什么是办公自动化

2、 保存文档
• 打开文档后，要保存已修改的文档，可采用以下 方法：
• (1)在“文件”菜单中打开【另存为】对话框，在 “保存位置”中选择要将文件保存的具体位置， 在“文件名”中输入要保存的文件名称，单击保 存即可。
• (2)如果不更改文件原有保存位置和名称，则可直 接点击“文件”菜单中【保存】命令或工具栏中 【保存】图标。 ctrl+s
1、套用样式：快速格式化文档中的某个段 落；
(1)使用“格式”工具栏上的“样式”列表 框；
(22)、使修用改"格样式式"菜：单中的"样式"命令 。
3、创建新样式 (1)格式化文档中的某个段落； (2)单击该段落，使插入点落在该段落中的任 一位置；
(3)通过用“样式和格式”命令创建新样式： 选择【格式】→【样式和格式】，单击【新 样式】，显示如图所示对话框。利用对话框
3、Word菜单栏提供的菜单命令有：
– 文件——执行与文件有关的操作，包括文件的新建、打开、
–
保存、打印等。
– 编辑——实现对已有文本的编辑、查找、替换和连接。
– 视图——定义Word文档的各种显示方式。
– 插入——在Word文档中插入各种类型的元素。
– 格式——对文本或其他文档元素的编辑格式进行定义。
2，Word2000的表格计算中常用的四个函数参数， 分别是：ABOVE、LEFT、RIGHT和BELOW，用 来指示运算的方向。ABOVE表示对当前单元格以 上的数据进行计算；LEFT表示对当前单元格左边 的数据进行计算；RIGHT表示对当前单元格右边 的数据进行计算.BELOW表示对当前单元格下边 的数据进行计算。
什么是办公自动化？
把计算机技术、通讯技术、信息技术和软件科 学等技术及现代办公设备运用于各类办公人员 的各种办公活动中，以提高工作质量、工作效 率和改善工作环境而构成的服务于某一目的的
人机信息处理系统。
办公自动化系统构成
• 收发文管理 • 会议管理 • 个人管理 • 电子邮件 • 档案管理 • 远程办公 • ……
3.5 分栏
• 设置栏数、栏宽、栏与栏的间距， • 以及是否在两栏之间加线 • 排版多种分栏形式共存
3.6 制表位
• 自定义方法： • 利用标尺设置 • 格式菜单制表符命令
• 自定义制表位： • 对齐方式 • 终止位置 • 前导字符
3.7样式
• 1.内部样式及其类型 • Word预定义了几十种样式，这些成为内部样式。Word允
2、编辑表格
• 单元格的选定 • 表行的选定 • 表列的选定 • 表中矩形块的选定 • 整表选定 • 表格高度、宽度的调
整
– 用鼠标调整行高或列宽 – 利用菜单“表格属性”
调整
• 合并、拆分单元格
• 平均分布各行（各 列）：表格—自动调 整
• 行、列的插入：tab
• 行、列的删除
1，表格内容的编辑 2，单元格的对齐方式
– 工具——提供制作文档过程中的实用工具，如拼写检查、
–
字数统计等。
– 表格——在文档中引入表格，并对表格进行各种编辑。
– 窗口——可实现文档的多窗口操作。
– 帮助——查阅有关Word的联机帮助信息。
4、Word 2003文档的制作步骤
• 制作Word文档一般按以下五个步骤进行。实际的 顺序应根据具体情况来确定。
第一讲 Word 2003概述
• Word是目前最流行的基于Windows窗口环境下的字表
• 处理与编辑排版软件，它秉承了Windows友好的图形用 户
• 界面， 具有操作方便、图wenku.baidu.com并茂、所见即所得等一系列
• 优点。本节以Word 2003为蓝本，讲述Word的各种功能 及
• 操作方法。
• 1．Word 2003的特点
6、 文字与表格的转换——表格转换
成文字
• 表格转换成文字的方法是：
–将光标定位在需要转换为文本的表格中； –单击“表格”菜单下的“转换”命令，在其级
联菜单中选择“表格转换成文字”命令； –在对话框中选择合适的文字分隔符，用来分隔
单元格的内容，单击“确定”按钮即可。
7、文字与表格的转换—文字转换为表
3、多文档切换
打开【文件】菜单，最下面列出了我们打开 的所有文档，其中标号1所对应的文件是当 前编辑的文档，单击“文档2.doc”，就切换 到了“文档2.doc”。当然也可以按下 Alt+Tab键来切换。
4、 关闭文档和退出Word
• 当文档编辑完毕，需要关闭文档，以备下 次再进行编辑或使用。关闭文档的方法有：
• 选择合适的输入法
– 鼠标单击任务栏右边的输入法指示器 选择。 – 利用[CTRL+SHIFT]组合键在安装的各种输入法之间切
换，用[CTRL+space]在中英文间切换 。
• 全角、半角字符的切换及输入
– 鼠标单击输入法指示栏上的半角按钮 和全角按钮 进 行切换。
– 使用[SHIFT+SPACE]组合键在全角/半角之间切换。 – 中、英文标点符号的切换方法： – 使用[CTRL+.（句号）]组合键切换。 – 单击输入法指示栏上的按钮 进行切换。
菜单栏——工具栏——快捷键
1、创建新文档
• 方法一：创建空白文档 • (1)Word启动创建： “文档1.doc”。 • (2)使用快捷键来建立：Ctrl +N。 • (3) 【文件】菜单中的【新建】：新建一个空白文
档。 • (4)使用右键菜单来建立：快捷菜单中【新建】—
【Microsoft Word文档】。 • 方法二：利用模板和向导创建文档 • 文件——新建——本机模板
2、文档的编辑
• 选定文本（快捷键）
– 词的选择：词前双击 – 连续文本：shift – 行的选取 ：句前单击 – 段的选取：双击鼠标 – 矩形选取 :alt – 全文选取 ：ctrl+a，文前三
击
• 删除文本：
– del、backspace
• 复制、剪切和粘贴：
– ctrl+c,ctrl+x,ctrl+v
对新样式进行设置，包括属性、格式等的设 置。再输入新创建的样式名。
四、 表格的使用
• 创建和绘制表格 • 编辑表格 • 格式化表格 • 表格计算 • 文字与表格的转换
1、创建和绘制表格
• 单击“表格”菜单中的“绘制表格”命令； • 表格——插入——“插入表格”对话框，分
别输入列数、行数，单击“确定”按钮即 可； • 工具栏上插入表格工具按钮； • 使用“表格和边框”工具绘制表格
学习目标
• 掌握常用办公软件的基本使用方法和办公 实用技巧
– Word – Excel – PowerPoint – Outlook
• 了解使用计算机实现办公过程的自动化。
讲座安排
• Word 基本使用方法介绍； • Word长文档排版方式和办公实用技巧； • Excel基本使用方法介绍 • Excel办公常用操作介绍； • 如何用PowerPoint制作内容丰富的幻灯片 • outlook使用技巧
• 查找替换
– 编辑—查找 – 编辑—替换
• 撤销恢复
– ctrl+z，ctrl+y
3、文本基础排版
• 字符格式； • 段落格式； • 项目符号和编号； • 边框和底纹 • 分栏
3.1设置字符格式
• （1）使用“字体”命令设置字符格式 • （2）使用“格式”工具栏设置字符格式 • （3）使用“格式刷”按钮复制字符格式
3.3 项目符号和编号
3.4 边框和底纹
文字和段落边框
在Word2000中文版中，可以为选定的字符、 段落设置边框，美化文档。设置边框的方法是：
1.先选定要添加边框的文字或段落； 2.单击“格式”菜单中的“边框和底纹”命 令，弹出“边框和底纹”对话框； 3.在“边框”选项卡中，分别设置边框的样 式、线型、颜色、宽度、应用范围等，应 用范围可以是“文字”或“段落”。
格
• 文字转换为表格的方法是： –选定需要转换成表格的 文本； –单击“表格”菜单下的 “转换”命令，在其级 联菜单中选择“文字转 换成表格”命令； –在对话框中，先在“文 字分隔位置”单选框中 选择文本中使用的分隔 符，对话框中就会自动 出现合适的列数、行数； 还可以调整列的宽度和 使用“自动套用格式”。
3.2段落的格式
• （1）对齐方式 • 有五种：左对齐、两端对齐、居中、右对
齐和分散对齐。 • （2）段落的缩进： • 左缩进、右缩进、首行缩进 • （3）段落间距 • （4）自动套用格式
段的对齐方式 设置段落缩进 设置行间距和段落间距
使用“首字下沉”
• 使用“格式”/“首字下沉”菜单 • 命令打开“首字下沉”对话框
许修改内部样式的定义，但不允许重命名或删除内部样式。 • 样式分为两种类型： • (1)字符类型的样式 • 字符类型的样式只针对字符设置格式，只控制所选字符的
外观，包括字符的字体、字形、大小和字符间距等方面。 • (2)段落类型的样式 • 段落类型的样式是针对段落设置格式的。它控制插入点所
在段落或选择内容涉及的段落的外观，包括字符的字体、 字形、大小等字符格式以及段落的间距、行间距、对齐方 式、制表位、边框等。
• (1) 退出Word。 • (2) 关闭单个文档。
三、Word文档的创建步骤
首先是键入文字，进行编辑和错误修改；
然后是设计版面格式，如段落的缩进、分栏、 插入图片、美术字、加页眉页角、插入各种外 部对象，用于美化版面。
其次是设置文本格式，进行字体、 大小、下划线、粗体、斜体的文本 格式的设置
1、文字录入
– (1) 文档管理
(2) 编辑功能
– (3) 模板、向导及样式 (4) 图文混排
– (5) 表格处理
(6) 传真、电子邮件与Web
Word的强大功能
• 强大的文字录入排版的功能； • 图片图行处理功能； • 强大的表格制作；
一、 Word简介
• 1、Word2003的启动与退出 • 1.1 Word 2003 的启动 • ⑴通过“开始”菜单； • ⑵利用桌面上的快捷图标； • ⑶直接利用已经创建的文档。 • 1.2 Word 2003 的退出 • (1)单击 Word 2003窗口右上角的“关闭” • (2)双击 Word 2003 窗口标题栏上的控制菜单图标 • (3)单击“文件” →“退出”命令 • (4)使用键盘组合键Alt+F4
设置页面边框效果的方法是：
1. 单 击 “ 格 式 ” 菜 单 中 的 “ 边 框 和 底 纹 ” 命 令 ， 弹 出 “边框和底纹”对话框；
2.单击“页面边框”选项卡，分别设置边框的样式、线 型、颜色、宽度、应用范围等，要使用“艺术型”页 面边框，可以单击艺术型右边的箭头，从下拉列表中 进行选择后单击“确定”按钮，应用范围是“整篇文 档”。
1.表格自动套用格式 “表格”菜单中的 “表格自动套用格 式”；
2，使用“表格属性” 对话框 3，对表格进行边框和 底纹的设置
1，一个表格是由若干行和若干列组成的一个矩形的单 元格阵列。
单元格是组成表格的基本单位。单元格地址是由行号和 列标来标识的，列标在前，行号在后。列标用A、B、 C、…Z、AA、AB…AZ、BA、BB、…表示，最多达63 列；行号用1、2、3…表示，最多可达32767行，所以 一张Word表格最多可有32767×63个单元格。 2，单元格区域的表示方法是用该区域左上角的单元格 地址和右下角单元格地址中间加一个冒号“：”组成。 例如A1:B6、B3:D8、C3:C7等。
1，单击要计算结果的单元格，如F2单元格，单击 “表格”菜单中的“公式”命令；
2，在“公式”文本框中输入计算公式 “=SUM(LEFT)”或“=SUM(B2:E2)”。单击“确定” 按钮，关闭“公式”对话框，即可计算出F2单元 格的值。
用同样的方法可以计算出其余员工的总工资
1，公式中可以使用函数，只要将需要的函数粘贴 到公式中并填上相应的参数即可。
五、在文档中插入对象
• Word最精彩之处就是能够在文档实现图文 混排。
• Word中使用的图形有：剪辑库中包含的图 片、Windows提供的大量图形文件、通过 “绘图”工具栏绘制的自选图形、“艺术 字”、数学公式等。
• （1）录入——输入文本、表格、图形等； • （2）编辑——插入、修改、删除、复制、移动文
本； • （3）排版——设置字符、段落和页面的格式； • （4）保存——编辑排版后的文档存放在磁盘上； • （5）打印——将文档从打印机上输出。
二、 文档的基本操作
• 创建文档（新文档窗） • 保存文档（内存 外存） • 打开文档（外存 内存） • 关闭文档（结束文档操作） • 多文档之间的操作