秘书机构ppt课件

1
第二章 秘书机构
第一节 秘书机构及其设置 第二节 秘书机构的组织形式 第三节 秘书机构的管理 思考训练与教学互动
2
第一节 秘书机构及其设置
一、秘书机构的含义与特点 二、秘书机构设置的原则 三、秘书机构设置的程序
3
一、秘书机构的含义与特点
（一） 秘书机构的含义
秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导 处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。
模式 ➢ 确定秘书机构的规模和分设部门
10
（二）明确部门和人员职责
明确职责包括明确秘书分设部门职责和秘书职责。职 责是根据职能确定的，无论部门还是人员，都应该明确各 自的职责，合理分工，使责权相对应，避免出现纠纷和履 行职责的失误，确保秘书高效工作和高质量服务。
11
（三）组建秘书团队
岗位确定后，要根据岗位配备秘书，组建与岗位相适 应的秘书团队。要遵循“异质结合”的原则，组建秘书团 队。合理的秘书团队结构应是协调互补的有机结合体。秘 书团队组建是否合理，直接关系工作的效率和质量，也是 形成独特的秘书文化的基础，应该特别重视。
• 个性结构优化
– 协调的性格结构和相 容的气质结构
– 避免同种气质类型
– 防止因相同相似思维 方式、行为导致极端 化倾向
• 性别结构优化
– 一般而言，男性长于逻 辑思维，分析、比较、 概括能力较强，有竞争 性、独立性和支配性
– 女性长于形象思维，温 文尔雅，感情细腻，善 于体贴，有程序性、周 密性
分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是为适应现代 管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组 织形式。
– 命名为“秘书处”
• 办公厅或办公室的下设机构
– “秘书局”、“秘书科”、“秘书室”
17
（三）以秘书机构承担的具体职能命名
信访办公室、保密局、政策研究室
（四）企事业秘书机构
除称做“办公室”外，还有称做“行政部”或 “综合部”、“综合办公室”，其部门负责人称做 “行政总监”、“行政助理”、“行政部部长”、 “综合办主任”等。
➢ 要能“优化”组合
“优化”包括两层意思： • 一要异质结合，合理分工； • 二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动
状态。
9
三、秘书机构设置的程序
（一）搭建组织架构
➢ 对秘书机构的设置原则要有清楚的认识和把握 ➢ 确定秘书机构在组织中的地位以及与组织中各部门的关系 ➢ 在全面认识组织职能的基础上确定建立秘书机构所参照的
黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原 稿换了个标题，内容和文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签 发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天， 黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他 受到了严厉的批评。
请你评价一下黄科长的做法，思考秘书机构对秘书的作用。
我的“秘书长”
地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过 一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办 公桌上，凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系 统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发”。看 到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心 里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个 办法。”
5
狭义的秘书机构
指各级办公厅、办公室、综合部或行政部中专 门辅助组织及其领导办理业务的部门，以文牍性、 机要性工作为主要任务，负责文书、会务、联络 等工作。如秘书局、秘书处、秘书科。
6
（二）秘书机构的性质
1.辅助性 2.综合性 3.中枢性 4.机要性 5.服务性 6.封闭性
✓重点
综合性
附属性
辅助性
18
二、秘书机构的组织类型
（一）综理制 （二）分理制
综理制
（三）单一制
类型
单一制
分理制
19
（一）综理制
综理制的秘书机构模式，又叫总体办公室机构模式。 是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的统 一的办公机构。
领导层
办公室
秘文机档调信接 书 书 要 案 研 访 待 …… 科科科科科科科
20
（二）分理制
12
秘书团队的“异质结合”（1）
• 类型结构优化
– 智囊型、秀才型、公
关事务型、技术型
• 智能结构优化
– 有的侧重于理论知识 – 有的侧重于实践经验
– 不同的专业、行业知 识
• 年龄结构优化
– 老秘书阅历丰富、功底 深厚
– 中年秘书年富力强、判 断准确
– 青年秘书精力旺盛、思 维活跃
13
秘书团队的“异质结合”（2）
“秘书机构”与“秘书部门” “秘书机构”一般不指某一个具体的办公室，而是各级
各类秘书部门的总称；一般在组织内部称“秘书部门”， 而在组织外部，尤其是要强调这个部门功能时往往称“秘 书机构”。
4
广义的秘书机构
指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领 导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一 般称做办公厅或办公室，企业一般称做综合部或行政部， 包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、 保密、督查、接待、值班等部门。统管政策研究、日常 行政与日常事务三大工作。
XX市XX区文印工作制度 秘书视频案例 答案15
第二节 秘书机构的组织形式
一、秘书机构的名称 二、秘书机构的组织类型 三、常见的秘书机构
16
一、秘书机构的名称
（一）办公室或办公厅
• 党政机关的秘书机构
– 广义：机关、单位或首长名称 + 办公室（厅） – 狭义：办公室
（二）秘书处
• 社会团体以及临时性的秘书机构
7
二、秘书机构设置的原则
适 应 科学合理
统一高效
（一） 效能最大化原则
相对稳定
（二） 适应工作需求原则
（三） 分级管理，职、权、责统一原则
（四） 机构书团队要有共同的行动目标； 每个成员在群体中都有一定地位、责任和义务； 有共同遵守的群体规范和行为标准； 成员之间有相互依存的关系，并能相互影响。
14
（四）制定管理制度
制定必要的制度，实行制度化管理是秘书机构实现科 学管理的前提和保障。
秘书工作的综合性，决定了其涉及的制度是多方面的。 比如办文制度、值班制度、办会制度、接待工作制度、信 访工作制度、督查制度、领导批示件办理制度、调研制度、 信息工作制度、保密制度、用印制度、查办工作程序、秘 书业绩考核制度等。 链接： XX市XX区政府办文制度