档案实体分类编号规范
附录A 档案管理实施细则(文书档案、科技档案、照片档案、实物档案编码规则编码))
附录A（支持性附录）档案实施细则及编码规范为规范公司档案分类及其编码规则的标准，加强公司档案分类体系的统筹管理，实现公司档案信息的分类规范和共享利用，更好地服务公司各项主营业务，特编制本程序。
1、术语、定义1.1档号：档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）号等。
1.2类目：类目规定了一类档案的性质和内容范围，以便区别于其它的档案。
类目是档案分类表的构成单元，一个类目一般包括一个档案主题，但有时也包括一个以上的档案主题形成一个类组。
1.3分类号：类目的简明编码、标记符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。
1.4项目号：是产品、工程、课题、设备等的代字或代号。
1.5案卷目录号：是全宗内每一本案卷目录的代码。
1.6案卷号：是档案室内案卷排列的顺序号。
2、实施细则2.1管理类档案编码结构管理类档案的档号采用组合码结构，分为四组，依次为年度、案卷目录、分类号、案卷号。
代码为阿拉伯数字（以下简称数字）和拉丁字母（以下简称字母）混合型，档号结构见图A.1。
XXXX–YXX–X.X[X]–XXX①②③④2.1.1年度代码：年度代码根据各部门归档的档案时间，如2015年档案资料，年度代码标记为2015。
2.1.2案卷目录号及案卷顺序号：案卷目录号由1位字母和2位数字组成。
按照不同的保管期限分别编制案卷目录号，取保管期限首字母+2位顺序号（01—99）。
案卷目录内案卷数将达到和超过1000时，应另立新的案卷目录。
案卷顺序号由3位数字组成（001-999），按照不同的保管期限分别编制案卷号。
详见下列清单：2.1.3分类号：分类号由2-3位数字组成，最多不能超过3位；具体参照附录的《管理类档案归档范围及保管期限表》保管期限表。
2.1.4档案编码的完整示例示例1：2015-Y01-1.3-0022015年永久卷01目录中综合服务部行政管理档案第2卷；2015--2015年产生的档案资料；Y01--永久卷的01案卷目录；1.3--综合服务部行政管理文件材料；002--第002卷档案。
档案实体分类编号方法
精心整理档案实体分类编号方案一、编制目的为了进一步完善档案实体分类、编目、排架、检索的标准化、规范化和现代化，加强档案和档案工作的科学管理，更好地为学院的各项工作服务，根据《高等学校档(一)(二)三、体系结构和档号的编制(一)体系结构1、一级类目是高等学校档案实体分类的最高层次，根据高校档案的产生领域范畴及内容和性质，我院档案确定为十二个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ党群：主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ行政：主要包括行政职能部门(教务、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、外事、财务、出版等部门除外)工作中形成的文件材料。
JX教学：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY科研：主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
CP产品：主要包括产品生产与科技开发过程中形成的文件材料JJ基本建设：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SBCBWSCKSX反映学院SW具有保存一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即“Xingzheng”(行政)的简称。
2、二级类目的设置和标识，二级类目是对一级类目的细分，细分的标准在依照《高等学院档案实体分类法》的基础上，根据该类档案的形成规律和特点，结合档案的内容在一级类目下细分出若干二级类目。
二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目按照细分设置的项目顺序，分别标识为“12、13、14、15…．．99”，但如10、20等带“0”的数字不用。
3、三级类目的设置和标识，在二级类目确定的原则和范围内，再细分出三级类目，其标识方法与符号与二级类目相同，三级类目与二级类目同项标准，但应标注在二级类目后面。
4(二)123分类号、保管期限件号（案卷号）之间用连接符号“一”连结。
例如：2005年内容为学籍管理的第25号卷的档案可标为：2005—JXl4—025（三）档案的实体排架原则上按一级类目——年代纵向排架，为维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。
档案实体分类大纲和分类编号办法
档案实体分类大纲和分类编号办法一、编制目的为适应我校档案工作日益发展的需要，实现学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强学校档案工作的科学管理，充分发挥档案的住处资源作用，为教学、科研、医疗、党政管理工作和社会主义建设事业服务。
根据国家教委编制的《高等学校档案实体分类法》的标准，结合我校的工作实际，特编制本法。
二、编制的原则本法的编制，以辨证唯物主义为指导，突出教学、科研档案在学校档案中的核心地位，党政管理档案统率全局的作用，充分反映学校职能活动的特点和规律。
以学校全部档案为对象，以各部门从事社会活动的职能分工为基础，根据档案的内容、特点和形式的规律，按照我校档案形成的领域范畴，把产生于同一活动领域有相同内容，在保持其不可分割的自然联系的情况下，把同一门类的管理性和业务性文件材料作为有机整体，归入相同的类别。
类目设置必须有相对稳定性。
不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时间内不随意改变。
类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。
严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。
做到各类之间，各类相同级位之间划分标准一致。
类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
三、实体分类大纲（一）一级类目的划分与标识一级类目是高校档案实体分类的最高层位。
根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ 党群类主要包括党组织、团组织、工会、民主党派及统战工作形成的文件材料。
上级机关与本校党务管理的文件材料。
XZ 行政类主要包括校办、人事、审计监察、武装、保卫、总务、医务、图书情报行政部门的工作总结及上级机关与本校行政管理的文件材料。
JX 教学类主要包括研究生、本科生、专科生、成人教育及继续教育的教学管理、教学实践及教学研究中形成的文件材料。
KY 科研类主要包括科研管理和科研实践活动中形成的文件材料，按其自然形成的规律分为科研准备阶段，研究实践阶段，课题鉴定阶段，成果申报和奖励及推广应用阶段的科技文件。
(精品范本)档案分类编号方案
档案分类编号方案为了加强我所综合档案管理的需要，统一档案实体分类，实现档案整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，提高综合档案管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为我所各项工作服务，更好地为本地两个文明建设服务，根据《广东省机关档案分类办法》，参考学习市、镇档案馆的经验，结合我所实际情况，制定本分类编号方案。
一、分类原则1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。
2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。
3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。
二、类别设置本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属类用阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属类设置如下：（1）文书类档案（代字：A）；A1 永久A2 30年A3 10年（2）城市勘测类档案（代字：B）；B1 工程地质 B2 水文地质B3 控制测量B4 地形测量B5 摄影测量B6 地图（3）城市规划类档案（代字：C）；C1 国土规划 C2 总体规划 C3 分区规划 C4 详细规划 C5 规划基础资料（4）城建管理类档案（代字：D）；D1 土地管理 D2 用地规划管理 D2.1 建设用地规划管理D2.2 违法用地管理 D2.3 选址意见书管理 D3 建筑工程管理 D3.1 建筑工程规划管理D3.1.1 公共建筑类工程规划管理 D3.1.2 联建楼建筑类工程规划管理 D3.2 规划设计审批管理 D3.3 违法建设管理 D3.4 市政基础设施工程管理（5）会计档案（代字：E）；E1 会计报告E2 会计账本E3 会计凭证E4 其他（6）照片类档案（代字：F）;F1 永久F2 长期F3 短期（7）实物类档案（代字：H）；Ｈ１锦旗类Ｈ２奖牌类Ｈ３奖杯类Ｈ４其他类（8）声像类档案（代字：R）；R1 照片（底片） R2 录像带 R3 录音带R4 光盘与磁盘三、编号方法1、文书类档案的编号●旧方法: 2007年以前，采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。
档案实体分类编号办法
档案实体分类编号办法1. 引言档案是组织中重要的信息资源，对于管理档案，分类编号是其中一项重要的工作。
本文将介绍档案实体分类编号的相关办法。
2. 定义档案实体是指具有固定格式和构成，以及独特性的档案载体。
分类编号是为了使档案实体能够有序、清晰地组织和管理而进行的标识和编码工作。
3. 档案实体分类编号原则•唯一性原则：每个档案实体都应该有一个唯一的分类编号，以便于查找和识别。
•层次性原则：分类编号应该按照一定的层次结构进行，便于组织和管理。
•信息丰富性原则：分类编号应当反映档案实体的基本信息，便于了解档案内容。
•一致性原则：分类编号的编写应当符合统一的规范和标准，以确保档案管理的一致性。
4. 档案实体分类编号的组成要素•机构代码：标识档案所属的机构或部门。
•类别代码：标识档案所属的类别或类型。
•年度代码：标识档案产生或归档的年度。
•顺序号：标识同一类档案实体中的顺序位置。
5. 档案实体分类编号的编写规范•机构代码：采用规定的代码或缩写，标识具体的机构或部门。
•类别代码：根据档案内容和属性进行分类，编写相应的类别代码。
•年度代码：采用统一的年度表示格式，如“YYYY”。
•顺序号：按照档案实体的顺序进行编号，保证顺序唯一。
6. 档案实体分类编号的应用档案实体分类编号主要用于档案的整理、检索和归档工作。
通过分类编号，可以方便地查找和识别档案实体，提高档案管理效率。
7. 档案实体分类编号的管理分类编号的管理包括编写、审核、变更和维护等环节。
需要建立健全的档案管理制度，规范分类编号的管理流程和责任分工。
8. 结语档案实体分类编号办法是档案管理工作中重要的规范和标准之一，对于提高档案管理效率和质量具有重要意义。
希望本文介绍的档案实体分类编号办法能够对档案管理工作有所帮助。
以上是关于档案实体分类编号办法的介绍，希望对您有所帮助。
档案实体分类编号规范
档案实体分类编号规范档案实体分类编号方法1 总那么1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的«工业企业档案分类试行规那么»和«邮电工业档案实体分类编号方法»,提高档案治理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、治理工作服务、特制定本方法。
1.2档案分类原那么, 是以公司全部档案为对象, 依照治理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,•便于科学治理和开发利用。
2 档案类别的设置2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政治理类、经营治理类、生产技术治理类、产品类、科学技术研究类、差不多建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
2.2 依照职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置假设干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。
2.3 录音、录像、照片、运算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特点同纸质载体档案对应分类编号。
2.4 各部门依照分类方法组织整理案卷, 以利于分类标识和治理。
3 分类标识方法3.1企业档案实体分类的标识符号采纳英文字母顺序标识一级类目( 大类 )；采纳阿拉伯数字〝双位制〞标识二级类目( 属类 )。
3.2 档案实体排架和编号要反映十个差不多大类, 从实际动身, 做到科学合理, 经济有用, 保证利用档案的系统性、有效性。
3.2.1党群工作类〔A〕、行政治理类〔B〕、经营治理类〔C〕、生产技术治理类〔D〕的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特点(•但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到〝999〞时, 重新从〝1〞另行编号, 并用案卷名目号加以区别。
档案编号( 档号 )由全宗号、名目号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。
档案分类及编号规定
档案分类及编号规定第一章总则第一条为规范公司各类档案分类、编号、标识，便于检索利用，制订本规定。
第二条依据与适用范围1.依据参照国家档案局《工业企业档案分类试行规则》，结合***实际特制定本方案。
2.范围（1）本方案规定了***各类型档案的分类及编号方法。
（2）本方案适用于*****档案实体的分类、编号、排架。
第二章类目设置及标识第三条一级类目：档案共设六个一级类目（具体档案分类表见附件1）：即：WS——文书档案类；KJ——科学技术类；CW——财务档案类；RS——人事档案类；TZ——特殊载体档案类ZL——资料第四条二级类目：1.文书档案设置党群工作类、行政管理类、经营管理类、教育管理类二级类目，标识如下：党群工作类——DQ行政管理类——XZ经营管理类——JG教育管理类——JY2.科学技术类档案设置科学研究类、建设项目类、设备仪器类二级类目，标识如下：科学研究类——KY建设项目类——JS设备仪器类——SY3.财务档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证、会计账簿、会计报表及其他四个二级类目，标识分别是：01、02、03、04。
4.人事档案类按照《人事档案管理规定》（新联投字【2012】38号）包含入职手续档案材料及入职后档案材料。
5.特殊载体档案类按照其载体设置声像档案、电子档案及实物档案三个二级类目，标识分别为：01、02、03。
6.资料包含报刊、书籍、宣传资料等。
第三章档号编制第五条档号编制坚持系统、规范、简单、便于检索的原则。
第六条党群工作类、行政管理类、经营管理类、教育管理类为文书档案，档号设置：——————保管期限——。
第七条科学技术类档案，档号设置：1.科学研究类：KY————案卷号2.建设项目类：JS————案卷号如石家庄安联·青年城项目，其案卷档案号为：JS——0402QNC——N。
3.设备仪器类：SY————案卷号第八条会计档案，档号设置：KJ————年度——全宗号——案卷号第九条人事档案类，档号设置：RS——全宗——年度——案卷号第十条特殊载体档案，档号设置方案为：1.声像档案：TZ——01————年度——全宗——案卷号2.电子档案TZ——02————年度——全宗——件号3.实物档案TZ——03————年度——全宗——件号第四章附则第十一条本规定由档案馆负责解释。
档案分类编号方案
档案分类编号方案XXXXX综合档案室编2013年6月1XXXXXXX档案分类编号方案为了加强我所综合档案管理的需要～统一档案实体分类～实现档案整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化～提高综合档案管理水平～充分发挥档案的作用～更好地为我所各项工作服务～更好地为本地两个文明建设服务～根据《广东省机关档案分类办法》～参考学习市、镇档案馆的经验～结合我所实际情况～制定本分类编号方案。
一、分类原则1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象～依据职能～结合档案内容和载体形态特点～便于科学管理和开发利用。
2、分类后的档案～分别用英文字母按顺序编大类代字。
3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。
二、类别设臵本单位档案设大类和属类～大类用大写英文字母作代字～属类用阿拉伯数字作代号～本单位全部档案分为八大类～大类和属类设臵如下:2,1,文书类档案,代字:A,,A1 永久A2 30年A3 10年,2,城市勘测类档案,代字:B,, B1 工程地质B2 水文地质B3 控制测量B4 地形测量B5 摄影测量B6 地图,3,城市规划类档案,代字:C,, C1 国土规划C2 总体规划C3 分区规划C4 详细规划C5 规划基础资料,4,城建管理类档案,代字:D,, D1 土地管理D2 用地规划管理D2.1 建设用地规划管理3D2.2 违法用地管理D2.3 选址意见书管理D3 建筑工程管理D3.1 建筑工程规划管理D3.1.1 公共建筑类工程规划管理D3.1.2 联建楼建筑类工程规划管理D3.2 规划设计审批管理D3.3 违法建设管理D3.4 市政基础设施工程管理 ,5,会计档案,代字:E,, E1 会计报告E2 会计账本E3 会计凭证E4 其他,6,照片类档案,代字:F,;F1 永久F2 长期F3 短期,7,实物类档案,代字:H,,,, 锦旗类,, 奖牌类,？奖杯类,, 其他类4,8,声像类档案,代字:R,,R1 照片,底片,R2 录像带R3 录音带R4 光盘与磁盘三、编号方法1、文书类档案的编号, 旧方法: 2007年以前～采用立卷归档方法～其编号结构模式为: 大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。
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附件三
档案实体分类编号办法
1 总则
1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。
1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,•便于科学管理和开发利用。
2 档案类别的设置
2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。
2.3 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。
2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。
3 分类标识方法
3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大
类 )；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。
3.2 档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。
3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(•但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷目录号加以区别。
档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。
档案编号( 档号 )标识举例示意:
A1. A12. 010
┃┃┃┃
┃┃┃┃
┃┃┃┗━━━━案卷顺序号
┃┃┃
┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 )
┃┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号)
┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录）
3.2.2 产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架
a) 根据公司产品特点, 产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号（适用于手机产品）, 同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。
对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别，流水编号办法同前。
b)设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架, 各按技术性文件和管理性文件分别流水编号, 不同属类用分类号区别, 流水号编制办法同前类。
c)产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。
举例示意:
E1. E21. C2000. 001
┃┃┃┃┃
┃┃┃┃┗━━━━━案卷顺序号
┃┃┃┗━━━━━━━产品型号( 项目代号 )
┃┃┗━━━━━━━━━━━分类号二级类目( 属类 )
┃┗━━━━━━━━━━━━分类号一级类目( 大类 )
┗━━━━━━━━━━━━━━目录号（产品档案第一本目录）
3.2.3 科学技术研究类按大类分科研课题排列, 案卷顺序号按大类流水编号, 流水编号办法同前四大类编制办法。
档号( 档案编号 )由目录号, 分类号, 课题代号, 案卷顺序号构成。
3.2.4 会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号, 流水编制到“999”时, 重新从“1”另行编号,用目录号加以区别。
档号( 档案编号 )由目录号、分类号、案卷顺序号构成。
3.2.5 干部职工档案类, 按《干部档案工作条例》的有关规定，分干部、工人顺序编号。
3.2.6 特殊载体档案，按载体类别分别编号。
即：按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号，用特殊载体（TZ）•类别[照片（Z）、录音带（Y）、录像带（X）、软盘（R）光盘（G）、实物（SW）]•顺序号标识。
示例：TZ•R•001； TZ•Z•001……。
4 附则
本办法由总裁办负责实施并解释。
附表：档案实体分类编号表
档案实体分类编号表
档案实体分类编号表
案实体分类编号表
档案实体分类编号表
档案实体分类编号表
档案实体分类编号表
档案实体分类编号表。