会议管理制度(全套、超实用)
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集团会议管理制度
一、目的
规范集团公司各类会议的准备、召集、决议、记录、执行、归档等工作,提升会议效率,切实解决问题,有效推进各项工作开展。
二、适用范围
本制度适用于集团各公司召开的各类会议。
三、会议分类
(一)固定例会:经营分析会、月 周公司例会、月 周部门例会、月 周系统例会、早晚班会等。
(二)不固定会议:董事长会议、专题会、临时处理突发事件的会议等。
四、会议管理责任部门
集团办公室、各公司办公室(地产公司为计划运营部)。
五、会议管理要求
(一)主持人要求
、主持人一般为会议的主讲人;
、会前明确会议主题(原文:开会目的)、会议议程、时间安排等;
、控制会议进程和时间,按照议程进行,减少与议题无关的争辩和讨论;
、正确讨论总结内容,达成会议目标,形成决议方案。
(二)参会者要求
、会前了解会议主题,做出建议准备,提出本部门问题;
、会中发言,要求思路明确言简意赅,直奔主题;
、做好会议记录:公司重要决议及本部门具体工作指示。
(三)会议要求
、会议原则:议题明确,决议明确,有记录,有落实,有反馈,高效务实。
、会议记录:会议纪要应在第二天提报董事长,要求有明确的会议时间、内容及决议等。
、保密规定:会议中涉及公司保密信息,因事先限定参会人员,要求参会人员严禁对外
传播会议内容及公司保密信息;
、会议时长:提高效率,严禁拖沓,开无效会议,会议一般不超过 小时。
、会议通知要求:
( )发布会议通知,应明确告知参会人员相关参会信息,包括会议议题、议程、时间、地点、参与人员、参会需准备资料或发言等,并确认通知到位。
( )会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为参会人员、会务服务提供部门。六、会议召开流程
(一)会前准备
、明确会议要求及主题,确认会议时间、地点、参加人员
、通知参会人员,做好相关参会准备
、做好会议日程安排及资料准备
、做好会场、设备、资料、签到、会议记录等相关准备
、会议前一天再次提醒参会人员参会信息
(二)会中管理
、提出问题
、讨论解决办法
、形成决策
、确定任务目标 责任人 完成时限
、形成会议记录提报 归档
、工作执行 跟进 反馈
(三)会后管理
、除早晚班会外,其他会议均需整理会议纪要,重要会议需留存会议录音或视频;
、会议纪要经会议主持人审核后,须经集团办公室报送董事长审阅,同时发与相关参会人员;
、会议纪要提交时间: : 之前结束的会议,会议纪要应在次日 : 前提报集团; : 之后完成的会议,会议纪要应在次日 : 前提报集团;特殊情况需经集团办公室请示确认后另行约定会议纪要提交时间;
、会议管理责任部门跟踪监督会后工作的落实情况,重点工作应按照会议决议按期向董事长汇报,并于集团办公室备案。
七、会场纪律
(一)与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料,并提前做好发言准备;
(二)与会人员应提前 分钟到达会场完成签到,做好会议准备;
(三)会议期间应将手机关机或调为振动、静音状态;
(四)会议期间禁止吸烟;
(五)会议期间禁止接听电话,如遇紧急来电时,应经得主持人同意后离场接听;
(六)与会人员遇突发事件急需离场处理时,应知会主持人同意。
八、罚则
(一)会场纪律
、公司会议无故迟到罚款 元 次;
、违法制度第七条所述其他会场纪律,影响会议正常进行的给予 元 次罚款;
、无故缺席会议者给予 元 次罚款(上述额度是否董事长示意过?);
、以上行为第二次处罚翻倍,第三次辞退;
(二)会议管理
、会议准备不充分,致使会议无效、冗长、无结果等,责任人罚款 ;
、会议纪要未能及时报董事长审阅,会议责任部门负责人罚款 元 次;
、会议纪要提报后集团办公室未能及时传送董事长审阅,集团办公室负责人罚款 元 次;
、未能按时完成会议决议的行动计划,责任人处罚 项,监督人处罚 项,特殊情况需另行请示。
(三)保密规定:
参会人员对外传播公司会议及秘密信息者,视情节严重及给公司带来损失程度,给予当事人 — 元 人处罚,并保留追究相关法律责任的权利。
九、附则
(一)本制度由集团办公室负责解释。
(二)本制度由董事长批准后生效,自颁布之日起执行,原相关制度同时废止。
(三)相关表单
附件 、会议通知单
附件 、会议签到表
附件 、会议纪要模板附件 、会议决议跟进表
附件 :
附件 :
会议签到表
此次会议应到♉♉♉♉♉♉人,实到♉♉♉♉♉人,缺席♉♉♉♉♉人。 注:签名请用正楷字体书写,谢谢合作!
附件 :
会 议 纪 要
集团纪﹝ ﹞ 号
会议时间: 年 月 日
会议地点:✉✉项目二楼会议室
主 持 人:✠✠✠
参会人员:✠✠✠、✠✠✠、✠✠✠、✠✠✠、✠✠✠
记 录 人:✠✠✠
会议主题:关于✉✉项目限价问题的应对措施 ✉✉周公司例会(举例)
会议内容:
一、会议主要内容
二、行动计划
三、需董事长决策、协调事项
年 月 日主题词: 限价 补款 车位贷
呈 报:董事长
主 送:与会人员
抄 送:决议相关人员、集团办公室