基于ILAS数据批处理的集中编目模式

２０１２年第·１２期太原城市职业技术学院学报Journal of TaiYuan Urban Vocational college期总第１３７期Ｄｅｃ２０１２[摘要]通过对采用ＩＬＡＳ系统编目的几种模式的分析，结合实践经验，提出图书编前分类集中与集中批处理的编目模式，总结这种模式的运行方法和处理技巧，以提高编目质量和效率。

[关键词]ＩＬＡＳ；图书编目；质量和效率[中图分类号]TP3[文献标识码]A[文章编号]１６７３－００４６（２０１２）１２－０１５０－０３基于ＩＬＡＳ数据批处理的集中编目模式赛平，谭新华，黄成，张静（三明职业技术学院，福建三明３６５０００）普通图书机读书目数据（ＭＡＲＣ）的编制是图书馆各项业务中的最基础的工作，是图书成为图书馆系统资源的生命的开始。

ＭＡＲＣ数据编制的质量和编制的效率决定着图书的入藏、检索、信息服务、流通等各项业务工作的展开，决定着图书馆馆藏资源（实体资源和信息资源）建设的完整、体系、优化的程度，从而成为决定图书馆服务质量和水平、现代化程度高低的关键。

ＩＬＡＳ管理系统是我国图书馆（包括公共图书馆和高校图书馆）普遍采用的图书自动化管理系统之一。

论文结合我校高职图书馆实践经验，分析高校馆图书编目的几种基本模式，提出图书编前分类集中、集中批处理的编目模式，总结这种模式的运行方法和处理技巧以提高编目质量和效率。

一、常用的编目模式的分析比较规范的图书馆都有着自己独立的采编部门和专门的编目人员，他们从事着图书的采购、验收、编目、加工、入藏等工作。

不同的图书馆因部门设置、工作流程安排不同，赋予编目人员的职责也不尽相同。

但图书由分散的社会闲散资源转变成图书馆系统化管理的优化资源，所需要的加工处理要求和内容大致是一样的，其基本模式有以下三种：１．一条龙式的流水线编目模式。

将图书编目的验收、查重、分编、著录、到书、审校、贴书标、条码、磁条、盖章、典藏等工作组成一条生产线。

这种模式将复杂的图书编目过程细化，化繁为简，有利于分工协作，发挥团队协作精神，有利于明确每个人的职责，方便编目工作整体的管理和控制，加工出来的图书数据完整、准确，效率也高。

但越细的分工要越多的人手，大大提高了人力成本，对一般的中小型图书馆负担不起。

另外，如果需要有整体的规划、每一加工细节的技术标准，还要有良好的管理和控制水平。

它比较合适于走规模化、专业化道路的大型图书馆和职业化书商。

２．按职责分工的组合加工模式。

将图书加工流程按本馆的实际情况进行组合，根据加工人员数量和技术能力来分配任务，每个人独立完成自己的加工任务，如将需要计算机处理的加工部分和手工加工部分分开，将一本图书查重、编目、到书、验收在一个编目人员手里完成，将盖章、贴书标、嵌磁条由另一人独立完成。

这是一种比较独立的模式，也比较灵活，在处理单本图书时一次性完成，交接次数少，容易实现即编即用，但这种模式对编目人员要求较高，编目质量受个人编目素养的影响大。

如果一条龙式的流水线编目模式是现代大工厂的管理模式，那按职责分工的组合加工模式则是小企业的手工作坊式加工模式，这种模式比较适合中小型图书馆，对需要快速加工的零散图书也较适合。

３．编目业务外包模式。

如今越来越多的图书馆都将采编业务外包给书商，原来的采编部门职能逐步弱化，图书编目工作变成简单地给书商制定编目标准和对书商编目结果的验收。

这种模式对人手不足的图书馆较合适，其弊端是大大削弱了图书馆自己信息加工的主动能力、技术能力和数据管理及创新能力。

二、基于ＩＬＡＳ数据批处理的集中编目模式１．ＩＬＡＳ数据批处理的集中编目模式的构建思路。

图书编目一直存在着编目质量和效率这样一组矛盾，如何在保证编目质量的前提下以最省的资源实现编目效率的最大化，是论文要探讨和解决的目标。

结合我馆实践经验，解决问题的关键是：最大化程度地利用计算机技术，再辅之以合理的控制方法，在编前分类集中的基础上对图书编目进行数据加工批处理。

即将具有共性的图书按ＩＬＡＳ系统编目批处理的要求集中，再通过ＩＬＡＳ系统批处理技术处理，这种模式可以大大提高编目效率，减少编目出错几率。

２．图书的按类集中。

根据图书编目规则和ＩＬＡＳ系统功能和设置情况，主要按以下几方面集中图书：（１）图书来源。

将图书按其来源集中，给统一的批号，如将图书分为赠送、零星购置、某书商某批次图书、旧书等不同来源，同一批图书批号一致，不同来源图书通过批号区分开来。

批号是后面数据批处理、检索、统计的关键项。

（２）图书去处。

加工好的图书将分配到不同的书库，在数据加工之前就将图书按入藏地点分开来，省去了后面典藏图书交接的步骤。

如：把工具书分到工具书库，外文书分到外文书库，文学类分到文学书库。

（３）图书数量。

150··让复本数一致的图书集中，方便设置图书的自动取条码号、打印书标和其他一些批处理设置，也方便图书的清点和统计。

（４）图书外观。

在ＭＡＲＣ格式的图书编目规则里面要求根据图书的装帧形式和附件形式进行著录，为方便ＭＡＲＣ数据批处理，可以将同种形式的图书集中，如将精装本、有附光盘的图书分别集中。

３．图书分类集中过程。

对图书进行集中是在图书编目前和编目过程中对图书实物的移动，让图书物以类聚。

（１）图书到采编室后首先要做的是图书的验收，即对图书简单的浏览、核对书名、数量和价格等项目，这是采编人员对图书的第一次实体接触，可以很容易完成图书按部分类集中。

首先可以确定好图书的来源类（如２０１１年新华书店购书、越洋图书城购书、学校旧书、赠送图书等）；其次在清点图书数量时，可将同复本数图书集中，如大部分图书复本数都为四本，而少部分为三或两本就可以分开来；如果有规定图书价格在多少之上列为特藏本，入特藏库，那么在核对图书价格的同时也很快可以把这些图书分开来；根据看到的图书装帧形式，也很容易把精装本和普通本图书分开来；根据书商提供的清单和图书实物，可以把有附光盘的图书分开来。

（２）在图书正式编目过程中，编目人员需要根据图书的ＩＳＢＮ号和其他图书信息来查重和联机下载书目数据，可对图书进行第二次分类集中，以细化和优化第一次分类集中。

在查重和联机下载书目过程中，对没有下载信息的图书分开来集中进行手动编目，对有下载数据的图书，就将图书的实物和书目数据都按一定的顺序排列，并一一对应，使图书的集中变得有序化。

完成这两次集中后，图书实物和书目数据就可以分开进行加工和批处理。

三、图书集中编目批处理过程１．控制号的批处理。

控制号是数据库中准确对应一条记录的唯一标识，是机读目录中非常特殊的字段，在应用系统中常作为数据链接和合并的依据，其字段标识为００１，没有子字段和指示符，不可重复。

其常见的格式是用１０位定长结构数字表示：资料库类型代码（２位）＋编目年（２位）＋流水号（６位）。

但实际上控制号的长度最大可达２４位，我们可以根据自己的需要对控制号作适当的延长。

例如：将编目员工号和图书批号加入到控制号里面，形成工号＋批号＋资料库类型代码＋编目年＋流水号，这种方式是为了给图书批处理提供检索项，在书目数据完全批处理后，控制号中自定义的工号和批号也可以通过批处理来取消掉。

在ＩＬＡＳ系统的控制号分区里面，可做如附表设置。

２．联机书目数据批下载。

在ＩＬＡＳ系统里面，图书的查重或下载数据在“编目管理－联机编目处理”功能项里面进行。

首先选择“本地数据库”进行查重，有重复数据的图书直接复制其书目数据；没有重复数据的图书再选择“网上数据库”进行检索和下载，利用网上数据库是提高编目效率的重要手段；如果两个数据库都找不到数据，则属于第三类，需要单独集中起来等待手工编目。

（１）在从本地相关数据库复制数据和网上下载数据之前，先要在“设置”里面设置一些参数，其中最重要的就是“书目控制号区号”的设置，如将控制号区号设置成上面例子里面的“００２”，则我们在复制或下载的书目数据时，书目将自动生产００１字段，其控制号从“７ＹＹ１２０５０１１２００２０１３”开始，并随书目记录条数的增加而自动递增其流水号。

另外，可根据本馆的要求设置“复制字段”或“过滤字段”，排除掉本馆不需要的一些字段，给外来的书目数据“瘦身”。

（２）对书目数据的复制和下载要注意的是确保数据的准确性，在“设置”下拉列表里面设置一个大一点的浏览限数，可显示出更多相同ＩＳＢＮ号的图书，避免漏选或误选，而对下载过来的一些有误的数据，如价格、ＩＳＢＮ、题名、版本有个别地方不一致，可做手动修改。

整个书目数据的查重和联机下载书目过程实际上只需要几步就完成，基本上只需要用扫描枪扫描一下图书ＩＳＢＮ号，然后动两次鼠标就完成了。

３．书目数据批修改。

在ＩＬＡＳ系统“系统管理员－系统工具－ＭＡＲＣ库数据批处理”里面，我们可以对书目数据进行字段增加、字段删除、字段修改、字段替换和记录删除等操作。

根据已经分类集中的图书的共同点，我们可以对书目数据某些字段做统一的指定。

（１）新增字段。

以我馆为例，新增９０５馆藏信息字段，格式要求为“９０５＿＿＠ａＳＭＺＹ＠ｓ４＠ｂ１００２５９１”（＠ａＳＭＺＹ为我院拼音首字母，＠ｓ４为复本数，＠ｂ后面为条码号），在ＭＡＲＣ库数据批处理界面，选择“采编书目库”，检索索引选择“控制号”，然后输入需要批处理的数据控制号范围“５ＹＤ１２０４０１１２０００００１－－５ＹＤ１２０４０１１２００３０１７”，再在“字段增加”栏里做如下设置：设置完成后，查看“后记录”确认无误后点击“开始”，则书目数据批新增了９０５字段。

（２）字段替换。

将６９０＠ａ子字段的分类号替换到９０５＠ｆ子字段后面（９０５＠ｆ在替换中自动生成，不需要新增），保持同上的检索方式，在“字段替换”栏里，做如下设置：（３）字段修改。

如上操作完成９０５＠ｆ分类号字段批处理后，还可以在分类号尾增加一个“／”符号，在“字段修改”里面，设置如下：·······························151··（４）自动生成种次号。

让新增的９０５＠ｆＲ３６／字段后面自动生成种次号，在“系统管理员———系统参数———采编分系统设置”里面，对“采编馆藏库”设置“使用书次号”为“种次号”即可。

其后我们对书目数据进行一些修改操作，保存后，９０５＠ｆ字段将自动生成完整的索取号。

对书目数据其他一些需要批处理的地方与此类似，论文不再赘述。

４．馆藏数据批处理。

馆藏数据是图书在本馆的状态信息，根据图书集中的分类项主要有数量、装帧、批号、馆藏地点等，我们可以对同类图书的馆藏数据进行批设置和处理。