如何做好新时期的档案服务工作

如何做好新时期的档案服务工作

作者：马丽萍

来源：《办公室业务》 2016年第4期

文/山东省烟台市公积金管理中心马丽萍

【摘要】档案工作是一项服务性很强的工作，服务性是档案工作的中心，档案工作者必须

树立服务思想，端正服务态度，以为人民服务、为企业服务作为工作的基本方向和思想行为准则，充分发挥档案这一信息资源的作用，使其更加充分地为社会主义现代化建设服务，为企业

的可持续发展服务。

【关键词】档案服务；企业发展；现代化

众所周知，21世纪是高科技经济信息飞速发展的时代，而随着社会的不断进步，档案服务

工作也已经进入信息化时代，人们对于档案资源的认识也日益提高，这就对新时期档案工作人

员的素质和能力提出了更高的要求。如何将档案服务工作提到一个新水平，这是档案工作自身

发展的需求也是社会发展的需求。

一、更新观念是档案服务工作要着重解决的问题

为更好地利用档案，必须转化四种观念：一是转化服务观念。新世纪随着社会经济的发展，我们要把对档案的认识转移到提高经济效益的中心上来，使人们认识到档案是自己的、有效的、经常的信息来源，认识到迅速获得档案信息的重要性。二是转化服务对象观念。由于我国曾是

一个自给自足的小经济生产方式占主导地位的封建农业国家，个体的封闭的生活方式造成了人

们内向的认识，长期以来认为档案仅仅是为政府部门和官员服务的，给档案工作抹上了浓厚的

政治色彩。新时期我们要将档案服务于机关内部扩大到与业务工作有关的社会多方面服务。三

是转化服务态度观念。新形势下，档案管理人员要树立主动服务意识，主动了解领导决策和市

场经济发展需求，根据社会各方面特别是领导决策工作的需要，积极开展档案资源信息，努力

做好提供利用，采取先进的方法和手段，积极主动地挖掘馆藏档案的信息资源，深化为社会服

务的功能。

二、内容齐全是档案服务工作的重要环节

一是要做到大力丰富馆室收藏。收齐收全档案资料，做好业务基础工作，是档案建设的根本，也是搞好档案服务的基础，是满足社会各方面利用的前提条件。没有馆藏或馆藏不丰富，

便会造成档案工作“无源之水、无本之木”。因此，必须按规定抓紧抓好档案的接收工作，特

别是经济信息和科学技术等方面的档案接收工作。二是要加强档案检索工具体系的建立。首先

要完善档案检索体系，逐步建立起以管理型检索工具为基础、以检索型工具为主导、以报导型

检索工具为媒介的档案检索系统，促进全社会对档案信息资源的开发，最大限度地实现档案资

源效益的发挥。其次要提高档案检索工具的质量，降低漏检率和误检率。三是要适时地对有关

业务文件资料按类别整理成册。加强对档案资料的研究分析，尽可能地从各行业、各项目围绕

经济建设这个中心任务来编写参考资料，找出某一事物内在的运动变化和发展规律，从而使档

案利用者能够更好地利用规律为经济建设服务。

三、提高档案工作人员的素质，是档案服务质量的根本保证

任何工作都是由人来完成的，因此人的素质将关系到工作完成情况的好坏。同样，档案服

务质量的好坏与档案工作人员的素质高低有极大的关系。只有高素质的档案工作人员，才会有

一流的服务态度和服务水平。首先，高效优质的档案服务依赖于档案人员的职业道德，档案人

员良好的职业道德能使档案利用者对档案部门产生亲和力，所以要加强档案人员的职业道德教育，使其牢固树立高效的档案服务理念。二是高效优质的档案服务依赖于档案人员的专业能力。档案工作者必须不断加强业务学习，扩大知识面，具备较强的业务能力，熟悉馆藏档案，了解

需求，掌握服务的方式方法，更好地适应新形势的发展和需要。三是要提高档案工作人员的经

济意识。在深化改革、扩大开放的新形势下，只有具备了较强的经济基础意识，才能根据经济

发展的动向，了解和掌握当前的需要，提高档案应用效能。

四、应用现代化手段管理档案，是提高档案服务效率的关键

我们要实现“好钢用在刀刃上”，以有限的资金使档案服务的技术手段实现现代化。一是

实现档案检索现代化。利用计算机高效快速处理信息的功能对档案进行单项检索、多项检索和

准确检索。此外，应用电子计算机进行借阅管理等工作，也都能大大提高档案工作的效率。二

是建立档案信息传递网络系统。为实现档案信息的全面、系统、快速、准确的服务，满足社会

不断增长对档案信息资源的需求，在计算机网络检索系统中要逐步实现现代化通信技术，将检

索系统由成批检索、联机检索发展成联网检索，实行联网检索的主要优势是有利于开发计算机

资源和档案信息资源，实现计算机资源和档案信息资源的共享。

五、加强档案宣传是提高档案服务质量的有效途径

一是开展对档案利用者的培训、辅导。由于档案部门长期处于封闭状态，造成社会对档案、档案工作了解甚少，在利用档案的过程中，利用者必然会遇到许多疑难问题。正是由于这些疑

难问题与其它因素相互作用，造成了档案系统易用性差。因此，对利用者进行培训、辅导是十

分必要的，这也是使档案系统易用性逐步变好的措施之一。二是扩大档案服务范围。通过档案

宣传不仅能够教育、动员、鼓励广大档案工作者，而且还能够扩大档案工作的社会影响，扩大

档案服务工作的范围。只有扩大档案信息服务的范围，提高档案信息服务的质量，才能使档案

工作产生良好的社会效益和经济效益，档案工作也因此具有存在价值和不断发展的强大动力。

三是加大对《档案法》的宣传力度。广泛与新闻部门、宣传部门进行配合，以灵活多样的形式

和内容组织宣传，增强社会档案意识。