招商会流程细节安排

招商会流程细节安排

此细节安排表，依照“招商会流程总表”，对于总表各项工作中，需注意方面以及细节

方面加以详细说明，特定此细节。

一、目标确认：

A.主题及会标定义：

成功的招商会议是企业打开区域市场或者全国市场中很关键的环节，一方面企业可以通

过招商会议，向潜在或者意向客户传递产品、营销、代理优惠政策等信息，以吸引客户加盟, 使我们通过这样有效的渠道拓展市场。另外招商会也是树立企业品牌与宣传的很好方式。

策划招商会首先要确定一个好的主题，然后拟定会议时间和地点。招商会是个系统工程，

分会前、会中、会后三个阶段，每个阶段又分为许多步骤，环环相扣、紧密连接。所以需要整体团队具有高度的协作与执行能力，才能使会议达到理想的目的。

关于主题设置宗旨：展示产品特点及公司实力，树立经销商信心，促成潜在客户签单。

二、流程设计：

A.整体流程设计：

参照“招商会流程总表”

B.招商会期间流程设计：

参照具体当日当时“招商会日程安排表”

三、讲师、地址确认：

A.主持人、讲师、嘉宾确认：

主持人工作要求

1、主持人必须提前熟悉会场、会议主题、内容等；

2、会前先宣布会议程序和会议须知，并将注意事项进行公布；

3、拟定每位嘉宾的经历与职务简介，当嘉宾上台前进行介绍；

4、致辞结束后用简单的总结发动来宾为嘉宾鼓掌；

5、事先准备好活跃会议期间的话题、活动；

6、主持人的煽动性和会议的气氛息息相关。

讲师工作要求

待定

嘉宾确认及站点确认

1、为了方便来宾确认，确认方式分几种情况：传真确认，电邮确认，信函确认，电话口头确认。需接站的来宾应提供移动通讯方式，以备急用。

2、无论是推荐还是通过其它信息来的客户，对其前来的意向一定要有个大概的认识，

省代理、市代理、区县级还是兼职拓展者，只有明确后才方便我方进行有效的拓展与分组工作。尤其是信息来源一项一定要询问清楚，避免出现拓展奖励纠纷。

3、来宾出发前再进行一次电话沟通，确定中途方式/到达时间/是否安排接站，并再次强调会场地

址及乘车路线。

4、接站人员凭接站名单确认接站人员并统一制作接站牌，选择结实耐用的材料，牌上

写有明显的识别文字如：“成都市嘉洲新型防水材料有限公司招商会接站处”有些航班或车次经常出现晚点，所以最好安排站内接站人员长时间等候。

B.招商会会场地址确认：

会场地址确定主要考虑一下方面

1、交通便利；

2、在当地比较知名；

3、具备同时开会、住宿、就餐的条件；

具体注意事项如下

1、住宿要求：以双人标间为主，无噪音，会务组安排在楼层首间或便于查找的位置，

根据到会数最好给会务组安排四个房间，便于沟通；与酒店楼层或总台服务人员事选沟通好

会议期间几点定时拔打叫醒提示电话/用餐电话/会前通知；避免分散住宿，所有房间要集中

安排；提前将房间钥匙领取至会务组，来宾到会务组登记后领取房间钥匙。

2、就餐要求：就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，每张餐桌是有餐

桌号，便于分组后确认。就餐按酒店标准适当安排，原则是早餐、中餐自助，晚餐按10人台计算，招商大会后答谢晚宴，菜可适当增加，酒水以啤酒或红酒为主。

3、会场的费用的结算：专人负责和一人签字负责制，一定要和酒店负责人协商好，钥匙各个参会的客人一定要交押金给会务组，便于管理。

四、人员分工：

A.制定“岗位职责一览表”，明确人员分工责任、完成度、各岗位所需物品统计；

人员分组与协调

1、分组的原则：分工和协调次序明白，首先是分工，完成自己份内的工作任务，其次是

配合其他组的需要，千万不可发生自己的活没有干完，却忙这去干不属于自己的工作，结果出现了即没有耕好别人的责任田，也没有种好自己家的自留地。在自己本职工作做完或不忙

的情况下应主动配合别的部门工作。

2、分组的设置：

总指挥：一般有公司老总或者副总担任，主要是会议前期的组织、后期服务和总协调；

副总指挥：这个岗位是最重要的，是执行总指挥，负责左右细节的安排和处理，同时注重会议议程科目和时间安排，市场业务处理；

会务组组长：一般有策划部经理担任或者市场部经理担任，要求心态平和，熟悉各个代

理商的情况。负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理、各个成员的分组、突发事件的处理和协调。用餐协调、与酒店的事务性安排，参会人员的往返接送等；若人员充足可在会务组中再设登记、接站两组；

会场组：会场秩序的调节、摄影、摄像、讲课进程的安排、会场现场的业务处理、会场气氛的营造；

后勤组：票务安排、会议各种费用结算、支付等；

沟通组：这个组责任最重，一般有分管区域经理或者市场部经理担任，成员是熟悉市场

和具有谈判能力的人，负责参会人员的名单整理、分组、就餐安排、合同资料、与会人员的事务协调、意向代理商的沟通促进、配合会务组进行业务安排等。

3、分工固定但所设人员可以穿插调整，做到人人有事做，事事有人做。尽量做到包干到人，科学分配，

避免一件事几次换人等重复用工现象。女口：会场组人员在没有课程时可协

助业务组谈判或会务组工作。

B.工作手册：各岗位工作具体说明、具体流程、注意事项手册。制定工作手册，打印分发至个组负责人。

五、邀请函制作：

A.邀请函制作：需考虑到紧扣会议主题，表现公司形象，最好附加前往会场路线地图;

六、邀约培训：

A.初期起步阶段：针对于公司渠道部人员开展邀约客户相关培训，注意事项等;

B•中后期发展阶段：针对于已发展总代理、代理商开展发展经销商培训；

具体培训内容，根据当时所需求定。

七、物料筹备：

A.会场布置设计：

设计会场布置平面图--主要考虑座次区域划分，设备等大件物品摆放位置；以及舞台布置图；

B.准备物料准备清单：

依据各组工作内容，各组负责人统计各自所需物料情况、统一上报副总指挥汇总。

C.物料设计、制作：

由副总指挥依据各组上报所需物料情况、统一安排设计、制作、发放物料。

八、会前培训：

此项适用于后期建立一定渠道架构后，大量开展经销商招商会议时，对所有业务人员开展的相关培训。

具体可分为：

九、招商会期间:

A.会场布置：制作会场布置平面设计图，划分各区域；音响设备控制表；

B.客户接待：客户往返程接待表，交与业务人员负责此项工作；

C.签单动员：制作现场签单表，利用现场签单表促成现场签单；

D.签单意向：制作签约意向卡，了解及分析未能成功促成客户的需求、及存在问题;

E•协助签单：所有公司人员须帮助同事共同促成客户签单；

F.签单统计：统计招商会签约情况并总结；