电子传真的优点
行政文件的传真与扫描流程
行政文件的传真与扫描流程在现代办公环境中，行政文件的传输和处理方式已经多种多样。
而在一些特定场合，传真和扫描仍然被广泛使用。
本文将介绍行政文件的传真与扫描流程，以便更好地理解与应用这两种办公方式。
一、传真流程传真作为一种电信技术，可将文件通过电话线传输到接收方的传真机。
在行政文件的传真流程中，通常涉及以下步骤：1. 准备传真文件：将需要传真的行政文件打印出来，并确保文件的完整性和可读性。
2. 设置传真机：将传真文件放入传真机的供纸仓内，并根据需要设置传真选项，如传真号码、传真分辨率等。
3. 拨号与传输：输入接收方的传真号码，并等待传真机拨号并建立连接。
若对方传真机正忙或无响应，可选择重新拨号或尝试其他联系方式。
4. 传真确认：在传真发送完成后，等待传真机打印传输成功的确认页，并核对确认页上的发送时间、接收方信息等。
5. 储存与归档：将打印出的传真确认页与原始行政文件进行配对，并按照文件管理的规定进行归档存储。
二、扫描流程扫描技术的引入，使得行政文件可以被数字化并通过电子邮件或网络传输。
下面是行政文件的扫描流程：1. 准备扫描文件：将需要扫描的行政文件整理好，确保纸质文件的完好无损。
2. 打开扫描设备与软件：启动扫描设备并打开相应的扫描软件。
3. 设置扫描参数：设置扫描参数，如扫描分辨率、文件格式（如PDF或JPEG）、文件存储位置等。
4. 扫描文件：将纸质文件放入扫描设备的进纸仓，按下扫描按钮或选择扫描命令，待扫描完成。
5. 文件处理与编辑：在扫描完成后，可以对文件进行编辑和处理，如裁剪、合并、调整图像质量等。
6. 保存与分享：将扫描完成的文件保存到指定位置，并根据需要选择合适的分享方式，如通过电子邮件、网络共享文件夹等发送给相关人员。
三、传真与扫描的优缺点比较1. 传真的优点：- 传真可以在短时间内快速传递文件，适用于紧急情况或要求实时回复的情况。
- 传真文件具有法律效力，可作为证据使用。
- 传真机的使用相对简单，不需要过多的技术操作和电脑设备。
常见的通信方式及特点
常见的通信方式及特点通讯是人类社会不可缺少的一部分，随着科技的不断发展，通讯方式也在不断更新迭代。
在现代社会，我们常用的通讯方式主要有以下几种。
一、手机通讯手机通讯指的是通过手机设备进行通讯。
手机通讯具有随时随地的优势，方便快捷，可以实时联系，传递消息。
同时，手机通讯还可以方便地进行语音、视频通话，实际交流更加直观有效。
但是，手机通讯也存在着网络质量与信号不稳定等问题，需要依赖网络和设备，且较容易造成信息泄露。
二、邮件通讯邮件通讯是指通过电子邮件进行的通讯方式，具有邮件传送方便、速度快、成本低廉等优势。
此外，邮件通讯还可以进行大批量的发送和接收，对于各类信息传递均有效。
但是，邮件通讯也存在着不能保证信息的安全性、有可能被系统误判为垃圾邮件、容易产生信息泄露等问题。
三、即时通讯即时通讯指的是通过即时通讯软件进行实时通讯交流，最为典型的代表即是微信、QQ等。
即时通讯具有快速、实效性强、互动性强等优势，其通过网络实时传送数据，不需要电话费等额外费用。
但同时也存在陌生人的骚扰以及信息的泄露等问题。
四、视频会议视频会议是一种近年来逐渐流行的通讯方式，就是借助互联网多媒体技术实现远程视讯会议，人们可以通过网络实时进行视频会议，大幅度减低了商务出行和资金投入。
其优点在于加强沟通、减少成本，但是对于网络质量要求比较高势必消耗较多的网络资源。
五、传真通讯传真通讯是指通过传真机进行传输的通讯方式，其优势在于传真在发送过程中，能够保留原件的形状、字体、颜色等细节信息，金融等行业还需要使用于签字等审批业务。
但是传真通讯的劣势是传输速度慢，提示容易耽误时间。
总之，以上通讯方式各有优缺点，为了保证信息安全，我们必须根据实际需要进行选择，并根据实际情况选择最为合适的通讯方式，让信息传递更加便捷、快速，提高工作效率和生活质量。
传真机
传真机传真机是应用扫描和光电变换技术，把文件、图表、照片等静止图像转换成电信号，传送到接收端，以记录形式进行复制的通信设备。
目前市场上常见的传真机可以分为四大类：1、热敏纸传真机（也称为卷筒纸传真机）；2、热转印式普通纸传真机；3、激光式普通纸传真机（也称为激光一体机）；4、喷墨式普通纸传真机（也称为喷墨一体机）。
而市场上最常见的就是热敏纸传真机和喷墨/激光一体机。
目录∙ 1 简介∙ 2 发展历程∙3 工作原理∙ 4 保养∙ 5 优缺点比较∙ 6 发展方向∙7 如何正确安装传真机及注意点∙8 名词解释∙9 配图∙10参考资料一.传真机-简介传真机将需发送的原件按照规定的顺序，通过光学扫描系统分解成许多微小单元（称为像素），然后将这些微小单元的亮度信息由光电变换器件顺序转变成电信号，经放大、编码或调制后送至信道。
接收机将收到的信号放大、解码或解调后，按照与发送机相同的扫描速度和顺序，以记录形式复制出原件的副本。
传真机按其传送色彩，可分为黑白传真机和彩色传真机。
按占用频带可分为窄带传真机（占用一个话路频带）、宽带传真机（占用12个话路、60个话路或更宽的频带）。
占用1个话路的文件传真机，按照不同的传输速度和调制方式可分为以下几类：①采用双边带调制技术，每页（16开）传送速度约6分钟的,称为一类机；②采用频带压缩技术，每页传送速度约 3分钟的，称为二类机；③采用减少信源多余度的数字处理技术，每页传送速度约 1分钟的，称为三类机；④将可与计算机并网、能储存信息、传送速度接近于实时的传真机，定为四类机。
按用途可分为气象图传真机、相片传真机、文件传真机、报纸传真机等。
记录方式多用电解、电磁、烧灼、照相、感热和静电记录等。
传真机能直观、准确地再现真迹，并能传送不易用文字表达的图表和照片，操作简便，在军事通信中广泛应用。
1842年，英国人A·贝恩提出传真原理。
1913年，法国人E·贝兰研制出第一台传真机。
传统传真机和网络传真
传统传真机和网络传真传真软件是一种通过互联网或者客户端软件发送和接收传真，不需要传统传真机的一种新型传真方式。
往往需要下载客户端电脑传真软件，也有的是直接通过网站收发传真，非常方便。
传真，作为一种能够同时传送图象、文字的通信手段，以其实时性，简便性，安全性等突出优点成为各企事业单位必不可少的通信工具。
然而现在绝大多数公司都是用人工方式发送或接收传真，传真至今仍旧是一种尚未被管理起来的资源，所带来的时间和资金上的浪费不容忽视。
人们通常使用各种型号的传真机或通过Modem来发送或接收传真，不同部门的传真资源不能得到均衡地配置和使用，更带来管理上的混乱。
传统传真机：1、纸张消耗惊人：一份文档从计算机生成以后，必须经过打印才能从传真机上发送。
除了接收正常的业务传真外，每天还会收到大量的传真广告，消耗很多的传真纸和墨盒2、手工发送，效率低：同时有几个人要收发传真的话，就要排队等候，这样会浪费许多宝贵的时间。
如果一份传真要发送给10个客户的话，就要反复发送10次，效率很低。
3、机密性差：由于传真机会将收到的文档及时打印出来，任何人都有机会看到，不利于保守商业秘密。
4、传真管理混乱：传真归档、传真统计、传真检索等，相关管理远远未达到企业信息化建设要求。
网络传真软件1、方便：突破空间限制，只要能上网，随时随地收发传真.无须传真机就可收发传真不再为浪费纸张而烦恼无论何时何地，只要能上网，或能使用E-MAIL即可发传真到全世界各地2、省钱：无需传真机，节省纸张、墨粉等耗材；降低设备维护费用；资费一般也比传统传真便宜3、易管理：轻松实现传真群发、定时发送等功；防止垃圾邮件；传真由于是电子文档，容易查询管理保存4、传真日志和传真计费可有效控制传真费用5、私密性：传真发送简便快捷、地址不可隐藏、内容不可篡改、传输过程中不被截取6、设备简单：只需要一台可上网的计算机，就能实现文件传真、文件加密存储、远程商务谈判、网上协同办公等业务随着信息交流量的日益增长，传统传真使用中的问题日益暴露出来：随着信息化进程的加快，ERP、CRM、OA等已成为人们耳熟能详的词汇，“无纸化传真”、“传真软件”、“传真服务器”等等作为信息化建设不可缺少的一部分，使用传真软件（传真服务器）来管理他们的传真已经逐渐走入人们的视野，被大众接收。
网络传真产品介绍及业务流程
附件7：网络传真产品介绍及业务流程一、业务描述随着业务发展，企业每天的传真量可达到上百份，传统的传真，由于浪费耗材、发送时间慢、需要专人守候在传真机旁等缺点越来越不能满足现代办公的需求，网络传真业务应运而生，网络传真是指通过互联网络收发传真的系统。
用户在电脑上安装客户端软件并申请帐号，通过审核确认之后就相当于拥有了一台“网络传真机”,能够从网上接收和发送传真，实现传真收发的电子化、无纸化和方便快捷，享受信息化为企业带来的工作便利和高效率。
二、核心功能（1）通过电脑和互联网实现“电脑-传真机”、“传真机-电脑”发送和接收传真；（2）支持传真群发、自动重发和定时发送等功能。
三、业务特点“网络传真机”与普通传真机比较，有以下优点:1.24小时值守：本产品的服务器24小时不间断地工作，不需用户干预和管理，节省了精力和时间。
2.私人化：无论何时何地，用户均可上网查看传真，系统提供了身份验证功能，保密性好。
3.群发和重发:发送传真时，可以一次群发给多个传真号码，方便使用；并且网络传真产品支持重发功能。
4.操作简单:发送网络传真时，只要填写对方传真号码，上传传真文件即可；接收传真时，登录到网络传真服务器就可以接受。
总之，不论接收还是发送传真用户都可以通过网络传真服务器进行操作。
5.节约开支：实现无纸收发，不需要打印传真，省时省力，节约成本。
6.节省人力：不必设置专门的人员负责接收、发送和管理传真。
7.方便保存和查阅：传真以电子文档的形式存放，方便以后的查阅。
8.灵活方便：通过网络传真服务器可以将传真转发为Email邮件。
9.其他用途：例如,用户可以将文稿或图片通过网络传真服务发送到自己的信箱里，相当于拥有了一台黑白扫描仪。
四、业务资费五、开通时间2011年4月1日六、开通方式1．在营业前台BSS系统进行受理并开通。
2．采取包月方式发展业务。
七、目标客户：1、需要在外随时灵活收发传真，或是希望节约传真机和耗材购置费用的各类客户。
书面沟通,口头沟通,非语言沟通的区别
.一、语言沟通语言沟通是以语言文字为载体的沟通，又可细分为|口头沟通、书面沟通和电子媒介沟通三种形式。
1、口头沟通口头沟通是最灵活、最直接的一种沟通形式。
口头沟通最大的优点是快速、简便和即时反馈。
在这种沟通方式下，信息可以直截了当快速传递并当场得到对方的反应，若有疑问或曲解，当即澄清。
此外，口头沟通还有一个优点就是可以附以表情、手势等体态语言或声调、语气等副语言，加强沟通的效果。
口头沟通也有其缺陷。
信息以口头方式经过多个层次传递时，信息衰减和失真严重。
2、书面沟通书面沟通是比较正规的沟通形式，包括备忘录、协议书、信函、布告、通知、报刊、文件等以书面文字或符号进行信息传递的形式。
书面沟通的优点是有形有据、可保存、可核对。
此外，书面语言在正式发表之前，可以反复琢磨修改，因此，一般比较周密、逻辑性强，较好地表达作者所要发表的信息。
书面沟通也有自己的缺陷。
主要是耗费较多的时间和不能即时反馈。
在相同的时间内，口头要比书面所传达的信息多得多。
口头沟通可以当场核实对方对信息的理解是否符合发信者的原意，但书面沟通做不到这一点。
3、电子媒介沟通电子媒介沟通是随着电子信息技术的兴起而新发展起来的一种沟通形式，包括传真、闭路电视、计算机网络、电子邮件等。
电子媒介沟通除了具备书面沟通的某些优点外，还具有传递快捷、信息容量大、成本低和效率高等优点。
一份信函要从国内寄往国外，恐怕要数天才能到达收信者的手中，而通过电子邮件或传真，可即时收到。
电子媒介沟通的缺点是看不到对方的表情。
在网络上的某些交流中，甚至搞不清对方的真实身份。
二、非语言沟通就人际沟通而言，非语言沟通主要是指身体语言沟通和副语言沟通两大类。
所谓身体语言沟通，是指通过面部表情、手势动作、姿势等传达不同的态度、感情和思想。
身体语言的含义丰富、复杂，不能过于简单理解。
不同类型的人或不同文化背景的人的体态动作所表示的含义可能会有某些差别，我们必须根据以往的经验并结合当前的具体对象和背景去判断，以免造成误解。
《商务传真教学》课件
商务传真的范例及练习
1
商务传真范例
商务传真的范例包括合同、函件、报价单、询盘等，学员可通过模板学习。
2
商务传真练习
学员可根据老师发布的商务传真练习模板，模拟发出和接收传真，练习商务传真 的整个流程。
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ束语
商务传真的重要性
商务传真作为一种快速、安全、低成本的商务沟通 工具，已成为现代商务活动中不可或缺的一部分。
商务传真教学PPT课件
商务传真是一种快速、安全、低成本的商务沟通工具，本课件介绍商务传真 的作用、历史、优点、应用、技巧、范例和练习。
商务传真简介
1
定义
商务传真是通过电话线路传输的图文信息，
作用
2
可用于传送合同、发票、订单、报价单等 商务文件。
商务传真可以快速、即时地传送文件，减
少了快递费用和时间，提高了商务效率。
3
历史
商务传真起源于美国，最早是通过电话线 路传送文本。
商务传真的优点
快速方便
商务传真可以即时传送文件， 比快递更为高效，也可避免 文件丢失或损毁的风险。
安全可靠
商务传真传输的信息是加密 的，只有接收方能解密，确 保了商务信息的安全和保密。
费用低廉
商务传真可以省去快递费用， 只需拥有传真机和电话线路 即可。
商务传真的应用
商务合同
商务传真可用于合同签订和确认，减轻了合同邮寄 和签收的压力。
商务函件
商务传真可以发送各类函件和报告，较交通运输更 为快速方便。
商务报价
商务传真可用于互相询价、报价，并减少了谈判时 间。
商务询盘
商务传真可用于询价、询盘、招标等活动，有效提 高了商务效率。
商务传真的技巧
合同的交付方式
合同的交付方式合同的交付方式是合同签订双方协商一致后确定的的一种方式，用以确保合同的有效交付和履行。
在商业交易中，合同的交付方式可能多种多样，包括书面邮寄、传真、电子邮件、专人递送等等。
本文将重点探讨不同的合同交付方式，并分析它们的优缺点以及适用场景。
合同的书面邮寄是最传统和常见的交付方式之一。
一旦双方达成协议，合同就会以纸质文件的形式邮寄给对方。
这种方式适用于交易双方地理距离较远，无法亲自交付合同的情况。
然而，书面邮寄需要一定的时间来进行递送，这可能会延迟合同的履行时间。
另外，由于合同以纸质文件形式存在，容易受到意外损失、灾害等情况的影响。
传真作为一种快速传递合同的方式，在过去流行度较高，但随着科技的进步，其使用率逐渐下降。
传真能够在短时间内传递合同文档，避免了书面邮寄的时间延迟，但其质量可能受到传输过程中的干扰而出现错误或失真。
此外，传真也无法提供详细的确认收件人的信息，无法确保合同交付到正确的地址。
近年来，随着电子邮件的流行，越来越多的商业交易开始采用电子邮件作为合同的交付方式。
电子邮件的优点在于速度快、方便易用，并且能够简化交付过程。
双方可以通过电子邮件发送合同文档，并及时确认对方的收件人信息，从而有效地保证合同的传递。
然而，电子邮件存在着安全性和信任度不高的问题，因为电子邮件的传输过程可能受到黑客攻击或未经授权的篡改。
专人递送作为一种高效、可靠且安全的交付方式，逐渐在商业交易中得到广泛应用。
通过专人递送，合同可以直接送达收件人，并要求收件人在递送过程中签字确认，确保收件人的身份和合同的真实性。
专人递送可以避免邮寄和传输过程中的潜在风险，确保合同安全地交付。
然而，由于需要专人递送，这种方式可能较为昂贵和耗时。
合同的交付方式应根据具体的交易情况和双方需求来选择。
在选择交付方式时，应考虑到交付时间、成本、安全性和可靠性等因素，并充分与对方协商，确保双方达成一致意见。
在法律层面上，双方还可以在合同中明确约定交付方式和相关条款，以确保合同交付的有效性和合规性。
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电子传真的优点
周珊莎 4-27
统一传真管理, 历史资料随时查询
传真统一管理,用户所发的传真文件在传真服务器上有备份, 发件人可
以随时查询,查找历史记录及文档,可以大大方便工作,提高效率.
可以根据用户需求,每个用户一个传真号码,方便用户使用.
简化工作环节，提高工作效率，加强管理
电子文档直接传真，不需浪费时间等候。可节省大量的资源、人力、时
间，省下大笔费用。接收传真时传真直达收件人，减少多余的环节，缩短信
息传递时间，使传真尽快得到处理。
集中传真资源，节省设备的购置费用和维护费用
如果选用传统的传真机，同时购置多台，对于公司来说也是一个不小的
开支。而传真服务器只用一台服务器就取代了几十台昂贵的传真机，在最初
购置成本上有很大的节约。
由于企业对传真有很大的依赖性，每台传真机的维护成本也居高不下，
而采用传真服务器就可以节省维护费用。
有效节省办公通信成本
高效传真系统节省传真传输时间，因而节省通信费用。同时利用通信费
用优惠的时间段发送传真或利用IP网关，通过Internet发送传真，大幅度
降低传真费用。
信息沟通更加及时通畅
用一个自己的传真号码与客户保持安全的传真通信，甚至在身处异地的
时候也能通过Email收发传真。
传真资源共享，多个传真通道系统智能分配，提高系统的利用率，保证
信息传递更加畅通。域内用户传真文件的相互传递，提高了工作效率。
结合办公应用系统，充分保护原有投资
传真服务器能够与企业的其他业务系统有机集成，在现有的ERP，CRM，
OA系统内实现自动传真，从而不但有效利用了现有资源，而且使用户的原有
投资得到充分保护。
产品优势
没有传真机也可以收发传真
·跨地区使用，无地域限制。
·详细的结果反馈，消费一目了然。
·无纸办公，环保节约。
·丰富的个性化功能。
·产品宣传新方式。
·更专业 无论何时何地，上网即可收发商务传真。
·更高效 简单的鼠标点击即可完成传统的传真发送（文件打印－排队发送）。
·更节省 为您节省70%的费用成本。
·更私密 您的专属传真号码，不再和他人公用一台传真机。
·更环保 满足您的无纸化办公需求。