济南市建设工程电子档案归档与管理要求
建设工程档案归档整理管理规定
建设工程档案归档整理管理规定在建设工程领域，档案是记录工程设计、施工、验收等各个环节的重要文件和资料。
对于保障建设工程的质量和安全，以及维护工程项目的长期价值都起着至关重要的作用。
因此，建设工程档案归档整理管理规定是必不可少的。
档案的归档整理管理规定是指对建设工程档案的管理流程、归档要求和整理标准等方面的规定。
这些规定的出台有利于加强对建设工程档案的管理，提高档案的质量和可靠性，便于后续的查阅和利用。
首先，在档案归档方面，建设工程档案应区分为电子档案和纸质档案两种方式进行归档。
电子档案应按照统一的标准进行数字化处理，确保信息的安全和完整性。
纸质档案应按照一定的分类方式进行整理和保存，确保档案的可读性和易查性。
其次，在档案整理方面，建设工程档案应按照工程项目的不同阶段进行整理。
在设计阶段，应整理设计文件、勘察报告、可行性研究报告等相关资料。
在施工阶段，应整理工程施工图纸、施工合同、工程验收记录等相关资料。
在验收阶段，应整理验收报告、竣工图纸、质量检测报告等相关资料。
此外，在档案管理方面，建设工程档案应制定相应的管理制度和流程。
这包括档案存储的安全管理措施，档案查阅和利用的权限控制，档案备份和恢复的应急预案等。
同时，应建立档案登记和借阅制度，确保档案的安全和有效利用。
另外，建设工程档案管理还应注重信息系统的建设和档案馆的建设。
信息系统可以实现档案的数字化和网络化管理，提高档案的共享和使用效率。
档案馆则是一个专门负责建设工程档案管理的机构，承担档案的收集、整理、保管和服务工作，为建设工程领域提供强有力的档案支持。
总体而言，建设工程档案归档整理管理规定的出台是建设工程行业的必然需求。
通过严格规定档案的归档要求和整理标准，可以保障档案的质量和可靠性，为后续的查阅和利用提供有力支持。
同时，建设好信息系统和档案馆也是建设工程档案管理的重要环节，可以提高档案管理的效率和便捷程度。
只有加强建设工程档案的归档整理管理，才能更好地服务于建设工程行业的发展和进步。
最新建设工程电子档案归档技术要求资料
附件1:建设工程电子文件和电子档案归档技术要求一、基本规定1、建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件全过程的管理，将电子文件管理纳入工程管理工作、业务技术管理工作、科研管理工作之中，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，采取有效措施，保证归档的建设工程电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，能够反映建设活动的全过程。
2、建设单位应负责本建设工程电子文件管理工作的组织协调，并按下列流程开展建设工程电子文件的形成、归档、验收移交等工作：1）在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子文件的质量、移交时间等提出明确要求，所需经费应当在工程预算中单列。
2）收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档；3）组织对勘察、设计、施工、监理、测量等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作进行监督和检查。
对各参建单位移交的工程电子档案进行收集和汇总前须检验，检验不合格的，重新移交汇总；4）列入城建档案馆（室）接收范围的建设工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请当地城建档案馆（室）对工程电子档案进行移交预验收，并按规定在3个月内移交建设工程电子档案。
对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织有关单位据实补充、完善，重新编制工程电子档案，并移交。
3、勘察、设计、施工、监理、测量等单位应及时将本工程形成的工程电子文件整理归档，并向建设单位移交。
电子文件归档工作可以根据建设程序和工程特点，分阶段、分期进行。
4、城建档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收，并根据建设项目实际情况对工程电子文件的内容、质量、移交时间等对建设单位提出明确要求。
5、建设工程电子文件形成单位应建立或应用建设电子文件归档与管理系统，实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程有效管理，确保电子文件始终处于受控状态。
6、建设工程电子档案的处置和保管应按照国家有关法律法规和标准规范的要求，采取有效的技术手段和管理措施，确保其信息安全和保密。
工程电子档案归档管理制度
工程电子档案归档管理制度第一章总则第一条为规范工程电子档案的管理，确保信息安全和有效性，提高工程项目管理的效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于工程项目所有涉及电子档案的管理工作，涵盖电子文件的创建、存储、传输、使用、检索、保护和销毁等内容。
第三条工程电子档案指工程项目相关的电子文件、数据和信息，包括但不限于设计文件、合同文档、施工图纸、技术数据等。
第四条工程电子档案管理原则包括规范性、保密性、可追溯性、完整性、可检索性和可控制性。
第五条工程电子档案管理责任制度明确负责人员的管理职责和权利，包括项目负责人、信息主管、技术负责人等。
第二章电子档案的创建与接收第六条电子档案应当按照规定的格式和标准创建，确保信息的完整性和准确性。
第七条接收电子档案的单位应当及时对接收到的电子档案进行分类、整理和索引，并确保其安全存储。
第八条电子档案应当按照时间顺序命名和编号，并建立档案目录和检索系统，方便信息的定位和检索。
第九条电子档案应当由专人进行审核和备案，确保档案的质量和完整性。
第十条电子档案的接收单位应当建立档案交接表，记录接收的电子档案的数量、日期和来源等信息。
第三章电子档案的存储与传输第十一条电子档案应当存储在安全、稳定的环境中，防止因软硬件故障导致信息丢失或泄露。
第十二条电子档案的传输应当采取加密、签名等安全手段，确保传输过程中信息不被篡改或泄露。
第十三条电子档案的存储介质应当定期进行备份和更新，确保信息的长期保存和可靠性。
第十四条电子档案的传输和存储应当符合相关法律法规和标准要求，保障信息的合法性和安全性。
第十五条电子档案应当建立访问权限和审批制度，避免未授权的人员获取和修改档案信息。
第四章电子档案的使用与检索第十六条电子档案的使用应当在授权的前提下进行，禁止私自复制、传播和修改档案信息。
第十七条使用电子档案的人员应当严格遵守保密协议和相关规定，避免因不当使用导致信息泄露。
第十八条电子档案的检索应当依据文件名称、关键字、日期等信息进行，确保信息的及时准确检索。
济南市建设工程竣工档案
济南市建设工程竣工档案编制验收移交工作指南基本规定和职责一、工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
二、工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。
三、每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案馆。
四、建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工作：1.在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案（含电子档案和声像档案）的编制套数、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容。
2.收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档。
3.组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。
4.收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案，对工程档案的真实性、完整性、准确性负责，向城建档案馆出具电子文件质量保证书。
5.收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档。
6.在组织工程竣工验收前，先对照工程档案的要求对工程档案进行自检，自检合格后提请城建档案馆对工程档案进行验收。
验收合格后，办理工程档案移交（含电子档案、声像档案、竣工测量及地下管线档案）。
未取得工程档案移交证明，不得组织工程竣工验收。
7.工程档案的验收和移交必须专人负责。
五、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
六、建设工程项目实行总承包管理的，总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。
建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位应负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
七、城建档案馆对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。
在工程竣工验收前，对工程档案（包含纸质档案、电子档案、声像档案、竣工测量及地下管线档案）进行验收，验收合格后，出具《济南市建设工程档案移交证明》。
济南市城建档案管理规定
济南市建设工程竣工档案 编制验收报送工作规程济南市城建档案馆 二○○五年八月目第一章 总 则... 1录第二章 建设工程竣工档案验收报送工作程序... 1 第三章 建设单位职责... 2 第四章 归档文件质量要求... 3 第五章 档案整理的基本要求... 4 第六章 声像档案归档内容及技术规范... 6 第七章 电子档案的编制与报送... 9 附件 1. 9 建设工程竣工档案归档内容... 9 附件 2. 16 地下管线工程竣工档案归档范围... 16 附件 3. 17 园林工程竣工档案归档范围... 17 附件 4. 18 卷内目录、卷内备考表式样... 18第一章 总则一、为规范本市建设工程竣工档案的编制、验收和报送工作，根据《建设工程质量管理条例》、《科学 技术档案工作条例》、《济南市档案条例》、《城市建设档案管理规定》、《济南市城市建设档案管理 规定》及其它相关法律、法规和规定，制定本规定。
二、在本市行政区域范围内的建设工程竣工档案的编制、验收及报送工作应当按照本规定执行。
三、本规定所指的建设工程是指工业、民用建筑工程；市政基础设施工程；公用基础设施工程；交通基 础设施工程；园林建设、风景名胜建设工程；市容环境卫生建设设施工程；地下管线工程；城市防洪、 抗震、人民防空工程及有关的军事工程。
本规定所指的建设工程竣工档案 （以下简称竣工档案） 是指建设工程建设活动中直接形成的对国家和社 会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。
四、建设工程竣工档案包括工程前期准备阶段文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件、竣 工测量资料、声像资料以及相关的管线竣工测量资料。
竣工档案必须真实地反映建设全过程，并按工程 建设程序进行编制，达到完整、准确、系统的要求。
五、本市或区（县）城建档案管理机构负责相应的市或区（县）竣工档案的编制、验收及报送的管理工 作。
第二章 建设工程竣工档案验收报送工作程序一、建设单位在办理建设项目报建手续前，应到市城建档案馆查询施工地段的地下管线档案，并取得该 施工地段地下管线现状资料。
工程档案电子档案管理制度
第一章总则第一条为规范工程档案电子档案的管理工作，确保电子档案的完整、准确、安全，提高工程档案电子档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有工程项目的电子档案管理，包括工程立项、设计、施工、监理、验收等各阶段形成的电子档案。
第三条工程档案电子档案的管理应遵循以下原则：1. 完整性：确保电子档案的完整性，不得遗漏、损坏或篡改；2. 准确性：保证电子档案内容真实、准确；3. 安全性：采取必要的技术和管理措施，确保电子档案的安全；4. 可用性：方便快捷地提供电子档案的查询、借阅和利用；5. 可持续性：适应技术发展，持续改进电子档案管理工作。
第二章组织与管理第四条成立工程档案电子档案管理领导小组，负责公司电子档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督实施。
第五条设立电子档案管理部门，负责电子档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第六条电子档案管理部门的主要职责：1. 制定电子档案管理制度和操作规程；2. 组织实施电子档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作；3. 负责电子档案的备份、恢复和迁移；4. 对电子档案进行安全检查和评估；5. 提供电子档案查询、借阅和利用服务；6. 培训相关工作人员，提高电子档案管理水平。
第三章收集与整理第七条工程档案电子档案的收集应按照以下要求进行：1. 收集齐全，确保电子档案的完整性；2. 收集及时，按照工程进度同步收集；3. 收集规范，按照电子档案格式要求进行收集。
第八条工程档案电子档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理，按照工程档案类别进行分类；2. 编号排序，对电子档案进行编号和排序；3. 档案命名，按照统一格式进行命名；4. 格式规范，确保电子档案格式符合要求。
第四章保管与利用第九条电子档案的保管应遵循以下要求：1. 采取物理和逻辑安全措施，确保电子档案的安全；2. 定期对电子档案进行备份，确保数据不丢失；3. 建立电子档案的查阅、借阅和复制制度，规范查阅、借阅和复制行为；4. 定期对电子档案进行安全检查，发现问题及时整改。
工程类电子档案管理制度
工程类电子档案管理制度总则第一条为了加强工程类电子档案的管理和利用，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关法规，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各项目所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。
第三条工程类电子档案是指在工程建设过程中产生的，以电子形式保存的文件资料，包括工程设计、施工、监理、验收等各个阶段的文件资料。
第四条工程类电子档案应遵循完整性、准确性、及时性、安全性的原则进行管理。
第五条工程类电子档案的管理应实行统一领导、分级负责、分工协作、全面管理的管理体制。
第六条公司应设立档案管理员，负责工程类电子档案的管理工作。
第七条工程类电子档案的管理应采用先进的技术手段，实现档案的电子化、网络化和智能化。
收集与归档第八条工程类电子档案的收集应遵循工程建设的顺序，及时、完整、准确地收集各类文件资料。
第九条工程类电子档案的收集应包括以下内容：（一）工程设计文件：包括设计说明书、设计图纸、设计变更等；（二）工程施工文件：包括施工方案、施工组织设计、施工图纸、施工记录、施工报告等；（三）工程监理文件：包括监理计划、监理记录、监理报告等；（四）工程验收文件：包括验收报告、验收记录、验收合格证等；（五）其他与工程建设有关的文件资料。
第十条工程类电子档案的归档应按照国家和行业的有关规定，进行分类、编号、装订，并建立索引。
第十一条工程类电子档案的归档应实行电子化存储，确保档案的完整、准确、可用和安全。
保管与借阅第十二条工程类电子档案的保管应实行分级管理，明确保管权限和责任。
第十三条工程类电子档案的保管应采取有效措施，确保档案的物理安全和数据安全。
第十四条工程类电子档案的借阅应实行借阅登记制度，明确借阅权限和期限。
第十五条借阅工程类电子档案的人员应遵守以下规定：（一）爱护档案，不得污损、涂改、剪裁、撕毁；（二）不得将档案带出借阅场所；（三）不得泄露档案内容；（四）按照借阅期限归还档案。
销毁第十六条工程类电子档案的销毁应遵循国家和行业的有关规定，进行审批、登记、监销。
2024年建设工程电子档案的管理
2024年建设工程电子档案的管理随着信息技术的快速发展和建设工程规模的日益扩大，传统的纸质档案管理方式已无法满足现代工程建设的需求。
建设工程电子档案的管理成为确保工程建设信息完整、准确、及时的重要手段。
本文将从档案收集与整理、档案数字化处理、档案存储与备份、档案检索与利用、档案保密与安全、档案维护与更新、档案销毁与管理以及档案培训与指导等八个方面，详细探讨建设工程电子档案的管理方法与实践。
一、档案收集与整理建设工程电子档案的收集与整理是档案管理的起点和基础。
在项目启动之初，就应明确档案收集的范围和要求，制定详细的档案分类和编码规则。
随着项目的推进，不断收集、整理各类电子文档，确保档案的完整性和准确性。
此外，对于纸质档案，也应及时进行数字化处理，以便更好地进行存储、检索和利用。
二、档案数字化处理档案数字化处理是将纸质档案转化为电子档案的关键步骤。
通过采用专业的扫描设备和技术，将纸质文档转化为电子图像或文本格式，实现档案的数字化存储和管理。
在数字化处理过程中，应注意保证文档的清晰度和可读性，确保电子档案的真实性和有效性。
三、档案存储与备份电子档案的存储与备份是确保档案安全和可靠性的重要环节。
应选择高性能的存储设备，如磁盘阵列、云存储等，以满足大量电子档案的存储需求。
同时，建立完善的备份机制，定期进行档案的备份，以防止数据丢失或损坏。
此外，还应采取加密技术、访问控制等措施，确保电子档案的安全性。
四、档案检索与利用档案检索与利用是电子档案管理的核心价值所在。
通过建立完善的检索系统，实现档案的快速、准确检索，为项目管理、决策支持等提供有力支持。
同时，通过制定合理的借阅、复制等制度，规范档案的利用行为，确保电子档案的有效利用和合理共享。
五、档案保密与安全建设工程电子档案往往涉及项目的核心信息和敏感数据，因此保密与安全工作是档案管理的重中之重。
应通过制定严格的保密制度、加强网络安全管理、实施访问控制等措施，确保电子档案的安全性和保密性。
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附件1
济南市建设工程电子档案归档与管理要求
根据住建部《城市建设档案管理规定》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等有关规定，结合我市实际，制定《济南市建设工程电子档案归档与管理要求》。
一、电子归档系统的取得
建设单位在签订《建设工程竣工档案报送合同书》的同时，领取电子归档软件《建设工程电子文件归档与管理系统》，并取得建设工程档案电子文件归档许可编号，进行工程电子档案的收集工作。
二、电子档案的收集
（一）收集范围：见下表
（二）电子档案的类型：现阶段主要以扫描型电子文件为主。
二、电子档案归档质量要求
扫描型电子文件应符合如下要求：
1.扫描型电子文件须是对文件原件进行扫描。
2.工程文件采用A3、A4扫描仪，以灰度模式进行扫描；页面中带有红头、印章或黑白照片、彩色照片、彩色插图的文件，采用彩色模式进行扫描。
3.工程图纸采用A0工程扫描仪，以黑白二值模式进行扫描。
4. 扫描分辨率应大于或等于200dpi。
5. 图像清晰、完整，无偏斜、失真。
6. 扫描图像的排列顺序与档案原件一致。
7. 对一份文件进行分区扫描的，应进行图像拼接处理。
8. 扫描型电子文件以TIFF、JPEG格式保存。
主要以TIFF
为主。
三、电子档案的整理
（一）整理电子档案和整理纸质档案同步进行。
电子档案与纸质档案的内容要一致，并建立相应的对应关系。
（二）同一保管单元内电子文件的组织和排序可按相应的纸质文件整理要求进行，符合《建设工程文件归档整理规范》GB/T 50328的有关规定。
（三）电子档案的归档整理应符合《建设电子文件与电子档案管理规范》的相关规定。
四、工程档案的著录
工程档案的著录应在《电子文件归档与管理系统》中完成，进行“工程”、“案卷”、“文件”三级著录。
五、电子档案的移交
（一）工程档案著录完成后，将整套电子文件和数据导出，拷入U盘移交城建档案馆。
城建档案馆要逐一审核电子文件，保证电子文件的真实、完整以及与纸质档案的相应对应关系。
（二）建设单位要由具有《建设工程档案资料管理岗位证书》的专职人员办理移交事项。
（三）建设单位所移交的电子档案，应导入城建档案馆的《城建档案管理系统》。
建筑工程扫描型电子档案归档范围
工程准备阶段文件
一、立项文件
项目建议书
项目建议书审批意见及前期工作通知
可行性研究报告
可行性研究报告审批意见
关于立项有关的会议纪要、领导讲话
专家建议文件
调查资料及项目评估研究材料
二、建设用地、征地、拆迁文件
选址申请及选址规划意见通知书
用地申请报告、建设用地批准书
拆迁安置意见、协议、方案等
建设用地规划许可证及其附件
划拨建设用地文件
国有土地使用证
三、勘察、测绘、设计文件
工程地质勘察报告
水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
建设用地钉桩通知单
地形测量和拨地测量成果报告
申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
审定设计方案通知书及审查意见
有关行政主管部门（人防、环保、消防、抗震、文物、卫生等）批准文件或有关协议
施工图设计方案及审批意见
四、招投标文件
勘察设计承包合同（通用条款不扫描）
设计承包合同（通用条款不扫描）
施工承包合同（通用条款不扫描）
监理委托合同（通用条款不扫描）
五、开工审批文件
建设项目列入年度计划的申报文件
建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表建设工程规划许可证及其附件
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
工程质量监督手续
六、建设、施工、监理机构及负责人
工程项目管理机构及负责人名单
工程项目监理机构及负责人名单
工程项目施工管理机构及负责人名单
竣工验收文件
一、工程概况表
二、工程竣工总结
三、单位工程质量验收证明书
单位（子单位）工程质量验收记录
四、竣工验收报告
五、竣工验收备案表
六、工程质量保修书
七、工程竣工声像档案
工程竣工图
建筑工程竣工图
一、综合图
总平面布置图
竖向布置图
室外综合管网图
二、专业竣工图
建筑竣工图
结构竣工图
装修（装饰）工程竣工图
电气工程（智能化工程）竣工图
给排水工程（消防工程）竣工图
采暖通风空调工程竣工图
燃气工程竣工图
市政基础设施竣工图
一、道路工程竣工图
二、桥梁工程竣工图
三、广场工程竣工图
四、隧道竣工图
五、地下人防竣工图
六、地下铁道等轨道交通竣工图
七、水利工程竣工图。