制药厂文件资料编码规则

文件和资料编码规则

为了有效地管理文件，对各类文件和资料给于分类、区分和标识，特制订本编码制度。

本制度适用于本厂质量手册、程序文件、作业指导书（除工艺文件外）以及质量记录的编码、版号以及分发编号的标识管理。

1文件编码原则：

文件和资料编码均由 4层10位代码组唯一性标识，结构如下：

XX /XX □□ □□—□□□口

2.1第一层“ XX’组织一本厂代码。

2.2第二层“ XX'表示文件性质为质量体系文件的类别。

分别由以下四种：

a•“ ZS”（质量手册）

b. “CW（程序文件）

c•“ GZ”（制度—作业指导书）

d.“ JL"（记录一记录表式）

e.“Q/OJJ'（内控标准）

2.3第三层“□□”由两位数字代码组成，对应的是标准GB/T19002— 94: ISO9002要素的条款号，分别以01…20表示。

2.4第四层“□□”由两位数字代码组成，对应要素章节内文件顺序号，以01— 99两位数字表示。

3编码示例：

3.12000年编制的质量手册编码：

示例：XX/ZSOOOO— 2001

3.2 a.2001年编制合同评审控制程序文件编码：(标准

4.3要素：合同评审)

示例：XX/CW030 — 2001

b. 标准4.6要素：采购共2个程序文件，第2个控制程序编码(2001年编制)

示例：XX/CW0602- 2001

C.标准4.9要素：过程控制第7份作业指导书编码为：

示例：XX/GZ0907— 2001

4文件版号编码规则：

第X版

(A— Z)中任一位大写字母

示例：A版：第A版

5文件分发编号编码规则：

5.1分发编号(仅限受控本)由XX — XX(X )组成

---------- 分发顺序号

----------------- 组织机构代码

5.2组织机构代码规定如下：

5.3示例：生产科领用的第4份文件分发编号：0304

5.4 如第4份文件一个科室领 1份以上，则在后面加(01)…依次类推。示例：生产科领用的同文件2份，则编码为：0304 ( 01)、0304 ( 02)。