档案数字化基本工作流程
档案数字化加工流程
档案数字化加工流程档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、免拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、完整归还、数据备份、数据挂接。
先后顺序为：调卷 > 著录 > 扫描 > 处理 > 质检 > 归还 > 备份 > 挂接。
在之前的档案管理数字化是需要拆卷的，但是现在有专业的非接触式扫描设备（比如book2net和iscan系列的产品）可以免拆卷，这就省去了很多的人力物力。
下面介绍详细的步骤：档案调卷这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。
整理及著录档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。
对于待加工的档案，要制作电子目录。
制作途径有两种:（一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。
（二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《检察机关档案目录模板》文档（文档号为JS121006002）。
如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。
并修改成与《检察机关档案目录模板》类似的字段标准。
对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。
2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。
以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。
以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。
3，如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。
档案数字化基本工作流程
档案数字化基本工作流程一、术语和定义1、数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程;2、纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程;3、数字图像表示实物图像的整数阵列;一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生;在矩阵或其他网络上采样——连续函数,并在采样点上将值最小化后的阵列;4、黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像;它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等;5、连续色调静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像;在纸质档案数字化过程中,通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式;6、分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英时点数dpi表示;7、失真度对档案进行数字化转换后,数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度;8、可懂度数字图像向人或机器提供信息的能力;9、图像压缩清除图像冗余或图像近似的任一种过程,其目的是对图像以更紧凑的形式表示;二、纸质档案数字化基本要求1、基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到共享,以满足社会对档案利用的需求;2、数字化对像的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认,只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化;1符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定以及有关规定;2价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围;3、基本环节纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等;4、过程管理1应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制,确保档案原件和数字化档案信息的安全.2 纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录;三、档案整理在扫描之前,根据档案管理情况,按下述步骤对档案进行适当整理,并视需要作出标识,确保档案数字化质量;1 目录数据准备2 拆除装订3 区分扫描件和非扫描件4 页面修整5 档案整理登记6 装订四、档案扫描1、扫描方式1根据档案幅面的大小A4、A3、A0等选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪如工程图纸可采用0号图纸扫描仪进行扫描;大幅面档案可采用大幅面数码平台,或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描,也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理;2纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率;2、扫描色彩模式1扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等;通常采用黑白二值;2页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案,可采用黑白二值模式进行扫描;3页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,可采用灰度模式扫描;4页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,可视需要采用彩色模式进行扫描;3 、扫描分辨率1扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准;2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时,其分辨率一般均建议选择≥100dpi;特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率;3需要进行OCR汉字识别的档案,扫描分辨率建议选择≥200dpi;4、扫描登登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案整理量填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法;五、图像处理1 、图像数据质量检查1对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查;发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理;2由于操作不当,造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时,应重新扫描;3发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像;4发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整;5认真填写相关表单,记录质检结果和处理意见;2、纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准;对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯;3、去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理;处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则;4、图像拼接对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性;5、裁边处理采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间;六、图像存储1、存储格式1采用黑白二值模式扫描的图像文件,一般采用TIFFG4格式存储;采用灰度模式和彩色模式扫描的文件,一般采用JPEG格式存储;存储时的压缩率的选择,应以保证扫描的图像清晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准则;2提供网络查询的扫描图像,也可存储为CEB、PDF或其他格式;2、图像文件的命名1纸质档案目录数据库中的每一份文件,都有一个与之相对应的唯一档号,以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名;2多页文件可采用该档号建立相应文件夹,按页码顺序对图像文件命名;七、目录建库1、数据格式选择目录建库应选择通用的数据格式;所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换;2、档案着录按照档案着录规则DA/T18的要求进行着录,建立档案目录数据库;3、目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对的方式,对目录数据库的建库质量进行检查;核对着录项目是否完整、着录内容是否规范、准确,发现不合格的数据应要求进行修改或重录;八、数据挂接1、汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为“合格”后,通过网络及时加载到数据服务器端汇总;通过编制程序或借助相应软件,可实现目录数据对相关联的数字图象的自动搜索、加入对应的电子地址信息等,实现批量、快速挂接;2、数据关联以纸质档案目录数据库为依据,将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件;将图像文件存储到相应文件夹时,要认真核查每一份图象文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同,图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致,图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等;通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件;3、认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,记录数据关联后的页数,核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理办法;九、数据验收1、数据抽检1以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量;2一个全宗的档案,数据验收时抽检的比率不得低于5%;2、验收指标1目录数据库与图像文件挂接错误码,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为“不合格”;2一个全宗的档案,数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上含95%时,给予以验收“通过”;合格率：抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%3、验收审核验收“通过”的结论,必须经分管领导审核、签字后方有效;4、验收登记认真填写纸质档案数字化验收登记表单;十、数据备份1、备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份;2、备份方式为保证数据安全,备份载体的选择应多样化,可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份,并注意异地保存;3、数据检验备份数据也应进行检验;备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等;4、备份标签数据备份后应相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理;5、备份登记填写纸质档案数字化备份管理登记表单;十一、数字化成果管理1、应加强对纸质档案数字化成果的管理,确保其安全、完整和长期可用;2、纸质档案数字化成果提供网上检索利用时,应有制作单位的电子标识,并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式;。
档案数字化转换工作的实施流程
档案数字化转换工作的实施流程随着时代的进步和科技的发展，档案数字化转换工作已经成为许多机构和组织必不可少的工作环节。
数字化转换不仅可以提高档案管理的效率和安全性，还可以方便信息的检索和共享。
本文将详细介绍档案数字化转换工作的实施流程。
一、前期准备阶段在进行档案数字化转换之前，必须进行充分的前期准备工作。
这一阶段的任务包括：确定转换的档案范围、制定转换计划、确定转换的方式和技术、分配资源等。
在此阶段，必须组织专业团队负责该项目，并进行相关培训，以确保项目的顺利实施。
二、档案筛选和分类在正式进行数字化转换之前，需要对档案进行筛选和分类。
首先，对档案进行全面的清点和调查，确定需要转换的档案数量和种类。
然后，根据档案的类型、重要性和使用频率等因素，进行合理的分类和优先级排序。
通过有效的筛选和分类，可以提高转换工作的效率和准确性。
三、扫描和影像处理扫描和影像处理是数字化转换的核心工作。
首先，需要选购和安装高质量的扫描设备，并配备相应的影像处理软件。
然后，依照预先设定的扫描参数，对档案进行扫描和转换。
在扫描过程中，要注意保证文件的完整性和质量，避免损坏和失真。
四、文件转换和导出在完成扫描和影像处理后，需要将扫描的文件转换成可编辑和可检索的格式。
这一过程通常包括文字识别、文档标记和格式转换等步骤。
通过文字识别技术，可以将扫描的图片转换成可编辑的文本，提高档案信息的利用价值。
在完成转换后，需要进行数据导出和备份，以确保档案的安全性和可持续访问性。
五、质量检查和修正数字化转换完成后，需要进行质量检查和修正工作。
通过比对原始档案和转换文件，检查文件的完整性、准确性和一致性。
同时，对转换过程中存在的错误和缺陷进行修正和完善。
在整个修正过程中，应严格按照规定的要求和流程进行，确保档案的可靠性和可信度。
六、元数据提取和管理在完成转换和修正后，还需要对文件进行元数据提取和管理。
通过提取关键信息和属性，可以方便用户进行档案的检索和利用。
纸质档案数字化流程
纸质档案数字化流程随着信息技术的快速发展，数字化已经成为了一个不可避免的趋势。
在这个数字化的时代，纸质档案的管理和保管也面临着巨大的挑战。
如何将纸质档案数字化，成为了许多企业和机构所关注的问题。
本文将从纸质档案数字化的流程、必要性、技术手段以及应用案例等方面进行探讨。
一、纸质档案数字化的流程纸质档案数字化的流程可以分为四个阶段：准备阶段、扫描阶段、数据处理阶段和归档阶段。
1. 准备阶段准备阶段是纸质档案数字化的第一步，主要是对纸质档案进行分类、整理和筛选。
在这个阶段中，需要先确定数字化的范围和目标，对纸质档案进行分类，根据档案的重要性和使用频率进行筛选，将需要数字化的纸质档案进行整理，清除多余的纸张和文件夹，调整文件的顺序和编号。
2. 扫描阶段扫描阶段是纸质档案数字化的核心环节，主要是将纸质档案转换成数字化的图像文件。
在这个阶段中，需要使用扫描仪将纸质档案进行扫描，将扫描的图像文件保存在计算机中。
在扫描的过程中，需要注意扫描的分辨率和色彩模式，以保证数字化的质量和准确性。
3. 数据处理阶段数据处理阶段是将数字化的图像文件进行编辑、整理和处理，主要是为了方便后续的使用和管理。
在这个阶段中，需要使用图像处理软件对数字化的图像文件进行编辑和整理，如对图像进行裁剪、旋转、缩放、调整亮度和对比度等操作，以及对图像进行OCR识别等处理，将图像文件转换成可编辑的文本文件。
4. 归档阶段归档阶段是将数字化的文档进行存储和管理，主要是为了方便后续的检索和使用。
在这个阶段中，需要将数字化的文档进行分类和编目，建立数字化档案库，以便于后续的检索和管理。
同时，需要对数字化的文档进行备份和保护，以避免数据的丢失和损坏。
二、纸质档案数字化的必要性纸质档案数字化的必要性主要体现在以下几个方面：1. 提高档案利用率纸质档案的管理和利用存在着许多的限制，如存储空间、检索效率、档案保护等问题。
而数字化可以将纸质档案转换成电子文档，提高档案的利用率和检索效率，方便用户的使用和管理。
干部人事档案数字化工作流程
干部人事档案数字化工作流程
干部人事档案数字化工作流程是指将干部人事档案从传统纸质形式转变为数字
化形式的一系列操作和流程。
以下是干部人事档案数字化工作的详细流程：
1. 文档整理和分类：首先，需要对原始纸质档案进行整理和分类，将其按照一
定的规则和标准进行划分，如根据干部职务级别、所属部门、入职时间等进行分类。
2. 扫描和数字化处理：将整理好的档案通过专业的扫描仪进行数字化处理，将
纸质文件转换为电子文件。
在此过程中，需要注意保证扫描质量和文件的完整性。
3. 文档存储和管理：将数字化的档案存储在电子存储设备或云服务器中。
为了
方便管理和检索，可以建立一个档案管理系统，通过建立索引、命名规则和分类标签等方式来管理数字化档案。
4. 安全与权限保护：将档案数字化后，要采取一系列安全措施来保护档案的安
全性和保密性。
对档案文件进行加密、设置访问权限，限制可访问档案的人员范围，避免档案泄露和丢失。
5. 检索和调取：通过档案管理系统，可以快速、准确地检索和调取所需的档案。
通过关键词搜索、分类筛选等功能，可以方便地找到需要的干部人事档案。
6. 更新和维护：数字化档案需要定期进行更新和维护工作，确保档案的及时性
和准确性。
例如，对干部人事调动、晋升等变动情况进行更新并进行备份，防止档案信息的遗漏和丢失。
通过干部人事档案数字化工作流程，可以实现干部人事档案信息的快速存储、
方便管理和高效检索，提高了干部人事工作的效率和准确性。
同时，数字化档案还可以减少纸张的使用，节约资源，符合环保理念。
档案数字化流程与规范
档案数字化流程与规范 The latest revision on November 22, 2020档案数字化流程与规范一、档案接收档案接收概述：档案接收是数字化加工流程的第一步。
为了保证档案接收过程中，档案数目无误，档案实体的安全，接收时要对档案资料进行详细登记，建立电子/纸质接收登记和入库登记本，不出现漏登记或重复登记，记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，对所接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与客户进行书面交接并签字确认。
实体记录：档案的物理位置（库排架位置）、档案的数量，档案年代、全宗号、案卷号、目录号、档号、存放箱号等信息。
针对接收档案形成档案管理台账，保持档案的完整性。
准备档案箱，按批次接收档案，并填写记录清单，双方签字确认。
质量管理措施：根据用户的电子或纸质的档案目录清单与我方的下架接收清单进行比对。
如发现有误，打印出勘误表由客户签字确认。
接收客户档案的电子目录文件、光盘等。
二、档案整理档案整理概述：在图像扫描数字化加工之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行基本整理，包括盒内文件排序、标盒流水号、记录档案物理状况、拆除装订物，编写页码、做好前期基本整理工作，确保档案数字化加工质量。
档案整理流程：1.对每盒档案的文件顺序按照统一的规则进行排列，具体的排列顺序由本单位客户提供标准；2.盒内文件顺序排列好后，对每页档案进行编页，一盒一个大流水号，采用2B铅笔统一编在档案的右上角，背面有字的编在页面的左上角；3.档案拆装：根据采购方的档案分类对档案进行起订、去除金属装订物，排序的工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况（纸张状况、照片页、图表页），包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本，拆订整理好的档案用夹子夹起，以防错乱,装订的标准是左对齐、下对齐。
4.档案修复：有破损的地方在备考表中注明，对于卷边或边缘破损严重的档案、过于窄小的文件页，用宣纸在档案四周加边或接边，并按照裱补原则，先加长边，后加短边；对于多份文件粘连得情况，采用干揭法小心揭开；对于粘连严重、无法分开的则登记，不在分开。
人事档案数字化加工的工作流程
人事档案数字化加工的工作流程人事档案数字化加工的那些事儿。
一、档案收集。
人事档案数字化加工的第一步就是档案收集啦。
这就像是我们做菜要先把食材找齐一样。
你得把各种各样的人事档案都找出来，不管是那些厚厚的纸质档案，还是可能存在的电子档案的原始版本。
这一步可不能马虎哦，要是少了一份档案，就像做菜少了一味重要的调料，后面做出来的“菜”可就不完美啦。
有时候，这些档案可能分散在不同的地方，可能在旧的文件柜里，可能在某个被遗忘的角落，这就需要我们像寻宝一样把它们都找出来，可有趣啦。
二、档案整理。
档案收集好了之后，就要开始整理啦。
这就好比我们把找回来的食材都要洗干净、切好，摆得整整齐齐的。
要把档案按照一定的规则分类，比如按照员工的入职时间先后，或者按照部门分类。
这时候可能会发现有些档案乱七八糟的，有的纸张可能都皱巴巴的，就像调皮的小孩子把玩具扔得到处都是。
我们就得小心翼翼地把它们抚平，把顺序弄对。
而且，要是发现有破损的地方，还得像对待受伤的小宠物一样，用合适的方法把它修补好，让档案重新变得整整齐齐、漂漂亮亮的。
三、档案扫描。
接下来就是档案扫描这个关键的步骤啦。
这就像是给档案拍照片一样。
把整理好的档案一页一页地放进扫描仪里，看着扫描仪的灯光一闪一闪的，就好像档案在里面经历一场奇妙的变身之旅。
不过呢，这个过程也会有小麻烦。
有时候扫描仪可能会突然闹脾气，卡纸啦或者扫描出来的图像不清晰。
这时候就像哄小孩子一样，得耐心地去调整扫描仪的设置，把卡纸取出来，再重新扫描，直到得到清晰、完美的图像为止。
而且，扫描的时候要确保每一页都没有遗漏，不然就像拍照少拍了一张重要的照片一样，那可不行哦。
四、图像处理。
扫描完了，得到的图像可能还不是那么完美，就像刚拍的照片可能还需要修图一样。
这时候就需要进行图像处理啦。
要调整图像的亮度、对比度，让文字看起来更清晰。
如果有一些瑕疵，像污渍或者阴影影响了文字的辨认，就得用一些图像处理工具把它们去掉。
档案数字化的概念和工作流程
档案数字化的概念和工作流程
档案数字化是指将纸质档案原件或照片扫描，然后通过数字计算机化
的方式储存，以多媒体的格式进行逻辑存储，让档案可以在因特网上搜索
和浏览。
数字化档案的工作流程一般包括：
（1）前期准备：确定项目目标，拟定数字化工作计划，组建工作组，确定数据字典等。
（2）档案库准备：收集档案原件，将档案原件和影像化放入档案管
理系统；
（3）信息采集与数据处理：图像采集、图像识别、数据库建立、数
据编目等；
（4）系统测试：对计算机系统的程序模块、数据库、接口以及数据
完整性进行测试，核对系统输出结果与原件是否一致；
（5）系统部署：数据接入，程序模块部署，数据库部署，部署平台等；
（6）实施管理：规范档案数字化工作流程，检查数据结构、数据完
整性，制定档案数字化管理制度，定期更新数字档案，定期进行技术支持等。
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档案数字化基本工作流程
一、术语和定义
1、数字化
用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
2、纸质档案数字化
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3、数字图像
表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵（或其他）网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
4、黑白二值图像
只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。
5、连续色调静态图像
以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
6、分辨率
单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英时点数（dpi)表示。
7、失真度
对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。
8、可懂度
数字图像向人或机器提供信息的能力。
9、图像压缩
清除图像冗余或图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。
二、纸质档案数字化基本要求
1、基本原则
纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。
2、数字化对像的确定原则
应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
1）符合国家法律法规的原则
纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
2）价值性原则
属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
3、基本环节
纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
4、过程管理
1）应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全.
2 ）纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
三、档案整理
在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
1 目录数据准备
2 拆除装订
3 区分扫描件和非扫描件
4 页面修整
5 档案整理登记
6 装订
四、档案扫描
1、扫描方式
1)根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。
大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
2、扫描色彩模式
1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。
通常采用黑白二值。
2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。
3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。
4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。
3 、扫描分辨率
1)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥100dpi。
特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
3）需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥200dpi。
4、扫描登登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理量填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
五、图像处理
1 、图像数据质量检查
1)对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查。
发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
5）认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
2、纠偏
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
3、去污
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。
处
理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
4、图像拼接
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
5、裁边处理
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
六、图像存储
1、存储格式
1)采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。
采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。
存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
2）提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。
2、图像文件的命名
1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
2）多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。
七、目录建库
1、数据格式选择
目录建库应选择通用的数据格式。
所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
2、档案著录
按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录，建立档案目录数据库。
3、目录数据质量检查
采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。
核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
八、数据挂接
1、汇总挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。
通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图象的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。
2、数据关联
以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。
将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图象文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。
通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
3、认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
九、数据验收
1、数据抽检
1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂
接的总体质量。
2）一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。
2、验收指标
1）目录数据库与图像文件挂接错误码，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。
2）一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。
合格率：抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%
3、验收审核
验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
4、验收登记
认真填写纸质档案数字化验收登记表单。
十、数据备份
1、备份范围
经验收合格的完整数据应及时进行备份。
2、备份方式
为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
3、数据检验
备份数据也应进行检验。
备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
4、备份标签
数据备份后应相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。
5、备份登记
填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
十一、数字化成果管理
1、应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。
2、纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。
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