工程档案分类编号要求规范

实用文档 文案大全 工程档案分类编号规范 为适应公司档案工作发展的需要，实现公司档案分类、排架、检索的标准化和规范化，进一步加强和促进公司档案的科学管理，结合公司实际情况对档案的分类编号作出以下规定。 一、档案编号的原则 档案编号的原则以项目各个单体为编号单位，由总到分，按照不同的文件类别，分类编号。 二、档案编号的方法 档案编号的一般方法：文件的编号由分公司名称、项目单体名称、文件名称、分部工程代码、序号五个部分组成，采用统一的编号格式，具体格式与各类目的对应的关系和说明如下： XX — XX — XX — XX — XX

一级类目 — 二级类目 — 三级类目 — 四级类目 — 顺序代号 分公司名称—项目单体名称— 文件名称 — 分部工程 — 顺序代号 1、一级类目 一级类目对应各分公司名称，分公司名称编号采用字母与数字代码（2位）相结合的方式进行编制，字母为该城市名称的拼音首字母缩写形式，数字代码则表示为该城市的第几个项目。 2、二级类目 二级类目为项目单体名称，项目单体名称的编号同样采用单体名称拼音首字母缩写形式来编写。

3、三级类目 三级类目为文件名称，归档文件主要分为A、B、C、D四类文件以及综合类文件。 A类文件为建设单位文件资料，包括：立项文件（A1）、建设规划用地文件（A2）、勘察设计文件（A3）、招投标、合同文件（A4）、工程开工文件（A5）、商务文件（A6）、工程竣工验收及备案文件（A7）、其他文件（A8）。 B类文件为监理单位文件资料，包括：监理管理资料（B1）、监理质量控制资料（B2）、监理进度控制资料（B3）、监理造价控制资料（B4）。 C类文件为施工单位文件资料，包括：施工管理资料（C1）、施工技术资料（C2）、施工物资资料（C3）、施工测量记录（C4）、施工记录（C5）、隐检验收记录（C6）、施工检测资料（C7）、施工质量验收记录（C8）、单位(子单位)工程施工质量竣工验收资料（C9）。 D类文件为建筑安装工程竣工图，包括：综合竣工图（D1）、室外专业竣工图（D2）、专业竣工图（D3）。 综合类文件主要为不包含在ABCD四类文件中的一些特殊文件资料，作为一个应急的文件类别，当各部门存在某些特殊文件无法在资料清单中找到对应的编号时，则可统一归档在综合类文件中。 各类文件的具体分类细目及编号详见附表1《资料清单及编号表》。 4、四级类目 四级类目为分部工程名称，分部工程名称的编号采用统一数字代码编制，详见附表2《分实用文档 文案大全 部工程代码表》。 5、顺序代号 对于某一类资料，会根据时间节点形成多份不同的资料，多出现在施工资料、监理资料中，对此类资料，应以资料形成的先后时间顺序进项区分编写。顺序代码采用三位数编写。例如：001，002.

三、说明 1、该编号方法作为工程档案分类编号的一般方法，具有普遍适用性，但是，对于不包含以上所有类目的文件进行编号时应灵活运用。例如：产证文件并不涉及分部工程或某一单体，则编号中只需包含一级类目、二级类目和三级类目，其它类目省略。设计文件中不涉及分部工程的，对于此类目的编写也同样省略。其它类文件的编号以此类推。 2、此编号方法为通用方法，但并非完善，并不能实现设计、采购、成控等部门的一些详细文件的完整编号。要求各部门在应用此方法编号的基础上，对各自部门的详细文件自行编号，并形成下一级类目。

四、根据以上文件编号规范，举例说明;

附表1 资料清单及编号表

类别 归档文件资料名称 资料编号 提供单位

保存单位和保管期限

建设单位 施工单位 设计单位 监理单位 城建档案馆 建设单位文件资料(A类文件资料)

A1 立项 文件

发改部门批准的立项文件 A1-1 建设单位 永久 √ 项目建议书 A1-2 建设单位 永久 √ 立项会议纪要 A1-3 组织单位 永久 √ 项目建议书的批复文件 A1-4 主管部门 永久 √ 可行性研究报告及附件 A1-5 咨询单位 永久 √ 项目评估研究资料 A1-6 建设单位 永久 短期 √ 可行性研究报告的批复文件 A1-7 发改部门 永久 √ 初步设计审批文件 A1-8 发改部门 长期 长期 √ 专家对项目的有关建议文件 A1-9 建设单位 永久 长期 √ 年度计划审批文件或年度计划备案材料 A1-10 建设单位 永久 短期 √

A2 建设 规划 用地 文件

建设项目选址意见书 A2-1 建设单位 永久 √ 规划线测图(航测图) A2-2 规划部门 永久 永久 √ 建设项目用地定位通知书 A2-3 规划部门 永久 永久 √ 建设用地规划许可证及附图 A2-4 规划部门 永久 √ 建设用地预审 A2-5 国土部门 永久 征(占)用地的批准文件和使用国有土地的批准意见 A2-6 地方政府 永久 √

建设用地批准书 A2-7 国土部门 永久 √ 土地使用证 A2-8 国土部门 永久 √ 拆迁安置方案及有关协议 A2-9 有关部门 长期 √ 实用文档 文案大全 A3 勘察 设计 文件

工程地质(水文)勘察报告 A3-1 勘察单位 永久 长期 永久 长期 √ 验线合格文件 A3-2 规划部门 永久 长期 长期 √ 设计方案(报批图) A3-3 规划部门 永久 长期 √ 审定设计方案(报批图)的审查意见 A3-4 有关部门 长期 长期 √

初步设计图及说明 A3-5 设计单位 长期 长期 施工图设计及说明 A3-6 设计单位 长期 长期 短期 设计计算书 A3-7 设计单位 长期 长期 消防设计审核意见 A3-8 消防部门 永久 √ 施工图审查合格证书 A3-9 审查机构 永久 长期 短期 √

A4 招投 标、 合同 文件

勘察招标文件及中标通知书 A4-1 建设、勘察单位 长期 长期 设计招投标文件及中标通知书 A4-2 建设、设计单位 长期 长期 监理招投标文件及中标通知书 A4-3 建设、监理单位 长期 长期 施工招投标及中标通知书 A4-4 建设、施工单位 长期 长期 短期 设备、材料招投标文件 A4-5 建设单位、供应商 勘察合同 A4-6 建设、勘察单位 长期 长期 √ 设计合同 A4-7 建设、设计单位 长期 长期 √ 监理合同 A4-8 建设、监理单位 长期 长期 √ 施工合同 A4-9 建设、施工单位 长期 长期 短期 √ 材料、设备采购合同 A4-10 建设单位、供应商 长期 A5 工程 开工 文件 建设工程竣工档案责任书 A5-1 城建档案馆 长期 √ 年度施工任务批准文件 A5-2 建设、施工单位 长期 长期 工程质量监督手续 A5-3 质监部门 长期 短期 短期 √ 建设工程规划许可证、附件及附图 A3-4 规划部门 永久 短期 长期 短期 √

建设工程施工许可证 A5-5 建管部门 永久 短期 √ A6 商务 文件 工程设计概算 A6-1 建设单位 短期 长期 施工图预算 A6-2 建设单位 短期 短期 短期

工程结、决算 A6-3 合同双方 短期 长期 长期 A7 工程 竣工 验收 及备 案文件 建设工程竣工档案预验收意见 A7-1 城建档案馆 永久 √ 规划、消防、环保等部门出具的认可文件 或准许使用文件 A7-2 主管部门 永久 长期 长期 长期 √

房屋建筑工程质量保修书 A7-3 建设、施工单位 永久 长期 单位工程竣工验收备案表 A7-4 建设单位 永久 长期 长期 长期 √

单位工程竣工验收报告 A7-5 建设单位 永久 长期 长期 长期 √ 实用文档 文案大全 A8 其他 文件

建设工程概况表 A8-1 建设单位 永久 √ 工程竣工总结 A8-2 建设单位 永久 √ 工程开工前、施工过程中、竣工时的录像及照片 A8-3 建设单位 永久 长期 长期 √

住宅使用说明书 A8-4 施工单位 长期 监理单位文件资料(B类文件资料)

B1 监理 管理 资料

监理规划 B1-01 监理单位 长期 短期 √ 监理实施细则 B1-02 监理单位 长期 短期 短期 监理月报 B1-03 监理单位 长期 长期 监理会议纪要 B1-04 监理单位 长期 短期 长期 监理工作日志 B1-05 监理单位 短期 监理工作总结(专题、阶段和竣工) B1-06 监理单位 长期 长期

工程技术文件报审表 B1-07 施工单位 长期 长期 长期 分包单位资格报审表 B1-08 施工单位 长期 长期 短期 监理通知 B1-09 监理单位 长期 长期 长期 监理通知回复单 B1-10 施工单位 长期 长期 长期 工作联系单 B1-11 提出单位 长期 长期 长期 工程变更单 B1-12 提出单位 长期 长期 长期 竣工移交证书 B1-13 监理单位 长期 长期 长期

B2 监理 质量 控制 资料

施工测量放线报验表 B2-01 施工单位 长期 长期 长期 工程物资进场报验表 B2-02 施工单位 长期 长期 短期 分部(子分部)工程施工质量验收报验表 B2-03 施工单位 长期 长期 长期

监理抽检记录 B2-04 监理单位 短期 长期 不合格项处置记录 B2-05 监理单位 长期 长期 长期 旁站监理记录 B2-06 监理单位 长期 短期 长期 单位(子单位)工程施工质量竣工预验收报验表 B2-07 施工单位 永久 长期 长期

见证取样和送检见证人备案书 B2-08 监理单位 长期 长期 长期 工程质量评估报告 B2-09 监理单位 长期 长期 长期 √ 质量事故处理资料 B2-10 监理单位 长期 长期 长期 √ B3 监理 进度 控制 资料 工程开/复工报审表 B3-01 施工单位 长期 短期 长期 施工进度计划报审表 B3-02 施工单位 长期 短期 长期 ()月工、料、机动态表 B3-03 施工单位 短期 短期 工程延期报审表 B3-04 施工单位 长期 短期 短期

工程暂停令 B3-05 监理单位 长期 短期 长期 B4 监——工程进度(结算)款报审表 B4-01 施工单位 长期 短期 长期

工程变更费用报审表 B4-02 施工单位 长期 短期 长期