招标投标档案整理工作流程及要求
招标投标档案整理工作流程及要求
专业档案整顿工作流程及规定一、归档时间：1、原则上每一种项目招标结束，就需将所有旳有关资料整顿装订后送至档案室进行归档，并做好移交记录，政府采购中心专业档案每年还需进行集中转移销毁等工作。
2、对于正在进行旳各项工作所波及旳文献，各部门应作好‘预先归档’工作。
3、代理机构（分散采购及建设工程项目）进场交易旳项目档案在招标完毕后就应及时进行移交归档。
二、归档范围：本中心进场交易旳政府采购项目和建设工程项目招标投标活动中直接形成旳具有保留价值旳多种文字、数字、图纸、图表、声像等多种载体旳文献材料。
招标投标【政府采购】档案存档内容包括：1、政府采购中心集中采购项目全过程资料2、分散采购项目进场交易工作全过程资料3、建设工程项目进场交易工作全过程资料4、自愿进场交易项目旳全过程资料三、归档流程：1、搜集：由项目负责人（代理机构）将招标工作活动中形成旳文字材料完整地搜集整顿成册。
2、鉴定：对搜集旳材料逐份鉴定，确认与否属于《档案目录》归档范围，不属归档范围旳，可作参照资料保留，属于归档范围旳，按照《档案目录》逐一整顿次序，并装订成册，保证资料旳完整性。
3、移交：项目负责人（代理机构）将整顿后旳项目档案移交档案室并做好移交登记（登记表纸质版需录入电子版，以便查询）。
四、整顿程序：1、盖全宗归档章档案盒上必须加盖全宗归档章2、盖档号章及档号旳编写档号章盖在每件材料旳中间空白处，档号由五部分构成：全宗号+专业档案代号+年份+项目号+案卷号，如：108-Zz--001-01，“108”为xxxxx行政审批局全宗号；第一种“Z”代表专业档案来自xxxxx 公共资源交易中心；第二个“z”代表专业档案代号，用数字表达；“”代表档案所属年份；第一种“1”代表项目档案对应旳档号；第二个“1”代表档案旳案卷号。
3、专业档案代号阐明：108-Z1--001-01：Z1原为政府采购中心市级采购项目，已取消。
108-Z2--001-01：Z2为政府采购中心区级集中采购项目。
招投标档案管理制度
第一章总则第一条为规范招投标活动，确保招投标档案的完整、准确、系统，根据《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有招投标活动的档案管理，包括但不限于招标文件、投标文件、评标文件、中标通知书等。
第三条招投标档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实反映招投标活动的过程和结果；（二）完整性原则：档案资料应全面、完整，不得遗漏；（三）准确性原则：档案内容应准确无误，便于查阅和利用；（四）保密性原则：对涉及商业秘密、技术秘密的档案资料，应严格保密。
第二章档案收集与整理第四条招投标档案的收集工作由招标部门负责，应严格按照招投标文件的要求进行。
第五条招投标档案的整理工作应遵循以下要求：（一）按照招投标文件的自然顺序进行整理；（二）对文件资料进行分类、编号，编制目录；（三）对电子档案进行备份，确保数据安全。
第六条招投标档案的归档工作应在招投标活动结束后一个月内完成，归档材料应包括：（一）招标文件；（二）投标文件；（三）评标文件；（四）中标通知书；（五）合同；（六）其他相关文件。
第三章档案保管与利用第七条招投标档案的保管工作由档案管理部门负责，应按照以下要求进行：（一）建立档案库房，确保档案存放安全；（二）对档案进行定期检查、消毒，防止档案损坏；（三）对档案进行防火、防盗、防潮、防虫、防尘等保护措施。
第八条招投标档案的利用工作应遵循以下要求：（一）查阅档案需经档案管理部门批准；（二）查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容；（三）查阅档案应填写查阅登记表，记录查阅时间、查阅人等信息。
第四章档案销毁第九条招投标档案的销毁工作应严格按照国家有关规定执行，销毁前需经单位领导批准。
第十条招投标档案的销毁方式包括：（一）物理销毁：如撕毁、剪碎、焚烧等；（二）电子销毁：如删除、格式化等。
第五章责任与奖惩第十一条招投标档案管理人员应认真履行职责，对档案管理工作负责。
招投标工程档案管理制度
一、总则为规范招投标工程档案管理工作，确保招投标档案的完整、准确、真实，提高招投标工程档案管理水平，依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程招标投标管理办法》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有招投标工程档案管理工作。
三、档案管理职责1. 招投标工程档案管理部门负责招投标档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 项目部门负责招投标工程档案的生成、提交、审核、验收等工作。
3. 相关部门在招投标过程中产生的文件资料，应及时移交招投标工程档案管理部门。
四、档案收集与整理1. 招投标工程档案管理部门应在招投标活动开始前，明确档案收集范围和内容，制定档案收集计划。
2. 招投标工程档案管理部门应严格按照档案收集计划，对招投标过程中的文件资料进行收集。
3. 招投标工程档案管理部门应按照档案分类、编号、装订等要求，对收集到的档案资料进行整理。
五、档案归档与保管1. 招投标工程档案管理部门应在招投标活动结束后，及时将整理好的档案资料进行归档。
2. 招投标工程档案管理部门应按照档案保管要求，对归档的档案资料进行保管。
3. 招投标工程档案管理部门应定期对档案资料进行检查，确保档案资料的安全、完整。
六、档案利用与保密1. 招投标工程档案管理部门应建立健全档案查阅制度，确保档案资料的合理利用。
2. 招投标工程档案管理部门应加强档案保密工作，对涉及国家秘密、商业秘密的档案资料，严格按照保密规定进行管理。
3. 招投标工程档案管理部门应定期对档案资料进行清理、鉴定，对不再具有保存价值的档案资料，按照规定进行销毁。
七、监督检查1. 项目部门应定期对招投标工程档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的落实。
2. 招投标工程档案管理部门应定期向上级主管部门汇报招投标工程档案管理工作情况。
3. 对违反本制度的行为，按照相关规定进行查处。
八、附则1. 本制度由招投标工程档案管理部门负责解释。
招投标文件档案管理制度(3篇)
第1篇第一章总则第一条为规范招标文件档案管理，确保招标文件档案的完整、准确、系统，提高招标文件档案的利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有招标文件档案的管理工作。
第三条招标文件档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：招标文件档案应真实反映招标活动的全过程，不得伪造、篡改；（二）完整性原则：招标文件档案应包括招标活动涉及的所有文件和资料，不得遗漏；（三）准确性原则：招标文件档案内容应准确无误，不得有误导性信息；（四）安全性原则：招标文件档案应采取有效措施，确保档案的安全、保密；（五）便捷性原则：招标文件档案应便于查询、使用和保管。
第二章档案分类与编号第四条招标文件档案分为以下类别：（一）招标公告；（二）招标文件；（三）投标文件；（四）评标报告；（五）合同；（六）其他相关文件。
第五条招标文件档案编号由档案类别编号、年度编号和流水编号组成。
第三章档案收集与整理第六条招标文件档案的收集应做到全面、及时、准确。
第七条招标文件档案的收集范围包括：（一）招标公告；（二）招标文件；（三）投标文件；（四）评标报告；（五）合同；（六）招标活动相关的会议纪要、通知、函件等；（七）其他相关文件。
第八条招标文件档案的整理应按照以下要求进行：（一）分类整理：按照档案类别对收集到的文件进行分类整理；（二）编目整理：对每份档案进行编目，包括档案名称、编号、日期、页数、存放位置等；（三）装订整理：将整理好的档案装订成册，并标明册数；（四）归档整理：将整理好的档案归档存放。
第四章档案保管与维护第九条招标文件档案的保管应采取以下措施：（一）设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备；（二）档案室应保持整洁、通风、干燥，防止档案受潮、霉变、虫蛀；（三）档案室应配备防火、防盗、防尘、防虫等安全设施；（四）档案室工作人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第十条档案维护应做到以下要求：（一）定期对档案进行消毒、除尘；（二）对破损的档案进行修复；（三）对已失效的档案进行销毁，销毁前应经主管领导批准。
招标档案管理制度
招标档案管理制度一、背景介绍招标档案是指在招标过程中产生的各类文件和资料的整理、归档和管理工作。
招标档案的管理对于确保招标过程的合规性、规范性以及后期的审计和追溯具有重要意义。
为了提高招标档案管理的效率和质量，制定一套科学合理的招标档案管理制度势在必行。
二、目的和范围本招标档案管理制度的目的在于规范招标档案的归档和管理流程，确保招标过程的透明、公正和可追溯，保护招标相关各方的合法权益。
本制度适合于我公司所有招标活动的档案管理工作。
三、招标档案管理流程1. 招标文件整理阶段- 招标文件的编制：由招标部门负责编制招标文件，包括招标公告、招标文件、技术规范、合同范本等。
- 招标文件审批：招标文件需经相关部门审核并获得批准后方可发布。
2. 招标文件发布阶段- 招标公告发布：招标部门负责将招标公告发布在指定的媒体或者平台上，确保公告的准确、完整和及时性。
- 招标文件发放：招标部门负责将招标文件发放给符合条件的招标人，同时记录发放的时间、数量和接收人等信息。
3. 招标文件接收和评审阶段- 招标文件接收：招标部门负责接收招标人递交的投标文件，并进行记录和编号。
- 招标文件评审：评标委员会根据招标文件的要求对投标文件进行评审，评审结果需进行记录和归档。
4. 招标文件归档阶段- 招标文件归档分类：按照招标活动的不同，将招标文件进行分类，如工程招标、物资招标等。
- 招标文件归档存储：将归档的招标文件按照一定的顺序和标准进行存储，确保文件的安全和易于检索。
- 招标文件保密管理：招标文件中涉及商业秘密和个人隐私的信息需进行严格保密，确保信息的安全性。
四、招标档案管理制度的责任分工1. 招标部门负责招标文件的编制、审批、发布和发放工作，并负责招标文件接收和记录。
2. 评标委员会负责招标文件的评审工作，并对评审结果进行记录和归档。
3. 档案管理部门负责招标文件的归档分类、存储和保密管理工作，并负责档案的检索和借阅服务。
4. 公司领导层负责对招标档案管理制度的监督和落实，确保制度的有效执行和持续改进。
招标投标档案整理工作流程及要求
招标投标档案整理工作流程及要求范本一：招标投标档案整理工作流程及要求一、工作流程1.项目启动阶段a.项目组成员确定：包招标文件相关工作人员，包招标文件整理人员。
b.确定工作时间计划并安排工作。
2.招标文件准备阶段a.收集项目相关文件：包招标文件、招标说明、技术规范、合同模板等。
b.整理文件，建立文件目录结构。
c.审查招标文件是否完整，是否符合相关法律法规要求。
d.补充完善招标文件。
3.招标文件归档阶段a.按照文件目录结构，逐一归档文件。
b.编制招标文件归档目录表。
c.对归档文件进行编号和标识。
d.将归档文件存档，并备份存储。
4.投标阶段a.收取投标文件，并做好登记记录。
b.核对投标文件是否完整。
c.按照归档目录结构，逐一归档投标文件。
d.编制投标文件归档目录表。
5.投标文件归档阶段a.对投标文件进行编号和标识。
b.将投标文件归档并存档，同时备份存储。
c.编制投标文件归档目录表。
6.招标投标档案整理阶段a.对招标文件和投标文件进行逐一检查，确保文件完整性。
b.按照归档目录表，整合招标文件和投标文件。
c.编制招标投标档案目录表。
d.完成档案整理工作。
二、要求1.工作人员应具备扎实的专业知识和熟练的操作技能。
2.严格按照相关法律法规要求进行招标文件整理工作。
3.确保招标文件和投标文件的完整性和安全性。
4.详细记录招标文件和投标文件的归档信息。
5.严格遵守保密规定，确保文件的保密性。
三、附件列表1.包招标文件目录结构示例；2.招标文件归档目录表范本；3.投标文件归档目录表范本；4.招标投标档案目录表范本。
四、法律名词及注释1.招标文件：指发起招标活动所需的文件，包括招标文件、招标说明、技术规范、合同模板等。
2.投标文件：指投标人按照招标文件要求编制的文件，包括投标信封、投标报价、技术方案等。
范本二：招标投标档案整理工作流程及要求一、工作流程1.项目启动阶段a.确定项目组成员，包招标文件相关工作人员，包招标文件整理人员。
招标文件整理归档资料(3篇)
第1篇一、前言招标文件整理归档工作是招标过程中不可或缺的重要环节，它关系到招标工作的质量和效率。
为了规范招标文件整理归档工作，提高招标文件管理水平，确保招标工作的顺利进行，特制定本招标文件整理归档资料。
二、招标文件整理归档的目的1. 确保招标文件的真实性、完整性和有效性，为招标工作提供依据。
2. 规范招标文件管理，提高招标文件管理水平。
3. 便于查阅、统计和分析招标文件，为后续招标工作提供参考。
4. 应对招标过程中的突发事件，确保招标工作的顺利进行。
三、招标文件整理归档的范围1. 招标公告及招标文件2. 招标文件接收及递交记录3. 投标人资格审查资料4. 投标文件及投标保证金5. 开标记录及评标报告6. 中标通知书及合同7. 招标工作总结及反馈意见8. 其他与招标相关的文件和资料四、招标文件整理归档的要求1. 分类整理：按照招标文件整理归档的范围，将相关文件和资料进行分类整理。
2. 编号排序：对分类整理后的文件和资料进行编号排序，确保文件顺序清晰。
3. 档案盒标识：使用统一的档案盒，并在档案盒上标明档案名称、编号、页数等信息。
4. 文件归档：将整理好的文件按照编号顺序放入档案盒，确保文件存放整齐。
5. 电子档案：将招标文件整理归档的资料进行电子化处理，便于查阅和传输。
6. 档案保管：按照国家档案管理规定，妥善保管招标文件整理归档资料。
五、招标文件整理归档的程序1. 招标公告及招标文件（1）招标公告发布后，及时收集相关文件，包括招标公告、招标文件等。
（2）对收集到的文件进行分类整理，并编号排序。
（3）将整理好的文件放入档案盒，并标明相关信息。
2. 招标文件接收及递交记录（1）记录投标人递交招标文件的日期、时间、数量等信息。
（2）对递交的招标文件进行分类整理，并编号排序。
（3）将整理好的文件放入档案盒，并标明相关信息。
3. 投标人资格审查资料（1）收集投标人的资格审查资料，包括企业资质、业绩等。
（2）对资格审查资料进行分类整理，并编号排序。
投标文件档案管理制度
一、目的为加强投标文件档案管理，确保投标文件的真实性、完整性和安全性，提高投标工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有投标文件的管理，包括但不限于招标文件、投标文件、合同文件、验收文件等。
三、档案管理职责1. 档案管理部门负责制定投标文件档案管理制度，组织实施档案管理工作，并对档案管理进行监督检查。
2. 各部门负责投标文件的收集、整理、归档和保管工作，确保投标文件的真实性、完整性和安全性。
3. 各级领导负责对投标文件档案管理工作的监督和指导。
四、档案管理要求1. 投标文件应当真实、完整、准确，不得伪造、篡改、隐匿或者销毁。
2. 投标文件应当按照招标文件要求，分类整理，编制目录，并加盖档案专用章。
3. 投标文件档案应当实行电子与纸质并行管理，电子档案与纸质档案应当同步更新、备份。
4. 投标文件档案应当定期进行整理、归档，并建立档案索引。
5. 投标文件档案的保管期限根据档案性质、价值、用途等因素确定，一般分为短期、中期和长期保管。
五、档案收集与整理1. 投标文件收集（1）收集范围：包括招标文件、投标文件、合同文件、验收文件等。
（2）收集要求：收集的投标文件应当完整、准确，不得遗漏。
2. 投标文件整理（1）分类整理：按照招标项目、文件类型、保管期限等进行分类整理。
（2）编制目录：对整理好的投标文件编制目录，包括文件名称、文件编号、文件数量、保管期限等信息。
（3）编制索引：对投标文件档案建立索引，方便查询。
六、档案归档与保管1. 归档（1）归档时间：投标文件档案应当在项目验收合格后一个月内归档。
（2）归档要求：归档的投标文件应当符合档案管理要求，完整、准确、安全。
2. 保管（1）保管条件：投标文件档案应当存放在通风、干燥、防潮、防尘、防虫蛀、防火、防盗的条件下。
（2）保管期限：根据档案性质、价值、用途等因素确定保管期限。
（3）定期检查：档案管理部门应当定期对投标文件档案进行检查，确保档案安全。
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专业档案整理工作流程及要求
一、归档时间：
1、原则上每一个项目招标结束，就需将所有的相关资料整理装订后送至档案室进行归档，并做好移交记录，政府采购中心专业档案每年还需进行集中转移销毁等工作。
2、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作。
3、代理机构（分散采购及建设工程项目）进场交易的项目档案在招标完成后就应及时进行移交归档。
二、归档范围：
本中心进场交易的政府采购项目和建设工程项目招标投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。
招标投标【政府采购】档案存档内容包括：
1、政府采购中心集中采购项目全过程资料
2、分散采购项目进场交易工作全过程资料
3、建设工程项目进场交易工作全过程资料
4、自愿进场交易项目的全过程资料
三、归档流程：
1、收集：由项目负责人（代理机构）将招标工作活动中形成的文字材料完整地收集整理成册。
2、鉴定：对收集的材料逐份鉴定，确认是否属于《档案目录》归
档范围，不属归档范围的，可作参考资料保存，属于归档范围的，按照《档案目录》逐一整理顺序，并装订成册，保证资料的完整性。
3、移交：项目负责人（代理机构）将整理后的项目档案移交档案室并做好移交登记（登记表纸质版需录入电子版，方便查询）。
四、整理程序：
1、盖全宗归档章
档案盒上必须加盖全宗归档章
2、盖档号章及档号的编写
档号章盖在每件材料的中间空白处，档号由五部分组成：全宗号+专业档案代号+年份+项目号+案卷号，如：108-Zz-2015-001-01，“108”为xxxxx行政审批局全宗号；第一个“Z”代表专业档案来自xxxxx 公共资源交易中心；第二个“z”代表专业档案代号，用数字表示；“2015”代表档案所属年份；第一个“1”代表项目档案对应的档号；第二个“1”代表档案的案卷号。
3、专业档案代号说明：
108-Z1-2015-001-01：Z1原为政府采购中心市级采购项目，已取消。
108-Z2-2015-001-01：Z2为政府采购中心区级集中采购项目。
108-Z3-2015-001-01：Z3为代理机构代理的建设工程类项目。
108-Z4-2015-001-01：Z4为代理机构代理的分散采购项目。
4、档案装盒：
档案装盒一律采用无酸牛皮纸的无字档案盒装盒，其规格为：310
㎜×220㎜,厚度分别为20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜，根据需要统一规格相同的档案盒，并在盒面固定位置加盖全宗归档章。
5、脊背制作：
按专业档案脊背格式统一制作档案案卷脊背，并用专用牛皮纸打印、裁剪成标准大小，将脊背粘贴在对应档案的脊背处，并用透明胶带密封两侧，保证脊背的清晰完整。
6、档案上架：
档案整理完毕后，按照档案及盒号的顺序依次放入档案密集架，便于查找和利用，并做好相应的台账数据。
7、标书清理
投标文件为一正多副，一正整理好移交监管单位保存，一副存档备查（跟随相应的档案存档），其余投标文件副本整理移交招标人或采购人，未移交的投标文件副本作为短期（一年）保存资料，由档案资料员清理之后封箱处理，移交的相关投标文件做好交接签收表。
以上未移交的投标文件副本进行定期销毁，销毁前由项目负责人分别向部门负责人提出申请并获得批准后以函件形式通知招标人或采购人，待招标人或采购人确认（如函告送达15天无回复的）后，方可统一销毁。
【并保存销毁记录】
五、保存期限
招标投标【政府采购】档案的保存期限，从项目完成之日起至少保存十五年。
六、档案销毁
档案保存期满后，由档案管理员编制清单，组织相关人员进行鉴定后，经分管领导审核后，按照《中华人民共和国档案法》的规定程序进行销毁。
建设项目在建期间的档案不得销毁。
七、档案利用规定
1、利用者要维护档案资料的完整与安全，不准涂改、
污损、拆散，丢失和转借。
2、借阅档案、资料必须先完善登记手续后方可借阅，归还时清点无误后由档案资料管理人员当面销号。
3、查阅档案资料均由档案管理人员负责查找，任何人员均不能在室内自行查找。
4、未经档案管理人员同意，不可将任何档案资料外借、复印、或发送电子档给外单位人员，如违反本规定由此带来的不利影响由档案资料管理人员自行承担。
八、档案保密、防范
加强防范，做好档案室或柜的保密工作，注意防止失密、失盗、和火灾事故。
加强对档案室或柜的管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫蛀。
专业档案脊背格式。