Excel工作中的使用小技巧PPT课件
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Excel ---引言
在工作當中用試算表來處理資料將會更加迅速、 方便，而在各種試算表處理軟體中，Excel以其 功能強大、操作方便著稱，贏得了廣大用戶的青 睞。雖然Excel使用很簡單，不過真正能用好 Excel的用戶並不多，很多人一直停留在錄入資 料的水準，本文將向你介紹一些非常使用的技巧， 掌握這些技巧將大大提高你的工作效率
一 讓Excel資Байду номын сангаас登錄不間斷
我們在Excel2007中錄入資料時，通常會用右鍵頭或回車鍵進行儲存格 切換，當輸入到行或列的末尾，右鍵頭和回車鍵就不起作用啦！ 這時候需要用滑鼠來定位到下一行或下一列的首儲存格。雖然不是很麻煩， 但在資料量巨大的時候，時不時要去動下滑鼠，無法不間斷輸入資料， 總歸覺得有點不方便。
錯誤資訊3—＃VALUE! 當使用不正確的參數或運算子時，或者當執行自動校正公式功能時不
能更正公式，都將產生錯誤資訊＃VALUE!。 在需要數位或邏輯值時輸入了文本，Excel不能將文本轉換為正確的資
料類型。這時應確認公式或函數所需的運算子或參數正確，並且公式引用 的儲存格中包含有效的數值。例如，儲存格B3中有一個數字，而儲存格B4 包含文本，則公式=B3＋B4將返回錯誤資訊＃VALUE!。
五 如何避免Excel中的錯誤資訊
在Excel中輸入或編輯公式後，有可能不能正確計算出結果，Excel將顯示一 個錯誤資訊，引起錯誤的原因並不都是由公式本身有錯誤產生的。下面我 們將介紹五種在Excel中常出現的錯誤資訊，以及如何糾正這些錯誤。
錯誤資訊1—＃＃＃＃ 輸入到儲存格中的資料太長或儲存格公式所產生的結果太大，在儲存
五 如何避免Excel中的錯誤資訊（2）
錯誤資訊2—＃DIV/0! 輸入的公式中包含明顯的除數0，例如－120/0，則會產生錯誤資訊
DIV/0!。 或在公式中除數使用了空儲存格(當運算對象是空白儲存格，Excel將此
空值解釋為零值)或包含零值儲存格的儲存格引用。解決辦法是修改儲存格 引用，或者在用作除數的儲存格中輸入不為零的值。
三 快速複製公式
複製是將公式應用於其它儲存格的操作，最常用的有以下幾種方法： 1 是拖動制複製。操作方法是：選中存放公式的儲存格，移動空心十字游標 至儲存格右下角。待游標變成小實心十字時，按住滑鼠左鍵沿列（對行計算時 ）或行（對列計算時）拖動，至資料結尾完成公式的複製和計算。公式複製的 快慢可由小實心十字游標距虛框的遠近來調節：小實心十字游標距虛框越遠， 複製越快；反之，複製越慢。 2也可以輸入複製。此法是在公式輸入結束後立即完成公式的複製。操作方法 ：選中需要使用該公式的所有儲存格，用上面介紹的方法輸入公式，完成後按 住Ctrl鍵並按回車鍵，該公式就被複製到已選中的所有儲存格。 3還可以選擇性粘貼。操作方法是：選中存放公式的儲存格，按一下Excel工具 列中的“複製”按鈕。然後選中需要使用該公式的儲存格，在選中區域內按一 下滑鼠右鍵，選擇快捷選單中的“選擇性粘貼”命令。打開“選擇性粘貼”對 話方塊後選中“粘貼”命令，按一下“確定”，公式就被複製到已選中的儲存 格。
目錄
一 讓Excel資料登錄不間斷 二 快速定義工作簿格式 三 快速複製公式 四 Shift＋“拖放”的妙用 五 如何避免Excel中的錯誤資訊 六 批量修改資料 七 插入超連接及對象 八 Excel2007也能截圖 九 Excel2007也玩重複標題行 十 為Excel2007添加一個“雙面列印”按鈕 十一 利用高級篩選功能巧妙刪除Excel重複記錄 十二 快速查找具有條件格式的Excel儲存格 十三 函數--幫你成為Excel高手 十四 換個口味 把Excel儲存格變得凹凸有致 十五 在一個Excel檔中一次列印多個工作表
二 快速定義工作簿格式
首先選定需要定義格式的工作簿範圍，按一下“格式”功能 表的“樣式”命令，打開“樣式”對話方塊；然後從“樣式名” 清單方塊中選擇合適的“樣式”種類，從“樣式包括”清單方塊 中選擇是否使用該種樣式的數位、字體、對齊、邊框、圖案、保 護等格式內容；按一下“確定”按鈕，關閉“樣式”對話方塊， Excel工作簿的格式就會按照使用者指定的樣式發生變化，從而滿 足了用戶快速、大批定義格式的要求
五 如何避免Excel中的錯誤資訊（3）
錯誤資訊4—＃NAME? 在公式中使用了Excel所不能識別的文本時將產生錯誤資訊＃NAME?。
可以從以下幾方面進行檢查糾正錯誤： (1)如果是使用了不存在的名稱而產生這類錯誤，應確認使用的名稱確
實存在。在“插入”功能表中指向“名稱”，再按一下“定義”命令，如 果所需名稱沒有被列出，請使用“定義”命令添加相應的名稱。
四 Shift＋“拖放”的妙用
在拖放選定的一個或多個儲存格至新的位置時，同時按住Shift鍵可 以快速修改儲存格內容的次序。 具體方法為：選定儲存格，按下Shift鍵，移動滑鼠指標至儲存格邊 緣，直至出現拖放指針箭頭“?"，然後進行拖放操作。上下拖拉時 滑鼠在儲存格間邊界處會變為一個水準“工"狀標誌，左右拖拉時會 變為垂直“工"狀標誌，釋放滑鼠按鈕完成操作後，儲存格間的次序 即發生了變化。這種簡單的方法節省了幾個剪切和粘貼或拖放操作， 非常方便。
下面兩種方法可有效地解決這個問題：
1.如果按行進行輸入，用Tab來向右切換儲存格，輸入到行末尾的儲存 格時，直接按回車鍵，可立即切換到下一行的行首儲存格。
2.加果按列進行輸入，先將資料錄入區域選中，再從第一個儲存格開 始輸入。每一個儲存格完成後，按回車鍵，當輸入到列末尾儲存格時， 依舊按回車鍵，游標將自動轉到第二列的列首。
格中顯示不下時，將在儲存格中顯示＃＃＃＃。可以通過調整列標之間的 邊界來修改列的寬度。
如果對日期和時間做減法，請確認格式是否正確。Excel中的日期和時 間必須為正值。如果日期或時間產生了負值，將在整個儲存格中顯示＃＃ ＃＃。如果仍要顯示這個數值，请按一下右鍵選擇“設置單元格格式”功 能表中的“儲存格”命令，再按一下“數位”選項卡，然後選定一個不是 日期或時間的格式。
在工作當中用試算表來處理資料將會更加迅速、 方便，而在各種試算表處理軟體中，Excel以其 功能強大、操作方便著稱，贏得了廣大用戶的青 睞。雖然Excel使用很簡單，不過真正能用好 Excel的用戶並不多，很多人一直停留在錄入資 料的水準，本文將向你介紹一些非常使用的技巧， 掌握這些技巧將大大提高你的工作效率
一 讓Excel資Байду номын сангаас登錄不間斷
我們在Excel2007中錄入資料時，通常會用右鍵頭或回車鍵進行儲存格 切換，當輸入到行或列的末尾，右鍵頭和回車鍵就不起作用啦！ 這時候需要用滑鼠來定位到下一行或下一列的首儲存格。雖然不是很麻煩， 但在資料量巨大的時候，時不時要去動下滑鼠，無法不間斷輸入資料， 總歸覺得有點不方便。
錯誤資訊3—＃VALUE! 當使用不正確的參數或運算子時，或者當執行自動校正公式功能時不
能更正公式，都將產生錯誤資訊＃VALUE!。 在需要數位或邏輯值時輸入了文本，Excel不能將文本轉換為正確的資
料類型。這時應確認公式或函數所需的運算子或參數正確，並且公式引用 的儲存格中包含有效的數值。例如，儲存格B3中有一個數字，而儲存格B4 包含文本，則公式=B3＋B4將返回錯誤資訊＃VALUE!。
五 如何避免Excel中的錯誤資訊
在Excel中輸入或編輯公式後，有可能不能正確計算出結果，Excel將顯示一 個錯誤資訊，引起錯誤的原因並不都是由公式本身有錯誤產生的。下面我 們將介紹五種在Excel中常出現的錯誤資訊，以及如何糾正這些錯誤。
錯誤資訊1—＃＃＃＃ 輸入到儲存格中的資料太長或儲存格公式所產生的結果太大，在儲存
五 如何避免Excel中的錯誤資訊（2）
錯誤資訊2—＃DIV/0! 輸入的公式中包含明顯的除數0，例如－120/0，則會產生錯誤資訊
DIV/0!。 或在公式中除數使用了空儲存格(當運算對象是空白儲存格，Excel將此
空值解釋為零值)或包含零值儲存格的儲存格引用。解決辦法是修改儲存格 引用，或者在用作除數的儲存格中輸入不為零的值。
三 快速複製公式
複製是將公式應用於其它儲存格的操作，最常用的有以下幾種方法： 1 是拖動制複製。操作方法是：選中存放公式的儲存格，移動空心十字游標 至儲存格右下角。待游標變成小實心十字時，按住滑鼠左鍵沿列（對行計算時 ）或行（對列計算時）拖動，至資料結尾完成公式的複製和計算。公式複製的 快慢可由小實心十字游標距虛框的遠近來調節：小實心十字游標距虛框越遠， 複製越快；反之，複製越慢。 2也可以輸入複製。此法是在公式輸入結束後立即完成公式的複製。操作方法 ：選中需要使用該公式的所有儲存格，用上面介紹的方法輸入公式，完成後按 住Ctrl鍵並按回車鍵，該公式就被複製到已選中的所有儲存格。 3還可以選擇性粘貼。操作方法是：選中存放公式的儲存格，按一下Excel工具 列中的“複製”按鈕。然後選中需要使用該公式的儲存格，在選中區域內按一 下滑鼠右鍵，選擇快捷選單中的“選擇性粘貼”命令。打開“選擇性粘貼”對 話方塊後選中“粘貼”命令，按一下“確定”，公式就被複製到已選中的儲存 格。
目錄
一 讓Excel資料登錄不間斷 二 快速定義工作簿格式 三 快速複製公式 四 Shift＋“拖放”的妙用 五 如何避免Excel中的錯誤資訊 六 批量修改資料 七 插入超連接及對象 八 Excel2007也能截圖 九 Excel2007也玩重複標題行 十 為Excel2007添加一個“雙面列印”按鈕 十一 利用高級篩選功能巧妙刪除Excel重複記錄 十二 快速查找具有條件格式的Excel儲存格 十三 函數--幫你成為Excel高手 十四 換個口味 把Excel儲存格變得凹凸有致 十五 在一個Excel檔中一次列印多個工作表
二 快速定義工作簿格式
首先選定需要定義格式的工作簿範圍，按一下“格式”功能 表的“樣式”命令，打開“樣式”對話方塊；然後從“樣式名” 清單方塊中選擇合適的“樣式”種類，從“樣式包括”清單方塊 中選擇是否使用該種樣式的數位、字體、對齊、邊框、圖案、保 護等格式內容；按一下“確定”按鈕，關閉“樣式”對話方塊， Excel工作簿的格式就會按照使用者指定的樣式發生變化，從而滿 足了用戶快速、大批定義格式的要求
五 如何避免Excel中的錯誤資訊（3）
錯誤資訊4—＃NAME? 在公式中使用了Excel所不能識別的文本時將產生錯誤資訊＃NAME?。
可以從以下幾方面進行檢查糾正錯誤： (1)如果是使用了不存在的名稱而產生這類錯誤，應確認使用的名稱確
實存在。在“插入”功能表中指向“名稱”，再按一下“定義”命令，如 果所需名稱沒有被列出，請使用“定義”命令添加相應的名稱。
四 Shift＋“拖放”的妙用
在拖放選定的一個或多個儲存格至新的位置時，同時按住Shift鍵可 以快速修改儲存格內容的次序。 具體方法為：選定儲存格，按下Shift鍵，移動滑鼠指標至儲存格邊 緣，直至出現拖放指針箭頭“?"，然後進行拖放操作。上下拖拉時 滑鼠在儲存格間邊界處會變為一個水準“工"狀標誌，左右拖拉時會 變為垂直“工"狀標誌，釋放滑鼠按鈕完成操作後，儲存格間的次序 即發生了變化。這種簡單的方法節省了幾個剪切和粘貼或拖放操作， 非常方便。
下面兩種方法可有效地解決這個問題：
1.如果按行進行輸入，用Tab來向右切換儲存格，輸入到行末尾的儲存 格時，直接按回車鍵，可立即切換到下一行的行首儲存格。
2.加果按列進行輸入，先將資料錄入區域選中，再從第一個儲存格開 始輸入。每一個儲存格完成後，按回車鍵，當輸入到列末尾儲存格時， 依舊按回車鍵，游標將自動轉到第二列的列首。
格中顯示不下時，將在儲存格中顯示＃＃＃＃。可以通過調整列標之間的 邊界來修改列的寬度。
如果對日期和時間做減法，請確認格式是否正確。Excel中的日期和時 間必須為正值。如果日期或時間產生了負值，將在整個儲存格中顯示＃＃ ＃＃。如果仍要顯示這個數值，请按一下右鍵選擇“設置單元格格式”功 能表中的“儲存格”命令，再按一下“數位”選項卡，然後選定一個不是 日期或時間的格式。