西安市xxxx学校档案管理办法及分类、保管期限

学校档案管理办法 （试 行）

西安市××××学校 20××年×月 西安市××学校档案管理办法 （试行）

第一章 总则 第一条 为了加强学校管理，提高学校档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《西安市档案管理办法》和《西安市中等学校档案管理办法》以及有关规定，制定本办法。 第二条 本办法所称的档案，是指学校从事教学管理、党政及其他各项活动中形成的对学生、教师、学校和社会有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等文件材料。 第三条 学校档案实行集中统一管理，应确保档案的完整、准确、系统、安全。学校任何部室和个人不得私自保存应归档的材料。

第二章 档案管理机构与职责 第四条 学校档案工作由学校及各级教育行政管理部门领导，业务上接收同级和上级档案行政管理部门的指导和监督。 第五条 学校设综合档案室，集中管理学校形成的档案，并在校长统一领导下工作。学校各部室设立兼职档案员，负责本部室形成文件的收集、整理和归档工作。 第六条 学校综合档案室的职责 （一）贯彻执行国家和省、市有关档案中作的法律、法规和规定。 （二）制定学校档案工作的各项规章制度，并贯彻执行。 （三）指导学校各部室做好文件材料的收集、整理、立卷和建档工作。 （四）统一管理学校各种门类和载体的档案，开发档案信息资源，为学校各项工作服务。 （五）做好学校档案的鉴定、销毁和统计工作。 （六）确保学校档案的完整与安全，开展档案利用工作。

第三章 学校档案管理人员 第七条 学校综合档案室设一名档案管理人员，档案管理人员应热爱档案工作，遵纪守法，按岗敬业，忠于职守，具备相应的科学文化知识及现代化管理技能和档案专业技术水平。 第八条 学校档案管理人员变动时，必须对管理的档案进行交接。交接双方应当对保管的档案进行清点、登记、并办理交接手续。

第四章 学校档案的收集与保管 第九条 学校及各部室工作人员在职能活动中形成的应归档的文件材料，由各部室收集齐全，进行整理，定期交学校综合档案室集中管理，部分未完结事项的档案可适当延长归档时间，最长不能超过三年。应归档的档案任何人不得据为己有，不得丢失，不得自行销毁或拒绝归档。 第十条 学校文件材料的归档范围参见《西安市灞桥热电学校文件材料归档范围和保管期限表》。 第十一条 学校各类档案的保管期限划分为永久、长期(30年)和短期（10年）三种，具体保管期限参见《西安市灞桥热电学校文件材料归档范围和保管期限表》。人事、基建、会计及其他专门文件材料的保管期限，按照国家有关规定执行。 第十二条 各类档案材料的归档时间：（1）文书档案、教学档案、教师业务档案、学生档案按学年度进行整理，在次年九月底以前向学校综合档案室移交；（2）会计档案按会计年度进行整理；（3）教科研档案、基建档案、设备档案、声像档案和实物档案在完成后三个月内整理归档。

第五章 学校档案的管理 第十三条 学校综合档案室应对接收的档案进行分类、排列和编目，并定期对档案进行鉴定。对失去保存价值的档案应列出销毁清册，按照国家有关规定予以销毁。 第十四条 学校综合档案室应做好档案防火、防盗、防尘、防潮、防磁、防有害生物、防污染等安全防护措施。 第六章 档案的利用 第十五条 学校综合档案室保存的档案，主要供本校利用，其他单位或个人需持有合法证明材料和证件，经学校主管领导批准后方可查阅。 第十六条 任何组织和个人在查阅档案时，不得在档案上涂改、损毁，不得伪造，未经批准不得抄录、复制和公布档案。 第十七条 学校可根据实际情况，利用档案建立学校校展室（荣誉室）等。

第七章 附则 第十八条 本办法由西安市灞桥热电学校负责解释。 第十九条 本办法自二0一0年九月起执行。 西安市××××学校档案门类划分表 序号 类别 内 容 形成部室

1 文书档案 是学校、党、政、工和各部室及个人在学校各项活动中形成的，对学校、学生、教师和社会有保存价值的文字、图表、簿册等各种形式的历史记录。

学校各个部

室

2 教学档案 是学校师生在教学活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、簿册等教学文件材料 校长室、教导处、大队部、实验室、体卫室

3 教师业务档案 是教师个人在校内外从事教学、教学研究、教学改革等活动中产生的，能够反映教师本人教学业务水平、教学工作能力和教学劳动成果的文件材料 教导处

4 学生档案 是详细反映学生在校学习期间德、智、体、美劳等情况的真实记录 教导处、大队部、体卫室

5 科技档案 是学校教职工进行科研、基建、设备仪器管理等活动中形成的具有保存价值的文件材料、图表、照片等科技文件材料

教导处、总

务处

6 财会档案 是学校在经济业务中产生的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计专业材料 财务室 7 人事档案 是学校在劳动人事工作中形成的，记述和反映教职工经历与德、才、学、识等表现情况的，以个人为单位集中保存进来的文件材料的集合体

对应人事工

作部室

8 声像档案 是通过照片、录音带、录像带等形式记录学校管理、教学教研、开展各项活动的资料 学校各个部室

9 实物档案 是学校在各项活动形成中的，不能取代的以不同形式反映信息情况的一个个具体物品 学校各个部室

10 电子档案 通过光盘、硬盘等形成保存的关于学校管理、教学教研及开展各项活动的数字文件资料 学校各个部室

西安市灞桥热电学校文件材料归档范围和保管期限表 （草稿） 一、文书档案归档范围和保管期限表

类别 序号 归档范围 期限 形成 部门

党支部

1 本校支部会议记录、纪要、重要的汇报材料、安排、总结等。 永久 2 本校党员花名册、党员及党组织情况统计报表。 永久

3 本校关于党组织建设等工作的请示与上级的批复。 重要的 一般的 永久 长期 4 本校被评为区县级以上先进集体或个人的各种材料。 永久 5 党员的处分材料。 性质严重的 性质一般的 永久 长期 6 本校党支部关于党员思想政治教育工作的文件材料。 重要的 一般的 永久 长期 7 党员组织关系转入、转出介绍信及存根。 永久 8 党费收据存根、外调介绍信存根。 短期 9 本校党支部换届选举文件材料 永久 10 本校党支部干部任免文件材料 永久 11 本校发展新党员、批准入党、预备党员转正材料 永久

工会 1 本校工会工作报告、总结、换届选举结果。 永久

2 教代会文件材料。 （1）通知、工作报告、总结、决议、领导讲话、选举结果批复。 （2）代表讲话、小组记录、贺信。 永久 短期 3 工会会员名册及各种统计表。 永久 4 上级本校工会下发的文件材料。 重要的 一般的 永久 短期 5 工会开展文娱活动及福利待遇等文件材料。 短期 办公1 本校校务会、全体教职工会议记录。 永久 室 2 本校工作计划、总结、汇报材料。 永久 3 本校教职工花名册、岗位设置、年度报表。 永久

4 本校成立、合并、撤销、更改名称、启用印章、校址变迁、人员编制、内部机构设置等文件材料。 永久 5 本校领导干部任免职务的报告、批复。 永久

办公室

1 上级机关制发的属于本校主管业务的文件材料 重要的 一般的 永久 长期 2 本校制订的规章制度、公约、岗位职责。 永久 3 本校的历史沿革、大事记、反映校主要活动剪报。 永久 4 创建等级校、示范校的批复、通知、申报材料等。 永久

5 本校的重大活动（校庆、教师节）形成的文字材料 （1）请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话 （2）交流材料、代表发言材料、贺信、来宾签名等。 永久 短期

6 职称评定工作会议记录、专业技术职务申请报表及申请附件材料、上级主管部门的批复 永久 7 评选先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 区县（含）以上表彰、奖励的 区县以下表彰、奖励的 永久 长期 8 教职工转正、定级、调资等材料 9 教职工聘用、聘任、调动的介绍信及存根、工资关系、更改工作时间、离退休职务、抚恤、死亡等文件材料 永久 10 职工日常工作量化考核汇总表 短期 11 职工出勤、学习考勤统计 短期

总务处

1 校总务工作计划、总结、报表 长期 2 上级机关下达的经费、基建计划的批复 长期 3 校总务有关计划、总结 短期

4 固定资产管理（登记、统计、核查清算、交接）等文件材料 重要的 一般的 永久 短期 5 校财产、住房、与外签订合同 永久 6 上级机关制发的属于本校主管业务的文件材料 重要的 一般的 永久 长期

二、教学档案归档范围和保管期限表 类别 序号 归档范围 期限 形成 部门

教学管理类 1 上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件材料。 重要的 一般的 永久 长 期 2 本校制度教学计划、课程设置材料

3 本校关于招生、毕业等方面的计划、规定、办法文件材料 重要的 一般的 永久 长期

4 本校关于综合性教学文件材料 重要 短期 永久 短期 5 学校关于招生计划、简章、新生名册、总结报告 长期 6 学校颁发的教学计划、方案、大纲 永久 7 学校自制自编、主编教材正本及教材使用目录 长期 8 学校制发的课程安排表、进度表、典型讲义、教案、各种考试题 长期 9 师资培训的计划、考核、进修等文件材料 长