施工单位如何做好竣工资料的收集与整理

浅谈施工单位如何做好竣工资料的收集与整理

摘要：随着工程科学化管理水平的提高，工程竣工档案要求越来越高，施

工单位竣工资料整理在工程施工管理过程中越来越显得尤其重要。本文就施工

单位如何做好竣工资料的收集与整理谈一些体会。

关键词：施工单位竣工资料收集整理

随着工程科学化管理水平的提高，工程竣工档案要求越来越高，施工单位

竣工资料整理在工程施工管理过程中越来越显得尤其重要。在工程施工管理过

程中，施工单位要充分认识到竣工资料整理的重要性，从工程项目开工抓起，

建立健全竣工资料管理制度，并加大投入，加强与监理和业主之间的沟通，真

正的实行”三同步”，就能做出“一流”的竣工档案资料。

一、目前施工单位竣工资料整理存在的问题

1、项目部重视不够。

强调抓工程建设而忽视资料整编工作公路工程是一个看得见、摸得着的、

实实在在的东西，是一个“硬件”，大家的目光都聚集到那里，不仅工程参建

各方一致努力，而且领导也在关心，社会各界也在关注；而工程资料只是一个“软件”，往往容易被忽视。所以在建设过程中，更多的精力都放到了前者上，抓进度，抓质量，抓关键目标的实现。经常是等到面临验收了，才抽调人员，

加班加点进行突击。由于先天不足，靠后天的弥补是难以达到满意的效果的。

由此可见，竣工资料整编工作能否作好，主要取决于项目部及有关部门的领导

思想重视程度，及有关专业技术管理人员的思想重视程度。

2、平常的资料管理不规范

在工程实施过程中，平常在资料管理方面虽然花费了一定的人力、物力，

做了一定的工作，但主要是围绕工程的实施，侧重于满足日常工作的需要，并

未将其与最后的整编归档有机结合起来，资料的管理深度不够，规范程度较低。很多资料由于保存不当，或是管理人员变动，在竣工资料归档时，发现资料不全、遗失。有些资料在生成时就不符合竣工归档要求，如资料签名用蓝色签字笔、圆珠笔书写，资料纸张大小、材质不符合要求等。在竣工整理时，补做、

重做归档资料，造成时间、人力、物力浪费。

3、资料管理制度不健全。

虽然建立了一些资料管理方面的制度，但一般都不够健全，难以保证资料

整编工作的有效开展。如在文件、技术通知的管理方面没有统一规定，编号不

系统甚至混乱，其规格大小也往往不统一，给整编造成困难；没有定期的资料

整理、分类制度，没有规范的资料查询、索引体系，没有资料的保管与移交专

门制度，由于建设周期长、人员变动较频繁，人员变动时资料交接手续不到位，往往造成资料的遗失，最后只有写“回忆录”，给归档工作造成很大的困难。

4、施工原始验收签证资料填写不规范

原始验收签证资料，也有桩号、高程、工程量等项目与实际施工情况不相符，验收项目有空白栏出现，签字笔迹龙飞凤舞和随意涂改等现象，降低了竣

工资料的使用价值。

二、竣工资料整编和归档工作的对策

1建立完善的资料管理制度

施工单位在资料整编中占据非常重要的地位，从工程施工开始，就应设专

人负责施工过程资料的收集、整编、移交。按照国家和行业主管部门的有关规范、标准，制定相应的管理制度。从文件资料的形成、日常管理到收集整编、

移交保管，形成一套完整的制度。在施工过程中，还应根据情况的变化对管理

制度进行补充和调整。

（1）分工明确、责任到人。根据现场施工需要，项目部一般将技术部门分为总工室、工程部、质检部、安检部、合同计划部、实验室、测量队。总工室

负责全面技术指导，编制施工组织计划，拟订施工方案，编制设计变更等；工

程部主要负责现场施工管理，施工技术指导及协调其他技术部门的工作；质检

部负责施工质量检查，质检资料填报，往来资料归档管理及竣工资料编制协调；安检部负责施工安全检查；合同计划部负责施工计划组织，拟订施工合同或协议，填报合格计量报表；实验室负责试验、检测报告，指导施工；测量队负责

施工放样，指导施工。根据以上分工，各部门认真编排工作计划，组织人员，

具体分工，责任到人。要求技术人员按时按量完成施工任务，及时填报相关报表，通过验收和返回的资料应及时完整交质检部归档管理。质检部设专人负责

资料归档管理，及时将资料进行分类归档。总工室应定时会同其他技术部门对

资料进行检查，以确保资料完整。

（2）各部门间的协作和制约。各部门间加强技术协作的同时，应加强相互间的监督与检查力度，制定相关制度，以求达到最佳效果。如工程部完成某个

施工项目应及时报质检部或安检部进行验收，质检部或安检部要根据施工规范

认真严格检查，及时发现问题，并提出整改措施。质检部或安检部完成质检后，及时填报质检报表，并交工程部核查，以确保资料准确真实反映施工情况，最

后由质检部上报驻地监理组验收。

（3）建立检查、约束机制。从强化经济责任制考核入手，将竣工文件工作纳入基建工程目标管理，并将其纳入工程技术部门的职责范围和总工程师、技

术人员的岗位责任制，作为技术管理工作的重要组成部分，明确责任指标，严

格考核，并将竣工文件编制工作列为先进评比的条件，不断强化技术人员收集

原始资料的意识。引进激励竞争机制，奖励先进；对劣质资料进行严厉的经济

处罚。

2、强化日常资料管理工作日常的资料管理工作好坏，对资料的最后整编和归档有着非常大的影响。做好平时的工作，保证基础资料规范、系统、完整，

整编时可以减少很多工作量。日常资料管理中应注意的事项很多，如记录按要

求填写，文件规格统一、分类存放，施工原始资料及时收集、专人保管，对设

计图纸和设计变更加强管理、做好登记。

3、分阶段对竣工资料进行整理归档

（1）注意施工准备阶段的资料整理。

①熟悉施工图纸，提出疑问并解决。工程开工前的准备是最重要的，首先

熟悉设计施工图、设计说明，从事不同的工作就从不同的角度去看，抓住重点。

②填写和准备工程开工必备的资料。填写工程施工安全开工条件验评表、

工程文明施工开工条件验评表、工程质量保证体系审查表（附七大员责任制）、开工报告、见证取样计划表、施工组织设计、安全施工组织设计，资料准备齐

全后就找相关单位办理签字、盖章、审核的手续。

③分类存放各种资料。为便于日后竣工资料的整理，在平日的资料收集过

程中就按照档案馆的工程竣工档案检查清单顺序分类归档；对于施工中与业主、监理等相关单位的来往资料虽不归档，也应分类整理；对于用于施工中的各种

表格分编号、单位放好，便于使用时拿取。工程资料分为施工技术管理材料、

工程质量保证材料、工程质量检验评定材料和竣工图四部分。

（2）加强施工过程中收集和填报资料的力度。

①收集材料质量证明文件。在施工过程中不断会购进各种材料，就需要收

集每种材料的出厂合格证及有效的检测报告（有CMA标志的），必须是原件。