浅谈乡镇政府档案管理存在的问题及解决方案

浅谈乡镇政府档案管理存在的问题及解决方案

作者：田茹

来源：《卷宗》2017年第33期

摘要：乡镇的档案管理记录着乡镇的发展历史以及文明传承，对促进乡镇企业的建设有着很重要的作用。本文从乡镇档案机构的功能定位入手，说明了乡镇档案机构工作存在的问题并阐述了具体的解决对策。

关键词：乡镇；档案管理；问题；研究思考

档案保留了当事人的历史真迹，其作为一种历史记录反映了实践活动的广度，是积累和传播知识重要载体，同时也是一个单位或个人建立信用的最有力的工具。近年来，在少数乡镇单位将历史的真实材料没有归档或归档材料丢失，还有的档案设施老化，有的综合档案室管理体制不到位，甚至有极个别的单位根本把档案资料象垃圾一样堆放在某一角落。为此，需要提高档案管理工作的持续性和稳定性，进而发挥档案工作的服务功能。

1 乡镇档案机构的功能定位

在经济高速发展的今天，档案馆要向强调社会教育和文化传承等方面转变。档案管理机构作为一种特殊的科学文化事业机构，在加快发展的大格局中具有为社会积累历史财富的功能。

一是针对政府机构应将其打造成社会经济发展的信息库、历史变迁的记录仪，通过分析和研究一些决策有参考价值的信息使其成为各级领导在政治决策中提供服务。

二是要彰显档案馆的扩展功能。乡镇档案管理的档案资源均经过严格地甄别和整理，为保障乡镇经济的健康稳定发展做出了具大的贡献。硬件建设方面要有足够的资金投入，从而突进档案信息建设的迅猛发展。

三是乡镇是属于乡镇档案工作管理中枢，能够将乡镇的档案工作计划、业务标准进行落实，对乡镇的各个事业单位以及行政单位等企业进行监督，对能够做好相关法律法规的宣传，增强社会的档案意识。

2 乡镇档案机构工作存在的问题

1.管理制度落实不到位

一是对档案管理制度的学习、认识、理解不到位。主要表现重学习形式，轻学习内容，对学习的制度理解不深。二是制度执行不力。虽然制定了《档案管理制度》，但由于管理人员编制紧张，提高管理风险的防控能力。

2.服务功能利用不充分

对于乡镇的档案管理机构来说，很多人都是重视对档案的管理，从而忽视了对档案的利用程度，最终影响了对档案资源的开发。乡镇档案机构必须能够充分的利用档案来服务于群众，档案机构属于传递乡镇文化的重要地点，因此，相关人员必须做好档案的开发工作，使其能够充分的为人民服务。

3.领导认识不足

目前许多乡镇领导认为只要搞好硬件设施建设就好，对于档案管理问题不闻不问，还有的很多的领导对于档案工作的认识不足，忽视了档案管理的重要性。增强档案管理意识是做好档案管理工作的前提基础。乡镇人民政府肩负着具体贯彻落实党和国家各项政策法规的重要职责，而乡镇档案工作真实地记录着乡镇各方面建设的历史。由于乡镇档案机构受机构编制限制，绝大多数乡镇机关档案室一般挂靠在党政办公室。从档案保管、保密、借阅、鉴定与销毁等制度不知晓或知之甚少。档案管理工作凝聚着档案管理工作者的心血和汗水。

4.队伍建设不完善

档案管理专职人员难以适应规模扩张的需要。档案管理专职管理人员是档案工作有效开展的主力和保证。但是近几年档案工进一步被边缘化，难以应对多元化的要求。近年来，档案工作向“主动服务，开放管理”的转型，这种转变要求档案管理者熟悉网络等现代科技手段的应用。再者档案管理人员边缘化倾向明显，教学科研管理人员往往把管理职务升迁作为自己职业发展的追求，又因为管理职务的发展中脱离了档案工作岗位造成档案生涯的中断或变相中断。因此，档案管理人员职业发展的信心和激情受到影响。

3 做好乡镇档案管理工作的相关策略

1.提高重视程度

将档案管理工作列入乡镇发展的规划中，政府加强对其的重视度，能够切实的解决档案库房、设备以及人员的实际问题，做好对档案管理工作的经费投入。同时也要完善相应的考核制度，制定科学的激励制度，能够将档案事业纳入到乡镇发展的任务中，以此来促进乡镇档案事业的良好发展。

2.做好档案管理工作

为充分发挥制度在管理中的作用，重点建立和规范市场秩序，促进文化在管理中有法度限制。从源头上规范和约束管理人员的行为，加强对内部管理制度为重点，采取内部监督与外部监督相结合的方式，严格管理制度，同时组织管理人员认真学习，同时对落实执行过程中出现的新情况、新问题并进行修订和完善。在保持制度的严肃性和相对稳定性的同时，补充完善现有制度，对内控制度存在的缺陷要尽快补充，通过强化自身的学习来增强制度和法制观念，进一步确保各项制度的规范性、合法性，把制度的学习、宣传、培训作为档案管理的一项重要工作常抓不懈，从源头上预防违规违纪现象的行为的发生。

3.做好宣传工作

为了做好档案管理工作，要能够做好档案管理工作的宣传，利用广泛的宣传活动使人们了解到档案管理工作的重要性。档案宣传是提高档案工作地位、促进档案事业发展的一项重要工作。通过行之有效的档案宣传对于展示档案工作成就和档案部门形象、弘扬优秀档案文化具有极其重要的作用。全市各级档案部门要切实增强做好档案宣传工作的责任感和紧迫感，认识形式，进而为档案事业发展提供更优良的平台和更广泛的舆论支持。

首先是准确把握档案宣传工作的指导思想。服务大局是档案宣传工作的重点。将档案宣传纳入宣传工作计划之中以充分发挥档案特色和档案优势，努力为乡镇文化大发展大繁荣作出贡献。

其次是构建档案安全体系建设。紧紧围绕档案工作的新思路、新举措，开展以《档案法》及其实施办法为主要内容的档案法制宣传，特别是要宣传档案工作在存史、资政、育人等方面的特殊地位，不断提升档案文化的社会影响力。

最后是积极拓展档案宣传工作渠道。乡镇档案部门利用档案专业报刊进行宣传。善于利用档案专业报刊将本乡镇档案工作的创新举措和工作成果宣传出去，实现资源共享，增强宣传效果，进而完善档案宣传网络，建立起覆盖全乡镇档案系统的的档案宣传网络，

4.优化乡镇的档案管理机构

档案管理工作中要提高工作的主动性，提拔一些能干事、有思想的人员充实到档案管理队伍中。档案工作者要从事档案工作需要业务熟练人员组成，一是对电子档案及原始凭证进行科学管理，二是使各级领导、广大科研工作者了解到档案管理工作是牵扯到整个社会发展、文化发展的重要工作。要使档案管理上台阶是做好档案工作的关键。在队伍建设将中应当继续加强档案人员的数字化技术知识，网络化技术知识和现代管理技术。另外是对管理人员进行培训，不断开辟新途径，通过正规的专业训练，构建一支骨干档案管理队伍。