数据表和备份系统是为了计算机瘫痪 时，恢复数据库管理系统所用。
（二）纸质资料管理


纸质资料的管理遵守的原则就是“从哪里取， 放哪里去”，这样才能使数据库中记录的纸质 文件位置有效。 当一次性取出单个或多个文件时，应在文件 上写明文件盒号（铅笔），特别是在应对检查 的时候，防止放文件时因位置混乱导致数据库 失效。 建议：有专门的登记本或者提前编号

（三）数据表备份

（二）数据安全（保密）

1.通过Access本身的功能设置进入密码； 2.通过编辑登陆界面设置用户名和密码，进行 权限验证登陆。 备注：第一次密码验证（进入密码）具有最高 的安全性。


（三）局域网共享安全



1.创建不同的用户，并设置访问密码； 2.在局域网内对服务器计算机进行隐藏； 3.阅读用户没有修改权限，只能阅读和下载； 4.启用服务器的监视功能。
结 束
谢谢大家！
最后，就是Excel数据表的导入




数据原表按上述的格式编辑好后，就可以进行 数据表导入了。导入方法如下： 1.打开数据库管理系统，单击侧边栏，找到里 面的“资料查询”数据表，这里要注意是数据 表不是查询； 2.在该数据表上右击，选择导入，然后找到已 做好的Excel表，覆盖“资料查询”数据表。 备注：可以不覆盖导入，删掉原“资料查询” 数据表，并将导入的表命名为“资料查询”