不动产档案管理措施

不动产中心档案室管理措施

、关于档案的登记与移交一）不动产登记人员应该认真审核

收集并妥善保管登

记资料，防止登记资料污损、遗失，确保登记资料齐全、完整。

二）不动产登记业务人员应在一个工作日内将材料移

交档案室，移交前，不动产登记人员应整理登记资料，填写统一的移交清单，将不动产登记原始资料和具有保存价值的其他材料收集、整理，并及时、完整地移交至档案室。

三）档案室接收档案时应比对移交清单对移交材料进

行检查验收，对符合要求的，档案室予以接收。

不动产登记业务人员与档案管理人员移交档案应当填

写移交清册一式两份。交接双方应根据档案移交清册进行清点核对，由移交人、接收人签字后各执一份。

二、关于档案的立卷与装订

一）立卷

档案资料立卷宜采用1件1卷的原则，即每办理1件登

记所形成的材料立 1 个卷。

资料的立卷应包括：卷内材料的排列与编号、卷内目录

和备考表的编制、卷皮和资料盒或资料袋的编写工作，并应符合下列规定：

1、卷内材料应按下列顺序排列：（1）目录；（2）结论性

审核材料；（ 3）过程性审核材料； （4）当事人提供的登记申 请材料；（5）图纸；（6）其他；（7）备考表。

2、卷内材料应每 1 页材料编写 1 个页号。单面书写的

材料应在右上角编写页号；双面书写的材料，应在正面右上 角、背面左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位置 的空白处或其背面；卷内目录、备考表可不编页号。编写页

号应使用阿拉伯数字，起始号码从“

1”开始。 3、卷内目录编制应符合下列规定

1）顺序号应按卷内材料的排列顺序， 每份材料应编 1

个顺序号，不得重复、遗漏； （ 2）材料题名应为材料自身的 标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，应根据材料 内容拟写一个标题； （ 3）页次应填写该材料所在的起始页， 最后页应填起止页号； （ 4）备注应填写需注明的内容。

4、备考表的编制应符合下列规定： 备考表应有立卷人和检查人签字负责，并注明日期

1）立卷人应为负责归档材料立卷装订的人员； （ 2）检

应为归档材料立卷装订完毕的日期。

5、卷皮与资料盒或资料袋项目的填写可采用计算机打

印或手工填写。手工填写时应使用黑色墨水或墨汁填写，字 体工整，不得涂改。

号， 查人应为负责检查归档材料立卷装订质量的人员；

3）日期

6、资料编号可采用归档流水号统 制定编号规则。

7、档案整理完成后， 需建立档案台账， 每个档案盒登记

二）装订

资料装订应符合下列规定

料，不得对材料进行剪裁；

页白衬纸应托裱 1 张材料，不得托裱 2 张及以上材料；字迹 扩散的应复制并与原件一起存档，原件在前，复制件在后；

3、幅面大于A4的材料，应按A4大小折叠整齐，并预留

出装订边际；

4、卷内目录题名与卷内材料题名、 卷皮姓名或名称与卷

内材料姓名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或 随意简化字代替；

5、卷内材料应向左下角对齐， 装订孔中心线距材料左边

际应为；

平整； 卷内材料与卷皮装订在一起的， 应整齐美观， 不得压 字、

掉页，不得妨碍翻阅。 三、关于档案的入库与保管

份目录清单，以档案架为单位打印装订， 以备查询。

1、材料上的金属物应全部剔除干净，

操作时不得损坏材

2、破损的或幅面过小的材料应采用

A4 白衬纸托裱， 1

6、

应在材料左侧采用线绳装订； 7、 材料折叠后过厚的， 应在装订线位置加入垫片保持其

8、

一）入库

1、纸质资料整理装订完毕，宜消毒除尘后入库。

2、纸质资料入库后，宜及时上架，以备查验和利用。

二）保管

不动产登记资料保管，应符合下列规定： 1 、资料库房应安装温湿度记录仪、配备空调及去湿、增

湿设备，并应定期进行检修、保养；库房的温度应控制在14 C〜24

C ,相对湿度应控制在45%- 60%

2、资料库房应配备消防器材，并应按要求定期进行检查

和更换；应安全使用电器设备，并应定期检查电器线路；库房内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品；库房内应安装防火及防盗自动报警装置，并应定期检查；

3、资料库房人工照明光源宜选用白炽灯，照度不宜超过

不宜采用自100Lx ；当采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤；然

光源，当有外窗时应采取遮阳措施，资料在任何情况下均应避免阳光直射；

4、资料密集架应与地面保持80mm以上距离，其排列应

便于通风降湿；

5、应检查虫霉、鼠害。当发现虫霉、鼠害时，应及时投

放药剂，灭菌杀虫；

6、应配备吸尘器，加装密封门。有条件的可设置空气过

滤装置。

四、关于档案的使用与管理1、不动产登记档案以电子档案利用

为主，原始档案必须

在指定场所，有专业档案管理人员在场时方可查阅。

2、查阅、抄录和复制不动产登记档案应当经档案管理机

构负责人同意。查询个人不动产档案，需要产权人本人持有效身份证件、或委托人持产权人身份证件及产权人授权的委托书，方可查询；查询单位不动产档案，应由单位法人代表持有效个人身份证件和单位介绍信。查询过程中注意爱护档案，任何单位和个人不得擅自将土地登记资料带离设定的场所。查询人在查询时应当保持土地登记资料的完好，不得对土地登记资料进行圈点、划线、注记、涂改或者拆页，也不得损坏查询设备。查询人可以阅读或者自行抄录土地登记资料。

五、关于档案室的工作制度

一）不动产登记档案整理人员职责

不动产登记档案由数字化整理扫描人员立卷归档，档案

管理机构人员负责指导、监督和检查数字化整理扫描的具体工作。数字化整理工作应细化内部岗位职责标准、作业流程、技术要求、质量控制和人员统筹等方面事项。

1、接收档案工作人员的工作职责按时接收登记业务部门当天已

办结件的档案，并且核对

实物档案与移交清册是否相符。