如何提高工作质量和效率

如何提高工作质量和效率

1 相关概念的定义

1.1 工作质量

工作质量是指各项工作中，对输出结果的质量及服务质量的保证程度。1.2 工作效率

工作效率是指在进行某任务时，取得的成绩与所用时间、精力、金钱等的比值。产出大于投入，就是正效率;产出小于投入，就是负效率。

2 原因分析

2.1 员工工作质量不高的原因分析

2.1.1 业务不熟悉或过于熟悉

不熟悉业务：人在新接触一个行业或踏入新领域的时候，往往会感到慌乱，做事丧失条理性，摸索期这一特殊环境会加大自身工作难度。

过于熟悉业务：重复性工作易让人产生倦怠，进而诱发拖延症，长期使用一种工作方法，会导致工作热情不高，工作质量低下。

2.1.2 工作能力弱

性格缺陷、专业功底不扎实、为人处事不当、拖延症、工作方法错误、职业性缺乏等因素都会导致工作能力不高，且进步缓慢，工作结果总是不尽人意。

2.1.3 管理不当

部门主管对工作的合理分配和有效监管是员工输出高质量内容的前提。下发任务，能否做到责任到人；验收结果，能否客观考核和及时奖惩，都会直接影响

员工的工作态度及工作质量。

2.2 员工工作效率低下的原因分析

2.2.1 时间管理欠缺

花费大量的时间，忙于无关紧要的事情，没有计划、没有目标、没有定位的工作模式导致各项工作进度拖沓，付出与回报成负相关，输出结果不佳。

2.2.2 工作状态低迷

生活和工作没有剥离，被生活中的琐事影响工作。成年人背负的东西太多，尤其刚步入社会的年轻人，比较容易感情用事，当生活压力或工作难题朝他们砸来的时候，工作状态就会陷入低迷，如果不及时调整，对工作及生活的影响是很负面的。

2.2.3 工作习惯差

不提前做计划、不及时做记录、事无结果、过长的工作中间休息时间、过多的私人电话、办公时间闲谈、经常请假等行为都属于不良工作习惯，是工作效率低下的直接原因。

3 应对措施

3.1 提高员工工作质量的措施

3.1.1 辨别业务属性，区别对待工作任务

不熟悉的业务：当接手不熟悉的业务时，在恰当的时间、地点，向擅长该业务领域的前辈或者同事请教方法，学习需要用到的工具，多练，过程中，做好笔记。利用新学到的技能，保质保量地完成工作任务。

熟悉的业务：第一，员工要在机械性的工作中，保持热情。“工欲善其事，

必先利其器”，可以挑选能缩短工作时间的工具，通过练习，熟练掌握它；第二，部门主管要不定期组织培训。各部门员工发现好用的APP，上报主管，能促使工作质量提高的方案，主管可组织线上或线下培训，改善整个部门的工作方法。第三，公司培训可多组织一些专项培训。可以挑选一些在某方面比较突出的员工，对全体员工进行培训，了解其他业务部门的工作流程，可避免信息不对称的情况，加强分工合作；还可以激发学习兴趣浓厚的员工学习一些非自己专业领域的东西。

3.1.2 加强执行力

员工层面：执行

第一，接到工作任务时，不要拖延，自己约定完成时间，让自己在规定时间内完成；第二，遇到问题，先自己分析，试着解决，解决不了，再请教其他人；第三，完成工作任务时，仔细检查，不要出现低级错误，按照之前记录的要点，一一核对，达到要求，再上报领导。

管理层面：部门主管严格要求

第一，下发任务时，正确量化，规定完成时间，并提出预期目标；第二，对于一些低级错误，严格批评；第三，收到上报文件时，自己再去检查一遍，及时修改，再上报公司领导。

3.1.3 规范管理部门

第一，责任到人。下发重要任务时，部门主管必须及时召开会议，让每个人有发言的机会，根据发言及任务紧急情况，合理调度，权责统一，分工协调。第二，事事有结果。验收成果时，部门主管要做到事事有回应，不能敷衍了事，利

用好公司的奖惩机制，对违反公司规定、工作质量不高的员工及时惩处，并分析原因，下次严格要求。

3.2 提升员工工作效率的措施

3.2.1 加强时间管理

可应用GTD时间管理法，有效分配时间，在规定时间内，高质量完成工作。

收集：将每天接收到的工作任务和相关信息及时记录下来，通过合理筛选，将数量控制在可整理的范围内。

整理：循环反复地对词条进行分类处理。

组织：根据其属性的紧急程度和重要性对整理过后的工作信息进行组织。

回顾与检讨：最好是每天17:30回顾1遍，每周检讨1次。

执行：按照已经构造好的工作任务系统，循序渐进，安排好时间进度，努力在规定时间内完成工作任务。

3.2.2 强化工作意识

第一，工作中不要掺杂个人情绪。进入公司，就得放下生活中所有的情绪，工作为主；第二，要有职业性。学会为人处事，日常进行以工作为主的信息交流，严禁在工作时间闲谈；第三，加强责任感。工作中，注重工作礼仪，不给别人添麻烦，尽量自己独立完成工作。

3.2.3 养成良好的工作习惯

第一，提前计划。平时要按计划工作，按流程操作，服从指挥，搞好工作协调；第二，及时记录。好记性不如烂笔头，哪怕再小的事情，都及时记录下来，每天坚持写工作日志，既可以帮助自己记录要点，方便核对，在以后的工作中，也有可查找的依据；第三，事事有回应。每一项工作都要有结果输出，不能中断

或搁浅，即使是不需要跟进的工作，都要做好档案管理，做到心里有数，自己接手过的文件必须做到很熟悉。