秘书国家职业资格培训教程 级

5、应用文的语言
• 公文的语言具有很强的规格性，这是由 公文的性质所决定的。表现在行文中， 经常使用一套规范的公文用语。
• 应用文语言要求： • 准确（增长到、增长了）、简洁（一律
不准擅自……，但……可以）、平实、
5、应用文的语言
• 分类： • 领叙用语： • 性质：引导文件直接叙述根据、事实或主张的
4、表达方式
• 叙述：顺叙、倒叙、插叙、平叙 • 第一人称：请示、报告、函、计划、总结、述职报告 • 第三人称： 通报、会议记录、会议纪要等 • 倒叙：通报、报告、会议纪要、调查报告、简报 • 议论：立论、驳论 • 论证方法：例证法、分析法、引证法、比较法、因果
法等
• 说明：定义、分类、比较、数字、图表等
• 2．公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上 白边）为37mm±1mm；公文用纸订口（左白 边）为28mm±1mm；版心尺寸为 156mm×225mm(不含页码)。
• 3．文字符号从左至右横写、横排。一般每面 排22行，每行排28个字。
• 4．公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平 整、不空。
2、应用文的材料和主题
• 内容和主题是否体现了组织的意图 • 需会商的内容是否经过会商 • 材料是否经核实 •
1、应用文的含义与制发
• 签发：以本机关名义制发的上报公文，由主要 负责人（指行政机关的正职或者主持工作的负 责人）签发。以本机关名义制发的命令（令） 由本机关正职负责人签发，制发的决定、公告、 通告由主要负责人签发，制发的其他公文由主 要负责人或者由其授权的其他负责人签发。 会签公文，主办机关应当送会签机关文秘 部门按公文办理程序会签。
种行政公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、 议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要
1、应用文的含义与制发
• 常用事务文书：是机关、单位、团体和个人处 理日常事务所使用的文书。常用事务性文书有： 简报、计划、总结、调查报告、会议筹备方案、 领导讲话稿、规章制度
• 商务文书：是机关、单位、团体为处理商务业 务所使用的文书。主要有：意向书、订货单、 产品说明书、市场调查报告等
（15个正误点）1道20分（10个正误点）
✓ 工作实务题：公文拟写与修改（1道，20分）会议实
务、办公室工作实务、以及各种综合实务题（2道， 15分、15分）
1、应用文的含义与制发
• 应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理 事务常用的有一定惯用格式的文体的总称。包括：行政公文、 常用事务性文书、商务文书三类。
以……为感、以……为盼、以……是盼、渴 盼、切盼等，其中以“以……为感”只用 于平行文。
二、 公文撰制简介
• 2001年1月1日《国家行政机关公文处理办法》 实施
• １、公文内涵： • 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定
效力和规范体式的文书 • 公文的作者：法定的机关、组织和负责人。 • 统一的体式和一定处理程序 • 开展公务活动的工具
2、应用文的材料和主题
• 主题：是作者在说明问题、发表主张或 反映生活现象时，通过全文内容所表达 出的基本观点或中心思想。
• 主题是灵魂：取舍材料、制定标题、措 置结构、遣词造句、表达方式选择都没 有依据。
2、应用文的材料和主题
• 正确：符合国家和组织的大政方针；符 合领导的意图；反映真实的社会现状； 经得起实践的检验
２、公文的特点与作用
• 特点： • 法定的作者 • 法定的权威 • 特定的效用 • 规范的体式
• 作用： • 领导和指导 • 行为规范 • 传递信息 • 公务联络 • 凭据记载 • 知照协调 • 宣传教育
3、公文的行文方向
平行文：同一系统的平级和不相上行文、下行文、平行 文三种方向
上行文：有隶属关系的直接上级，文种为请示、报告 下行文：有隶属关系的直接下级，命令、意见等 隶属的单位之间，函
• 应用写作是实用型文章的写作，从内容和形式上看具有的特 点：
• 内容反映现实生活 • 体式固定程式化 • 行政公文（公文）：在行政管理过程中形成的具有法定效力
和规范体式的文书。 • 公文的作者：法定的机关、组织和负责人。 • 统一的体式和一定处理程序 • 开展公务活动的工具 • 被称为通用公文 • 国务院在2000年颁布《国家行政机关公文处理办法》规定13
• 材料工作的环节：占有、鉴别、选择和使用
2、应用文的材料和主题
• 占有：储备材料能量和功力。 • 两大途径：亲身经历所获；调查阅读所获 。 • 鉴别：分析、比较 • 选择：围绕主题、典型材料、真实准确、生动
新颖
• 使用：先后顺序（依据时间的先后、材料的轻 重、时间内在的逻辑、说理的顺序、文种和行 文的方便 ）；详略程度（骨干材料、中心材 料、典型材料、）
5、应用文的语言
• 时态用语 • 性质：表示时间状态或时限方面要求的用语。 • 例如：兹、顷、当即、从速、 即日、暂时、片刻、
立即、正在、曾经、就要、就、将要、行将、即将、 即行、时常、常常、不常、不时、终于、才、刚才、 刚刚、永远、一直、一向、一时、按期、如期、定期、 准期、限期、先期、预期、逾期、展期、周期、过期、 亟待、已、已经、一经、着、了等。
3、应用文的结构
• 开头：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式、 无开头式（单刀直入式）
• 概述式：概括有关材料或背景，常用“鉴于、最近、 近来”。如报告、总结、调查报告、会议纪要
• 目的式：阐述发文的意义和宗旨，常用“为了、根 据”。如决定、通告、通知、计划等。
• 开门见山式：开门见山直入主题，如意向书 • 引述来文式：引述来文德标题与发文字号。如函、批
1、应用文的含义与制发
• 《办法》规定：以本机关名义制发公文 的过程，包括：草拟、审核、签发、复 核、缮印、用印、登记、分发等程序
• 重点是：草拟、审核、签发、复核
Hale Waihona Puke 1、应用文的含义与制发• 草拟
• 符合国家法律、法规、规章及其他有关规定。如提出新的政策、规定等， 要与现行政策、规定衔接，应当切实可行并加以说明。
复、回复性公文 • 无开头式：如公告、命令、通告等
3、应用文的结构
• 层次：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式、篇 章一体式
• 总分式：“总分式”（演绎结构）、“分总式” （归纳结构）、 “总分总式”（复杂交叉）
• 并列式：各个层次是并列逻辑关系，如条例、意向书等 • 递进式：由浅入深、层层递进。如部分报告 • 因果式：前因后果式，如请示。 • 时序式：按照时间的发生、发展、变化过程安排，如调查报告等。 • 三段式：发文缘由+事项+尾语。如计划、总结、通知、通报等 • 篇章一体式：就一段内容，与附文是一体的。如批转、转发性通
用语。它有助于文件简明、精练。
• 例如：关于、根据、按照、遵照、依据、本着、 接、顷接、奉、鉴于、欣悉、……现……如下等 等。
5、应用文的语言
• 称谓用语 • 性质：在公文中表示称谓关系的词，如本、贵、该等。 • 本：可以与“我”通用，具有郑重色彩。 • 贵：表示尊敬与礼貌，不能与“你”完全相同。只能
秘书国家职业资格培训教程3级 办文篇
题库的题型与比例
• 普通秘书分为两个部分：知识试卷与技能试卷 • 知识试卷题型分2种形式：职业道德与专业知识
（100分，80分钟） • 职业道德：10分——25道题 • 专业知识（单选占60%，多选占40%，共90分） ✓ 工作技能试卷分2种形式（100分，110分钟）： ✓ 录像题：2道（每点2分，共25个正误点）1道30分
• 经办语 ： • 业经、兹经等
5、应用文的语言
• 承转用语 • 性质：承接上文而转入下文的用语。 • 例如：总而言之、总之、鉴于上述情况、
为此、据此、故此、有鉴于此等。
5、应用文的语言
• 感盼用语 （用于“函”） • 性质：向对方表示感谢，盼望对方早日
实现有关愿望时的用语。 • 例如：深表谢意、谨致谢忱、不胜感激、
知。
3、应用文的结构
• 段落：提行式、条款式、篇段和一式 • 提行式：另起行表示内容的转换。“会
议认为”、“会议指出”、“会议强调” 等转换
• 条款式：以序号为标志，按照不同意思 分条列项。
• 篇段和一式：
3、应用文的结构
• 过渡、照应 • 结尾：强调式、期求式、希望式、说明式、无尾式 • 强调式: 对文中的重点问题加以总结概括 • 期求式：请示的结束语 • 希望式：要求、号召等 • 说明式：补充说明的内容，如条列公文，规约公文等 • 无尾式：正文就结束 • 结构要求：严谨、自然、完整、统一
用在平行文和涉外文件中，不用在上行文和下行文中。
• 该：用于指代上行文中提到的人或事物，属于自己与 对方之外的第三者。
• 例如：本集团公司、贵友谊商城、该部门等。
5、应用文的语言
• 祈求用语 • 性质：向受文者表示请求或希望的用语。 • 例如：请、敬请、恳请、务请、敬悉、
务悉、务必、望、希望、希即、尚望等。
• 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字 词规范，标点正确，篇幅力求简短。
• 公文的文种使用正确。应当根据行文目的、发文机关的职权以及与主送 机关的行文关系确定。
• 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因。并根据实际需要确定紧急程度 • 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。
缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使 用阿拉伯数字。
1、应用文的含义与制发
• 审核：公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进 行审核。
• 审核的重点： • 是否确需行文 • 行文方式是否妥当 • 是否符合《办法》及本细则规定的公文种类、公文格
式、行文规则和拟制公文的有关要求
３、 行文规则
• 行文应当确有必要，注重效用。 • 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报