公司建设项目档案管理规定

公司建设项目档案管理规定

第一章总则

第一条为规范公司建设项目档案管理工作，充分发挥项目档案在工程建设、生产管理、维护和改建扩建中的作用，根据《公司档案工作规定》，制定本规定。

第二条本规定适用于公司基建项目。

第三条本规定所称建设项目档案，指建设项目在决策期的相关论证、决策的相关资料（包含会议纪要、签到册等），上级领导的批复文件等；实施期的立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等，以及试用阶段的通车投产、保修期等的全过程中形成的，具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。

第四条公司建设的项目，包括新建、扩建、改造、技术提升改造等建设工程。

第五条公司建设项目档案工作实行统一管理，分级留档。

第六条项目建设应统筹安排建设项目档案工作经费，确保建设项目档案工作正常开展。

第二章档案管理职责

第七条公司档案室是公司建设项目档案工作的归口管理机构，其主要职责是：

（一）组织制订公司建设项目档案工作管理制度；

（二）负责公司建设项目档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导；

（三）负责公司建设项目档案验收工作；

（四）参加公司建设项目竣工验收；

（五）组织公司建设项目档案业务交流与培训工作；

（六）负责建设项目档案归档管理。

第三章一般规定

第八条项目档案管理工作应当坚持“三同时”原则，在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责。

第九条检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。

第十条项目建设应把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。

第十一条项目建设应加强对项目文件形成、收集、整理等过程控制，保证项目档案完整、准确、系统。

档案完整指按《公司建设项目文件归档范围和保管期限表》（附件1）所确定的内容，将建设项目全过程中应当归档的项目文件归档，各种文件原件齐全。

档案准确指项目档案的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程，图物相符，签字手续完备。

档案系统指项目档案按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。

第十二条项目文件的收集、整理和归档应当纳入项目的合同管理之中。

项目建设在签订勘察、设计、采购、施工、工程总承包及监理（以下简称参建单位）等合同（协议）时，应当设立专门条款，明确项目档案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件（包括电子文件）名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及整理、审核、归档与违约责任，并经档案室签署会签意见。

项目建设办理竣工结算时，应当有档案室的签署意见。档案室根据合同（协议），检查所提交的项目文件，符合档案管理要求的，签署同意付款意见，方能进入合同（协议）付款环节。

第十三条项目申请立项后，项目建设应明确档案管理机构、人员负责项目文件的收集、积累和整理工作；建立项目档案工作网络和项目文件管理流程，对项目文件实行跟踪管理、动态管理。

第十四条公司负责组织协调和指导参建单位编制、整理和归档项目文件，并负责案卷质量的审查。

第十五条公司和参建单位应根据各自职责范围或合同规定，按照建设项目档案管理规定要求，完成项目文件的编制、整理、归档工作。监理单位负责审核、签署项目竣工文件。

第十六条建管分开管理的建设项目，其形成的档案由双方共同协商，明确移交项目档案（包括电子文件）的范围、套数、版本、时间、质量要求等事宜，双方办理移交手续。

采用项目管理承包等其他管理模式的建设项目，项目建设单位应在合同中明确双方对不同载体项目文件的管理职责、要求，并按照合同规定将项目文件归档。

第十七条项目建设单位应当配备与建设项目相适应的档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。

第十八条项目建设单位应当将项目档案管理信息化建设与项目信息化建设同步进行，加强电子文件的收集与管理。

第四章文件收集、整理与归档

第十九条反映和记录项目建设重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的项目文件，应当收集齐全，归入建设项目档案。建设项目文件归档范围和保管期限划分见《公司建设项目文件归档范围和保管期限表》(附件1)。

项目档案保管期限一般分为永久、定期两种。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。

第二十条项目可行性研究、任务书，以及项目管理文件和竣工验收文件应按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）进行整理。项目竣工文件应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）进行整理。图纸应按照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/）要求统一折叠。电子文件应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）。

第二十一条项目建设单位各机构和参建单位，应在建设项目竣工验收前按阶段或单项，将经过整理的项目文件，提交建设单位档案室归档。

第二十二条项目建设单位和参建单位，应当指定专人负责照片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，建设项目重要阶段、事件、事故，应当有完整的声像材料，并对事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等进行编写。

第二十三条项目竣工图必须逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章应加盖在标题栏上方或左边空白处，无加盖竣工图章的位置时，可加盖在标题栏的背面处；竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，签名不得由他人代签或以个人印章代替。

竣工图章内容、尺寸详见《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。

第二十四条项目文件归档一般一式一份（其中项目竣工文件一般一式二份），声像文件一般一式二份，电子文件一般一式三份。有合同要求的除外。

第五章档案验收与登记

第二十五条项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

第二十六条项目档案验收执行下列规定：

（一）由国家发展和改革委员会组织竣工验收的项目，项目档案验收由国家档案局组织或委托组织。

（二）由公司组织竣工验收的项目，项目档案验收由公司办公厅负责组织。

（三）由专业公司组织竣工验收的项目，项目档案验收由公司办公厅负责组织或委托组织。

（四）由地区公司组织竣工验收的项目，项目档案验收由地区公司档案管理机构负责组织。

公司办公厅对项目档案验收进行监督、指导。项目建设单位档案管理机构应加强项目档案验收前的指导与检查，必要时可组织预检。

第二十七条项目档案验收应当按照下列规定，组成验收组进行验收：

（一）国家档案局组织的项目档案验收，验收组按国家规定组成。