社区档案管理工作存在的问题及对策

社区档案管理工作存在的问题及对策

王海鸿李宏涛

社区是城市社会的细胞，是城市赖以生存和发展的基础。作为城市的基层组织，社区在实现经济和社会协调发展、解决基层各种社会问题、维护社会稳定、加强基层政权建设等方面发挥着重要作用。近年来，随着城市化进程的不断加快，我区社区建设取得了显著成绩，现共有各类社区112个，数量已超过村委会，已日益成为我区最重要的基层单位。据统计，目前延伸到社区居委会的工作，涉及党委政府40多个部门，有100多项内容。社区功能的不断完善，社区管理的事务会越来越多，形成的档案资料也会越来越多。社区连着千家万户，做好社区档案工作，显得越来越重要。近日，我们通过年度归档检查，到不同类型社区调研，深感社区档案工作亟待加强。

一、社区档案管理工作存在的主要问题

近年来，各街道根据区档案局关于加强社区档案管理工作的意见精神，从实际出发，通过社区建档、整合档案资料等方式，积极开展社区档案工作，取得了一定的成效。但由于受传统观念、体制机制、基础条件等因素的制约和影响，社区档案工作仍存在许多问题和薄弱环节。

（一）意识淡薄，对社区档案重视不够

社区档案是档案工作的一个新领域，长期以来，相当一部分

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人员包括领导干部对社区档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、分分捡捡、收集保管的细碎事务，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益和工作政绩，只要“守好摊”、不丢失、不泄密、能应付查档就行了。没有认识到档案的重要性，没有认识到社区档案是社区建设的重要组成部分，把精力放到了社区建设的其他工作上，轻档案的思想普遍存在。有些新建社区，特别是城改社区，缺乏社区管理经验，加之受社区领导三年一换届、流动性强、稳定性差等因素的影响，档案意识相当淡薄，对建档工作缺乏认识，无暇顾及，很难谈上重视和认真对待，没有把这项工作摆上应有的位臵，纳入议事日程，纳入社区管理的范围，人、财、物的投入明显不足。我区开展的“星级和谐社区”创建活动，涉及9个方面24个评价子项和97条评价指标，但没有对社区档案工作提出要求。拟通过验收达标的社区所需材料，均按本行业规定以资料形式来整理，未按档案业务标准来办，等到最后拟通过档案工作目标管理认证时，还要拆卷重新整理。

（二）保管条件差，综合档案室硬件设施不齐

无论是新建社区，还是老社区，档案用房紧张、保管条件差是一个普遍现象。全区建立综合档案室的社区仅有8个，绝大部分社区没有专用综合档案室，未配备必要的设施和购臵专业的档案装具，落实“八防”措施不到位。有的社区因档案多、档案室地方狭小，致使无法实行集中统一管理，只能分散保管在相关科

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室，遗失、废弃、霉变、虫蛀等风险进一步加大。有的社区甚至因缺档案柜，使许多档案资料滞留在个人手中。

（三）力量薄弱，管理人员素质不强

目前，我区档案管理人员的配备还不到位，大部分是兼职且更换频繁，还有少数社区没有配备专（兼）职档案员。有的身兼数职，使干部对档案工作的投入难以保证。有的档案管理人员是离退休职工，文化素质相对较低，对涉及面广、专业性较强的档案工作难以胜任。大部分社区档案管理人员没有经过系统的档案专业知识培训，对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不甚了解，实际操作能力不足。

（四）制度不健全，业务建设质量不高

在我区，新、老社区还不同程度地存在着管理体制不顺畅，社区支委会、居委会、业主委员会、物业管理企业等关系还没有完全理顺等情况。有关方面形成的档案资料，有的社区居委会还不能整合在一起，实行统一管理。虽说社区涉及的工作较多，但形成的许多材料不能及时归档，没有按归档范围、归档时间、归档要求去做，各门类的档案材料收集不全。对收集到的档案资料，整理不规范，绝大部分社区是以资料形式整理的，门类设臵、期限划分、整理方法、编目编号、装盒等没有按标准去办。有的社区档案管理松散，资料随意存放，还是传统的手工检索，为群众提供服务的效率不高。

（五）管理不到位，整体工作水平较低

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我区绝大部分街道还没有把社区档案工作作为社区建设的一项基础性、经常性工作去抓，没有采取实质性的措施，对社区档案工作的要求和追求的目标不高。截至目前，全区112个社区，除过浐灞生态区管委会和经开区管委会管辖的10个以外，通过省档案工作目标管理AA级认证的只有4家，我区社区档案管理工作还处于低水平的初级阶段。

二、对策及建议

社区档案是促进社区各项工作科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据，是社区建设中不可缺少的基础性工作，做好社区档案工作是区、街及各社区的重要职责。面对新形势新要求，做好社区档案工作，建议应抓好以下几点：（一）提高认识，切实加强对社区档案工作的领导

各社区首先要完善档案工作体制机制，坚持统一领导、集中管理的原则，扎实推进档案归档、整理、保管利用等各项工作。要成立以社区主要负责人为组长的档案工作领导小组，把档案工作纳入社区工作计划和议事日程，配齐配足专（兼）职档案管理人员，建立健全档案管理各项工作制度，解决好用房、装具、设施等实际问题，为工作的开展创造必要的条件，使档案工作与社区各项建设同步协调发展。在业务上，要自觉接受上级的监督指导，积极为档案干部创造学习、锻炼、教育培训的条件，不断提高档案干部队伍素质。

各街道要指定专人分管社区档案工作，切实把社区档案工作

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纳入本地区社区发展规划和年度工作计划，列入目标考评范围。要定期听取社区档案工作汇报，定期进行督促检查，及时研究并协调解决工作中的重大问题，为社区档案工作顺利开展提供人、财、物方面的保障。要按照“打造样板，以点带面，全面提升”的思路，突出社区档案规范化、制度化、标准化这个重点来安排推进工作。力争每年各街道有1-2个社区达到陕西省AA级档案工作目标管理认证标准。工作基础好的街道，可以统筹机关、事业单位、行政村档案工作，积极开展创建全市社会主义新农村建设档案工作示范街办活动。另外，要积极与市区档案、民政、综治、计生、卫生、文体等部门加强沟通，密切合作，形成合力，共同推进社区档案工作。

（二）切实解决社区档案用房问题

综合档案室是承载档案的有效载体，是安全保管档案必备的首要条件。对新建社区，在进行“一部三室三站一场”的建设中，区、街要同时考虑档案用房问题，要把综合档案室纳入整体建设规划之中。在加大政府投入的同时，区级有关职能部门要认真监督房地产开发商严格执行相关规定，按要求配臵社区各种用房，做到同步设计，同步建造、同步启用。对老社区，在既无商业开发用地又无空房划转的情况下，可通过购买、租赁、臵换、改造等办法，解决档案用房问题，积极争取财政及有关方面给予必要的经费补助。

（三）充分发挥区档案局的指导作用

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区档案局要积极帮助指导各社区做好档案工作，主要抓好以下三点：

一是加强档案业务培训，努力提高社区档案管理人员业务素质。从目前情况看，社区档案工作人员来自不同的岗位，具有不同的文化层次，多数人对档案业务还不够了解。区档案局要切实加大对社区档案人员的教育培训力度，通过以会代训、举办专题培训班、现场观摩、召开现场会等形式，组织学习《西安市社区档案管理办法》、区档案局《关于加强社区档案管理的意见》等文件，全面讲授档案管理专业知识，切实提高社区档案管理人员的业务素质和实际操作能力，为做好社区档案的收集、整理和归档工作打好基础。

二是搞好日常业务指导。区档案局要经常深入社区，及时解决档案管理人员遇到的各种问题。特别是在年度文件材料归档检查时，要精心指导社区档案管理人员掌握档案的收集、分类、保管期限的划分，整理的原则和方法，归档的范围和要求，保管利用的基本要求等。

三是抓好档案目标管理认证工作。在全区每年有计划地安排6-8个社区，积极开展陕西省档案工作目标管理认证达标活动，不断提升我区档案管理总体水平。

（四）充分发挥街道和社区档案管理人员的骨干作用

指导所辖社区开展档案工作，是街道档案管理人员的职能所在。街道档案管理人员与所辖社区联系紧密，在做好本街道档案

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工作的同时，要充分发挥作用，重视抓好社区档案工作，要将工作重心下移，切实加大监督指导力度。要通过培育典型、推广经验、示范带动，不断促进本地区社区档案工作上水平、上档次。社区的档案管理人员是社区档案工作的具体组织者、实施者，社区档案管理人员素质的高低，与社区档案工作水平和质量紧密相关。全区各社区要保持档案干部的稳定，要关心档案干部的成长，切实帮助他们解决各种实际问题和后顾之忧，同时要为档案干部创造良好的工作环境，注重教育培训，为社区档案工作的开展奠定坚实的基础。

（作者单位：未央区档案局）

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