公务接待是一篇大文章

公务接待是一篇大文章

——市委副秘书长、接待处长李钢在市地税局等市直单位上的讲课记录

今天这堂课，我想和大家共同学习、探讨一下关于接待工作的话题，我们国家的公务接待工作起步比较晚，没有专门的理论研究，至今尚未形成独立的、专业的学科，但接待人员在实际工作中又迫切需要有正确的理论指导，因此，重视公务接待，在理论上进行深入研究，有着重要的现实意义和深远的历史意义。今天，我只是凭借自己从事多年接待工作的一些经历，谈谈心得体会，仅供大家参考，讲的不妥的地方，请大家批评指教。

一、公务接待工作的地位、作用和定义

（一）讲课的目的

为什么要讲这一课？在座的各位都从事办公室工作多年，曾经有位市直机关的领导多次跟我讲，让我对办公室主任进行接待工作培训，可能很多同志对此不十分理解，认为接待工作不是自己的本职工作，只不过是附带的工作，还有些同志对接待工作不认可、不重视，甚至有些看不起，包括接待系统内部的个别同志也认为在日复一日，年复一年地重复同样的工作，天天都是“炒剩饭”，比较枯燥乏味。这主要是陷入了认识上的误区：无非说接待工作只不过是一项简单的、人人都会做的日常工作；是一项吃吃喝喝，跟前跑后，无所作为，可有可无的后勤服务工作，谁都会做，没什么好听的，这些想法十分片面和肤浅。其实不然，公务接待是一项重要的政治任务。它不是全局但事关全局，不是中心却牵动中心。

我们要破除“接待与中心工作关系不大”的狭隘观念，站在“接待出生产力”的高度，确立“大接待”的新思路，树立“人人都是永州形象，个个都是投资环境”的新理念，把接待工作当成是永州的第一个“窗口”和第一张“名片”，使接待工作主动融入我市各项工作的发展大局中。

（二）定义

接待是一种招待和交际活动，是人类社会关系和社会交往实践的产物。广义上的公务接待，指除了私人接待之外所有组织和单位的接待活动。狭义的公务接待，则专指党政机关在对外交往和公务活动中形成和产生的接待事务和活动，它是各级党委、政府及其机关工作的组成部分，是党委、政府办公室工作的重要组成部分。

（三）公务接待的作用

1、公关形象的作用

由于接待工作本身的特殊性，接待部门往往被看成是一个地区形象的缩影。公务接待部门是直接为领导出访、视察、外事活动等公务活动服务的，在政治、经济和文化交流活动中，公务接待人员经常会同有关部门出面安排领导的行程、活动、生活，其形象、气质、素质、知识面、能力等方面代表着一个地方的形象。上级领导和外地宾客来到当地，首先接触的是接待人员，首先看到的是接待人员，从某种程度上说，接待人员的一言一行直接反映出一个地方党政机关的工作作风和整体素质，接待人员给上级领导的第一印象往往左右着他们对永州的初步看法。

2、交往桥梁的作用

地区与地区之间的交往是一种互惠互利、优势互补、相互促进、共同发展的关系。有人说“接待部门就是一个关系网”、“天下接待是一家”、“走出去，请进来，都靠接待这块去联系的”，这些说法是有道理的。当前，我市对外交往日益频繁，对外开放不断扩大，永州作为一个内陆地区，经济社会要实现开放型、跨越式发展，必须加强对外友好交往，融入全国乃至全球一体化的发展之中。在促进本地对外交往面，公务接待工作大有可为。接待部门长年累月地迎进送出、礼尚往来，结识了许许多多来自四面八方、各行各业的人士，朋友遍天下，拥有宝贵的关系资源。接待人员是联系上下，沟通左右、内外互动的“桥梁”和“纽带”，在对外交往中，能广泛接触各种政治、经济和文化信息，可以捕捉和收集这些有益信息，及时反馈给领导，为其决策提供参考。

例：去年10月，斯里兰卡中部省友好代表团来我市访问，我们会同旅游局提前对该国的概况、风俗习惯、礼仪与饮食等方面进行了深入研究，并在整个接待中极其尊重该国的民族风俗；龚市长代表我市赠送了我们精心准备的舜帝金像和女书工艺扇，并与对方市长签署了缔结友好城市关系意向书，这次接待工作的圆满成功为我市的对外交流起到了一定的促进作用。

3、促进发展的作用

“接待尽小事”，但接待无小事。换句话说，接待工作做好了都是小事，没做好就要出大事。接待部门通过热情、周到、细致的服务，可以产生情感效应，使对方产生信任感和回报感，可以直接或间接地出效益、出成果、出资金、出资源。从这个意义上说，接待工作也是一种生产力。公务接待的客人一般都是层次较高、举足轻重的人物，他们在外面讲地方一句好话，赛过地方在电视上打10次广告；他们在外面给地方作一次宣传，赛过地方在外面开10次招商会。这就是所谓的“名人效应”，一个名人就是一个活广告，从这个意义上说，公务接待就是让要人、名人为地方说话的工作，为地方“树碑”的工作。有时接待人员一番高雅的谈吐使客人刮目相看，一次得体的解说让客人感同身受，一声问候的话语使客人倍感温暖，一个大的项目往往就此谈成，一笔大的投资往往就此“落户”。所以说“食宿行娱无小事，迎来送往皆文章”，我们的接待工作做好了，领导满意了，对我市承接产业转移，实现赶超崛起有重大意义。作为永州的接待人员，每促成一件事，对我们都是一种莫大的荣幸和安慰。要力求使接待工作与市委、市政府的工作思路和领导意图合拍共振，实现以政务接待为主向政务和商务并重的转变。

例：比如北京来了一位部长，或者省里来了一位省长，他们的手里往往掌握着很多项目资源，给这个地方行，给那个地方也行，领导看好这个地方，对这个地方有好感，也许项目就给了这个地方。

二、公务接待的基本程序

（一）客人抵达前的准备工作

1、承接任务

接受上级领导批示的接待通知单（包括文函、传真、电话等形式），详细书写值班记录。对特别重要的来宾，还要从侧面了解相关资料。比如：以前是否来过本地，若已来过，本次是第几次，去过几个地方，前一次来的具体时间；与本地领导是否相熟，关系如何；等等。整理后送交办公室主任或秘书长阅示，供接待时参考。

值班人员将接收的接待通知单及时报送接待部门的主要领导签批处理意见。处理意见包括确定此次接待工作的具体负责人，工作要求等方面的内容。对于重宾接待，一般要召开相关部门组织的协调会，通报本次任务的基本情况，传达上级领导对本次任务的指示和要求，并进行明确分工。参加协调会的单位一般包括新闻媒体、公安、交警、城管、环卫、电力、自来水、安全局、卫生监督，定点接待宾馆等相关部门。

2、制定方案

具体负责人受领任务后制定接待方案。接待方案是参与接待部门和有关人员的行动准则和办事指南。接待方案要有行程、食宿、安全保卫、食品卫生等方案，每个方案都要有具体的操作性。方案要涵盖如下内容和事项：

迎送安排：包括迎接（欢送）客人的时间、地点，我方参与迎接（欢送）客人领导和工作人员的姓名及职务，以及迎送礼仪。

住地安排：按来宾的级别安排好下榻的宾馆和房间。要充分考虑到安全、卫生、舒适、美观等因素。重宾接待时将领导的警卫、秘书、保卫人员的房间安排在领导房间的隔壁或附近。

就餐安排：指客人就餐的时间、地点、人数、座次安排等，要明确主菜谱。

席位安排：政务接待按职务大小安排，从大到小，商务接待或接待来自不同的单位应按姓氏笔划排列，涉外活动的商务接待按英文字母顺序排列。

活动和日程安排：包括活动的内容、地点、时间，合理安排考察路线、准备好相关的考察点资料简介和讲解员。

车辆安排：根据活动日程安排路线及行程，明确接待车辆。

新闻报道：如需进行宣传报道，应在接待方案中明确报道的主要媒体。

安全保卫方案（由公安保卫部门制定）。

卫生保障方案（由食品卫生部门制定）。

3、公务接待的准备

从接到来宾通知后，接待工作就开始进入准备工作阶段，这是整个接待工作的重要环节，一