文书档案收集整理归档规范
文书档案归档及整理规范
四、保管期限
• —定期10年（一般的） • （培训相关文件材料、宣传材料、杂志报
道；月度、季度、半年度财务会计报告、 银行对账单、纳税申报表等。）
五、文件分件
• 以“件”为单位进行整理，一般每份文件为 一件。
• 正文、附件为一件； • 文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件； • 文件处理单（阅办单）放在最前面并统计页
文在后； • 正文在前，发文稿纸、定稿在后。
六、排列
• （二）“件”与“件”之间的排列
• 前提：同类别→同年度→相同的保管期限
• 成套性的文件集中排列； • 同一事由的一组文件材料，一般按照成文时
间（或形成时间）的先后顺序进行排列； • 信息、简报类的，可按其已有的期数编号进
行排列。
七、拟写题名
九、归档文件目录（式样）
序号
文号
责任者
题名
日期
页数 备注
文号：文件的发文号，若没有，不用标识； 日期：文件材料的形成时间，如：20180408；日期不全的，且考证不出 来的，用“0”填充，如：20180000； 页数：填写每件文件的总页数； 备注：填写需要说明的事项。
十、备考表
• 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情 况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期
码； • 转发文与被转发文为一件； • 原件与复印件为一件；
五、文件分件
• 简报、周报等材料一期为一件； • 会议记录一次会议为一件，会议记录一年
一本，一本为一件； • 来文与复文（如请示与批复、报告与批示、
函与复函等）独立成件，也可两者合为一 件；
六、排列
• （一）每“件”不同稿本的排列
• 正文在前、附件在后； • 正本在前，定稿在后； • 转发文在前，被转发文在后； • 原件在前，复印件在后； • 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后； • 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序
文书整理归档的程序一般包括以下步骤：
1.收集：将需要归档的文件进行收集，确保文件的完整性和准确性。
2.分类：根据文件的内容、形式、时间等因素进行分类，制定文件
编号和档案目录。
3.鉴定：对文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值，以及保存期
限。
4.整理：对文件进行整理，包括对文件的编号、页码、装订、装盒
等处理，确保文件的完整性和可读性。
5.归档：将整理好的文件按照档案编号和目录进行归档，确保文件
的顺序和位置。
6.保管：对归档的文件进行保管，包括定期检查、备份、防火防盗
等措施，确保文件的安全和完整。
在文书整理归档过程中，需要注意以下几点：
●确保文件的完整性和准确性，避免漏收或错收文件。
●对文件进行分类和鉴定时，要遵循相关规定和标准，确保文件的
分类和保存期限的准确性。
●在整理和归档过程中，要注意保护文件的原始面貌和完整性，避
免损坏或丢失文件。
●在保管过程中，要采取有效的措施确保文件的安全和完整，防止
文件被盗窃或损坏。
档案收集整理归档制度
档案收集整理归档制度
一、按照《中华人民共和国档案法》和《医药卫生档案管理暂行办法》规定，本科室工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由本科室档案室指导、监督、协助科室各小组进行整理归档，任何人不得无故拒绝归档。
二、各小组、各岗位工作人员要将本职工作产生的、应归档的不同载体的文件材料或实物，及时收集完整，交本小组兼职档案员，兼职档案员按归档范围及时进行收集整理，做到文件印件与定稿齐全；请示与批复齐全；正文与附件齐全；会议文件齐全；图纸与文字说明齐全；照片、声像与底片和文字说明齐全；电子文件与相应纸质文件齐全；帐薄与凭证齐全。
三、凡是应归档的文件材料，要求字迹工整、清晰，不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、彩笔书写或签发文件。
对不符合归档整理要求的，将退回原小组重新整理，以确保质量。
四、上年度文书档案的归档时间，应于每年 6 月 30 日前全部完成，科技档案应于项目完成后 2 个月内归档，照片、声像、实物档案即时移交，并按要求办理交接手续。
五、科室档案室根据以上规定随时检查、验收整理归档材料，发现违规现象，按相应规定对小组负责人和相关责任人进行处罚。
文书档案整理归档规定
文书档案整理归档规定随着现代化建设的快速发展和信息化技术的广泛应用，各行各业的文书档案管理工作变得越来越重要。
文书档案整理归档规定也越发显得必要和关键。
本文将从以下几个方面来探讨文书档案整理归档规定。
一、意义文书档案是组织和领导工作中传达思想、记录事件、保留经验、保证权利、检查责任、承认功绩和科学研究的重要依据。
文书档案的管理规定可以帮助企业实现规范化的存储、归档、利用和保密，有利于全面、真实地反映历史、反映工作和反映人民生活的情况。
文书档案整理归档规定具有重要的意义，如下：（1）保障资料的可用性：规范化的文书档案管理流程可以将已生成的资料进行科学地管理，从而避免遗漏、物品损坏、丢失等问题，保证文书资料完整和可用。
（2）方便查询：严格的文件归档规定，能够使人们更快地找到他们想要的资料和信息，减少信息检索的时间，提高工作效率。
（3）保证信息安全：文件管理规定包括了文件的输送、传递、存储、销毁等环节，可以强化公司对机密性、完整性、可用性、可控制性的管理，保护公司的信息安全。
（4）促进历史的延续性：规范化的文件管理制度，可以使得公司接收到的信息越来越多，也使得公司拥有更多的历史资料。
这些资料可以直接传承给后人，便于有序地管理和传承公司文化，也方便科学记录和研究公司的发展历程和研究方向。
二、整理归档步骤1.分门别类：处理文件前，应将文件分门别类。
首先，要将文件按照他们的性质、类别分类。
对于一些过期的文件，需要立即分类处理。
2.核查清理：检查每个档案的完整性和准确性，对有错误、冗余或者其他异常项的文书档案进行清理。
清理要有记录，写清理条目，便于随时查验。
3.标示门类：对于分类完成的每一个档案，使用标签和分类码进行标记。
标记要明确，一目了然。
4.分类标记：档案装订好后，贴上门类标签和其他标记。
5.过渡存放：处于过渡状态的档案，在存放前需暂时保管在某个过渡区。
6.归档拷贝：对于已经处理完毕的文件，制作归档拷贝，按照门类和字母顺序进行整理归档。
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求一、收集重点：（一）本公司或本部门形成的文件材料；（二）上级机关及其它机关与本公司主管业务有密切联系的文件材料。
二、收集范围：文件收集的范围应是收文与公司、部门形成的文件，收集文件时可参照文书部门下发的收、发文登记，有重点地进行。
三、整理原则：文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、质量要求：（一）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（二）文件材料归档后不得更改。
（三）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（四）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（五）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（六）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（七）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
五、整理方法：（一）件的确定原则：1、文件材料原则上每份自然件为一件。
2、正文（正本）与定稿为一件。
3、正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。
4、正文与文件承办单为一件。
5、转发文与被转发文为一件。
6、报表、名册、图册等每本（册）为一件。
（二）文件材料归档年度的确定：1、计划、总结、统计等材料归入文件内容针对的年度。
2、请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。
3、跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4、会议文件归入会议的开幕年度。
5、合同（协议）归入执行完结的年度。
（三）文件材料的装订：文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。
1、文件页数多的采取三孔一线的装订方法。
2、文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。
（四）文件材料的排序：1、同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事由结合时间和重要程度排列。
2、不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。
档案收集和归档工作规范
档案收集和归档工作规范第一条应纳入归档范围的材料包括但不限于在日常经营管理活动中形成的档案；设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的档案；承担重大项目、重大课题等形成的档案；其它需要归档的材料。
第二条归档文件包括纸质文件、电子文件，光盘、照片、实物等各种形式的资料。
第三条归档文件时间（一）归档文件应在次年三月前完成，由XXX各部门档案归档人员编制移交清册。
电子文件归档与纸质文件归档同步完成。
（二）光盘、照片、实物等形式的资料应在工作结束后及时归档。
（三）对于专业性文件、特殊载体文件、机M性强的文件、分散的文件、形成规律较为特殊的文件及每年归档不利于工作查考利用的文件应与档案管理部门沟通，根据实际工作需求，可适当延长归档时间。
第十二条归档文件质量要求（一）归档文件能够全面、系统地反映XXX的工作面貌，能够完整记录XXX工作历史，有效维护各方面的合法权益。
（二）归档文件应尊重全宗原则。
形成的档案具有内在联系，作为一个全宗完整保存起来，保证档案内容的连续性和完整性。
（三）其他载体文件（照片、声像、实物等），要符合相关类别的国家标准或行业规则。
（四）归档文件必须完整、准确。
按照归档范围应归档的文件材料原件全部归档，文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件完整，归档文件材料内容真实准确，签署和用印符合文书工作规范，纸质文件与电子件内容相符。
（五）对不符合上述要求，档案管理部门不予归档，有关部门重新整理后移交。
第十三条XXX各部门向档案管理部门报送归档文件时需编制移交清册，交接双方核对清册并签字确认。
移交清册一式两份。
不属于归档范围的文件材料，档案管理部门不予归档。
第十四条归档的文件材料原则上应为正本，正本缺失的可保存具有凭证价值的复制件，并在卷内文件目录中标明。
照片、图纸等档案须有拷贝件，拷贝件与原件应异地保存。
电子档案要与原数据一同留存。
第十五条归档文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求。
档案局文书档案整理规范
1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文献的整理原则和方法。
本标准合用于各级机关、团队、企事业单位和其他社会组织相应作为文书档案保存的归档文献的整理。
其他门类档案可以参照执行。
公司单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文献下列文献对于本文献的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文献，仅所注日期的版本合用于本文献。
凡是不注日期的引用文献，其最新版本（涉及所有的修改单）合用于本文献。
GB/T 18894 电子文献归档与管理规范DA/T 1-2023 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2023 档案修裱技术规范DA/T 38-2023 电子文献归档光盘技术规定和应用规范3 术语和定义下列术语和定义合用于本标准。
3.1归档文献archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文献材料，涉及纸质和电子文献材料。
3.2整理arrangement将归档文献以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文献还涉及修整、装订、编页、装盒、排架；电子文献还涉及格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.3件item归档文献的整理单位。
3.4档号archival code在归档文献整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文献的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文献整理应遵循文献的形成规律，保持文献之间的有机联系。
4.2 归档文献整理应区分不同价值，便于保管和运用。
4.3 归档文献整理应符合文档一体化管理规定，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文献整理应保证纸质文献和电子文献整理协调统一。
5 一般规定5.1 组件（件的组织）5.1.1 件的构成归档文献一般以每份文献为一件。
正文、附件为一件；文献正本与定稿（涉及法律法规等重要文献的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文献附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
文书档案归档文件整理规则
文书档案归档文件整理规则下面是小编整理的文书档案归档文件整理规则，希望能帮到您。
文书档案归档文件整理规则1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。
同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。
因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。
从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。
企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。
国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。
因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。
档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。
有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。
2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。
文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。
电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。
物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。
电子档案存档的载体、份数:推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
必须是耐久性的载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。
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文书档案收集整理归档规范1 范围本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。
本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。
2 文书档案的归档范围2.1 文件材料的归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。
2.2 文件材料的不归档范围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。
2.3 各部门档案的归档范围2.3.1综合办a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等；b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等；c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等；d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等；e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等；f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等；g)其他具有保存价值的文件材料。
2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；营销部a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等；c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；成本部a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等；c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；工程技术部2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等；2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0财务部a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。
b)会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿，其他会计账薄；c)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；d)其他类：财务预算、银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料；e)财务部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；前期开发部a)公司质量方针与产品安全目标、质量体系与食品安全体系、质量控制标准和品质规划、质量工作统计年报等；b)各项质量管理活动产生的报告与记录，如品质稽查报告、原始质量记录、质量改进方案、质量改进效果评估等；c)产品质量事故相关文件，如质量事故调查报告等；d)质量管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；设计部a)公司产品配方资料及其相关资料等；b)公司产品研发规划、研发流程、研发建议、研发目标、研发技术报告相关文件等；c)产品技术标准、产品技术改进、产品成本控制、产品质量检验报告、产品质量危机预案等；d)各类生产许可证、卫生许可证、产品标签、产品标准备案、政府项目申报文件等；e)新产品立项资料、工艺流程、技术标准、研究开发记录、技术报告、检测报告、重要实验数据及结果、工艺设计图等；f)研发部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；市场部a)品牌建设、行业发展趋势、竞品信息、消费者需求文件等；b)新品开发规划、旧品改良规划、产品生命周期管理、日常产供销协调、各品项毛利率评估文件等c)各品牌媒介费用年度预算、媒体谈判、媒体投放评估、媒体发布文件等；d)广告创意评估、广告制作、各类促销活动相关文件等；e)各品类广宣品、赠品、陈列工具的开发设计、制作改良及管理相关文件等；f)市场部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；信息流程部a)流程管理体系与发展规划、流程管理目标、流程优化专项工作相关文件等；b)公司IT 发展规划、IT工作目标、IT项目建设相关文件等；c)公司受控文件等；d)信息流程部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；制造部a)公司制造工作规划与目标、公司安全生产体系、改进与完善制造流程工作文件等；b)技术革新和改造工作（含设备和IE）及相关专案项目管理工作相关文件等c)制造部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；各基地品质管理部a)产品质量事故调查报告、公司质量工作统计年报、本公司制定并颁发的技术标准(非受控文件)、公司颁发的质量工作规定、办法(非受控文件)等；b)基地关于技术、环保、计量管理的各项规定等；c)本部门年度工作计划、总结，重要的请示、批复，一般技术工作通知等；d)基地检测设备类、其它计量（能源计量除外）类档案的收集、整理；e)基地品质管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；各基地生产计划部本部门年度工作规划、总结，基地生产统计年报，各项经济指标完成情况汇总表，生产计划指标等；重要的请示与批复、有关生产管理的通知、生产的组织与调度文件、专案审计材料（调查、旁证、公证、结论）、物资报废审批表等；关于物资管理的规定、制度、办法(非受控文件)，上级颁发的需本部门执行的文件等；货物进口证明书（进口设备）、进口检验单（进口设备）等；各基地生产计划部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；各基地工程部2.3.1.8 基建档案和设备仪器档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》、《设备档案管理流程》。
2.3.1.9 各基地工程部日常工作中产生的具有保存价值的文件材料，如公司机械设备年度统计报表、本部门年度工作规划、总结、重大工程施工方案的审批、请示、批复等；2.3.1.10 日常基建档案。
2.3.1.11 生产设备类、能源计量类档案。
i.购置、引进设备仪器的申请报告、批复、合同、协议、来往信函、图纸和招标、报关等；ii.设备仪器的随机资料清单、装箱单、出厂合格证、验收单、安装图、原理图、附件图、电子文件、使用维护说明书等；iii.设备仪器安装调试运行记录和检测报告等；iv.设备仪器操作规程和履历表等；v.设备仪器大、中修记录，故障分析处理文件等；vi.设备仪器报废申请、鉴定材料、批复、处理结果等；各基地塑杯制造部、果冻海苔部、冲调饮料部2.3.1.12 技术改造项目的可行性研究、立项审批、图纸、施工、竣工、验收文件等；2.3.1.13 向上级的请示及上级的批复；2.3.1.14 本部门年度、月度工作计划、总结；2.3.1.15 签呈（含全过程文件）；2.3.1.16 其他具有保存价值的文件材料。
基地项目（新厂）指挥部2.3.1.17 基建档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》。
2.3.1.18 前期准备阶段，如基建计划、工程项目建议书、请示、批复、设计任务书、可行性研究报告、选址报告、投资计划、项目评估、环境预测、工程合同、协议等2.3.1.19 设计阶段文件，如设工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、等设计基础材料；初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件等设计文件。
2.3.1.20 施工文件，如施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等2.3.1.21 监理文件，如监理工作专项报告、验证材料、监理通知、协议书及监理工作中形成的文件材料等；2.3.1.22 竣工验收阶段文件，如竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程结算、总结等；2.3.1.23 使用维护阶段文件，包括在使用、维修、维护、改造、扩建中形成的文件。
3 文书档案的归档要求3.1 归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变（如传真件）的文件应予复制，并与原件一并归档。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容题要。
归档的文件材料应为原件，不得擅自修改。
3.2 要求做到收集整理的档案材料正确。
经办人员要确保档案材料按照行程规律保持有机联系，使归档文件能真实地反映职能活动的历史原貌。
要求做到纸质档案与电子档案一一对应，及要求纸质档案与电子档案的实际情况相符、数量一样、内容一致。
Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V03.3 纸面过小的书写材料要加贴衬纸，超大纸张需按A4纸张大小进行折叠，文件页数较多时宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。
4 文书档案的整理归档程序4.1 整理归档程序各部门应以件为单位，按照分类、排列、装订、编号、编目、入盒等步骤整理归档文件。
分类文件分类采用“年度-部门-保管期限”的办法进行。
4.1.1.1 分年度：将文件按其形成或所涉工作的年度分开。
一般文件归入形成年度。
跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划、预算，一般可归入文件内容涉及的第一个年度；跨年度的总结归入文件内容涉及的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可以归入会议开幕的年度。
4.1.1.2 分部门：将文件按其形成部门或承办部门分类。
4.1.1.3 分保管期限：档案从立卷时算起，其保管期限分为以下三种：永久、长期、短期。
排列归档文件以件为单位按事由结合时间、重要程度等排列，即将同一问题的文件材料进行相邻排列。
一般每份文件为1件。
文件正本与定稿为1件；正文与附件为1件；原文与复制件为1件；转发文与被转发文为1件；会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料以次（期）为1件；报表、名册、图册等一册（本）为1件；来文与复文（请示与批复、去函与复函）为1件；原件与译文、多种文字形成的同一文件为1件。
装订归档文件按件装订。
装订时，密不可分的正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文处理表在前，文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。