华为内控—第四部分-主要经济业务内部控制

第五部份：主要经济业务内部控制

一、采购业务处理循环控制程序

采购业务包括商品、材料、行政事务用品等物资的订购、验收、入库、结算、付款等工作。采购业务的内部控制，包括整个定货、取得、结算循环。

1．一个有效的采购制度由以下几个方面组成

1-1 仓储部门编制请购单，经存货控制部门核准后，仓储或者存货控制部门编制核准请购单，将请购单送至采购部门，请购单连续编号并将副本归档，与采购部门

编制的订购单、仓库的验收单进行核对。

1-2 采购部门收到请购单后，将确定应订购的项目、选择适当的供应商以及货物的品质和价格，然后签发一份连续编号的订购单以订购货物，并将订购单副本送仓储、验收和财务部门。

1-3 验收部门应独立于采购部门，收到货物时与订购单进行核对，清点及检查货物 (在这一过程中应有质量检验)，所有收到的货物皆应编制验收单，这些文件必须编号并及时将副本送至财务、采购和仓储部门。

1-4 财务部门收到验收单，应与订购单、供应商发票等进行数量、价格、折扣等核对，从而确定对付款项等，据此登记入帐。

1-5 仓储部门收到验收单后，对货物进行归类放置与整理，登记货物吊卡、明细帐，财务定期与之进行帐实核对。

2.采购环节的控制要点

2-1 申购阶段

仓储部门在编制采购申请时，应结合库存货物满足生产需求的程度以及合理的库存量，即最佳经济定货量来编制。非生产用物品的申购应结合费用考核的办法以获得批准。

2-2 订购阶段

从申购到订购，采购部门应对所要订购的项目，选择适当的供应商对其信用、价格、质量、交货期、货款结算方式等内容进行评定，然后签定合同(即订购单)，登记备查簿。对这一过程的指定审批人是指在特定金额范围内指定的人员，超过特定金额的采购必须经特殊授权。

2-3 验收阶段

验收过程中应核对订购单，审核所收货物是否系所订购货物，以及到货数量是

否相符，并与质量检验部门相配合，确定到货质量是否合符标准。

2-4 结算付款阶段

此阶段要审核发票、验收单、订购单。三种单证列示的货物数量及订购单与发票所列示价格、折扣、运输条件，防止多付货款。发票的验证和款项的支付功能要分离，核签过的发票和相关文件应标记，防止重复付款。按照供应商名录建立明细帐，及时准确地进行会计记录，并定期与供应商对帐单进行核对。

3.采购程序

3-1 仓储部门开出请购单给采购部门

原材料或者零配件的需求，首先是生产部门 (或者其他使用部门) 根据生产计划(或者其他使用计划)提出的，并以需求清单的形式送至仓储部门，仓储部门物料管理人员收到需求清单时应将库存数量与生产或者其他部门需要的数量进行比较(在这里最简便的方法是将材料吊卡上记录的数量与之比较)，当库存数量低于生

产使用的数量与仓储所需后备数量之和时，应开出请购单、并报部门主管审批。

请购项目数量的多少以满足生产经营的需求及最佳库存量要求为准。

3-2 决定购买数量

采购部门接到请购单后，首先应审查该项请购是否有重复提出及其他不合理请数量；其次审查每一份请购单中提出的请购数量是否在控制限额范围内；对需大量采购的物料，必须作出各种采购数量对成本影响的成本分析 (如采用经济批量法等)。最后，根据公司财务安排及成本分析结果决定购买数量。

3-3 决定物料供应来源

向外发出货物定单时，必须向不同的供应商索取物品的价格、质量指标、折扣、付款条件以及交货时间等资料。将这些资料归档保存并比较不同供应商资料、选择最有利于企业生产经营和成本最低的供应商，通过询价、报价、议价决定有利价格。3-4 决定最佳时机发出定单

在这里主要控制措施是通过分析最低存货点来进行，MRPⅡ的运行能简便解决

这一问题。

3-5 与适当的供应商签约并开立订购单

与适当的供应商就物品订购单价、数量、折扣、付款条件、交货时间等条款进行商议、达成共识后开立订购单(代合同)。

订购单的控制：

3-5A 订购单必须连续编号；

3-5B 订购单发出前必须由专人检查是否有授权人签字；

3-5C 安排专人复查订购单编制的准确性、正确性；

3-5D 订购单副本应交请购部门、验收部门、财务部门。

3-6 监管供应商准时交货

3-7 核对并完成采购行为，对到货物品进行验收，填制验收报告或者质量、数量检验报告、核对供应商交货情况、对不良品或者数量不符加以处理。货物的管理应登记材料吊卡和材料明细帐，并核对帐实。

3-8 结算付款

依据验收单，核对发票、订购单等，结合付款条款进行结算付款。

3-9 境外采购同国内采购相近、只是多了进口环节的报关手续。

生产用物料采购

生产用物料采购过程包括生产过程中所需货物的订购、验收、入库、结算付款

等阶段，其过程的管理控制由以下几个方面组成：

(1) 请购

a.仓储部门依据生产经营计划、库存数量编制采购计划，采购计划的制定要符

合公司当前的经营状况。仓库管理人员依据生产计划及库存数量，通过MRPⅡ制造资源系统信息数据，在计算机上编制采购申请(即请购单或者 PR)，报主管经理审批后传递给采购部门(即物料部)，此阶段会生成 PR 或者 PR 报表。

b.根据采购计划填制请购单。请购单的格式按材料名称、型号、规格、数量用途

等进行设计。

c.MRPII 解决了货物最佳库存数量复杂的计算问题以及大量信息的及时传送、运用，

为生产物料项目立项及时、准确提供了依据。

(2) 采购

a.采购部门按采购货物的类别确立采购人员的分工，建立内部份工负责制度。

b.采购部门接到请购单后，将请购单派发给负责此类物料的采购人员；采购人

员接到采购申请后，首先审查该项请购是否有重复提出；其次审查每一份请购单中提出的请购数量是否在控制限额范围内。

c.对大量采购的物料，采购人员必须作出各种采购数量对成本影响的成本分

析(如采用经济批量法等)报告，以便确定采购方式。

d.依据采购项目的类别、规格、数量、货期、价格等条款确定供应商(供应商的信

用必须是已经通过认证的)。

e.供应商的认证、评审必须设置专门机构，专职人员对供应商进行定期和不定期的

评审认证，建立供应商名录。

f.采购人员在通过认证的供应商名录中选择供应商，订立采购合同(即订购单

或者 PO) 报送经采购经理授权的审核员审批；超过授权范围的 PO 报采购经理审批；

重大采购项目报主管领导及公司领导审批。如审核不批准，采购员经修改后重新提交。

采购合同的处理必须：

(a)按顺续编号；

(b)订购单发出前由专人检查是否有授权人签字；