仓库管理系统分析

第二章系统需求分析

系统需求分析主要任务是调查现行系统存在的问题，弄清用户对新系统的要求，提出可行的方案，为管理层决策提供依据。

系统分析（又称逻辑设计）是管理信息系统开发的关键环节，要求在系统调查的基础上，对新系统的功能进行细致的分析，并建立一个新系统的逻辑模型。

新系统的逻辑模型由系统数据流程图、概况表、数据字典、逻辑表达式及有关说明组成。最后要完成系统分析报告（也称为系统逻辑设计说明书）。系统逻辑模型就像在根据需要建设一座学校前，按照学校教育的层次（初等、中等、高等）、规模、投资、地理环境、技术水平等条件的要求和约束，先由建筑设计院进行设计，保证学校建成后的各种功能得以实现，之后才能进行工程设计和施工一样。在系统设计阶段要做认真、细致的分析、研究工作，避免新系统在功能上存在先天不足或缺陷。

因为新系统模型是建立在对现行系统的分析及要求的基础上的，所以系统调查工作要进行得深入、细致、全面。用户可以对新系统的逻辑模型提出意见，双方经过讨论、修改，最后达成共识，并完成系统分析报告（系统逻辑设计说明书），经有关领导审批通过之后，转入系统设计（又称系统物理设计）阶段。

2.1 现行业务描述

2.1.1 组织结构

本企业单位由在企业单位管理层下设财务部、仓储部、采购部、保管部、销售部。组织结构图见图2.1 。

图2.1 组织结构图

组织结构图中，各部门的职责描述见表2.1 。

表2.1 组织结构职责表

2.1.2 业务流程分析

在本系统的业务流程分析中，采用的工具是业务流程图，这是一种表明系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流动的流程图，它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理。业务流程图中的符号说明如下：

系统中人员系统外实体

处理

单据、报表、帐目存储数据流向

现在分别分析采购与仓库管理业务流程和物品仓库管理业务流程。

一、采购与仓库管理业务流程分析：

本企业单位采购与仓库业务流程重点管理物品周转，主要包括以下几步：

1、仓库管理员根据物品实存不足的情况，向采购部发出订货通知；

2、采购部组织供货，仓库管理员验货入库，采购部根据实际入库的货品情况填制进

货单，仓库管理员登记进货单进账；

3、销售部门填制销售单，仓库管理员登记销售单进账，并发货给销售部门；

4、定期编制物品仓库报表，上报经理。

采购与仓库管理业务流程图,见图2.2 。

图2.2 采购与销售管理业务流程图

二、物品仓库管理业务流程分析：

目前，本企业单位保管业务流程重点管理保管资金流程，对物品的保管主要包括以下几步：

1、保管人员保管物品；

2、员工向保管人员提出销售请求；

3、保管人员为员工或客户填写发票；

4、保管人员将发票清单传递给员工核查；

5、员工核查发票清单无异议后，签字提交仓管员；

6、仓管员提供给员工物品。

2.2 现行系统存在的主要问题

现行系统是手工运作的系统，可以支持向员工提供物品服务功能，但是，存在以下薄弱环节：

1．现行系统是手工运作的系统，人员手工作业量大，数据传递不及时，对数据的统计和计算运程中易发生差错，工作效率较低；

2．业务流程管理不够严密；

3．主要从保管收入角度向管理层提供数据，不能满足管理要求（例如不能提供的保管排行、实时发票状况统计等信息）；

4．向员工提供的发票清单手工书写，常发生字迹不清晰的问题，并且格式也不统一；

5．历史账务的查询也不方便。

现行系统的上述弱点，实质上反映企业单位在企业单位服务员工的过程中，对信息的产生、传输、加工与挖掘分析利用方面存在不足，不能满足企业管理与业务发展的要求，也对企业形象造成不利的影响。这也正是提出新系统的直接原因。

2.3 解决方案

建议采用的新系统，是一个人机系统，采用本地机结构，同时为了加强系统的适应能力，采用本地机技术，这样即使在网络中断的情况下，也可以继续管理。也就是说，单机主要起到存储数据的作用。

新系统能够实现现行系统的功能，并且能克服现行系统的上述弱点，与现行系统相比，将有如下改善之举：

1．对发票信息的采集与记录更加细致与全面，能满足不断增长的管理需求；

2．利用计算机对数据进行加工、统计、分析，提高工作效率；

3．实现完成的信息管理流程，支持业务管理制度的完善工作；

4．提供统一格式的计算机打印单据与报表，提升企业形象；

5．重视对历史数据的存储保护、追溯、分析，为管理层对企业的经营预测与决策提供及时有效的帮助。

2.4 可行性分析与抉择

当接受一个软件开发任务，就进入软件生命的第一个阶段，即进行可行性的研究。并不是所有问题具有简单的解决办法，许多问题不能在预定的规模之内解决。因此通过可行性的研究分析可以知道问题。

有无可行性的解决方法，进而避免人力、物力和才力的浪费。在现行系统初步调查的基础上就可以提出新系统目标，即新系统建立后所要求达到的运行指标，这是系统开发和评价的依据。系统目标应充分体现，直接为仓库管理系统服务，并且，程序可以分期分批实现。但是，需要指出的是，系统目标是不可能在总体规划阶段就提得非常具体，它还将在开发过程中逐步明确和定量化。以达到更加出色的程序系统。可是，目标的提法不尽相同，例如：

●提高仓库管理效率，减轻劳动强度；

●提高信息处理速度和准确性；

●为仓库管理者提供更方便、科学的服务项目。

系统的目标确定后，就可以从以下几方面对能否实现新系统目标进行可行性分析：

2.4.1技术可行性

根据客户提出的系统功能、性能及实现系统的各项约束条件，根据新系统目标来衡量所需的技术是否具备，本系统是一个数据库管理和查询的系统，现有的技术以较为成熟，硬件、软件的性能要求、环境条件等各项条件良好，估计利用现有技术条件应完全可以达到该系统的功能目标。同时，考虑给予的开发期限也较为充裕，预计系统是可以在规定期限内完成开发。

最近20年来，管理信息系统技术得到了充分的发展与完善，使得开发本系统在技术可行性成为可能，利用VB开发工具，使得本系统不存在技术上的障碍。

该系统的软件研发阶段，由我协助该企业单位管理企业单位提出需求、进行系统设计与开发，拟采用成熟的数据库技术与软件开发技术，具有技术可行性。

2.4.2经济可行性

笔者参与本系统的研发工作，主要是为了综合运用在计算机信息管理本科段自学的各科知识，通过理论与实践的结合，提高本人的专业技术知识的应用能力，所以主动免费承担本系统的软件研发工作。

估算新系统的成本效益分析，其中包括估计项目开发的成本，开发费用和今后的运行、维护费用，估计新系统将获得的效益，估算开发成本是否回高于项目预期的全部经费。并且，分析系统开发是否会对其它产品或利润带来一定影响。

因为本系统投产后，不必增减企业单位人员的工作岗位及职工人数，故没有人力资源成本的增加与减少。新系统（第一期）的费用与收益分析如下：

（1）一次性项目建设费用为人民币 36000元。其中：

软件研发经费：人民币 0元；

计算机设备及系统软件费：人民币 35000元；

培训费：人民币 1000元；

整个项目建设期为0.5年

（2）投产后的年发生费用预计为人民币 12000元。其中：