展会筹备流程

展会筹备工作内容及响应流程

筹备阶段

行业考察、市场分析、展会定位、举办地考察、同类型展会考察、行业产业分布考察、行业供应链关系考察、主办方沟通、协办方沟通、媒体资源沟通及建立、展会成本核算、起草项目策划书、可行性方案论证、组建相应的招商及运营团队、建立工资体系及奖励机制、申报展会批准、签订场馆租赁协议

招商阶段

招商团队

了解行业特点、积累行业产业分布及企业信息、与目标客户沟通、签订展位租赁协议、根据招商进度落实各项前期论坛及推广活动、催收款项、提示参展流程、做好展出筹备

市场团队

指定展会推广方案、发布展会信息、落实展会推广渠道及相关推广内容、根据展会特性做好观众邀请工作，展会开始前落实好各项现场回报。

运营团队

签订场馆租赁协议、签订展馆会议室租赁协议、签订场馆安保协议、签订展馆运输协议及安排布展车辆疏导办法、展期观众车辆、班车停靠办法、签订酒店住宿协议、签订主办用车协议、根据销售进度调整展位规划、修订现场广告位手册、修订招商手册、修订现场展商手册、选定主场服务商、根据展会销售进度调整各功能区布局、调整公共区域、指引系统及主形象设计稿件、调整现场各项论坛、

餐饮区域制作物设计方案、制作物价格核算、开幕式方案设定、嘉宾接待方案设定及落实、开幕式场地及相关流程落实、与公关公司沟通各项需求及现场支持方案、核定公关公司服务及各项租赁物价格、落实现场观众接待方案、落实现场展商接待方案、落实观众高峰期应急预案、建立参观观众网上预登记系统、建立行业观众数据库并针对邀请、设计展商、观众、记者、工作人员、嘉宾证件并询价制作、设计购买证件卡套及挂绳、根据展会进城安排摄影摄像、落实现场人员、机位。安排相应场地熟悉工作、核定摄影摄像价格。

现场服务阶段

招商及市场团队

展商参展接待、重要嘉宾接待、落实展会展商各项回报、与展商现场沟通、听取展商对展会的意见与建议、协调解决现场各项复发事件、推荐下届展会并促进现场展位销售

运营团队

布展之前协调主场搭建与展馆对接，完成展商、展馆、搭建商、主场之间的各项协调工作、根据最终展位图划定现场展示区域、按照广告位销售情况完成展会现场广告的制作及悬挂工作、按照整体规划完成现场公共区域、指引导视系统搭建、论坛区搭建、开幕式区域搭建、嘉宾室搭建等各项现场工作、完成主办各项区域搭建、完成标准展位搭建、监督主场搭建管理现场施工秩序、协调展馆、主场、展商搭建公司关系、协调公关公司按照合同规定完成开幕式区域布置、嘉宾室布置、论坛室布置、调试相应区域音响设备、监督注册公司完成展商注册工作、监督注册公司完成观众接待工作、协助安排现场售票工作、协助打击现场倒票行为、

安排摄影摄像公司提前踩场、监督摄影摄像公司完成现场各环节设置、会后监督审核影视资料并制作光盘、协助完成展会主开幕式及各活动开幕式的执行工作，协助嘉宾签到工作、完成活动现场安保工作。落实现场工作人员餐饮及住宿工作。