做好高校二级学院办公室主任工作的思考

做好高校二级学院办公室主任工作的思考
□李英梅
【摘要】办公室主任的任职者身份既是办公室人员中的一位，同时又是办公室队伍当中的管理者和指挥员。

这种双重性特点要求办公室主任工作具备政治性、辅助性、全面性、事务性等一些特点；作为高校二级学院的枢纽和窗口单位，学院办公室的工作直接反映着一个学院工作的面貌，本文主要介绍了高校二级学院办公室的作用和工作特点，以及新时期要想做好学院办公室主任工作需要做好哪几个方面。

【关键词】高校二级学院；办公室主任；教学服务；参谋助手；科学管理
【作者简介】李英梅（1983．3 ），女，燕山大学材料科学与工程学院办公室主任；研究方向：行政管理、学生思想政治教育
高等学校的二级学院是一个集教学、科研、管理于一身的相对独立的单位，是学校党政管理的基层单位。

作为学院的综合部门，学院办公室是学院对外的一个窗口，是高校基层的综合性办事机构，承担着管理各项政务、协调关系和搞好服务的重要职责，发挥着承上启下、协调左右、沟通内外的纽带与中枢作用。

在新的形势下，如何提高高校二级办公室工作水平，使二级办公室高效、更好地发挥其职能作用，作为办公室主任必须积极探索工作中的新思路、新方法。

一、高校二级学院办公室的作用和工作特点
学院办公室是一个综合性服务部门，是为部门服务、为领导服务、为教学服务和为师生服务，通过在具体的工作中，树立本部门对外的形象，因此，学院办公室的工作宗旨是做好服务，办公室管理工作人员必须树立良好的服务形象和服务意识，才能做好二级学院办公室的服务工作。

学院办公室跟部门其他科室相比，它的业务范围界线有很大的模糊性，很多工作都需要办公室的协作，学院办公室统筹承担着学院的教学、科研、学生工作、人事、总务、国有资产管理等各项工作，办公室就是在办理各种琐碎、复杂、个体的事务过程中起到协调作用，所以办公室工作人员要有较好的沟通和协调的能力，才能更好的开展办公室的工作。

学院办公室是学院信息输出和反馈的枢纽，为部门领导的决策提供帮助，因此，具有当好学院领导的参谋助手的作用。

办公室工作要求工作人员办文要滴水不漏，办事要丝丝入扣，办会要细致周密，做事到位不越位，同时，要及时反馈信息，做好上传下达工作，不拖拖沓沓，为领导服好务，当好领导的参谋助手。

二、高校二级学院办公室主任的工作方法
学院办公室的本职工作就是为学院领导、老师和同学们服务。

它的职责与工作内涵关系到学院工作的各个方面。

要切实负起办公室工作的责任，就要注重个人素质，注重工作修养，讲究工作方法和工作艺术，才能有条不紊、游刃有余地做好职责范围内的工作。

（一）要有较高的政治思想素质。

作为学院办公室主任要不断地提高自身素质，加强学习，顾全大局，维护学院的集体利益，要有坚定的政治立场，具有辩别是非的能力。

作为领导的参谋助手，要有实事求是，求真务实的思想作风，要勇于讲真话。

作为学院办公室主任要有奉献精神和良好的工作作风。

办公室工作范围广，工作繁杂，所以要细致、认真、有序地完成，而且办公室经常会遇到临时性的工作，有时工作较烦、累，所以要想胜任办公室主任工作，就要有为学院发展牺牲自身利益的精神，要有无私奉献的精神，吃苦耐劳的精神和全心全意为学院师生服务的精神。

（二）明确办公室的权责范围。

办公室工作的主要职责就是为学院领导、师生做好服务，并且协调学院各部门、系室之间工作，保障学院工作的高效有序的进行。

因此，办公室的服务工作不能只是停留在口头上，要及时妥善的处理解决教师、学生提出的一些有关切身利益的事情，并且对一些超出办公室的责权范围内的，或者是难于决断的事情要及时向学院领导汇报，并同当事人解释。

（三）完善办公室的规章制度。

办公室工作制度化规范化是提高办公室工作水平的保障。

作为学院日常工作的对外窗口，办公室需要处理大量的事务性工作；办理、处理各种文书、档案；来人来访接待；协助做好教学教务管理、学生工作管理等。

现代化管理强调机构和人员分工明确，各司其责。

因此做好学院办公室主任，要从工作实际出发，在合理分工的基础上制定和完善一系列的规章制度，切实形成办公室工作科学化、制度化的工作方法和工作程序。

（四）勤于调研，强化“参谋”意识。

办公室作为沟通左右、联系内外的桥梁和枢纽，是各种信息的集散中心，办公室对于重点难点问题的调研结果也对领导的决策起着很大的参谋作用。

作为学院办公室主任，在本单位、本部门要当好领导的参谋助手。

在工作中尽可能想领导之所想，参领导之所需，谋领导之所求，做到谋在点子上，参在要害处。

因此，办公室主任要积极主动进行调研、收集信息，并根据领导工作的需要对信息进行筛选、深缩，及时、准确、全面、真实地将信息传递给领导，为领导出谋献策，当好学院领导的参谋和助手，同时也能提高自己的工作层次和工作水平。

（五）科学管理和利用时间。

办公室工作经常会有突发
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高校声像档案管理的现状及对策
□李容
【摘要】随着现代声像技术的发展，声像档案已经成为一个逐步发展起来的档案种类，并且在高校档案中发挥着越来越重要的作用。

因此，分析高校声像档案的现状，并对存在的问题提出解决对策，已经成为当前档案工作中一项十分迫切的任务。

【关键词】声像档案；声像技术；档案资料
【作者单位】李容，河北化工医药职业技术学院
近年来，随着高校招生规模的扩大和快速发展，在教育教学等各类活动中形成了大量的声像档案。

但在声像档案管理中普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用，导致声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已经到了非抓不可的程度。

因此，采取有效措施，加强声像档案管理成为高校急需解决的重要问题。

一、高校声像档案的内涵及特征
（一）高校声像档案的内涵。

声像档案是档案实体的一个重要组成部分，高校的声像档案是指高校在教育教学活动中形成的，对教育教学有作用、有帮助、有价值、应保存的照片、底片、录音带、录像带、光盘等不同材料为载体，以影像为主要反映方式，辅以文字叙述的历史记录。

是高校整体档案的重要组成部分。

是档案资料的延续和发展，同时具有社会效益与经济效益。

（二）高校声像档案的特征。

众所周知，高校声像档案是对教育教学活动真实的、客观的反映。

它具有如下特征：
1.直观性。

声像记录和文字说明是不可分割的整体，它们互相依存、互相印证、互相补充。

声像档案以画面的可视形象，生动地展现在人们面前，它不仅能图文并茂，动静结
性、临时性的事务，所以办公室主任除了要按部就班地组织实施正常的日常行政事务外，还要随时准备处理这些突发事件，要学会科学管理和利用时间，掌握现代化办公手段，依托计算机网络和电子数据向无纸化办公转变，营造充满现代化的办公环境，积极探索网上办公新模式。

工作中要分清主次缓急，掌握办事时机，树立超前观念，对于一些可以预见的工作，领导事前交办的事情，都应作提前好准备，并且要不断吸收借鉴先进的管理经验，寻找工作规律，注意工作方法的创新，使管理工作既务实又有开拓，真正做到办公室工作的科学化管理。

（六）坚持写工作日记，利用好备忘录。

工作日记是对每天工作的总结，是积累工作素材的有效途径，也是撰写学院工作总结、查阅学院重大事件等最原始的参考依据。

因此，办公室工作日记的内容也是最全面、最权威和最有参考价值的，所以办公室主任在工作中要对每天的工作进行真实详细的总结，做好工作日记。

在日常工作中，因为办公室工作的繁杂琐碎，办公室主任往往会出现因工作的繁忙而造成工作疏忽等问题，并且在突发事件发生时还会使自己手忙脚乱、顾此失彼。

解决这一弊端的最好办法就是利用好备忘录。

在学期初或者每个阶段性的工作开展之前，都将需要完成的工作按照日期提前记录下来，做到每天的工作都是有计划的开展实施，逐步解决，这样就可以做到工作中忙而不乱。

（七）健全文档，充分利用。

收发文件并监督实施是办公室主任最重要的工作，所以做好档案的分类管理，尤其是利
用好现成的电子文档格式是档案管理和材料积累的基本要求，也是简化工作程序、节约工作时间的重要途径。

现代科学技术在档案工作中的应用，是档案工作现代化的重要标志，可以利用现代化的电子计算机网络技术、现代化的通信技术等实现档案工作的信息传递网络化、档案信息缩微化，并且提高档案的保护水平等。

所以，学院办公室主任要在档案管理现代化中进行研究学习，充分利用现代化的手段保管好学院档案，做好档案的分类管理。

并且要做到传统技术和现代技术相结合的方式，一方面要适时做好一些档案的存储管理，另一方面要做好电子形式的保管分类，做到档案工作的事半功倍。

总之，要做好高校二级学院的办公室主任工作，除了自身应具备的综合素质外，掌握几种行之有效的方法是很有必要的，要把办公室工作提高到典型的水平，层层递进，开创办公室工作新局面，不但可以使工作达到事半功倍的效果，而且也是办公室主任工作上台阶、上水平的重要途径。

【参考文献】
1．胡占友．办公室管理行动指南［M］．北京：机械工业出版社，2004
2．张浩．办公室主任工作必备全书［M］．北京：蓝天出版社，2006
3．陈晓琳．高校办公室工作探微［N］．科技咨询导报，2007
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