成本费用审批流程及支付权限管理规定

成本费用审批流程及支付权限管理规定

各部门、分公司、办事处：

一、费用审批支付原则：

1、成本费用支付严格执行预算管理；

2、预算内的成本费用由分公司、办事处经理直接审批支付；预算外的成本费用按相应权限上报总公司审批；

3、成本费用支付采用总公司统一支付和分公司、办事处支付二种方式；

4、总公司统一支付项目：月结承运商垫付款、零担租车、油耗、车辆修理费、房租、代收货款、保险理赔款、优惠款、佣金返还；

5、所有统一支付的成本费用项目的合同必须交总公司存档，财务部严格按合同条款进行支付；

6、严格按统一的成本费用申请表格进行审批和支付。

二、统一支付相关规定及流程

（一）、各环节职责：

（二）、付款操作流程

（三）、内部各环节操作时限要求

所有环节时间均为正常工作日，如遇周末或节假日操作时间顺延；由于客户对账不及时等原因造成后续付款延误的，责任由客户自行承担，由于公司内部人员操作失误等原因造成后续付款延误影响业务操作，实行绩效考核。

（四）、相关附表

附表2.xls

三、非统一支付成本费用开支权限管理规定：

1、严格执行成本费用预算管理；总公司按费用预算下拨资金，超预算费用支付，属预算外资金申请，分公司、办事处必须按规定程序上报审批同意后，由

总公司财务部按预算外资金下拨支付。

2、办事处成本费用开支及报销办法：

①、办事处实行备用金管理制度；

②、总公司财务部先按办事处费用预算指标下拨备用金，每月初2号前，将上月所有成本费用开支单据物流到总公司财务本部，由财务本部对费用的真实性、单据的合法性进行审核，并报总裁批示后，按成本费用预算指标下拨当月备用金。

3、开支管理权限

4、预算外费用的审批流程

预算外费用由分公司相关部门上报审批后，由分公司财务部申请预算外资金。

四、差旅费报销标准及规定

1、出差的实际天数按照"出发日至返程到达日的天数-1",如：15日出发30日归来，实际天数为：16-1=15天；出差归来三个工作日内，必须凭发票到财务按照标准报销费用。

2、在一地住宿达一周以上的，当地分公司提供吃住行条件，每日发放生活补贴40元。

3、营销人员长期异地出差，如公司提供住宿条件的，每天发放生活补贴40元。

4、同性别、同一出差地的人员应合住，费用报销按规定标准的80％执行。不同级别人员一起出差享受各自级别待遇。

5、出差里程超过1500公里以上的，员工可改乘硬卧。

6、核定标准含所有支出费用。

xx公司二零零九年二月一日

附件1：关于垫付款审批的相关规定

一、审核费用的范围

月结：航空提、发货，铁路发货，长期市内租车，长期合作的零担发货和整车租车，外包班车；

现结：市内临时租车，航空提、发货现结，临时（或短期）租车，单条线路月发货垫付不足1000元的零担发货

二、垫付款审核责任人

成本核算处：尹峰

三、审批申报要求和业务操作规定

1、现结形式的现金报销，由分公司、办事处月初向财务本部资金处申请周转资金，按照财务制度规定的流程审批后从拨付的周转资金内支付。

2、各单位合作的航空公司、航空代理、铁路行邮、外包的省内班车，固定使用（长期合作）的市内租车、临时租车和零担发货的承运商，都必须签订合作合同，即使执行现结也必须签订现结协议，合同和现结协议需报总公司营运部审查备案。因业务需要偶然发生的临时租车和月零担发货不超过1000元协议签订有困难的，可以不签协议，但零担发货和临时租车单次超过1000元的，为规避风险必须事前签现结协议。

3、各单位结算岗位责任人按结算期及合同规定的结算价格，将需要结算的月结、现结业务按规定表格（表样见附件）填好，并附ERP系统内相关的对应工作单信息（单号、计费重量或体积、收入），报本单位财务、营运、客服等职能部门的经理（主管）审核签署具体的考核和处罚意见后，转本单位主官审签再上报总公司财务部成本核算处审核。没有协议的现结上报资料也必须按规定表格附ERP系统内相关的对应工作单信息（单号、计费重量或体积、收入）；签了一次性运输现结协议的月底申报现结资料时一并附上。

4、分公司临时（或短期）租车必须严格使用收集储备的承运商资源，业务操作前向总公司营运部提出书面申请，得到批复后才能操作；时间紧来不及书面申报的，必须事前电话请示然后补报书面资料。

5、分公司在遇到业务量小，单次临时租车和月零担发货垫付款支付不足1000

元时，不需申报可先操作业务并实行现结，费用审核按现结管理规定执行。此条规定不适用已签合同的月结承运商。

四、结算费用上报审批流程

1、航空费用审批流程：

所有的航空结算资料，均报总公司营运部审核。有按滚动期结算、优惠或返点返款的，申报资料要明确注明，以便航空结算处跟进监控。

航空公司、代理公司发生报价变动，分公司、办事处结算专员需及时将本单位主官签字确认的航空《价格变更确认函》传真至成本核算处，以便按同一标准审核。

2、铁路、零担发货费用审批流程：

陆运费用原则上执行月结，结算价格、考核指标、事故处罚赔付必须用合同或协议明确规定标准，申报资料必须附相关的考评意见。发生结算价格变动，需签订补充协议，并上报总公司营运部批复后抄送成本核算处备案。结算时间严格执行管理本部规定：业务操作完成后45天结算，各单位上报资料时请控制掌握时间。

3、外包班车费用审批流程

总公司营运部负责统计核实各承运商的行驶趟数和运行质量指标考核，并于每月的2日前将上月的确认趟数提供给成本核算处，由核算处复核并按合同规定的结算标准算出应付金额，3日上午报资金结算处；晚点、破损、丢失等处罚和赔付于每月的15日前出考核结果，核算处复核后17日报会计核算处（遇节假日不顺延），由会计核算处按入账要求通知承运商开票；合同规定的付款日，由总公司营运部再出一份质量考评和具体的付款数，核算处最终审核确认后呈报上级领导批准，通过网银支付。

4、现结费用审批流程

所有从预算内资金支付的现结，必须在月末最后一天将现结资料汇总，上报成本核算处审核后方能入账进费用。

四、相关要求