会议工作分配

会议工作分配

19日上午：准备好会议用纸、笔、自助餐券、签到簿（3份）、代表证（会务组人员区别于参会人员）、礼品（双肩包180个，优盘180个）、会后意见反馈表（180份），通知各部门联

系经销商，落实大体报到时间，确保经销商按时到会。提前落实好厂家、总代参会领导

到达济南时间，安排好住房。

19日下午：

工作内容：会场安排。

负责人：

要求：1、3个条幅分别挂起，展架摆放到会场四角；

2、调试会场的音响设备，确保音响效果；

3、检查好电源插座，以便安置好自带投影机；

4、合理摆放会场桌椅，确保10个小组（分组讨论）有各自足够的空间；

5、安排好会务组用房；

6、安排好签到地点。

7、会间茶水的提供工作。

20日上午：

工作内容：接待、发放会议用品、市外经销商安排客房

负责人：

工作分配：1、*******负责总协调，于6：30前到达酒店，取预定的80间客房的房卡（每

间客房两张房卡）；

2、******负责签到登记，发放会议用纸、笔、代表证、中午自助餐券、房卡，

告知经销商会场地点及用餐地点（由于威海客户到达较早，需在6：30

前到达酒店）；

3、*******负责与酒店前台联系，通知前台及时安排房间；

4、9：00，********通知物流部将会议礼品（双肩包180个，优盘180个）

运至酒店，放到会务组用房；

5、截至11：30未报道者，联系我公司地区负责人落实经销商情况；

6、11：45，*******通知酒店准备午餐，*****盯守餐厅，检查餐券回收情况，

核对上菜质量，发现问题，立即与*****经理联系； 7、

*****负责联络厂家及总代参会领导，确保按时到会，并到******处领取

代表证及自助餐券。

8、接待完毕，*******负责将未安排出的房卡及时退还酒店，核对用房数量

并签字。

9、用餐完毕，*******负责核对用餐人数量及上菜质量并签字。

20日下午：

工作内容：会前签到、催促经销商准时到会

工作分配：1、在会场门口设签到处，********负责签到事宜；

2、13：30，********负责对未到会者第一次电话提醒；

13：45，第二次电话提醒；

3、15：30，**********负责安排合影事宜，通知史源经理及摄影师于15：30

到达酒店，通知刘小庆经理在酒店门口按照摄影师要求摆放椅子；

4、合影结束，清理合影场地；

5、下午会议结束，为参会人员指引餐厅位置；

6、******负责对会场使用情况及服务情况签字；

7、******负责盯守餐厅，核对上菜质量，发现问题，及时与******经理联系；

酒要限量，每桌6瓶啤酒，1瓶饮料（2.5L）；

8、用餐完毕，********负责核对上菜质量并签字。

20日晚上：

工作内容：会前提醒、发放会议礼品

工作分配：1、19：30，在会场门口设签到处，********负责签到事宜；

2、19：45，*********负责对未到会者电话提醒；

3、21：30，*******负责发放会议意见反馈表；

********负责联系*******经理将会议礼品运至会场门口；

4、22：00，***********发放会议礼品，回收反馈表。

5、*******负责安排酒店人员21日早8点做电话叫醒；

6、*******负责对会场使用情况及服务情况签字。

21日上午：

工作内容：退房、结帐

负责人：

工作分配：1、08：00，********在前台负责退房，做好退房记录，退房工作必须在中午

12点之前结束；

2、10：00，对未退房者第一次电话（委婉）催促；

3、11：00，对未退房者第二次电话（委婉）催促；

4、如有延住，参会代表自付房费，酒店****经理负责通知。

5、12：00，*******负责本次会议结帐。